O acordo interinstitucional entre bibliotecas

Após breves considerações neste capítulo acerca do surgimento das universidades

UFGD e UEMS e suas bibliotecas, bem como dos interesses administrativos e políticos

favoráveis à cooperação entre as duas instituições, destaca-se a apreciação do instrumento que

regulamenta essa relação: o acordo de cooperação técnica e administrativa entre as

universidades sobre suas bibliotecas.

Além dos interesses já expostos, as negociações envolvendo o imóvel que foi da

UEMS e se torna da UFGD, alguns atos institucionais favoráveis à permuta admitem o

interesse mútuo das universidades pela continuidade da parceria envolvendo as bibliotecas. A

ideia era consolidar as negociações dos últimos anos entre o terreno e obra destinada à

instalação da nova biblioteca. Neste sentido, os reitores trocam informações com o objetivo de

celebrarem essas decisões.

Em meados de 2012 a divisão de convênios da UFGD abre processo administrativo

¹⁸

para tratar do acordo de cooperação entre as bibliotecas, já firmado uma primeira vez em

2007. Conforme consta no novo termo de abertura, a intenção era estabelecer as condições

para o funcionamento compartilhado das bibliotecas.

A pasta do processo criado pela UFGD é composta principalmente pelo termo de

abertura, justificativa do acordo, minuta do contrato e anexo do plano de trabalho, despachos

da divisão de contratos, parecer da procuradoria, resolução do conselho universitário, ofícios

entre os reitores e extrato do acordo publicado no Diário Oficial da União (DOU)

¹⁹

.

O setor de contratos e convênios da UEMS apresenta na sua pasta-processo,

informações como comunicado via e-mail à UFGD, minuta do contrato, despachos da divisão

18 Procedimento criado conforme a Lei n. 9.784, de 29 de janeiro de 1999 para regular o processo administrativo

no âmbito da Administração Pública Federal. Disponível em: <goo.gl/N9Km4>. Aceso em 23 set. 2016.

19 Informações constantes no Termo de abertura do processo 203005.002321/2012-46 pela Universidade Federal

de administração e setor de convênios, certidões negativas de débitos da UFGD e parecer da

procuradoria da universidade sobre o andamento das negociações.

Importa destacar que cada instituição possui seu individual e distinto processo

administrativo para tratar do mesmo assunto, de modo que cada pasta-documento institucional

criada não possui necessariamente os mesmos documentos e procedimentos.

A justificativa presente no processo administrativo inicialmente aberto pela UFGD

para discutir o acordo era a definição de orientações sobre o uso do espaço da biblioteca da

sua instituição quando tornasse compartilhada: a fixação de normas gerais para

funcionamento do acordo, possibilidade de empréstimo entre bibliotecas e delimitação dos

beneficiários a serem atendidos pelo acordo

²⁰

.

Na pasta, cujo processo administrativo trata do mesmo assunto na UEMS, não são

apresentadas justificativas. Isso permite acreditar que a universidade estadual concorda com

as regras apresentadas pela universidade federal, uma vez que não documenta qualquer

contestação nos dois anos de andamento de formalização do último acordo entre 2012 e 2014.

As razões apresentadas no documento do acordo de cooperação técnica e

administrativa final propõem a celebração, entre a UFGD e a UEMS, do compartilhamento da

estrutura para acesso comum aos espaços físicos, acervos e empréstimos dos materiais no

prédio da biblioteca da UFGD (UFGD, 2014).

No preâmbulo do documento, os reitores são apresentados como responsáveis maiores

pela realização do contrato. A primeira cláusula declara a necessidade de esforços mútuos no

sentido de viabilizar o acordo em benefício das duas comunidades acadêmicas (UFGD, 2014).

Conforme previsão do contrato, as instituições se responsabilizam pelo custeio de suas

despesas decorrentes de encargos inerentes à realização do trabalho conjunto, conforme o

plano de trabalho anexo a esse contrato, sem transferência de orçamento, uma para a outra,

em nenhuma hipótese (UFGD, 2014).

Como regra geral, fica estabelecido no instrumento: (1) contrapartida mútua de acesso

e empréstimos de acervo bibliográfico; (2) designação de funcionário de cada universidade

para acompanhar e relatar a cada três meses sobre o andamento do contrato; (3) vigência de

cinco anos a contar da data de assinatura, podendo ser prorrogado pelo mesmo período; e (4) a

possibilidade de alteração de suas cláusulas por meio de termo aditivo (UFGD, 2014).

Consultando o setor de contratos e convênios das respectivas universidades, não se

encontra qualquer registro de acompanhamento e avaliação do andamento desse acordo desde

20 De acordo com o Plano de Trabalho do anexo I do Acordo de Cooperação Técnica para compartilhamento de

o início da vigência do contrato, conforme previsto. Isso pode indicar que essas atividades não

se realizaram até o momento ou, se ocorreram, não foram documentadas para permitir o

acesso a essas informações.

Ao se verificar sobre a possibilidade de extinção do acordo previsto no documento,

ficou estabelecido que pode ocorrer em consequência de implemento de prazo; por motivo de

força maior que inviabilize a renovação; e por renúncia bilateral ou desistência unilateral,

nesse caso, tendo que informar a cooperante com seis meses de antecedência (UFGD, 2014).

O contrato ainda prevê que a UEMS fica responsável por providenciar os bens

mobiliários para instalação de sua biblioteca. Como complemento do contrato de cooperação,

o plano de trabalho serve para regular o cumprimento das ações previstas nesse acordo

cooperativo (UFGD, 2014).

O contrato de cooperação é um procedimento administrativo necessário à realização

do acordo interinstitucional, sendo desenvolvido com a colaboração de alguns setores das

duas universidades, sob responsabilidades e baseado principalmente nas decisões dos reitores

de cada instituição. Não se identificou, contudo, a participação direta das unidades

interessadas e dos bibliotecários responsáveis.

A organização das atividades compartilhadas nas bibliotecas e as orientações acerca

dos direitos e das obrigações de cada uma são fixadas no instrumento denominado “plano

trabalho”, anexado ao acordo. Por não participarem diretamente da construção do

instrumento, as bibliotecas ficam apenas sujeitas a observar as regras constantes do acordo e

do regulamento com finalidade de garantir a execução das atividades previstas.

Consta neste plano que a biblioteca da UFGD disponibiliza uma área de 411 metros

quadrados à biblioteca da UEMS para realização de suas atividades profissionais internas e os

atendimentos dos usuários das duas comunidades universitárias, que são os beneficiários

desse acordo (UFGD, 2014).

A UFGD fica obrigada a: (1) permitir a utilização da área cedida do imóvel para a

UEMS; (2) consentir acesso irrestrito à comunidade acadêmica da UEMS nos locais de uso

comum de sua biblioteca; (3) disponibilizar os recursos informacionais para empréstimos e

acesso informatizados dos catálogos, dentre outras obrigações (UFGD, 2014).

As principais responsabilidades da UEMS apresentadas neste documento são: (1)

cuidar do edifício da biblioteca, não realizando qualquer benfeitoria ou alteração predial; (2)

realizar manutenção em geral; (3) pagar todas as despesas decorrentes das suas atividades; (4)

disponibilizar seu acervo à comunidade universitária da UFGD; e (5) nomear funcionários

para todos os setores, principalmente para o de atendimento de empréstimos (UFGD, 2014).

Tanto o acordo de cooperação quanto o plano de trabalho são assinados em 2014 pelos

gestores de ambas universidades. No mesmo ano foi publicado no DOU, o extrato de

cooperação, cujo teor confirma a consignação do acordo entre as universidades UFGD e

UEMS para compartilhamento da estrutura física e do acervo válido por cinco anos a partir de

2012 (BRASIL, 2014).

Após o início do acordo de cooperação, o funcionamento dos serviços compartilhados

pode ser quantificado, conforme serão apresentadas no capítulo 4, pela quantidade de

atendimentos realizados entre as duas instituições nas instalações do prédio da nova

biblioteca. Isso demonstra a concretização da proposta de cooperação para o

compartilhamento pactuado conforme demonstrado ao longo desse capítulo.

A análise da cooperação interinstitucional entre as duas bibliotecas concentra-se nos

atendimentos realizados pela equipe das bibliotecas envolvendo a soma das operações de

empréstimo, a saber: registro dos empréstimos, renovações e devoluções dos materiais

realizados pelos sistemas automatizados das bibliotecas.

A quantidade de usuários que circulam nos espaços físicos das bibliotecas também

podem se configurar como uma forma de atendimento realizada pelas unidades cooperantes,

mas devido à indisponibilidade de meios para mensurar de forma precisa tais informações em

cada biblioteca, essa variável não foi analisada, sendo considerada, portanto, somente a

variável que diz respeito ao serviço de empréstimo interbibliotecário.

Apesar dos atendimentos interbibliotecários certificarem a presença dos usuários das

bibliotecas compartilhadas, uma vez que os empréstimos presenciais são realizados no balcão

de atendimento, o número de usuários que circulam nas bibliotecas pode ser superior ao

número de usuários que realizam os empréstimos nas unidades cooperantes, visto que eles

podem usar os espaços para outras finalidades além da retirada de material por empréstimo.

O acordo de cooperação técnica e administrativa entre essas bibliotecas universitárias

representa a forma que elas encontraram para se ajudarem, tendo em vista a proximidade

geográfica, a vocação que as universidades já possuíam para desenvolverem atividades

conjuntas e os objetivos comuns em relação às bibliotecas. Até o presente momento, o acordo

trouxe benefícios, porque permite a existência das duas unidades de informação atendendo,

ainda que limitadamente, às duas comunidades acadêmicas.

Vale ressaltar que este convênio foi direcionado apenas para as ofertas de empréstimos

e da ocupação dos espaços físicos das bibliotecas cooperantes. Fica evidente que o atual

acordo de cooperação poderia ofertar outras atividades cooperativas envolvendo, assim, novos

serviços. Podem ser consideradas novas possibilidades de realização de atividades

cooperativas, que são encontradas na literatura e que foram sistematizadas no quadro 3 do

capítulo 2, bem como as tendências de serviços bibliotecários em bibliotecas universitárias

apresentadas no quadro 1 do mesmo capítulo.

No documento VAGNER ALMEIDA DOS SANTOS (páginas 59-63)