CRIAÇÃO DO MÓDULO SIGA PÓS-COMPRA

A segunda ação, demonstrada no Quadro 8 diz respeito à criação do módulo do SIGA Pós-compra, pois, atualmente, a tela de consulta empenho do SIGA é a única no sistema que dá suporte às rotinas desenvolvidas pela Gerência de Pós- compra. Tal procedimento se mostra necessário já que, durante a pesquisa de campo, na qual foram estudados os documentos do setor e o sistema que informatiza seus fluxos, foi constatada a falta de um módulo dedicado para o setor. Nesse momento da pesquisa, foram identificadas as principais funcionalidades que precisam ser contempladas no módulo SIGA Pós-compra para que as atividades do setor sejam dinamizadas.

O módulo SIGA Pós-compra deve dar suporte às atividades desenvolvidas pelo setor como: consulta às notas de empenhos, emissão de notificações, emissão de multas, além de possuir recursos complementares como a emissão de relatório de notas de empenhos em aberto.

A primeira preocupação do módulo SIGA Pós-compra é em relação à interface, que deve ser dinâmica, oferecendo ao usuário recursos que, atualmente, inexistem no sistema. Para isso, é importante que sejam criados campos específicos para as consultas às notas empenho, como o número do empenho, valor, data de recebimento do empenho pelo fornecedor, total de dias que a entrega está em atraso e notificações associadas. A partir dessa tela, já será possível emitir uma notificação para o fornecedor, caso o mesmo esteja em atraso. Portanto, o sistema gerará uma correspondência com todos os dados da empresa, o servidor pode imprimi-la e a enviar pelos Correios.

Melhorias como essa impactam diretamente na forma como se desenvolve as rotinas do setor, pois, hoje, a identificação do vencimento do prazo de entrega das notas de empenho são realizadas manualmente pelo servidor. Para a execução dessa rotina, o servidor deve localizar no edital de licitação essa informação e fazer uma anotação no empenho impresso. Na tela do SIGA utilizada pelo Pós-compra, não há um campo específico para essa informação, nem tampouco registro sobre ela. Sendo assim, toda vez que é necessário, o servidor deve procurar na pasta na qual estão arquivados os empenhos para saber quando expirou o prazo de entrega de determinado empenho. Como essa é uma informação fundamental para a emissão das notificações de fornecedores em atraso, algumas notificações são enviadas com dias de atraso. Além disso, as notificações são feitas pelo servidor em um editor de texto com a digitação de todos os dados do fornecedor e do empenho.

Portanto, o recurso de pesquisa de fornecedores em atraso não notificados no módulo SIGA Pós-compra irá possibilitar uma busca no sistema pelos fornecedores em atraso com a entrega dos materiais e que devem ser notificados para atender a nota de empenho pendente. Essa funcionalidade permitirá ao usuário realizar a notificação de fornecedores em atraso através do próprio sistema. Cada notificação gerada pelo SIGA Pós-compra será identificada por um número seguido do ano de emissão.

Para facilitar o gerenciamento das notas de empenho com entregas em aberto, deve-se desenvolver também no módulo SIGA Pós-compra a emissão de um relatório que liste os empenhos que ainda não foram entregues, ou seja, um relatório de empenhos em atraso. Esse relatório exibirá informações de cada empenho em atraso, ordenados pelos fornecedores, associados a esses empenhos.

Importante e premente é a necessidade de se desenvolver o relacionamento do módulo SIGA Pós-compra com outros módulos do sistema, como o módulo financeiro para que se tenha informações sobre o pagamento das multas que serão aplicadas aos fornecedores. Essa informação será fundamental não só para se saber se a penalidade imposta foi cumprida, como também para que o Pós-compra possa realizar o registro das empresas no CADIN e na Dívida Ativa.

Outro módulo que deve se relacionar com o SIGA Pós-compra é o de contratos, pois, atualmente, o setor de Pós-compra não tem informações no sistema sobre os empenhos emitidos pela instituição que geram contrato. Isso traz dificuldades no momento de notificar as empresas que celebram contrato com a universidade, pois não há informações sobre as entregas parceladas que constam nos contratos. Hoje, o Pós-compra só notifica um fornecedor que tem contrato com a UFJF e que não está cumprindo o acordado, se a Coordenação de contratos solicitar que essa notificação seja realizada, caso contrário, o Pós-compra não tem informações disponíveis para fazê-lo. Entretanto, o módulo SIGA Contratos ainda está em estudo para ser implementado. Sua criação representará um avanço na gestão da instituição, uma vez que as informações poderão ser compartilhadas com todos os envolvidos no fluxo dos contratos da UFJF.

Uma funcionalidade a ser implementada no SIGA Pós-compra é o cálculo das multas a serem aplicadas aos fornecedores. O sistema irá sugerir o valor da multa de acordo com o cálculo especificado nas regras estabelecidas pelo edital de licitação ou pelo contrato, exemplo: 0,33% sobre o valor do empenho, por dia de atraso; limite máximo de 20%. O limite máximo passa a ser aplicado após 60 dias de atraso, pois 61 dias de atraso (sendo 0,33% ao dia) resulta em 20,13%. O usuário deverá conferir o valor da multa e alterar quando necessário, pois existem casos que fogem a essa regra de cálculo. O sistema, então, irá gerar o relatório referente ao cálculo da multa. Esse relatório contemplará dados como o número do empenho, qual era o prazo para entrega, dias em atraso, porcentagem da multa, valor da multa. Com essas informações, o servidor irá gerar a GRU a ser enviada ao fornecedor.

O SIGA é um instrumento de suporte e apoio da UFJF e seus módulos atendem a demandas de cada área da administração pública. No entanto, esses módulos devem se integrar com a finalidade de acompanhar o fluxo do processo de trabalho realizado entre os setores, dar transparência as informações geradas, bem

como manter o lastro dessa informação no sistema, diminuindo a necessidade de impressão de documentos e acelerando o fluxo entre os diversos setores envolvidos. A ação 02, que abrange a criação no SIGA do módulo Pós-compra e seu relacionamento com outros módulos é bastante palpável, uma vez que a instituição já possui ferramentas para desenvolver as implementações propostas. Outro facilitador nas melhorias é que o SIGA é gerenciado pelo CGCO, o qual está subordinado à PROPLAN, assim como a própria gerência de Pós-compra da UFJF.

4.3 APLICAÇÃO DE MULTAS E REGISTRO DE FORNECEDORES