Eficiência e eficácia

Consoante demonstrado no capítulo anterior, a eficiência e a eficácia dos chamados controles administrativos proporcionam à Administração Pública um maior monitoramento e avaliação crítica sobre os processos internos e, por conseguinte, fomentam a gestão calcada em decisões coerentes com os objetivos institucionais. A governança fica adstrita aos procedimentos mais comuns da entidade e consegue visualizar qual o norte que a instituição está tomando.

Os controles internos estão para a gestão assim como a governança está para os objetivos institucionais. Não há que se falar em governança sem a definição prévia dos objetivos e metas a serem alcançados pela organização. E, para o alcance dos objetivos, é fundamental a utilização de ferramentas de controle, acompanhamento e monitoramento das atividades administrativas para que a alta administração possa conduzir a organização para o fito esperado.

Todavia, não basta possuir atividades de controle implantadas se essas não estiverem alinhadas com a gestão e com os objetivos estratégicos da instituição. As ferramentas de controle devem possuir grau de eficiência e de eficácia suficiente para assessorar a administração dentro de suas macrofunções institucionais. E, se estamos falando de universidade federal, os controles internos devem possuir intimidade com as atividades afetas à pesquisa, ao ensino e à extensão.

A eficiência na seara da Administração Pública relaciona-se a executar determinada tarefa ou atividade corretamente, primando pelos pressupostos da legalidade, moralidade, publicidade e impessoalidade. A eficiência também consiste em um princípio da Administração Pública consagrado na Carta Maior de 1988. E, quando a eficiência atua concomitantemente com os demais princípios constitucionais, surge a capacidade operacional e estratégica no escopo de trabalho da instituição. Isto é, para a consecução dos objetivos, é necessária a perseguição escorreita da execução das atividades para que não haja inconsistências diante dos processos administrativos. Ramos (2001) atesta:

[...] a eficiência pretendida pelo texto constitucional (art. 37, caput) não se esgota na adoção pelo Poder Público de procedimentos formalmente

corretos. A sociedade aspira a que a Administração adote os métodos mais apropriados, dentro de avançados padrões técnicos. O administrador não será responsabilizado se o resultado não for o esperado, mas apenas se não diligenciou para que a Administração adotasse todos os procedimentos ao seu alcance para obter o melhor intento. O que se exige é que a Administração trabalhe com qualidade, opere de forma a colocar à disposição da sociedade os avanços tecnológicos próprios da modernidade, esteja voltada para o atendimento satisfatório das necessidades do todo coletivo. A correção dos métodos será determinante na obtenção dos melhores resultados (RAMOS, 2001).

Já em 1998, a partir de Emenda Constitucional nº 19/1998 (BRASIL, 1988), que modifica o regime e dispõe sobre os princípios da Administração Pública, observaram-se novos mecanismos de gestão, mais ágeis e menos burocráticos, para a consecução de seus fins, a exemplo das agências executivas e reguladoras, bem como dos contratos de gestão. Nesse sentido, a eficiência caminhou para o lado dos resultados, alinhando-se ao conceito de eficácia:

[...] o princípio da eficiência exige que a atividade administrativa seja exercida com presteza, perfeição e rendimento funcional. É o mais moderno princípio da função administrativa, que já não se contenta em ser desempenhada apenas com legalidade, exigindo resultados positivos para o serviço público e satisfatório atendimento das necessidades da comunidade e de seus membros (MEIRELLES, 2003).

A eficácia está adstrita, outrossim, aos objetivos institucionais, pois, sem a sua verificação, não há que se falar em metas e parâmetros estratégicos. Torres (2004) define:

[...] esta última é a concreção dos objetivos desejados por determinada ação do Estado, não sendo levados em consideração os meios e os mecanismos utilizados para tanto. Assim, o Estado pode ser eficaz em resolver o problema do analfabetismo no Brasil, mas pode estar fazendo isso com mais recursos do que necessitaria. Na eficiência, por sua vez, há clara preocupação com os mecanismos que foram usados para a obtenção do êxito na atividade do Estado. Assim, procura-se buscar os meios mais econômicos e viáveis, para maximizar os resultados e minimizar os custos. Em síntese: é atingir o objetivo com o menor custo e os melhores resultados possíveis (TORRES, 2004).

Com isso, fica evidente a correlação entre eficiência e eficácia quando:

Não se cuida apenas de exigir que o Estado alcance resultados com os meios que lhe são colocados à disposição pela sociedade (eficácia), mas de que os efetue o melhor possível (eficiência), tendo, assim, uma dimensão qualitativa [...] (GROTTI, 2003).

Percebemos que a efetividade, na área pública — pressuposto que afere os benefícios que os resultados de uma ação trazem à população —, é o corolário da junção entre eficiência e eficácia, consoante Castro (2006). No contexto do nosso estudo, sobre os controles internos de uma Instituição de Ensino Superior, fica evidente que a efetividade — resultados de ensino, pesquisa e extensão — é mais bem concebida diante da eficiência e eficácia dos controles administrativos.

Pela importância inegável dos princípios acima descritos, concluímos que o grau de eficiência e eficácia dos controles internos é fundamental para a alta administração perceber em que nível seus objetivos estão sendo alcançados. Ainda, o controle interno torna-se efetivo na medida em que confere ao processo de gestão as informações necessárias sobre o desempenho da instituição.

A partir desses princípios, bem como dos pressupostos constitucionais correlatos, iremos realizar uma análise crítica acerca da factual eficiência e eficácia dos controles internos da UFJF no sentido de relacioná-los aos objetivos da entidade e à governança institucional. Assim, poderemos compreender a contribuição efetiva dos controles internos para o processo de gestão da UFJF, e o resultado da análise nos conduzirá ao desenvolvimento de um plano de ação capaz de fomentar, implementar e desenvolver o monitoramento e a avaliação dos processos e procedimentos administrativos.

Este capítulo demonstrará o nível de eficiência e eficácia dos controles internos da entidade, preliminarmente já identificado como incipiente e precário, evidenciando como o processo investigativo irá ocorrer.