FASES, ATIVIDADES E SUBPROJETOS

Um projeto se define primeiramente por seu produto, depois por sua duração* e por último pelos custos dos recursos que utiliza.

O tempo faz parte do próprio conceito de projeto...

Uma sequência de atividades que se dão em um tempo limitado.

Um projeto sempre tem de declarar uma data de início e uma data para ser concluído.

Um projeto pode gerar um produto ou serviço de vida longa – por exemplo, um museu – ou temporário – por exemplo, uma exposição de arte –, mas sua duração é dada pelo tempo que se estabelece entre a data que marca seu início e data em que ele se encerra.

Um projeto deixa de existir, quando atinge seus objetivos...

O cálculo da duração e o planejamento do tempo envolvem uma série de tópicos essenciais à modelagem...

 divisão das fases que compõem o projeto, a qual representa a sequência lógica do projeto1_;

 detalhamento das atividades que irão compor o projeto;  montagem da rede de relações entre as atividades2;

 cálculo do uso ótimo do tempo e das durações intermediária e final do projeto – as suas datas.

*depois por sua duração...

Embora tendo perdido o caráter quase exclusivo, a economia de tempo continua a desempenhar um papel decisivo na modelagem de projetos.

Além do encurtamento da duração, as técnicas inicialmente associadas ao tempo tratam da distribuição equitativa de recursos ao longo do projeto. Também são essenciais aos cálculos de custos, à administração patrimonial e de materiais, e a gestão de recursos humanos no que se refere à contratação e dispensa de pessoal.

Quando fracassa, é abandonado.

1 _{sequência lógica do projeto...}

Para determiná-la, devemos avaliar as dimensões de cada etapa e, principalmente, o critério de separação entre as fases.

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Um projeto é formado por um conjunto de ações encadeadas, ou seja, de atividades. Um projeto pode ter um número variado de atividades.

Número reduzido de atividades...

Quando o número de atividades do projeto é reduzido –10ou15–, o estabelecimento de sua sequência pode ser feito por meio de um gráfico de blocos, com o nome da atividade, sua duração e outras informações sobre as relações entre as atividades.

Número grande de atividades...

Quando o número de atividades do projeto é grande – mais de 15– é necessário utilizar os instrumentos de sequenciação para fixar as datas e estabelecer os fluxos de recursos não só financeiros, como humanos, materiais e intangíveis.

Na medida em que os projetos são compostos de um número significativo de atividades, devemos dividi-lo em fases.

As fases são conjuntos de atividades que compõem os períodos em que se divide o projeto. Os critérios de periodização dos projetos* dependem do seu tipo e da dimensão.

Projetos com pouco volume de recursos e duração reduzida têm poucas fases – não mais do que 2 ou 3.

Projetos com grande número de recursos comumente são divididos em muitas fases.

Às vezes as fases de um projeto são tão extensas e complexas que é melhor dividi-lo em subprojetos.

Ou seja, tratamos cada fase como se fosse um projeto independente. 2_{relações entre as atividades...}

Ao contrário do que se possa pensar, as atividades do projeto raramente se dão em uma ordem linear, de forma que as relações entre elas frequentemente consistem em redes intricadas de precedências e paralelismos.

*critérios de periodização dos projetos...

A maneira de separar as fases vai desde a distinção baseada nos recursos envolvidos – por exemplo, os recursos humanos, materiais e financeiros envolvidos na preparação de um evento são diferentes dos recursos envolvidos na realização do próprio evento – até a distinção baseada nos processos – por exemplo, os processos de edificação são diferentes dos processos de acabamento.

Um subprojeto difere essencialmente de uma fase*.

O subprojeto deve ter as mesmas características de duração e singularidade de um projeto.

O subprojeto gera um subproduto ou um subserviço essencial à consecução do objetivo do projeto do qual faz parte.

Por exemplo, fases que descrevam atividades que podem ser terceirizadas em bloco, como a construção de um prédio, devem ser consideradas subprojetos. A periodização do projeto deve ser realizada de forma a que cada fase inclua um processo autônomo.

Fases que incluam muitas atividades devem ser divididas, de modo a construir fases menores.

O melhor critério para distinção entre as fases ou a constituição de subprojetos é aabortagem.

A ideia em si é bastante simples...

Dividir o projeto em fases que correspondam aos subprodutos ou subserviços*. * subprojeto difere essencialmente de uma fase...

A questão fundamental da diferenciação entre fases e subprojetos – sucessão de etapas que devem ser cumpridas para que se dê o projeto como concluído – é o princípio que devemos utilizar para dar por concluída uma fase ou um subprojeto.

A vantagem da descrição exclusiva em fases é a possibilidade de equilibrar recursos e tempo em uma visão mais linear e integrada do projeto. A desvantagem é a complexidade administrativa inerente à multiplicidade de atividades simultâneas e, eventualmente, o custo representado pelos recursos alocados aos mecanismos de controle.

A vantagem de divisão em subprojetos é possibilitar uma administração mais simples – menos carregada – e uma visão modularizada. A desvantagem é a perda de flexibilidade administrativa e, na etapa de modelagem, o acúmulo de trabalho representado pela necessidade de se idealizar, elaborar e formular vários projetos ao mesmo tempo.

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Isso é, devemos dividir o projeto de forma que, ao final de cada fase, tenhamos um subproduto ou um subserviço.

Mais ainda... O projeto deve ser sequenciado, de forma que cada fase, no caso de o projeto ser paralisado, represente um produto utilizável.

Vejamos as vantagens e desvantagens daabortagem...

Vantagens da abortagem...

As vantagens da abortagem são...

 as perdas referentes a interrupções não são totais;  o risco total do investimento no projeto é diminuído.

Desvantagens da abortagem...

As desvantagens da abortagem são...

 os custos e a duração total do projeto podem crescer;  a flexibilidade na aplicação de recursos diminui;

 algumas atividades, que seriam paralelas, ocorrem sequencialmente. Veja, no ambienteon-line, a síntese desta unidade.