Antes de iniciar a fase de análise de processos é preciso, também, se preocupar com a forma como o projeto será realizado, e para isso devemos realizar atividade de preparação, tais como:
1- Estabelecer a metodologia e a estrutura de trabalho.
Caso a metodologia, e a estrutura de trabalho já estejam definidas, passamos para a realização das atividades subsequentes. Caso a organização não possua uma metodologia estabelecida para a realização de projetos ou iniciativas de melhoria de processos, é importante que o profissional de processos leve para a gestão a importância dessa etapa.
Uma metodologia completa de BPM é uma conquista que poucas organizações já adquiriram, porém, é possível estabelecer de forma bastante ágil algumas características que o projeto deverá seguir e respeitar, tais como:
A notação de modelagem padrão no projeto O nível de detalhamento dos processos O ciclo de aprovação dos modelos gerados Os papeis e responsabilidades
O ciclo de vida do projeto
O ciclo de vida do gerenciamento de processos de negócio da organização Com este pequeno e representativo conjunto de definições já é viável iniciar as atividades do projeto com uma considerável segurança e qualidade.
A definição de metodologia e estrutura de trabalho também depende de inúmeros outros fatores, tais como:
A organização possui um framework estabelecido? Existem sistemas que suportam a metodologia?
Um único framework ou metodologia pode ser usado integralmente, ou a sua combinação será mais apropriada?
A técnica irá ajudar no entendimento do que está acontecendo?
A técnica permitirá a criação de um processo que atenda aos objetivos críticos
Evidentemente, o ideal é que as organizações evolutivamente desenvolvam e mantenham suas melhores formas de realização e manutenção de iniciativas de melhoria e gerenciamento de processos de negócio.
Lembre-se do objetivo principal desta atividade: Estabelecer a metodologia e a estrutura de trabalho.
Se tudo já existe e está definido e documentado formalmente, você terá apenas o trabalho de fazer os ajustes necessários para o bom andamento do projeto. Se nada existir ou possuir qualquer formalização, você deve cuidar desde o levantamento e da definição, até a aprovação final com a organização. Não é demais lembrar que a metodologia, apesar da forte conotação científico- corporativa que possa ter, não é, e nem deve ser imutável.
Assim como o projeto de BPM, e a gestão de e por processos em si, também deve estar preparada para a constante melhoria e evolução.
2- Levantar Informações Iniciais
A atividade de levantamento de informações iniciais sobre os processos é o momento ideal para se conseguir reunir o máximo de informações relevantes. Devemos sempre considerar que, o tipo de informação dependerá do objetivo do projeto, não apenas do objetivo do processo, pois se estivermos levantando informações sobre um processo no qual o projeto prevê apenas sua documentação formal, muito provavelmente, o projeto não comportará atividades e esforços inerentes ao detalhamento de interfaces de integração
sistêmica – por exemplo. Sendo assim, o trabalho de levantamento dessas informações poderá envolver:
Informação estratégica (análise de oportunidade, ameaças etc) Análise dos competidores e comparativos
A lógica do processo
A consistência do processo dentro da organização As pessoas envolvidas no processo
Relatórios de Auditoria Organograma
Conforme vimos anteriormente, o tipo de informação terá uma relação muito próxima com o objetivo do projeto, e dependendo do objetivo e outras característica da organização, do projeto, e da equipe envolvida, podemos conseguir estas informações por meio de:
Entrevistas com usuários ou grupos
Análise de relatórios com dados Históricos, Documentos, Registros etc Análise de modelos e diagramas já existentes
Simulação das situações apresentadas
Aprendizado assistido (aprender e realizar a atividade descrita)
Brainstorming (reuniões dinâmicas para a concepção de mapas e modelos significativos)
3- Entender a Cultura Organizacional
Entender a cultura organizacional é descobrir como o trabalho é realizado e o quê motiva seus atores para sua realização.
Entender as “regras implícitas” ao processo Quem tem o poder sobre o processo (influência)?
Se Ele não concordar com as melhorias, sua implantação será bem sucedida?
Existe a possibilidade de descontentamento com as novas formas de realização das atividades? Qual o impacto?
Busque descobrir e entender:
Quais são os líderes envolvidos no processo
Se os líderes não concordarem com as melhorias, será a sua implantação bem sucedida?
Qual a real motivação dos colaboradores/atores do processo para a realização das tarefas diárias?
A mudança no processo permite a promoção dos atores?
Qual a percepção dos colaboradores/atores do processo em relação ao projeto?
4- Entender o ambiente do negócio
Entender o ambiente do negócio é entender como funcionam as interações entre o negócio e o ambiente onde ele está inserido, incluindo:
1. O seu mercado
2. Os fatores externos que o afetam
3. As necessidades dos clientes e sua demografia 4. As estratégias
5. Os fornecedores
6. Como o trabalho é realizado para atender às necessidades dos clientes 7. As oportunidades
8. As ameaças
O entendimento do ambiente de negócio pode se valer da Análise de SWOT como fonte de informação.
5- Entender os Objetivos Críticos do Negócio
O analista de processos, ao buscar entender os objetivos críticos do negócio ele estará adquirindo maior capacidade de ajuda na definição do processo que – realmente - precisa de melhoria. Um objetivo crítico ajuda a definir motivo pelo qual uma organização existe, e o que controla seu sucesso. Todas as funções, departamentos, e processos da organização existem por um motivo: Atender aos objetivos críticos do negócio. Sabemos que um negócio pode ter mais de um
objetivo crítico, e assim, uma vez identificado os objetivos críticos, os processos que os suportam também devem ser identificados. Quando devidamente identificados, deve-se classificar e qualificar os processos por importância e impacto positivo no negócio. Lembre-se: Ao analisar os processos, é vital buscar e definir métricas para sua futura gestão e monitoramento.
6- Definir o escopo e a profundidade da análise
Esta atividade tem por objetivo definir os limites de início e fim de uma rodada de análise de processos, decidindo sobre a sua abrangência do projeto e quanto da organização será envolvida diretamente no projeto. Tradicionalmente, quanto mais funções e atividades inseridas no projeto, mais complicada e demorada será a fase de Análise de Processos. Para facilitar o trabalho de definição de escopo em iniciativas de análise de processos, é comum utilizar o conceito de decomposição funcional – ou refinamentos sucessivos dos processos.
Devemos considerar como elementos funcionais da análise: Macro Processo
Processo Subprocesso Atividades
Ou seja, devemos considerar que, o conjunto de atividades existentes em um subprocesso determina o escopo funcional do processo imediatamente superior.
Outro ponto importante a ser observado é a priorização dos processos que serão analisados conforme a sua importância, e para tal é essencial considerar uma valoração simples, mas eficiente, onde teríamos por ordem de importância:
1. Processos Primários 2. Processos de Suporte 3. Processos de Gestão
Dependendo da maturidade da organização sobre o tema, também é possível avaliar o esforço que será despendido na sua execução, seu custo, e o benefício final gerado, e com essa avaliação, definir quais processos serão abordados no escopo inicial.