GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Para atender as demandas de maneira eficaz, em um ambiente caracterizado pela incrível velocidade das mudanças, torna-se indispensável um modelo de gerenciamento baseado no foco das prioridades e objetivos, razão pela qual o gerenciamento de projetos tem crescido de maneira tão acentuada nos últimos anos. Na realidade, o gerenciamento de projeto não propõe nada revolucionário e novo, apenas busca estabelecer um processo estruturado e lógico para lidar com eventos que se caracterizam pela novidade, complexidade e dinâmica ambiental (VARGAS, 2016).

3.2.1 PRINCIPAIS PADRÕES DE GERENCIAMENTO DE P ROJETOS

Processo organizacional é um conjunto de atividades logicamente determinadas e inter-relacionadas, que envolvem pessoas, equipamentos, procedimentos e informações e, quando rigorosamente executadas, transformam entradas em saídas, agregam valor e produzem resultados repetidas vezes (ANEEL, 2012). Esse procedimento está ligado à ideia de processo como fluxo de trabalho, com a discriminação dos insumos, definições claras de produtos/serviços e atividades que seguem uma sequência lógica dependentes umas das outras numa sucessão que deve ser utilitária. Nesse procedimento é denotativo que os processos necessitam de objetivo, início e fim bem determinados para que adquiram resultados satisfatórios. Há diversos padrões de projeto existentes na literatura sobre o assunto, cujos objetivos visam a melhoria nos processos de regulação. Seguem a seguir, exemplos de métodos de gerenciamento de projetos:

a) Project Management Body of Knowledge (PMBOK):

Funciona como um conjunto de conhecimentos gerenciado pela organização “Project Management Institute” (PMI), tornando-se um padrão para diversas indústrias. O PMBOK é considerado como a mais importante bibliografia de gestão de projetos da atualidade, sendo mais conhecido como “PMBOK Guide”. Foi criada pela Standards Committee (Comitê de Padronização) do Project Management Institute e aborda os principais aspectos relativos ao gerenciamento de um projeto genérico. Esse Guia foi reconhecido, em 1999 como um modelo para o gerenciamento de projetos, pela American National Standards Institute (ANSI). O PMBOK é um manual descritivo e prático de conhecimentos para o gerenciamento de projetos e, por sua notável importância internacional, na maioria das vezes, foi utilizado como fonte de inspiração para as metodologias existentes.

b) ISO 10006: 1997, Quality management - Guidelines to quality in project management:

É um modelo com padrão internacional, desenvolvido pela Internacional Organization for Standardization - ISO, especificamente voltado para o gerenciamento de projetos. A orientação na qualidade de processos, entre outros objetivos, busca assegurar que:

i. As necessidades dos clientes sejam compreendidas e sanadas;

ii. As necessidades dos stakeholders (partes interessadas no projeto) sejam compreendidas e avaliadas;

iii. A política de qualidade seja incorporada à gerência da organização, sendo orientada por objetivos estratégicos e busca de resultados; iv. Que se possa, após análises, ser aplicada em projetos de variadas

complexidades.

A norma ISO 10006 apesar de abordar o tema de gerenciamento de projetos, não se define como um guia. Seu objetivo é reunir diretrizes para serem usadas mantendo a qualidade dos projetos, podendo ser adaptadas também em projetos particulares. Para a ISO, um projeto deve ser realizado com determinada

120 duração, enquanto que para o PMBOK o enfoque está relacionado à criação de um

produto, serviço ou algo cujo resultado seja “material”.

c) PRINCE2™: Projects IN a Controlled Environment

É um método não proprietário para gerenciamento de projetos. É adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu gerenciamento, controle e organização. Um projeto PRINCE2™ tem as seguintes características:

i. Controle e organização do início ao fim;

ii. Revisão de progressos baseado nos planos e no business case; iii. Pontos de decisão flexíveis;

iv. Gerenciamento efetivo de qualquer desvio do plano;

v. Envolvimento da gerência e das partes interessadas em momentos- chave durante toda a execução do projeto;

vi. Um bom canal de comunicação entre o grupo à frente do projeto e o restante da organização.

Atualmente, o PRINCE2™ é utilizado como método padrão para todos os projetos do governo britânico, sendo também amplamente utilizado pela iniciativa privada, não só nesse país, mas em outros de continentes como: a Europa, a África, a Oceania e a América do Norte. No Brasil, a metodologia PRINCE2™ já é utilizada por algumas organizações e o interesse por sua utilização tem sido crescente.

d) IPMA - International Project Management Association (IPMA®)

É uma organização sem fins lucrativos reconhecida por seu trabalho no desenvolvimento internacional da gestão por projetos, programas e portfólios, que busca disseminar melhorias nas práticas aplicadas às organizações públicas e privadas. A IPMA foi criada no ano de 1965 com o nome de International Network INTERNET, por um grupo de gestores de projetos que objetivaram discutir os

benefícios do Método do Caminho Crítico3 na gestão de projetos internacionais, considerando influências e dependências complexas de diferentes disciplinas técnicas. (REIS, 2016).

Analisadas as metodologias mais conhecidas no gerenciamento de projetos, optamos por considerar o padrão PMBOK (item a) para o desenvolvimento desse trabalho, por se tratar de um método bastante conhecido e difundido no Brasil, além de ser o mais compatível com as orientações apresentadas nos guias do CONMETRO e da ANVISA.

3.2.2 CONCEITOS BÁSICOS EM GERENCIAMENTO PRO JETOS

Para o entendimento sistemático de gerenciamento de projeto para ser aplicado na elaboração dos regulamentos técnicos, é necessário definir alguns termos específicos:

 Projeto: é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza temporária demanda indicação de início e término bem definidos para sua realização (PMBOK, 2013);

 Gerenciamento de projeto: é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas associadas às atividades de um projeto a fim de atender aos requisitos previamente definidos. É realizado através da aplicação e integração apropriadas dos cinco grupos de processos (PMBOK, 2013):

a) Iniciação; b) Planejamento; c) Execução;

d) Monitoramento e controle e Encerramento.

A Figura 2 ilustra o ciclo de vida de um projeto, apontando as interações entre os processos ao longo do período de sua realização. Observa-se que as fases se interpolam o que demonstra a necessidade de maior integração entre as mesmas em determinadas etapas de seu desenvolvimento. Tal ideia, por si mesma, justifica a

3

Método do Caminho Crítico: É um método usado para estimar a duração mínima do projeto e determinar o grau de flexibilidade nos caminhos lógicos da rede dentro do modelo do cronograma. (PMBOK, 2013)

120 importância do emprego de um gerente de projeto, cujo conhecimento específico se

torna fundamental para assessorar e acompanhar, de maneira minuciosa, o desenvolvimento das tarefas desempenhadas por todos os grupos durante processo de regulação.

Figura 2: Ciclo de vida de um processo com seus grupos

Fonte: Adaptado PMBOK (2013); VALERIANO (2004)

 Processo: é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas que transformam insumos em produtos ou resultados. Os insumos são genericamente chamados de entrada (input) e os produtos de saídas (output) (VALERIANO, D. L. A, 2004).

Insumo é tudo aquilo que é fornecido ao processo para:

a) Utilização (uma informação, uma instrução, um instrumento, um serviço, um trabalho humano, etc.);

b) Transformação (energia elétrica, matéria prima); c) Consumo (energia, material de escritório, etc.).

Já o produto ou resultado podem ser: a) Tangível (materiais processados); b) Intangível (uma informação ou conceito);

c) Intencional, isto é, um bem ou serviço, constituindo o objetivo do processo;

d) Não intencional, ou seja, aquele que se forma e é debitado como resultado não procurado.

 Tipos de Projetos: O objetivo de um projeto e o método utilizado para alcançar este objetivo podem ser elencados em quatro tipos:

a) Tipo 1: São os projetos onde os objetivos e métodos são bem definidos.

b) Tipo 2: São os projetos onde os objetivos são bem definidos mas a escolha dos métodos não estão bem definidos.

c) Tipo 3: São os projetos onde os objetivos não estão bem definidos embora tenham sido definidos através de métodos corretos.

d) Tipo 4: São os projetos onde objetivos e métodos não estão claramente definidos.

Graficamente representamos um projeto nestas duas dimensões em forma de matriz, conforme mostra a Figura 3:

Figura 3: Matriz dos objetivos e métodos de um projeto

Fonte: Adaptado – TURNER (2009)