Políticas de desenvolvimento de coleções

A política de seleção trata-se de documento estruturado em que se instituem os critérios de inclusão ou permanência de materiais. Evans (1949, p. 122) afirma que, em certa medida, o termo é apresentado como sinônimo das políticas de desenvolvimento de coleções, “sendo utilizados de forma intercambiável por alguns bibliotecários”.

Embora tenha sido considerado por Maciel e Mendonça (2006) como função operacional meio, o desenvolvimento de coleções está fortemente relacionado com as funções de planejamento. Nesse sentido, Vergueiro (1989) defende que o desenvolvimento de coleções é, acima de tudo, um trabalho de planejamento de acervos, afetado por muitos fatores, como os objetivos específicos da biblioteca, a comunidade a ser atendida e as coleções de outras bibliotecas no caso de aquisições cooperativas.

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A política de desenvolvimento de coleções pode ser considerada a materialização do planejamento. É esse documento que funcionará como guia das decisões do bibliotecário. Para Vergueiro a política:

(...) irá prover uma descrição atual da coleção, apontar o método de trabalho para consecução dos objetivos e funcionar como elemento de argumentação ao bibliotecário, dando-lhe subsídios para discussão com autoridades superiores, tanto para a obtenção de novas aquisições como para recusa a imposições estapafúrdias (VERGUEIRO, 1987, p. 197).

Para o mesmo autor (1987, p. 197), uma das principais razões para a elaboração da política é a razão econômica, já que essas exigem a determinação de prioridades na destinação de recursos. Mesmo que a unidade de informação disponha de recursos financeiros suficientes – o que é exceção –, é importante considerar a necessidade de espaço para alocação de pessoal e recursos necessários para preparar esse material. No mesmo sentido, Buckland (1989, p. 213) pontua que há uma forte motivação econômica para a análise cuidadosa do desenvolvimento de coleções em que estão envolvidas não apenas as questões de acesso, mas também os custos envolvidos com a seleção, aquisição, catalogação e processamento do material.

De acordo com a Berrien County Library League (c1979, p. 85), outras diferentes razões podem ser listadas para justificar a elaboração de políticas institucionalizadas que, segundo o autor, podem ser aplicadas à elaboração de políticas de desenvolvimento de coleções:

● Dar direcionamento para bibliotecas e curadores que tem um acervo sob sua tutela definindo sua autoridade e discrição;

● Esclarecer as relações entre a gerência da biblioteca e os bibliotecários, entre o governo local e a gerência, entre o bibliotecário e os funcionários e entre os próprios funcionários;

● Ajudar a construir o atendimento ao público: as pessoas atendidas pela biblioteca podem ser confortadas com evidências do que a gerência da biblioteca está fazendo para ajudá-las e porque está tentando fazer isso.

● Economizar tempo, esforços e dinheiro: várias questões surgem na gerência da biblioteca e se repetem de várias formas. Haverá mais tempo livre para o bibliotecário e a gerência planejarem melhorias em rotinas e programas da unidade de informação. Uma política de desenvolvimento também facilita uma revisão ordenada das práticas gerenciais e quais serão as ações que podem ser

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desenvolvidas para se manter a par das necessidades considerando decisões passadas.

● Auxilia a avaliação dos serviços: a gerência é capaz de avaliar mais inteligentemente os serviços providos quando os objetivos estão claros e a responsabilidade é definida.

● Ajuda a reduzir as críticas: centra a atenção em declarações claras. As pessoas ficam mais propensas a aceitar essas declarações do que opiniões pessoais. ● Assegura uniformidade e igualdade no tratamento: pequenas inconsistências, que

ocorrem natural e facilmente, podem ser eliminadas e desentendimentos devido à falta de informações podem ser reduzidos substancialmente.

● Reduz pressões e irritações: indivíduos ou grupos que querem algum tratamento especial saberão que os seus casos serão decididos com base em uma política estabelecida e não em considerações pessoais ou momentâneas.

● Assegura que a gerência e os funcionários estejam mais bem informados: depois de familiarizados com as políticas e provida a experiência em formulá-las, constrói-se hábitos de pensar em termos da política ao invés de questões imediatas. O estudo de políticas aperfeiçoa a orientação de novos membros da diretoria e equipe.

Gregory (c2011, p. 34) acrescenta outros benefícios da política de desenvolvimento de coleções:

● Estabelece quem é o responsável por vários aspectos do processo de desenvolvimento de coleções e das atividades de gerenciamento;

● Provê diretrizes para doações;

● Ampara o desenvolvimento de coleções cooperativas; ● Identifica as forças e as fraquezas na coleção;

● Promove a proteção da liberdade intelectual.

Apesar de não ser possível determinar categoricamente todos os critérios que devem constar na política de desenvolvimento de coleções - já que a comunidade e o próprio acervo divergem em cada unidade de informação - diversos autores citaram elementos que devem constar nesse documento. Para melhor visualizarmos esses elementos, elaboramos o quadro 2.

37 Quadro 2 - Elementos que devem constar na política de desenvolvimento de coleções

Usuários - Descrição da clientela da biblioteca (GREGORY; STOFFEL c1979); (DIAS; PIRES, 2003); (VERGUEIRO, 2010).

- Análise de comunidade e das necessidades de informação (CURLEY; BROADERIK 1985);

- Descrição de quais são as formas de diagnóstico das demandas e necessidades de recursos (DIAS; PIRES, 2003);

- Estabelecimento de quais serviços devem ser oferecidos, tipos e níveis de prestação (para quem, preço, etc.) (DIAS; PIRES, 2003); - Descrição dos objetivos da biblioteca (VERGUEIRO, 2010).

Instituição - Identificação da biblioteca e instituição mantenedora (VERGUEIRO, 2010);

- Apresentação de objetivos e metas específicas da organização (DIAS; PIRES, 2003); (CURLEY; BROADERIK 1985).

Recursos financeiros

- Exposição dos recursos orçamentários advindos da instituição e dos mecanismos de captação de recursos extra orçamentários (DIAS; PIRES, 2003);

Equipe - Designação da responsabilidade pela seleção de materiais (CURLEY; BROADERIK 1985); (GREGORY; STOFFEL c1979) - Definição de fluxos de responsabilidades e atribuições (DIAS;

PIRES, 2003; VERGUEIRO, 2010).

Assunto - Apresentação dos limites gerais de assunto; níveis de profundidade da coleção (mínimo, básico, instrucional, de pesquisa ou compreensivo); limitações (idioma, lugar ou suporte) (CURLEY; BROADERIK 1985; DIAS; PIRES, 2003).

- Interpretação do escopo da coleção (GREGORY; STOFFEL c1979);

Suporte - Explicação sobre escopo, tamanho da coleção e tipo de material (DIAS; PIRES, 2003);

Instituições parceiras

- Descrição das relações de cooperação (CURLEY; BROADERIK 1985);

- Estabelecimento de relações com serviços de informação congêneres, inclusive critérios para intercâmbio de material bibliográfico (DIAS; PIRES, 2003);

Operacionais _{- Políticas para doações de duplicatas (CURLEY; BROADERIK}

1985);

- Políticas para assinaturas de periódicos (GREGORY; STOFFEL c1979);

- Estabelecimento de critérios para realização de remanejamento e de descarte (DIAS; PIRES, 2003);

- Apresentação de como serão feitas as avaliações do material incorporado e a ser incorporado, mediante compra, permuta ou doação, apontando quando e sob quais condições o material poderá ingressar no acervo (DIAS; PIRES, 2003);

- Relato de quais serão os critérios de avaliação e reflexão a serem utilizados para uma análise sistemática e contínua dos pontos fortes e fracos da coleção (DIAS; PIRES, 2003);

38 - Descrição dos critérios utilizados no processo e de seus

instrumentos auxiliares (VERGUEIRO, 2010).

Fonte: Própria autora, baseada em Gregory; Stoffel (c1979); Curley; Broaderik (1985); Dias; Pires (2003); Vergueiro (2010).

O nível de detalhamento da política dependerá do objetivo pelo qual ela está sendo escrita. De acordo com Vergueiro (2010, p. 71), os bibliotecários devem analisar sua prática e o tipo de instrumento que necessitam como suporte a suas atividades. Para o autor, o melhor indicador da qualidade de uma política é o resultado proveniente da sua utilização: a coleção em si.

2.2.3 Seleção

Muitas vezes confundida com o próprio desenvolvimento de coleções, Spiller (1986, p.1) define que a seleção é a avaliação e a escolha de material para ser adicionado ao acervo. O objetivo a ser perseguido pelas unidades de informação é promover a seleção baseando-se em objetivos institucionais aliados às necessidades de informação dos usuários.

Para Vergueiro (2010, p. 5), a seleção é um momento de decisão. Para que a decisão seja mais bem fundamentada, pressupõe-se que o bibliotecário conheça bem o acervo e o usuário. A lista de desiderata, ou seja, a lista com os itens que devem ser incorporados ao acervo, deve ser elaborada a partir da análise do acervo, das necessidades de informação do usuário e das sugestões da comunidade de pessoas atendidas pela unidade de informação.

Vergueiro (2010, p. 62) aponta que os responsáveis pela seleção do material podem ser uma comissão, constituída por bibliotecário(s) e membros externos à unidade de informação, como especialistas da área ou funcionários hierarquicamente superiores. Essa comissão de seleção possuiria caráter deliberativo ou consultivo e se reúne periodicamente para avaliar as sugestões de aquisição. Há também a possibilidade de o bibliotecário selecionar de forma autônoma.

Ainda de acordo com o autor (2010, p. 66), para que a seleção ocorra da melhor forma possível, o bibliotecário pode contar com instrumentos auxiliares. Por intermédio deles, os bibliotecários poderão obter informações referente a existência de itens e ter uma estimativa da qualidade desses materiais. Dias e Pires (2003, p. 37) citam como exemplos de fontes auxiliares para a seleção: os especialistas na área; as instituições; as

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bibliografias especializadas; os resumos; os índices; os catálogos; a literatura comercial, as circulares; as listas comerciais; as resenhas; as recensões; os anúncios; os diretórios; os guias de literatura; as listas de novas aquisições e os boletins de outras bibliotecas; as livrarias; os sebos; as exposições literárias e feiras de livros e as sugestões de usuários.

Os fatores gerais que influenciam o processo de seleção, de acordo com Vergueiro (2010, p. 13-15) são: o assunto, já que se verifica se os materiais passíveis de incorporação ao acervo estão ou não incluídos nos assuntos ou áreas de cobertura da coleção; o usuário, quando há a análise do benefício que cada material incorporado ao acervo poderá trazer aos usuários reais e potenciais; o documento, quando se averigua se a biblioteca possui material suficiente sobre o assunto ou o tipo de documento em particular; o preço, quando se verifica se a biblioteca dispõe de recursos financeiros suficientes e, por fim, questões complementares como se o material pode sofrer vandalismo bem como se o material pode gerar objeção por parte dos usuários.