Fundo de arquivo do IFRS e seus subfundos

Nessa etapa priorizou-se a descrição somente da Entidade Custodiadora IFRS- Reitoria, tendo como custódia parte do fundo do IFRS através do subfundo da Reitoria.

Para a descrição do fundo de arquivo do IFRS e o subfundo da Reitoria no AtoM, correspondente ao nível 1 e nível 1,5 respectivamente, foi adotado o padrão de descrição da norma ISAD(G), sendo esse, padrão internacional de descrição arquivística e a NOBRADE, que estabelece as diretivas para a descrição de documentos arquivísticos no Brasil.

A ISAD(G) contempla 26 elementos de descrição, identificados como áreas, a saber: área de identificação, área de contextualização, área de conteúdo e estrutura, área de condições de acesso e de uso, área de fontes relacionadas, área de notas e área de controle da descrição. Destes 26, são considerados essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva de acordo com a Norma, o código de referência, título, produtor, data(s), dimensão da unidade de descrição, e o nível de descrição.

As áreas descritas no AtoM para o fundo correspondem a área de identificação; área de contextualização; área de conteúdo e estrutura; área de condições de acesso e uso; área de notas e área de controle da descrição.

Já para a descrição do subfundo optou-se por não utilizar a área de condições de acesso e uso, uma vez que suas informações correspondem as mesmas do nível acima e, a área de notas por não ter nenhuma informação a ser descrita no momento. Depois de finalizada a descrição do fundo do IFRS e do subfundo da Reitoria e possível visualizar na Figura 11, a sua disposição dentro da Entidade Custodiadora IFRS-Reitoria.

Figura11 – Fundo do IFRS e subfundo da Reitoria

Fonte: Site da Plataforma AtoM do IFRS

5.4.5 Níveis de descrição a partir da classificação dos documentos do Fórum Interno dos Servidores da Reitoria do IFRS

A partir da descrição do fundo do IFRS e do subfundo da Reitoria, que contemplaram a inclusão do maior número de áreas e elementos descritivos, foi possível realizar a inserção dos demais níveis, respeitando as hierarquias estabelecidas nessa pesquisa.

A descrição multinível nesta etapa buscou atender exclusivamente o escopo dessa pesquisa, que tem como ponto central os documentos do Fórum Interno dos Servidores da Reitoria do período de 2015 até 2018.

Bonal Zazo (2000), explica que a descrição multinível “es una técnica que consiste en describir un fondo y todas sus partes, utilizando los elementos apropiados para cada unidad de descripción, relacionando las descripciones resultantes de manera jerárquica y organizando la información en niveles” (BONAL ZAZO, 2000, p.171).

Para tanto, com vistas a situar os itens documentais na descrição multinível, utilizaram-se os seguintes níveis de descrição: Classe: Administração Geral; Subclasse: Organização e Funcionamento; Grupo: Comissões. Conselhos. Grupos de Trabalho, Juntas. Comitês e Dossiê: Fórum Interno dos Servidores da Reitoria. Ainda, subordinados ao Dossiê do Fórum, optou-se pelo agrupamento dos seguintes dossiês: Instruções Normativas; Portarias; Reuniões e Memorandos e, vinculado a esses dossiês, tem-se os itens documentais, representados pela Instrução Normativa de instituição do Fórum, portarias de designação, atas de reunião do Fórum, listas de presença em reunião e memorando de manifestação.

Segundo o e-ARQ Brasil (2011, p.128), o dossiê é o “conjunto de documentos relacionados entre si por ação, evento, pessoa, lugar, projeto, que constitui uma unidade”.

Já Bellotto (2006, p.159), explica que os dossiês são “conjunto de documentos de tipologias diferentes cuja reunião optativa é útil para documentar um fato, evento, assunto etc.”.

Após a descrição dos níveis, o cidadão poderá visualizar a estrutura multinível, de modo a compreender a relação orgânica dos documentos, bem como ter acesso aos diferentes níveis hierárquicos.

No glossário do Projeto InterPARES, Rocha (2015) aponta que a relação orgânica é definida como:

as relações que os documentos arquivísticos que pertencem a uma mesma agregação (dossiês, séries, fundos) têm entre si”. Esta relação começa quando um documento arquivístico é, pela primeira vez, conectado a outro no curso de uma ação. Pode se expressar na ordem física dos documentos, na agregação à qual pertence e também pelo código de classificação ou número de registro do documento (ROCHA, 2015, p.188).

Na Figura 12 podem ser visualizados os níveis de descrição inseridos no AtoM: Figura 12 – Níveis de descrição

Fonte: Site da Plataforma AtoM do IFRS.

Ao analisarmos a Figura 12, é possível perceber que o software suporta a estrutura de um plano de classificação que represente os documentos organizados em uma hierarquia com qualquer número de níveis. O AtoM ainda permite a alteração no plano de classificação, com acréscimo ou supressão de qualquer nível hierárquico do plano. Além disso é possível realizar a pesquisa e navegação através da estrutura do plano de classificação.

É importante ressaltar que apesar de termos instituído o código de classificação das atividades-meio e fim na Instituição, esses instrumentos não são disponibilizados em padrão de dados abertos, tais como, EAD, XML, CSV. Isto posto, infere-se que há opacidade dos instrumentos arquivísticos da Instituição e, por conseguinte, seu acesso. A inserção dos níveis de classificação na plataforma AtoM é um trabalho minucioso, onde deve-se ter atenção redobrada para a correta digitação em seus inúmeros multiníveis. Essa inserção pode ser considerada um retrabalho, uma vez que cada órgão que utiliza o AtoM e os mesmos códigos de classificação, acaba por digitar manualmente. Esse cenário poderia ser dirimido com um levantamento junto às IFES, sobre a possibilidade de identificar alguma iniciativa sobre a temática, além de demandar essa questão ao CONARQ, SIGA, Arquivo Nacional etc., uma vez que são instrumentos aprovados e instituídos por eles e hoje encontram-se disponíveis somente em formato .PDF sem princípio de reuso.