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1 GESTÃO DE PROCESSOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA – UM

1.4 Método

A investigação desenvolvida e apresentada para esta dissertação baseia-se no recurso de pesquisa documental, de natureza qualitativa, reconhecido como Estudo de Caso; uma pesquisa bibliográfica com apoio em literatura sobre o tema, nos documentos presentes em diferentes setores da UFJF.

Laville e Dione (1999) sugerem o estudo de caso como recurso a ser aplicado, dentre outras ocasiões, tanto a um acontecimento especial como a uma mudança política. No caso em estudo, na UFJF, podem-se considerar até mesmo as duas alternativas, pois o contexto pesquisado significa tanto um sistema aberto com acontecimentos especiais em permanente desenvolvimento em todos os setores, como a presença de mudanças políticas propondo e aguardando novos recursos para trabalhar tal sistema.

Segundo Laville e Dione (1999), o estudo de caso contribui com o aumento da compreensão do meio estudado, mas é criticado em relação à generalização dos resultados e conclusões encontradas, pois estas valem, de início, para o caso estudado, que o pesquisador possa ter razões para considerar como um caso típico. Na presente proposta acredita-se que essa limitação não desmerece o mérito do aprofundamento do tema e da possibilidade de apontar para a criação de um modelo base a ser considerado em outros contextos.

Com base nas posições adotadas por Laville e Dione (1999), a presente investigação, valendo-se do estudo de caso, propõe a abordagem do fenômeno em profundidade, enriquecendo os saberes já adquiridos em vivências ou outros estudos. Ao abordar os esforços de aperfeiçoamento da gestão de processos na administração pública, não se pretende buscar uma simples

descrição dos fatos existentes, mas compreender como isso vem ocorrendo para, então, explicar o estado em que se detém a situação na PRORH, buscando e encontrando caminhos ou trilhas, na literatura e na prática profissional, que conduzam a um melhor estágio futuro, mais produtivo, mais eficaz e eficiente para contribuir no cumprimento da Missão que a UFJF se propõe.

Compreende-se que o caso em estudo se torna relevante e significativo à medida que se constata a sua relação com a tentativa de melhoria da administração pública como um todo, através do aperfeiçoamento da gestão de pessoas e ampliação do atendimento aos recursos humanos, dentro da UFJF.

Valendo-se de instrumentos de pesquisa como os estudos da regulamentação dos processos selecionados, bem como exploração de documentos presentes nos diversos setores da UFJF, tais como atas, resoluções, portarias, mais especificamente processos operacionais desenvolvidos na PRORH, pretende-se abordar os esforços de aperfeiçoamento da gestão de processos na administração pública que constitui o caso de implantação da informatização dos processos ligados à PRORH/UFJF.

As observações compreendem cinco processos a serem avaliados, no total de trinta e cinco. Essa seleção se fez por conveniência, tendo em vista a variedade e o grande número de processos inseridos na Pró-Reitoria e, ainda, a necessidade de limitar o objeto de estudo. Foram selecionados os seguintes processos:

Plano de saúde institucional;

Auxilio de caráter indenizatório - ressarcimento Cadastro de dependentes,

Estágio probatório de TAEs;

Banco de professores equivalentes.

Os processos referentes a plano de saúde institucional, auxilio de caráter indenizatório (ressarcimento) e cadastro de dependentes foram escolhidos por estarem integrados e por englobarem o universo de servidores, ativos e inativos, e pensionistas.

O processo referente ao estágio probatório de TAEs foi escolhido devido ao aumento do número de servidores a serem avaliados, tendo em vista a nomeação dos servidores de forma a atender ao programa de Reestruturação das Universidades (REUNI) à implantação do Quadro de Servidores Equivalentes e, principalmente, à criação do Campus Avançado de Governador Valadares.

O ultimo a ser avaliado trata do banco de professores equivalentes, considerando ser o mesmo instrumento de gestão, que tem repercussão direta em vários processos, tais como abertura de concurso de docentes, alteração de regime de trabalho, seleção de substituto, redistribuição, aposentadoria, vacância, licenças, dentre outros.

A análise dos processos pauta-se nos seguintes questionamentos, levantados a partir da observação e da análise de documentos:

O que vem a ser cada processo;

Quem intervém no processo e com que responsabilidade; Onde é executado o processo, em que estruturas ou serviços; Como é executado o processo, qual o suporte tecnológico; Qual a seqüência, procedimentos e tarefas realizadas.

A partir do diagnóstico será possível desenvolver uma proposta de otimização dos processos, bem como, de melhoria do sistema SIGA/RH. A ideia é apresentar as regras do negócio para criação de um framework de modo a desenvolver a automatização de processos que garantam a efetividade da entrada e saída de informações, monitoradas e com condições de promover a manutenção dos dados nos referidos processos.

O plano de ação apresentado na forma 5W2H que consiste no planejamento das ações necessárias para se obter o resultado esperado, permite que as mesmas sejam delineadas e executadas de forma clara e objetiva. Conforme descreve ANTONIO (2009):

Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma

coisa, precisamos agir – realizar uma ou geralmente várias

de urgência máxima, precisamos definir uma data para concluir – um prazo. Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho ou ter um mapa, para chegar a um objetivo também precisamos de uma orientação, ou de

um plano – Plano de Ação. (ANTÕNIO, 2009, p. 1)

Para esse fim serão respondidos os seguintes questionamentos, com o detalhamento de cada ação: What – O quê; Who – Quem; Why – Por quê; Where- Onde; When – Quando; How – Como.

Espera-se que por meio da contínua alimentação dos bancos de dados, o sistema possa emitir relatórios gerenciais com vista a subsidiar os processos decisórios, evidenciando a necessidade de uma dimensão macro, em que todos os agentes do processo possam atuar de forma satisfatória na gestão de recursos humanos da UFJF.

As decisões sociais e políticas tomadas como locais, mesmo com a criação de limitações impostas à dinâmica de propagação, podem determinar avanços administrativos capazes de modernizar o sistema e vencer dificuldades que emperram a máquina administrativa no atendimento externo e geram insatisfações nos recursos humanos que vêem suas necessidades sociais e profissionais atendidas com muita lentidão.

O aumento significativo do número de unidades, a multiplicação de professores, de alunos e de funcionários técnicos administrativos e o processo intermitente de centralização com a criação de institutos, centros, pró-reitorias e descentralização com o desmembramento de unidades gerenciais torna o atendimento pela informatização dos processos mais eficaz e eficiente, tanto para os gestores, quanto para os servidores, que terão á disposição informações mais consolidadas e sistematizadas.

Para justificar mais consubstancialmente o problema que se aborda e o caso que se formula destaca-se o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2009-2013, que elabora o diagnóstico básico com as faltas e dificuldades a serem abordadas visando à construção do trabalho para o desenvolvimento da UFJF no período considerado. O documento foi desenvolvido com a colaboração de todos os níveis hierárquicos que, comunicados e convidados, contribuíram expondo os anseios da comunidade interna e externa e citando

prioridades para o traçado de metas e objetivos de expansão de cada setor. Segundo a posição encontrada na redação do PDI/2009-2013, o processo de levantamento das demandas valendo-se da participação de toda a comunidade acadêmica pretendeu um caminho democrático para o traçado das metas e propostas de ações em cada Unidade acadêmica e administrativa da UFJF. Assim, revestindo o processo com a maior transparência possível, coube às lideranças traçar os objetivos de expansão, não somente física, mas de crescimento em todas as direções de interesse institucional.

Em relação aos Recursos Humanos, o diagnóstico mostrou como pontos carentes de ação, designados como Pontos Fracos, os colocados em destaque, a seguir (PDI, 2009-2013, 116-117):

Duplicidade de tarefas;

Falta de um banco de dados unificado e conseqüente falta de informação para tomada de decisão.

Dependência de órgãos e ou unidades externas para informar corretamente o usuário;

Vários projetos de informatização ao longo de quinze anos sem sucesso e por conseqüência, registro de informações funcionais à caneta.

Falta de um informativo impresso oficializado e legitimado de comunicação institucional;

Falta de normas internas, padronizadas de procedimentos; Retrabalhos.

Destacando os objetivos previstos no PDI 2009-2013 que, trabalhados contribuirão para a sequência do desenvolvimento do sistema de informação pode-se citar, entre os objetivos da Instituição a promoção de políticas norteadas pelo princípio de que a cultura é uma força social de interesse coletivo e dentre os objetivos específicos dos recursos humanos, direta ou indiretamente ligados ao TAEs:

Formular um Projeto Pedagógico Institucional (PPI);

Promover novas oportunidades de capacitação, formação e

aperfeiçoamento. (PDI, 2009-2013, p. 15-16)

Como aponta Paiva, no Relatório final da conferência Nacional de Recursos Humanos da Administração Pública Federal, MPOG/SRH (2009),

“em matéria de gestão de pessoas a solução adequada não é aquela mais visionária, mais acadêmica, mas antes aquela legítima e que mais adere à realidade, e por isso mesmo com melhor chance de sucesso”.

Ao analisar os problemas estruturais, o andamento processual e as deficiências presentes nos sistemas de informação, será possível, com maior propriedade, elaborar propostas que visem à eficiência do atendimento, resultando na eficácia maior, quantitativa e qualitativamente, de cada setor da PRORH e dos diversos setores da UFJF pela integração, que torna o processo único.

Acredita-se que a implementação e manutenção da automação dos processos terão caráter constante, uma vez que os processos são de fluxo contínuo, a ser desenvolvido pela equipe de recursos humanos já existente e com aperfeiçoamento dos sistemas também já utilizados. Desse modo, a proposta não trará grandes demandas.

A proposta deverá contar com a adesão dos recursos humanos, de modo especial daqueles que trabalham com a Tecnologia da Informação, a fim de efetivar a interface dos sistemas para aprimoramento dos processos.