As universidades, os usuários e o sistema de informação

As organizações são criadas para atender aos usuários, logo, as universidades públicas no Brasil, como organizações, existem para atender às necessidades de ensino, pesquisa e extensão da sociedade brasileira. Para que essa proposta se concretize, as universidades federais precisam utilizar o desenvolvimento dos aspectos tecnológicos que surgem no campo da informação e do conhecimento, para então, promover ensino e pesquisas que acompanhem a evolução das ciências e tecnologias. Mas, segundo Lapolli (2003), as universidades federais possuem sistema em nível nacional e, em grande número, desenvolvem subsistemas locais, sem se preocuparem com a compatibilidade que deve existir no momento de migrar dados ou informações entre os sistemas, dificultando o processo em tempo real e a tomada de decisão.

As IFES são um sistema aberto e, como tal, influencia e sofre influência do meio em que se localiza. A influência do meio se traduz em forças externas que tendem a provocar mudanças nas funções e formas de exercê-las e nas modalidades de governo. Isso significa, para Finger (1997), que a instituição precisa mudar e evoluir como forma de sobrevivência do sistema educacional e da própria nação, mas a universidade brasileira tem se mostrado conservadora e resistente a um relacionamento social que permita um desempenho livre das rotinas e da inércia, ajustado às necessidades da sociedade que se modificam continuamente.

Finger (1997) descreve a administração da universidade brasileira como tradicional, burocrática e governamental, sem preocupação com a qualidade dos produtos e serviços que oferece. Na verdade, o que a população espera é que as universidades tenham uma administração comprometida com a qualidade dos serviços, compromisso que significa mais que estratégias audaciosas, mas uma estrutura organizacional adequada, consciente do significado dos SI na disseminação e socialização das informações.

Segundo O’Brien (2004) os sistemas e as tecnologias de informação apresentam-se como componentes importantes para o alcance do sucesso de empresas e organizações. Desde que essa situação ficou constatada, os sistemas passaram a constituir um campo de estudo essencial em administração e a se apresentarem como exemplo ao gerenciamento das IFES, que, hoje, se preocupam com o tema em busca de fácil acesso às informações. Um facilitador da evolução dos sistemas de informação pode ser reconhecido no aparecimento de novas tecnologias a cada dia, na economia globalizada, na concorrência acirrada e nas novas exigências de mercado, além também de permitir fácil acesso às informações que são imprescindíveis ao desenvolvimento das empresas e das IFES.

O Conselho de Reitores das universidades brasileiras – CRUB (1986), considera que as universidades brasileiras precisam contar com sistemas de informações para promover sua modernização administrativa. Os sistemas de informação devem proporcionar às universidades um embasamento quantitativo e qualitativo nos seus planejamentos, nos processos de tomada de

decisão e no estabelecimento das atividades no plano operativo. Os objetivos mais importantes dos SI administrativas nas IFES traduzem-se em:

Responder às necessidades de informação externa e interna, apoiando a tomada de decisão acadêmica e administrativa;

Eliminar a duplicidade de dados e deduzir o trabalho redundante em sua manipulação;

Processar e analisar uma grande quantidade de dados com maior velocidade e flexibilidade no seu tratamento, de modo a apoiar significativamente o processo de tomada de decisões;

Distribuir informações de melhor qualidade a todas as divisões e níveis administrativos da universidade;

Ter acesso rápido e efetivo aos centros de excelência universitária no mundo, atingindo, com isso, maior produtividade e menor custo.

Estes objetivos dos sistemas de informações nas IFES se destinam a captar dados e gerar informações que serão utilizadas na formatação de produtos para ofertar aos seus usuários, os alunos. A partir das informações, fazendo as adaptações convenientes, os gestores criam produtos e serviços para os servidores.

Stair e Reynolds (2002) destacam as informações operacionais, como um recurso estratégico para a tomada de decisão nas universidades. Para sua caracterização são identificados os sistemas de informação relevantes conforme resultados que podem ser explicitados em termos de identificação dos processos chave; orientação da IES para o mercado; possibilidade de redução de níveis hierárquicos com o achatamento da pirâmide organizacional; resultando geralmente em ação e solução mais rápida de problemas, reduzindo custos e elevando a qualidade de produtos e serviços.

A utilização das tecnologias da informação na IFES pode resultar em benefícios internos e externos à mesma. No plano interno tem-se a ampliação da capacidade de processar informações, ampliando o processo decisório, o que possibilita a obtenção de estruturas mais achatadas e com menor número de níveis hierárquicos. No âmbito externo, com o uso da Internet –, será

possível a comunicação e o relacionamento, por meio eletrônico, com elementos externos e outras entidades, viabilizando, ainda a conectividade inter- organizacional.

Tachizawa e Andrade (2006) recomendam uma reorganização prévia da instituição antes que os organizadores dos sistemas de informação elaborem a informatização das atividades existentes nas IFES. Nesse sentido, “o mapeamento de processos é um primeiro passo para que a gestão da informação possa adquirir um mínimo de critério e visão de futuro”(MIRANDA, 2010, p. 107). Uma forma de identificar as prioridades da informatização no mapeamento é correlacionar os sistemas aos processos-chave e hierarquizá- los nos níveis estratégico e operacional. No nível estratégico agrupam-se as aplicações acadêmicas e os sistemas de apoio às decisões (SADs) e, no nível operacional, dominam os sistemas processadores de transação (SPTs) no fluxo de documentos e informações.

No contexto do ambiente sistêmico projetado para IFES, Tashizawa e Andrade (2006) mencionam como princípios válidos:

a conscientização de que a informação é um patrimônio estratégico; a conscientização das vantagens do processamento distribuído;

a crescente multiplicidade de escolhas disponíveis para soluções e componentes do sistema.

As necessidades de informações de um gerente universitário, segundo Mulbert (2001) passam, inicialmente, por tipos de informações comuns a todos, isso significa que são informações sobre:

o corpo discente, que permitam o conhecimento detalhado do perfil de cada aluno e de sua vida acadêmica;

Sobre o corpo docente, também detalhando seu perfil profissional, currículum vitae, tipo de pesquisas em desenvolvimento e carga horária,relacionada com os processos organizacionais e suas normas,

recursos financeiros disponíveis,

acervo bibliográfico alocado e títulos faltantes para novas aquisições,

informações estratégicas, incluindo decisões e deliberações da alta administração,

informações externas à instituição e outras relacionadas que permitam o conhecimento das atividades realizadas dentro das universidades.

A descontinuidade administrativa é característica das universidades brasileiras e isso interrompe a realização de programas, limitando o planejamento das universidades à duração do período de gestão de determinado grupo. Pereira (1999) chama a atenção para o fato de que as gestões universitárias têm se preocupado com o parque de informática, relacionando isso à compra de equipamentos, mas, na verdade o que é necessário mudar é a mentalidade dos usuários. A utilização da TI com proveito exige o abandono de velhas fórmulas de como fazer e uma adesão incondicional ao novo, valendo-se das ferramentas e recursos da TI.

Pereira (1999) considera que professores universitários e servidores técnicos administrativos precisam se conscientizar de que a informação permeia as ações da universidade e a tecnologia é o elemento de integração dos diversos departamentos, unidades acadêmicas e administrativas.

Os setores públicos buscam um modelo de gestão da informação a ser utilizado em seu meio. Em Pereira (1999), encontram-se alguns dos sistemas de gerenciamento de informação desenvolvidos pelo Ministério da Educação (MEC) e voltados para as Universidades Federais brasileiras, são eles:

Sistema Integrado de Informações Educacionais – SIED; Sistema de Informações do Ensino Superior – SIES e Sistema de Informação Gerencial – SIG.

Subsistemas do SIG:

Sistema de Apuração de custos – SAC; Sistema de Atividades Docentes – SAD;

Sistemas de Acompanhamento Acadêmico – SAA; Sistema de Administração de Patrimônio – SAP; Sistema de Administração de Material – SAM e

Avaliando os sistemas apresentados pelo MEC, Silva Jr (2000) considera que alguns desses sistemas e subsistemas ainda não se caracterizam como verdadeiros sistemas de informação gerencial. Na verdade, esses sistemas atuam na execução das operações e tarefas do dia a dia, mas falham em relação ao processo decisório no nível estratégico, além de não auxiliar as IFES no desenvolvimento e gerenciamento de tarefas básicas. Ainda assim, é possível considerar que SI podem contribuir para a gestão universitária.

Segundo Mülbert (2001) as informações produzidas em uma organização, para terem valor e sentido, necessitam de um tratamento metódico e sistemático. Os sistemas de informação são as ferramentas que auxiliam o tratamento organizado da informação, sendo úteis para a ordenação, recuperação e distribuição da informação correta e no tempo hábil.

Na verdade, as universidades produzem e armazenam muitas informações, mas são carentes de sistemas que ofereçam recursos para o armazenamento, a recuperação e a disseminação de informação de qualidade. Sistemas de informação, específicos para a realidade administrativa e acadêmica das instituições, contribuem para a melhoria do processo de gestão universitária, uma vez que apresentaram de modo conciso as informações relevantes para a tomada de decisão. De acordo com CISLAGHI( 2008, p.187):

[...] é preciso registrar a constatação de que as IFES, apesar de frequentemente desenvolverem pesquisas e serem geradoras de conhecimento, não têm o mesmo empenho e agilidade em fazer com que o conhecimento por elas gerado seja utilizado em suas atividades meio ou fim. (CISLAGHI,2008,187)

Nesta perspectiva de obtenção de um sistema que seja adequado à realidade da Instituição, no próximo capitulo é apresentado os SIGA-RH e alguns processos e instrumento de gestão que foram selecionados para estudo visando melhoria destes via sistema de informação.

3 O SIGA/RH, A SITUAÇÃO ATUAL DOS PROCESSOS E DO INSTRUMENTO DE GESTÃO SELECIONADOS

Considerando que os processos servem de instrumento que possibilitam o alcance das diretrizes estratégicas e dos objetivos, pelos que executam o trabalho, nesse capitulo será realizada a avaliação do sistema de informação da UFJF, especialmente o SIGA/RH, bem como o diagnóstico dos processos selecionados, que servirão de suporte para formação do cenário.