Formulário de requisição de viagens formativas

Na seção anterior propomos a sistematização de processos como forma de organizar os fluxos de informações referentes às etapas necessárias para a execução de viagens formativas nos cursos de graduação da UFJF. Contudo, para que os trâmites sejam implementados com o propósito de transformar as informações em conhecimentos, consideramos de fundamental importância a viabilização do registro eletrônico.

Nesse sentido, a UFJF já utiliza um sistema eletrônico, o SIGA, que poderá ser utilizado para registrar o fluxo de informações em todas as etapas dos processos pertinentes às viagens formativas. Conforme apresentamos no capítulo 2, o SIGA dispõe de um formulário eletrônico para a requisição de veículos e por meio dessas requisições são gerados relatórios com informações fundamentais às práticas administrativas do setor de transportes.

Percebendo a importância da parceria com o setor de transportes e pelo entendimento que as informações deverão ser compartilhadas para que haja a gestão do conhecimento, propomos a utilização do formulário existente como principal forma de registro dos processos. Embora o formulário atual atenda às necessidades do setor de transportes, entendemos que o mesmo não se aplica aos setores que solicitam as viagens. Dessa forma, propomos uma ação de intervenção para que sejam operacionalizados novos dados no documento, que deverão ser solicitados ao Centro de Gestão do Conhecimento Organizacional (CGCO) da UFJF.

Fazendo simulação do percurso proposto para a implementação da sistematização de processos, na seção anterior, sugerimos que o professor deverá primeiramente organizar os documentos necessários à solicitação da viagem formativa. De posse desses documentos, que deverão estar digitalizados em arquivo, o professor deverá acessar o Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (SIGA) para preenchimento do formulário.

Ao adentrar no ambiente administrativo do SIGA, o professor deverá selecionar a opção abrir nova requisição. Até essa etapa, não há nada de diferente do que os professores estão acostumados quando fazem algum tipo de requisição no SIGA. Entretanto, após abrir uma nova requisição, o próximo passo é identificar a unidade orçamentária e neste momento o requisitante deverá estar habilitado a acessar a unidade definida após acordo entre a PROGRAD e a Pró-Reitoria de

Planejamento, Orçamento e Finanças, para custeio das viagens formativas. Identificada a unidade orçamentária, o professor irá se deparar com a tela representada pela figura 4, a seguir:

Figura 4: Requisição de Viagem Formativa

Fonte: SIGA (2017).

O professor deverá selecionar na caixa de opções, destacada pela seta, o termo “viagem formativa” como tipo de requisição. Essa opção deverá ser criada pela equipe do CGCO. Na tela seguinte irá digitar o seu CPF e a seguir, entrará na requisição propriamente dita. A requisição será a mesma utilizada pelo setor de transportes, portanto, o professor deverá registrar todas as informações que hoje são necessárias. A proposta que fazemos é a inclusão de informações que serão fundamentais à PROGRAD, para análise, deliberação dos pedidos e controle, e para outros setores, como coordenação de curso e chefia de departamento, por exemplo, que poderão adquirir conhecimentos com base nas informações que estarão disponíveis no SIGA.

A título de comparação, apresentamos, a seguir, a atual tela de requisição de veículos (figura 5) e a proposta de tela para requisição das viagens formativas (figura 6). Cabe destacar que a proposta de inclusão de informações, como está disposta na tela, é meramente ilustrativa e que para ser colocada em prática, será necessário encaminhamento ao CGCO para a operacionalização técnica.

Figura 5: Requisição de Veículos – Setor de Transportes

Figura 6: Requisição de Viagens Formativas – PROGRAD

As inclusões sugeridas na figura 6 se destinam à inclusão de informações relevantes à graduação, entretanto, a proposta pode ser aplicada também a outras demandas, como as da pós-graduação. Dessa forma, ao selecionar a opção da graduação, serão abertas as opções para que o professor selecione o tipo de viagem formativa. Cabe destacar que a comissão deverá apresentar um instrumento normativo que contenha, entre outras especificações, o conceito de cada tipo de viagem. Esse instrumento deverá ser criado após amplo debate e depois de ser aprovado, pelo Conselho Setorial de Graduação, deverá ser disponibilizado em local de fácil acesso, como a página eletrônica da PROGRAD, por exemplo.

Tendo os conceitos definidos, o professor selecionará a opção que representa o tipo de viagem que irá realizar. Caso seja selecionada a opção participação em eventos serão abertas novas opções de preenchimento, conforme as atividades previstas no anexo da Resolução CONGRAD nº 18/2002: congressos, seminários, colóquios, simpósios, encontros, festivais, palestras, exposições, oficinas e cursos de curta duração. Para facilitar o acesso posterior às informações e ao controle de viagens realizadas, por meio da geração de relatórios baseados no preenchimento das requisições, sugerimos que essas informações sejam de múltipla escolha.

Seguindo o preenchimento do formulário, o professor deverá informar os dados de origem e destino da viagem e as informações do transporte, como o tipo de veículo e total estimado de quilometragem. Após informar a quantidade de passageiros, o professor deverá anexar os documentos digitalizados e finalizar clicando em gravar e enviar para análise da PROGRAD.

Por entender que essa proposta depende de operacionalização técnica do CGCO para ser executada e que incorremos o risco do produto final ser diferente do que apresentamos, destacamos que o mais importante é manter a proposta de servir-nos de um instrumento centralizador de informações. Independente do formato, consideramos que a asserção de um formulário eletrônico torna-se fundamental ao gerenciamento das informações de forma a reunir, registrar, disponibilizar e beneficiar a propagação do conhecimento institucional.