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7. Conclusões

7.1 Considerações finais

O grande desafio das microempresas reside no facto de que um pequeno número de pessoas necessita de realizar uma grande quantidade de atividades, respeitantes a vários processos. Isto leva a que o processo evolutivo da empresa possa representar um grande desafio quando não há uma estrutura que auxilie a organização. Desta forma, o SGQ surge como uma ferramenta que possibilita o aumento do desempenho atual, satisfazendo continuamente as necessidades e expectativas dos seus clientes e partes interessadas. Através da organização que é implementada, a microempresa comprometida com a qualidade é capaz de atingir os seus objetivos de uma forma sistematizada e adequada ao seu crescimento sustentável.

Relativamente ao que foi possível observar com o desenvolvimento do presente projeto de dissertação, pode-se afirmar que a fase de conceção de um SGQ revelou-se mais complexa e demorosa quando comparada com a fase de implementação propriamente dita. O facto do processo produtivo da organização não ser linear, mas sim subjetivo – dependendo do produto que se está a desenvolver, realizam-se um conjunto de atividades por uma ordem definida – e complexo – pela quantidade de atividades diferentes que são realizadas –, dificultou a interpretação da realidade da organização e a criação de um SGQ ajustado à dimensão da microempresa. Esta dificuldade também residiu no facto de não existir uma literatura vasta sobre a implementação de SGQ em microempresas com sistemas produtivos semelhantes. Após sistematizar e compreender o funcionamento da organização e o seu sistema produtivo, a restante parte da fase de conceção ocorreu com um menor grau de dificuldade. Já para colmatar a falta de formação sobre o SGQ, foi fornecida uma ação de sensibilização a todos os elementos da microempresa, aumentando a sua compreensão relativamente ao tema. Assim, a compreensão do SGQ e de que forma este pode possibilitar benefícios quando corretamente utilizado, criou uma motivação adicional para o desenvolvimento do projeto, facilitando a fase seguinte: a implementação do SGQ.

A fase de implementação ocorreu gradualmente. Sempre que um novo documento era elaborado, era colocado em prática após a sua aprovação pelo sócio-gerente. Ao ser colocado em prática, foi dada uma ação de formação por cada documento elaborado, onde se explicava os benefícios e o propósito da sua utilização, para que a estes fossem compreendidos e bem executados e/ou preenchidos, dependendo do documento. Assim, o passo da ação de formação em relação ao SGQ (sugerida na literatura como o passo 6) foi dividido e dado no momento de implementação de cada um dos documentos (sugerido na literatura como o passo 7). A facilitação da compreensão do SGQ, a inclusão de todos os elementos da organização e a implementação gradual do SGQ, permitiu uma maior adesão dos colaboradores à adoção da nova documentação.

Portanto, e dada à realidade única das microempresas, a ordem que este projeto sugere para os passos para conceber e implementar um SGQ eficaz é:

▪ Passo 1: Identificação do estado inicial da organização;

▪ Passo 2: Sensibilização de todos os elementos da organização para os benefícios da implementação do SGQ;

▪ Passo 3: Definição das responsabilidades de todos os elementos da organização para a conceção do SGQ, nomeadamente quem aprova o os documentos, quem os elabora, e quem auxilia no processo fornecendo informação e conhecimento;

▪ Passo 4: Interpretação do sistema produtivo da organização;

▪ Passo 5: Definição da política da qualidade;

▪ Passo 6: Definição do conjunto de documentos necessários para a satisfação dos requisitos presentes na norma ISO 9001:2015 e dos objetivos estratégicos e operacionais da organização;

▪ Passo 7: Elaboração da documentação e sua implementação gradual em conjunto com ações de formação;

▪ Passo 8: Operacionalização do SGQ;

▪ Passo 9: Auditoria interna e aplicação de ações de melhoria.

Em relação ao tempo disponibilizado para o desenvolvimento do presente projeto de dissertação, é possível concluir que 9 meses não são suficientes para, em contexto de microempresa, conceber e implementar na totalidade um SGQ, tendo sido implementado 64% do SGQ (35 dos 55 documentos definidos como necessários para a implementação total do SGQ). A escassez de recursos humanos

característica deste tipo de organizações – que levou a que grande parte do desenvolvimento do projeto se centrasse num só elemento –, a complexidade do processo produtivo da empresa em estudo, o desempenho de várias atividades referentes a vários processos e a dificuldade em criar um SGQ adequado à dimensão da organização em estudo são alguns dos fatores que impossibilitaram atingir a totalidade dos objetivos propostos inicialmente. Assim, estipula-se que o período necessário para conceber e implementar na totalidade um SGQ aplicado a todos os processos existentes numa dada microempresa, sem a contratação de novos recursos humanos, seja de aproximadamente 12 meses.

No entanto, apesar de a implementação do SGQ não se encontrar concluída, vários foram os benefícios demonstrados pela microempresa. A adoção do SGQ, apesar de incompleta, permitiu adotar uma abordagem por processos, definir objetivos estratégicos e organizacionais, criar registos e indicadores que permitem analisar se os objetivos estão ou não a ser atingidos, definir e documentar de uma forma clara e simplificada as atividades e os processos presentes na organização (documentação interna), criar um documento que acompanha as obras em execução, aumentar a integração de informação, diminuir as falhas de comunicação e de informação – fornecendo dados detalhados sobre o estado de conformidade dos processos – e criar uma estrutura organizacional que possibilitará o seu crescimento sustentável. Paralelamente, incentivou a realização de outros avanços como a organização e limpeza dos postos de trabalho, a remoção dos desperdícios de matéria-prima acumulados, a criação de um quadro de gestão de stock, a montagem de um showroom, a atualização dos extintores e dos primeiros socorros, a aplicação de sinalética e a consequente cultivação de uma boa cultura organizacional. Pode-se, então, afirmar que o SGQ possuiu também um impacto positivo na motivação interna dos vários elementos da organização na realização das mais variadas tarefas, colmatando os problemas identificados no estado inicial. Estes benefícios foram também potenciados pela elaboração de uma revisão bibliográfica cuidada, retratada no segundo capítulo, que se focou nas principais adversidades sentidas na fase de conceção e implementação e nos principais benefícios que podem ser atingidos com a implementação de um SGQ.

Assim, verificou-se que a implementação parcial do SGQ foi eficaz, contribuindo para o aumento de desempenho da organização. É expectável que os benefícios não quantificáveis demonstrados se traduzam em resultados quantificáveis com o SGQ totalmente implementado e maturo.

Em relação ao desenvolvimento do presente projeto, é possível afirmar que foi uma experiência enriquecedora. A aquisição de conhecimento aprofundado no SGQ possibilitou uma nova visão sobre o tema. Se o projeto se iniciasse novamente, a fase de conceção ocorreria de uma forma mais fluída, dada a experiência adquirida.

Em suma, é possível efetuar um balanço positivo do desenvolvimento do presente projeto de dissertação que, apesar de não ter atingido todos os objetivos propostos inicialmente, cumpriu com a sua maioria, tendo contribuído para a aquisição de novo conhecimento e competências pessoais, assim como para o desenvolvimento da microempresa em estudo.