3.5 Resultado aplicado
3.5.7 Normas de Contas a Receber
A junção dos conceitos e resultados desenvolvidos no trabalho foram concatenados em um documento padrão utilizado na IES Alpha para aprovação das chefias e diretorias e divulgação interna, como forma de gerenciar os processos que envolvem os departamentos. Por haver informações internas e não haver autorização para divulgação externa, o documento não foi anexado ao presente estudo.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho foi desenvolvido com a expectativa de buscar uma maneira de formalização de processos, através de ferramentas de gerenciamento, em um ramo de atividade de prestação de serviços educacionais, especificamente para o trabalho de CR à clientes internos. O objetivo geral foi o de propor, através dos conceitos de GQ, modelos que possam auxiliar o gerenciamento e, futuramente, o controle dos processos apontados.
A busca por referências iniciou-se nas bibliografias de CG e, por fim, resultou na GQ. A GQ é uma ferramenta de gerenciamento de processos útil para controle das empresas com vistas a entregar produtos ou serviços de qualidade aos clientes ou consumidores.
Anthony e Govindarajan (2008) acreditam que, para a educação, a GQ é ainda mais difícil, uma vez que não há um sistema formal de controle ou atendimento à qualidade. Em conformidade com os autores, o presente estudo identificou algumas dificuldades em desenvolver um modelo que, a princípio, atenda às necessidades da IES Alpha quanto à facilidade de criação e entendimento daqueles que recebem o documento final.
Para a Coordenadoria da Gerência Financeira da IES Alpha, foi apresentado um documento denominado Norma de Contas a Receber para outros recebimentos, devido ser específico para atividades além dos recebimentos de mensalidades acadêmicas. Até o momento da publicação do estudo, a devolutiva do documento foi a de que estava em período de aprovação da cadeia de gestores superiores.
Dentre os diversos modelos e ferramentas da qualidade, aqui apresentados, o ciclo PDCA foi sugerido como ferramenta de gestão e controle de processos, utilizado, inicialmente, no desenvolvimento do trabalho, porém, não foi recebido nenhum retorno sobre sua implantação ou futura utilização na gestão da IES Alpha.
A Matriz SIPOC, é utilizada pelo departamento de contas a receber para estabelecer as relações de processos entre os fornecedores de informações e os clientes internos que recebem o produto/serviço final entregue pelo departamento em questão.
O questionário 5W1H pode ser mais facilmente aplicado e melhor compreendido. Através dele, pode-se pontuar decisões como a duplicidade de função entre o departamento
administrativo e o de cobrança, que, praticamente, fazem a mesma coisa e a participação do próprio departamento de cobrança em outras atividades, este ainda está em discussão entre as áreas e para tomada de decisão dos gestores superiores. Alterado e implantado, pode ser a participação do departamento de cobrança em atividades de recuperação de títulos vencidos, a partir do primeiro grupo focal realizado com o departamento incubadora. O modelo de documentação de entrevistas já é utilizado pelo departamento de contas a receber como instrumento de formalização das informações levantadas e/ou implantadas e/ou alteradas, estendido sua utilização para outras necessidades de levantamento de processos e parabenizado por analistas da área de tecnologia e informática pela prática e documentação dos processos que envolvem as áreas, assim como pelos processos decisórios e informações relevantes para desenvolvimento de sistemas.
O modelo de fluxograma é outro que, além de implantado, passou a ser utilizado para atendimento de diversas demandas da área, além daquele descrito neste trabalho e a partir deste, outras necessidades para documentação de processos da área e, inclusive, de outras áreas, surgiram com a utilização dos conceitos aqui apresentados.
A questão de riscos foi utilizada como suporte aos relatórios apresentados pelo contas a receber, na tentativa de auxiliar áreas de compliance e/ou auditorias interna e externa na redução ou mitigação de riscos operacionais, fator humano e, possivelmente, riscos de crédito ou financeiro que possam acarretar em perdas monetárias para a IES Alpha. Porém, nenhuma proposta acerca de implantação de modelos de riscos ou de operações de riscos foram apresentadas.
O presente estudo utilizou das metodologias acadêmicas no levantamento das informações relevantes tais como o conteúdo do referencial teórico, ao buscar as literaturas de CG, resultando nas informações sobre GQ; as ferramentas de coleta de dados e por fim a análise dos dados coletados.
Como contribuição profissional e aplicada, o estudo proporcionou utilizar o Ciclo PDCA para direção do trabalho e organização das ideias. A matriz SIPOC para definir os fornecedores e o tipo de informação que entregam; o processamento da informação transformada em produto a ser entregue ao cliente interno da IES Alpha. O questionário 5W1H, foi utilizado como material para levantamento de processos e relatório de atividades documentados para consultas internas. As categorias criadas, foram utilizadas para resumir os
passos dos processos. Os fluxogramas levantados na literatura foram fortes direcionadores da criação dos fluxogramas do departamento. As introduções de risco foram utilizadas como definições dos problemas que causam insatisfação de clientes e todas as informações foram utilizadas para elaboração de documento interno da IES Alpha, chamado de Normas de Contas a Receber, para aprovações e divulgação interna na instituição. Até o momento da finalização do trabalho de pesquisa, o documento não foi aprovado, tampouco divulgado na IES Alpha.
Contribui, também, como um forte direcionador de processos para instituições de ensino ou empresas que tenham as mesmas necessidades, não só as especificamente financeiras, como também as que demandam padronização e formalização de processos de maneira que os participantes tenham plena certeza do papel que desenvolvem em atendimento aos seus diversos clientes, sejam eles internos ou externos, assim como os processos possam ser disponibilizados de forma a garantir o entendimento dos fornecedores de informação. E que o façam com clareza para que o processador do serviço possa entregar ao seu tomador, qualidade e atenda às suas necessidades.
O trabalho, também, abre oportunidades para novos estudos e preenchimento das lacunas do estudo, acerca da implantação mais abrangente de mecanismos de controle como o ciclo PDCA, o Balanced Scorecard (BSC), estudo e inserção de metas e indicadores de qualidades e outras ferramentas que podem mensurar e controlar as atividades na prestação de serviço e medir o grau de satisfação dos clientes interno e externo, além de pesquisas específicas voltadas à análise de crédito e avaliações de riscos nas atividades de prestação de serviços educacionais, que demandam maiores dados, pesquisas e metodologias direcionadas ao assunto. Como indicação inicial, para implantação do BSC, conforme Ruas (2003), três grandes fases são necessárias: a de planejamento estratégico, onde há a definição das missões, visões e onde a empresa quer chegar no longo prazo; estratégia da ação, onde entra o BSC para traduzir as estratégias em objetivos, indicadores, metas e planos de ações e o monitoramento, onde há a análise e revisão da estratégia, também, através do BSC.
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