Receção e conferência dos produtos

Os AO são os responsáveis pela receção de encomendas e os TDT os responsáveis pela sua conferência, com a exceção da receção de benzodiazepinas, estupefacientes, psicotrópicos, derivados do plasma e medicamentos de ensaios clínicos em que a conferência é da responsabilidade dos farmacêuticos.

A receção de encomendas é realizada numa área com acesso direto ao exterior, com fácil acesso e área suficiente para realização de manobras. Tem ainda acesso direto ao armazém central. Qualquer produto farmacêutico que chegue aos SF tem obrigatoriamente que ser conferido. Assim faz-se uma contagem quantitativa e uma análise qualitativa para ver se estão de acordo com a com a guia de remessa e respetiva NE. Outros fatores como os lotes e prazos de validade são verificados bem como as condições de transporte dos medicamentos.

Em caso de alguma anormalidade informa-se o fornecedor de maneira a tentar resolver a situação. Por vezes há medicamentos que tem prazo de validade curto e nestes casos ou se pede troca dos medicamentos ou se faz um acordo com o fornecedor em que a quantidade não utilizada possa ser trocada ou devolvida.

Todos os medicamentos pertencentes ao grupo dos citotóxicos (CTX), devem ser devidamente identificados com o dístico CTX (anexo XIX), devendo ser separados dos restantes produtos de forma a evitar possíveis acidentes.

Depois de conferida toda a medicação, o TDT assina e coloca data e o armazém na guia de remessa ou fatura. No caso já referido de medicamentos de circuito especial como sendo benzodiazepinas, estupefacientes, psicotrópicos, derivados do plasma e medicamentos de ensaio clínico são conferidos por um farmacêutico e no caso especial dos estupefacientes, psicotrópicos e

hemoderivados são sujeitos a dupla verificação efetuada por farmacêuticos. Procede-se então ao arquivo de toda a documentação técnica que acompanha este tipo de medicamentos (no caso de hemoderivados, certificado de Autorização de Utilização de Lote (CAUL), certificados de análise) concomitantemente com a cópia da guia remessa/fatura.

Paralelamente a este processo é dada a entrada informática dos produtos pelas administrativas dos SF que confirmam se existem discrepâncias entre a NE e a guia de remessa.

Seguidamente os produtos são encaminhados para os armazéns que lhe dizem respeito, tendo em conta as suas especificidades como condições de armazenamento ou necessidade de segurança especial.

2.4 Armazenamento

As condições de armazenamento dos produtos revelava-se de extrema importância pois só assim se garante a estabilidade e qualidade dos medicamentos necessários para uma boa utilização destes. Como tal, todos os produtos farmacêuticos devem seguir as condições ideais de armazenamento, nomeadamente em termos de luz, temperatura, humidade e condições de segurança. Se não forem garantidas todos estas condições, pode ocorrer inviabilidade dos produtos e consequentemente gastos desnecessários.

No CHVNG/E os produtos farmacêuticos estão distribuídos por diferentes armazéns conforme a utilização dos produtos, auxiliando na gestão e eficácia dos produtos farmacêuticos. Os armazéns estão identificados numeralmente, existindo atualmente 8 armazéns:

 F2- Armazém da Farmácia da Unidade 2;

 F3- Armazém Central - que funciona como armazém principal fornecendo os produtos aos restantes armazéns;

 F4- Armazém da Farmácia de Ambulatório;

 F5- Armazém dos Citotóxicos;

 F7- Armazém de soros;

 F8- Armazém de Estupefacientes e Benzodiazepinas;

 F9- Radio-Frequency Identification (RFID) - armazém do setor de ambulatório

 Q - Quarentena

No CHVNG/E os medicamentos estão armazenados em prateleiras, devidamente identificadas com o DCI e ainda com um código de barras interno, por ordem alfabética de DCI. Alguns produtos devido às suas particularidades estão armazenados em prateleiras por áreas específicas como o caso da nutrição artificial, os medicamentos anti-infeciosos, o material de penso, medicamentos de uso oftálmico, medicamentos inflamáveis (encontrando-se alguns num armário de segurança de inflamáveis e outros num edifício próprio separado da farmácia), desinfetantes, produtos de contraste radiológico, soros, hemoderivados, estupefacientes e psicotrópicos (com fechadura de segurança) e os gases medicinais (separado da farmácia).

Alguns medicamentos com características específicas exigem precauções adicionais no seu armazenamento como os CTX, os inflamáveis e os medicamentos psicotrópicos e estupefacientes (MPE). No que se refere aos CTX estes encontram-se na sala da Farmácia Oncológica. No caso dos MPE encontram-se armazenados numa sala individualizada com fechadura de segurança e com cofres no seu interior. Relativamente aos inflamáveis estão armazenados divisão própria, cumprindo regras por forma a menorizar o risco de acidentes como ser isolada das restantes e estar perto de uma saída do edifício para o exterior.

Relativamente aos medicamentos que carecem de um sistema de frio, são armazenados em frigoríficos (2-8ºC) equipados com o Sistema Vigie® que controla e regista a temperatura e humidade não só dos frigoríficos mas de todo o espaço dos SF. Este Sistema Vigie® está equipado com um sistema de alarme automático que dispara quando ocorrem discrepâncias na temperatura ou humidade relativamente ao que está preconizado, enviando uma mensagem telefónica ou um

email para a pessoa responsável pela sua monitorização.

Todos os produtos estão armazenados através do sistema FEFO (“first expire – first out”), ou seja, os medicamentos de prazo de validade mais baixo são colocados na frente de forma a serem consumidos em primeiro lugar. Assim, durante o armazenamento é essencial confirmar os prazos de validade.

No caso de haver produtos que estejam próximo do final da validade deve ser avaliado se o produto é ainda passível de ser consumido noutros serviços. Caso contrário deve-se contactar os laboratórios de forma a acordar uma possível troca ou a sua devolução e crédito do produto. Razões para o aparecimento destas situações prendem-se com uma possível diminuição de consumo, falhas no processo de armazenagem não sendo cumprida a regra FEFO ou compras em quantidades excessivas. Assim devem-se criar medidas que previnam situações desta natureza no futuro. Quando se detetam medicamentos com prazo de validade já terminado faz-se uma transferência informática para o armazém Q1 que é o responsável pelos medicamentos já expirados ou danificados e que aguardam tratamento administrativo. Posteriormente efetua-se o abate informático do produto em questão.

3. Distribuição

A área da distribuição de medicamentos é a mais visível pelo exterior no circuito dos medicamentos hospitalares, sendo um processo basilar na correta dispensa da terapêutica prescrita aos doentes. Desta forma, garante uma utilização segura, eficaz e racional do medicamento, diminuindo assim, os erros como administração de medicamentos não prescritos, troca da via de administração ou erros na cedência das doses. Uma outra vantagem prende-se com o facto de permitir fazer uma monitorização da terapêutica, auxiliando também na redução do tempo na manipulação dos medicamentos nas enfermarias e não menos importante, ajuda a racionalizar os custos com a terapêutica (1).

Assim, de forma a melhorar a monitorização da terapêutica do doente, deve ser feito o registo individualizado da medicação dispensado pelo SF e ainda o registo de possíveis efeitos adversos ou incompatibilidades reportados pelo doente.