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4.3 CARACTERÍSTICAS DO PROCESSO DECISÓRIO, DA COMUNICAÇÃO

4.3.1 Características do processo decisório A

4.3.1.1 Fase de identificação

O processo decisório A foi iniciado dentro de um contexto organizacional marcado por mudança organizacional. A planta industrial da organização A, ao invés de processar apenas o excedente de leite das cooperativas singulares, passou a processar toda a produção das cooperativas singulares. Vale ressaltar que o projeto de utilização do Recoop levou dois anos para ser aprovado. Ele começou a ser elaborado no mandato anterior ao da diretoria executiva atual, que acabou reestruturando toda a proposta inicial.

A centralização da produção industrial das cooperativas singulares na organização A, o aumento da captação e do volume de processamento de leite sinalizaram que a planta industrial estava obsoleta e sem manutenção. De acordo com os entrevistados, não haveria capacidade para atender ao aumento do volume de produção e à crescente demanda do mercado interno. O início das análises do processo decisório A é a fase de identificação que possui duas rotinas: reconhecimento e diagnóstico (MINTZBERG; RAISINGHANI;

THÉORÊT, 1976).

Na rotina de reconhecimento, a combinação entre a disponibilidade de financiamento pelo programa Recoop, a necessidade de modernizar a indústria, o aumento da produção de leite e as condições de mercado favoráveis configuraram um estímulo para essa decisão que pode ser caracterizado, de acordo com Mintzberg, Raisinghani e Théorêt (1976), como oportunidade, pois essa situação está relacionada ao desenvolvimento de uma determinada situação organizacional. Como mostram as passagens a seguir: “[realizar] pouco investimento, a gente conseguia aumentar em 40% nosso volume de produção [...] processar e diluir todos os custos de produção da organização” (ENTREVISTADO 1) e:

“[com a centralização da produção industrial das cooperativas singulares houve] a necessidade de modernizar a fábrica e aumento da capacidade [...] A possibilidade de financiamento do Recoop [...] O mercado interno [estava] em ascensão... e estava se preparando para [o boom da exportação]” (ENTREVISTADO 2).

A rotina de diagnóstico, que ocorre após o início do processo decisório (MINTZBERG;

RAISINGHANI; THÉORÊT, 1976), está relacionada a dois processos: identificação dos objetivos da decisão e a rotina de comunicação-exploração. A partir da análise dos dados, pode-se afirmar que os objetivos que orientaram o processo decisório A foram: 1) tornar-se uma organização voltada para commodities; 2) realizar um “pequeno” investimento para aumentar a capacidade de produção e atender ao volume e à demanda; 3) modernizar a planta industrial para aumentar a qualidade e reduzir os custos.

A rotina de comunicação-exploração busca informações gerais sobre a decisão, procurando aumentar a definição do assunto em pauta (MINTZBERG; RAISINGHANI; THÉORÊT, 1976). É importante salientar que não existiu separação muito clara entre as rotinas de comunicação-exploração e comunicação-investigação (MINTZBERG; RAISINGHANI;

THÉORÊT, 1976) nos casos analisados. Foi verificado que para as pessoas envolvidas na

decisão essas duas rotinas parecem ocorrer simultaneamente, ou seja, ao mesmo tempo que as organizações estão explorando determinada situação ou informação, elas também a estão investigando.

Na decisão da organização A, o que pode ser mais claramente indicado como rotina de comunicação-exploração são três processos de comunicação. O primeiro processo está ligado às informações gerais obtidas das próprias análises internas da organização, a respeito da relação entre volume de leite recebido e a capacidade de produção da planta industrial, identificando os pontos críticos da indústria. Como afirma o entrevistado 2: “Existia muito leite e pouca capacidade [de processamento]; além disso, não se tinham todas as instalações adequadas”.

O segundo se refere a informações gerais sobre o mercado interno do leite, elaboradas antes do início do processo decisório estudado, baseadas em análises de anos anteriores, para identificar tendências de crescimento ou não do consumo. O terceiro processo de comunicação foi uma reunião com o conselho de administração para apresentar uma espécie de esboço da idéia do investimento, como demonstra a citação a seguir: “A princípio existia um esboço do que se pretendia e a [cooperativa] foi buscar as pessoas que poderiam atender a essa necessidade” (ENTREVISTADO 4).

4.3.1.1.1 análise da comunicação na fase de identificação

Na fase de identificação, os canais de comunicação utilizados foram, basicamente, o sistema de informações gerenciais para as informações internas, um processo de comunicação externa, viabilizado por uma parceria com uma organização que produz embalagens de leite UHT para

elaborar as informações sobre o mercado interno e a reunião com o conselho de administração para apresentar o esboço da idéia do investimento. Foram verificadas informações tanto do tipo não-rotineiro quanto do rotineiro nessa fase.

As informações tratadas na rotina de comunicação-exploração, para a relação entre volume de leite recebido e a capacidade de produção indústria, surgiram dentro de uma situação inesperada e podendo ser classificadas como do tipo não-rotineiro. Pois, de acordo com Lengel e Daft (1988), a informação não-rotineira possui grande potencial para gerar interpretações equivocadas, caracterizadas pela pressão do tempo, ambigüidade e surpresa.

As informações sobre o mercado interno, que já existiam previamente dentro do contexto organizacional, antes do processo decisório ser iniciado, podem ser classificadas como do tipo rotineiro. Para Lengel e Daft (1988), a informação rotineira é simples, racional e lógica e o referencial sobre o assunto é estabelecido previamente. Na reunião entre as gerências, diretoria executiva e o conselho de administração, os dois tipos de informação estavam presentes, pois esse foi um processo de apresentação de uma idéia que ainda seria desenvolvida.

De acordo com Mintzberg, Raisinghani e Théorêt (1976, p. 254), na rotina de diagnóstico

“talvez [situações de] oportunidades não necessitem muita investigação – não existe nada para corrigir, somente aspectos para melhorar...”. Porém, de acordo com o que foi exposto, essa rotina apresentou-se como uma primeira aproximação do processo decisório. A comunicação pode ser definida como comunicação para estímulos (MARCH; SIMON, 1966), pois os processos estavam relacionados à definição do estímulo e dos objetivos, bem como iniciar a definição dos parâmetros da decisão.

Nessa fase, as idéias sobre o processo decisório não estavam muito claras. A realidade é compreendida pelas pessoas por meio da interação e da construção social de significados (BERGER; LUCKMANN, 1985; DEFLEUR; BALL-ROKEACH, 1993), representada pelos processos de reuniões. Assim, a construção do significado (DEFLEUR; BALL-ROKEACH, 1993) é corrente da comunicação social predominante nessa etapa.

O contexto organizacional nessa fase, de acordo com os dados coletados, era de ambigüidade alta; existiam múltiplas e, às vezes, conflitantes interpretações a respeito de uma situação, de que não se possui certeza a respeito de como caracterizá-la nem de como solucioná-la (DAFT;

LENGEL, 1986). Essa situação pode ser verificada no tratamento da informação da capacidade de produção e na reunião com os conselheiros. A incerteza também era alta, pois existia diferença na quantidade de informação requerida e a quantidade de informação que a organização possuía para tomar a decisão (GALBRAITH, 1977 apud DAFT; LENGEL, 1986). Essa situação pode ser verificada pela apresentação do esboço da idéia do investimento e pelos processos de comunicação posteriores que foram colocados em prática para buscar informações para o processo decisório.

De acordo com os dados coletados, pode-se afirmar que os processos de comunicação colocados em prática na fase de identificação atingiram os resultados necessários, e possibilitaram aos decisores definirem as orientações gerais do processo decisório, ou seja, os objetivos da decisão. A investigação mais aprofundada de informações foi iniciada na fase de desenvolvimento.