Todos os módulos
I. Através do ecrã de Documentos Contabilísticos passou a ser possível a introdução de documentos contabilísticos por Código QR de forma a agilizar e simplificar o
I. Através do ecrã de Documentos Contabilísticos passou a ser possível a introdução de documentos contabilísticos por Código QR de forma a agilizar e simplificar o processo manual de introdução de documentos de fornecedores e clientes.
Esta funcionalidade está disponível no módulo Contabilidade. Nas gamas Advanced e Enterprise e é necessário ter PHC ON ativo.
Para um correto funcionamento da funcionalidade é necessário ter em conta os seguintes passos:
1º PASSO - Configurações para importação de documentos
1. Associar um documento pré-definido ao Fornecedor/Cliente
Nos ecrãs de Fornecedores e Clientes (Módulo Gestão e Contabilidade) foi criado o separador Configurações para importação de documentos que permite associar por Fornecedor/Cliente o "Documento pré-definido" e o "Diário" por "Tipo SAF-T" a usar na importação de documentos contabilísticos por Código QR.
[Diferenças entre Gamas na Versão 31]
[Corporate vs Advanced]
www.phcsoftware.com
Página 171 de 199 Notas 1:
- Em cada coluna é possível navegar para o respetivo ecrã através de click no registo;
- Não é possível associar, em várias linhas, o mesmo Tipo SAF-T ao mesmo fornecedor/cliente.
2. No Documento pré-definido ter as Contas preenchidas
No ecrã de Documentos Pré-Definidos é necessário preencher as contas a usar para a criação do documento contabilístico.
No mínimo deve definir uma "Conta" para a Base de incidência por Taxa de IVA. Nessa conta deve estar definida a conta de IVA. Pode fazer duplo click sobre a "Conta" para a Base de incidência e no ecrã "Plano de Contas" verificar se os campos "Conta de IVA se esta for movimentada", "Conta de IVA movimentação por defeito" e "Taxa de IVA"
estão preenchidos. Caso não estejam, deve preencher.
É necessário, também, definir se a "Conta" para a Base de incidência “Debita ou Credita”.
3. O Fornecedor/Cliente ter a “Conta SNC C/C” preenchida
Nos ecrãs de Fornecedores, no separador "Dados financeiros" e Clientes, no separador
"Diversos", na ficha do Fornecedor/Cliente deve ter o campo “Conta na Contabilidade”
ou "Conta SNC para c/c" preenchido. Esta "Conta" deve estar criada no Plano de Contas com o respetivo Nº Contribuinte associado.
2º PASSO - Leitura do código QR do documento
Na barra de ferramentas do ecrã de Documentos Contabilísticos foi adicionado o botão Introduzir por Código QR que permite abrir o ecrã Leitura de código QR para leitura do código QR.
Através de um leitor ou camara associada no PC é possível ler os dados do código QR e assim verificar todos os dados que constam nos seguintes campos:
No cabeçalho: Identificação única do documento; Data do documento; Nº Contribuinte;
e País.
Na grelha: Região; Código da taxa de IVA; Valor sem IVA; e Valor IVA.
No rodapé: Total sem IVA; Total IVA; e Total.
Botões: Confirmar e introduzir e Cancelar
3º PASSO - Introdução do documento contabilístico
No ecrã de Introdução de documento por leitura de código QR ao clicar no botão
"Confirmar e introduzir" a aplicação vai verificar o seguinte:
1. Se o fornecedor/cliente já existe ou não na base de dados e caso não exista surge a mensagem para o utilizador criar o novo fornecedor/cliente;
2. Se na Ficha do fornecedor/cliente estão definidos os Documentos por tipo SAF-T no separador "Configurações para importação de documentos";
[Diferenças entre Gamas na Versão 31]
[Corporate vs Advanced]
www.phcsoftware.com
Página 172 de 199 3. Se fornecedor/cliente tiver definidos os documentos por tipo SAF-T, os campos
"Documento pré-definido" e "Diário" são passados para o ecrã de documentos contabilísticos. É inserida uma linha com o Valor total do código QR a "Conta" do fornecedor/cliente.
Por cada Taxa de IVA lida no código QR, é verificado no documento pré-definido se está definida a conta contabilística (Base de incidência) com a mesma Taxa de IVA, sendo que:
a. Se existir conta contabilística (Base de incidência) é preenchida, automaticamente, a "Conta" com o Valor da base de incidência nessa linha e vai gerar uma nova linha, com a "Conta" de IVA definida na conta de Base de incidência, com o Valor do IVA;
b. Se não existir conta de IVA associada na conta de Base de incidência, é gerada uma linha sem "Conta", mas com o Valor do IVA;
c. Se não existir conta contabilística (Base de incidência) vai inserir duas linhas, uma com o Valor da base de incidência e outra com o Valor do IVA. As "Contas" terão de ser preenchidas manualmente.
4. Se fornecedor/cliente não tiver definidos os documentos por tipo SAF-T, os campos
"Documento pré-definido" e "Diário" são preenchidos com os dados do último lançamento contabilístico efetuado;
a. Ao gravar o documento contabilístico, os campos "Documento pré-definido" e
"Diário" escolhidos, ficam associados ao tipo SAF-T do Código QR e guardados na Ficha do fornecedor/cliente para uma posterior introdução de documento contabilístico com dados pré-preenchidos.
5. No momento da gravação do documento contabilístico:
a. Se Nº Contribuinte da "Conta" do fornecedor/cliente não corresponder ao Nº Contribuinte lido no código QR, é apresentada a mensagem: "O Nº Contribuinte é diferente do Nº Contribuinte obtido através da leitura do código QR.";
b. Se os valores totais do documento forem diferentes dos valores lidos no código QR surge a mensagem: "Os totais do documento são diferentes dos totais obtidos através da leitura do código QR";
c. Se as "Contas" tiverem valor a débito e crédito = 0, as linhas são eliminadas.
Notas 2:
- Ao fazer a leitura do código QR, a aplicação efetua as seguintes validações:
---> Se estiver vazio o NIF do fornecedor/cliente ou da empresa, o país, a identificação do documento ou outra situação de código QR inválido, é apresentada a mensagem: "O código lido não é válido para identificar documentos.";
---> Se existir mais que um regime de IVA associado surge a mensagem: "O código lido não é válido para identificar documentos.";
---> Se o documento não tiver o valor total, a mensagem é: "O código lido não é válido para identificar documentos.";
---> Se nenhum dos Nº Contribuinte do código QR coincidir com o Nº Contribuinte na ficha da empresa, surge a mensagem: "Nenhum dos Números Contribuinte do código
[Diferenças entre Gamas na Versão 31]
[Corporate vs Advanced]
www.phcsoftware.com
Página 173 de 199 QR lido coincide com o Número de Contribuinte na ficha da empresa. Deseja
continuar?" E é possível prosseguir ou não com a introdução do documento;
- No momento da introdução do documento contabilístico existem duas validações:
---> Se fornecedor/cliente não tiver conta associada no plano de contas a mensagem é a seguinte: "O fornecedor/cliente não tem conta associada pelo que vai ter de introduzir manualmente a conta no documento contabilístico.";
---> Se fornecedor/cliente não tiver associado o documento pré-definido por Tipo SAF-T, ou se o documento pré-definido não estiver devidamente preenchido com as contas, é apresentada a mensagem: "Existem valores lidos sem conta definida, pelo que vai ter de introduzir manualmente as contas no documento contabilístico. Para introduzir o documento por código QR, mais facilmente, pode definir as contas no documento pré-definido associado a este fornecedor/cliente.";
- É possível apagar um documento introduzido por código QR.
Nota 3:
- A introdução de documentos contabilísticos por código QR implica que o documento passe sempre pela respetiva conta corrente do fornecedor/cliente.
II. Através do ecrã de Despesas já era possível a introdução de despesas por Código