Contexto e propósito do estudo

A PROGRAD está diretamente subordinada à Reitoria e é o órgão responsável pelo planejamento, supervisão, coordenação e controle das atividades de ensino de graduação.

Segundo o disposto no Art. 15 do Regimento Interno da Reitoria, anexo da Resolução no 020/2015- CONSUNI, de 04 de novembro de 2015:

As universidades vêm passando por um amplo processo de expansão das suas finalidades e atribuições. Sendo assim, a estrutura organizacional deve refletir e permitir agilidade na prestação de serviços e flexibilidade para se adaptar às mudanças. Nesse sentido, é importante clareza quanto ao papel de cada órgão e unidade como parte de um todo que se quer coerente e eficaz.

Encontramos nas universidades brasileiras estruturas muito diversificadas, muitas guardam ainda resquícios normativos do governo militar. Provavelmente, isso se deve à autonomia existente para conceber modelos organizacionais próprios devido à ausência de regras e normas legais para disciplinar a matéria. A exceção que se tem conhecimento é a limitação do número de pró-reitorias (REGIMENTO INTERNO DA REITORIA, 2015. p.3).

A Reitoria da UFRN é o órgão executivo superior, ao qual compete dirigir, administrar, planejar, coordenar, estabelecer parcerias e fiscalizar as atividades da universidade, é composta por oito Pró-Reitorias, definidas no Regimento Interno da Reitoria, anexo da Resolução nº 020/2015- CONSUNI, de 04 de novembro de 2015. p. 2, como: ―[...] órgãos auxiliares da direção superior incumbidos de funções de assessoramento, supervisão, coordenação e fomento de atividades estratégicas específicas, em consonância com o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI da Universidade‖.

A PROGRAD/UFRN é a maior das oito Pró-Reitorias que constituem a Reitoria em termos de área, infra-estrutura e recursos humanos. Atualmente conta com 36 servidores ativos, quatro terceirizados, além de contar com 23 bolsistas de apoio técnico para o desenvolvimento de suas atividades.

À PROGRAD compete, segundo o disposto no Art. 15 do Regimento Interno da Reitoria, anexo da Resolução nº 020/2015- CONSUNI, de 04 de novembro de 2015:

Art. 15. À Pró-Reitoria de Graduação compete:

I – assessorar o Reitor nas atividades de formulação, execução e avaliação da política de ensino de graduação;

II – planejar, coordenar, organizar, controlar e avaliar as atividades de ensino de graduação, com base no Plano de Desenvolvimento Institucional, no Plano de Gestão e nos planos de trabalho dos Centros Acadêmicos e Unidades Acadêmicas Especializadas;

III – articular ações acadêmicas com as Pró-Reitorias de Pós-Graduação, de Pesquisa, de Extensão Universitária, de Assuntos Estudantis e de Planejamento e Coordenação Geral; IV – participar dos processos de avaliação de desempenho do corpo docente e do respectivo quadro de auxiliares na execução das atividades de ensino a seu cargo; V – planejar, elaborar e executar atividades de capacitação pedagógica para docentes, em conjunto com as demais Pró-Reitorias;

VI – solicitar e acompanhar os pedidos de reconhecimento e renovação de reconhecimento de cursos de graduação;

VII – coordenar, supervisionar e executar os serviços de registro e controle de registros das atividades relacionadas ao ensino de graduação;

VIII – assessorar os órgãos da administração acadêmica, em todos os níveis, sobre legislação de ensino superior e assuntos de natureza didático- pedagógica;

IX – assessorar os Centros Acadêmicos e Unidades Acadêmicas Especializadas na criação, implantação e funcionamento de cursos de graduação;

X – coordenar programas e projetos voltados ao ensino de graduação, desde o acesso até o acompanhamento de egressos;

XI – realizar atos de natureza técnico-didática ou administrativa que se fizerem necessários ao desenvolvimento das atividades do ensino de graduação;

XII - emitir parecer sobre convênios e sobre outros assuntos relacionados ao ensino de graduação;

XIII – realizar atos de natureza técnico-didática ou administrativa que se fizerem necessários ao desenvolvimento das atividades do ensino de graduação.

Os setores que compõem a PROGRAD/UFRN são demonstrados no organograma a seguir:

Figura 11 - Organograma da PROGRAD/UFRN

Fonte: Pró-Reitoria de Graduação. Disponível em:

< http://www.prograd.ufrn.br/pagina.php?a=organograma>

A PROGRAD/UFRN como se observa no organograma é composta por: Secretaria Administrativa, Assessoria Técnica, Coordenadoria de Atendimento, Coordenadoria de Estágios, Coordenadoria de Acompanhamento, Planejamento e Avaliação Acadêmicos, Diretoria de Admissão e Controle Acadêmico (DACA) e Diretoria de Desenvolvimento Pedagógico (DDPed).

Pelo organograma exposto, constata-se que administrar o volume de informações que circulam no ambiente organizacional da PROGRAD/UFRN é um desafio imenso para os

gestores e servidores. Talvez esse volume justifique algumas dificuldades observadas na unidade, no que se refere a gerir documentos acadêmicos, dificuldades essas que já foram descritas anteriormente.

Diante da situação-problema identificada e considerando a importância da PROGRAD para a instituição, o presente estudo propõe otimizar a gestão da informação deum processo estratégico da PROGRAD/UFRN. Em razão de seu tamanho e complexidade foi necessário escolher uma unidade de análise dentro da unidade para viabilizar o estudo. Como o número e os tipos de processos que são de competência de cada um dos setores da PROGRAD/UFRN são bastante expressivos, houve a necessidade da delimitação por um processo que representa um de seus maiores eventos e envolve todos os servidores da unidade em sua execução, o cadastramento dos discentes ingressantes no ensino de graduação por meio de processos seletivos, sendo o maior deles, o Sistema de Seleção Unificada (SiSU)5. O processo de cadastramento escolhido para este estudo foi o de Reocupação de Vagas Residuais 2017.2, por ser um processo que oferece número de vagas menor quando comparado ao SiSU e no qual há condições de realizar um aprimoramento com os recursos humanos e de infraestrutura disponíveis na unidade.

Com essa investigação colaborativa pretende-se contribuir para a melhoria sistemática da GI na PROGRAD/UFRN estabelecendo ações de intervenção que promovam mudanças no atual contexto desse ambiente institucional, no sentido de melhor gerir as informações de natureza acadêmica, buscando assim a otimização dos recursos disponíveis e a melhoria na prestação de serviços aos seus usuários.

Dando continuidade à descrição das etapas que fazem parte do planejamento da pesquisa-ação, a seguir são apresentadas as unidades de análise e coleta de dados.