Este princípio condiz com a ideia de arquivos (conjunto de documentos) passando por três estágios distintos de arquivamento, de acordo, não obstante, com o uso que se faz dos documentos: corrente, intermediário e permanente, já anteriormente explicados. A cada uma dessas etapas correspondem determinados procedimentos formais e técnicos, diferentes em suas aplicações, cujos tratamentos dispensados, por exemplo, na fase corrente, refletirão nas fases seguintes.
Como item fortemente requerido em nossos dias, o da dinamicidade, que facilite segundo uma adequada e responsável gestão de documentos (PINTO; CAVALCANTE e SILVA NETO, 2005 p. 35) orientam:
Ao atribuir à informação uma característica dinâmica e propor sua organização, incluindo sua dinamicidade [...]. As características da modernidade ressurgem, no domínio da informação, na década de 1960 [...] na relação sujeito/objeto que preside à ciência moderna, uma relação que interioriza o sujeito à custa da exteriorização do objeto, tornando-os estanques e incomunicáveis.
Como importante adendo ao racional e seguro tratamento da informação, considera-se que na gestão de documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, venham corresponder a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Tal gestãoé operacionalizada por meio do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, visando tão somente aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental (não esquecer o que acima se mencionou acerca da teoria das três idades).
A gestão de documentos apresenta-se como uma etapa munida do seguinte objetivo: assegurar, de forma eficaz, a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos, ao passo que possa garantir que a informação governamental seja disponibilizada quando e onde se faça necessário para o governo e para os cidadãos.
Outra prerrogativa nos dá conta de que a eliminação dos documentos deva ser estabelecida quando não tiverem valor administrativo fiscal, legal ou útil à pesquisa científica. Salientamos que é fundamental assegurar o uso adequado damicrografia, do processamento automatizado de dados e outras técnicas usuais avançadas de gestão da informação, bem como a contribuição para o acesso e preservação dos documentos passíveis da guarda permanente por seus valores históricos e científicos. Como relativo ao tempo e contexto histórico, Campello e Caldeira (2005, p.128) informam:
Após a Segunda II Guerra Mundial, modifica-se a concepção de instituição arquivística, amplamente reproduzida na Europa e nas Américas, estabelecendo um modelo institucional. Este modelo permaneceu o mesmo até meados do século XX, privilegiando tais instituições como espaços a serviço da História [...]. A gestão de documentos, tão como aparece no
Dicionário de TerminologiaArquivística do Conselho Internacional de Arquivos, diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.
A gestão de documentos apresenta-se constituída de três fases distintas, que nos dão conta da manutenção adequada aos documentos, quanto à sua produção, utilização e destinação.
1ª Fase, correspondente ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Aqui se deve otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Esta fase se compõe de: elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; utilização de processadores de palavras e textos.
2ª Fase, correspondente ao fluxo percorrido pelos documentos, imprescindível ao cumprimento de sua função administrativa, bem como sua guarda após cessar seu trâmite. Aqui, existem métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
3ª Fase, correspondente à destinação de documentos, onde esta: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, significa decidir quais os documentos passíveis de eliminação, bem como quais serão preservados permanentemente.
Há ainda, o que corresponde aos “níveis de aplicação”. Segundo a UNESCO, a aplicabilidade de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida sob quatro níveis, a saber:
Nível mínimo, correspondendo ao estabelecimento da prerrogativa de que os órgãos devam contar, ao menos, com programa de retenção e eliminação de documentos, bem como estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística público aquele de valor permanente;
Nível mínimo ampliado, correspondendo ao nível que complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário; Nível intermediário, correspondendo os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondência e a implantação de sistemas de arquivos;
Nível máximo: inclui todas as atividades supracitadas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação.
Por fim, cumpre-nos registrar algo sobre o documento corrente, posto que este se faça necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e, por consequência, os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, atuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas. Esse conjunto de operações técnicas caracteriza os serviços de gestão de documentos correntes. Nas administraçõespúblicas e privadas, as unidades responsáveis por tais serviços são intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicações administrativas, serviço de comunicações.
4 A IDEIA DE MEMÓRIA ENQUANTO UMACONSTRUÇÃO SOCIAL