Resultados da análise documental e do mapeamento do processo

Foram verificados os seguintes documentos: a Lei Federal de Estágio de nº 11.788/2008, o Regimento da UFRN, o Regulamento dos Cursos Regulares de Graduação da UFRN, a Resolução de Estágio da CGEP de nº 01/2018 (que substituiu a Resolução nº

01/2014 de 18 de agosto de 2014). Também foram analisados 393 dossiês de estágio dos discentes, cadastrados do dia 01/03/2016 a 28/02/2019. Eletronicamente foram estudados os e-mails da Coordenação relacionados aos estágios, bem como as informações presentes no Módulo Central de Estágios, o site da CGEP e sua planilha em Excel de controle interno para os estágios.

No tocante às legislações citadas, observou-se que a Lei Federal nº 11.788/2008 demonstra ser cumprida nas normas e procedimentos da UFRN. Contudo, em alguns momentos, não é específica, ou seja, não delimita o assunto. Essa amplitude pode ser vista como oportunidades para que as instituições de ensino e as coordenações de curso (no caso da UFRN) estudem e especifiquem a temática de acordo com as suas necessidades. Um exemplo disso está na carga horária mínima do estágio curricular não obrigatório. Na Lei Federal de Estágio não consta esse mínimo, porém a UFRN em seu Regulamento dos Cursos Regulares de Graduação e a CGEP em sua resolução sobre estágio adotaram a carga horária mínima de 100 (cem) horas.

Nos estudos da Resolução nº 171/2013 – CONSEPE (Regulamento dos Cursos Regulares de Graduação da UFRN) e a Resolução nº 01/2018 – CGEP/CT (Atividade acadêmica específica estágio curricular do Curso de Engenharia de Produção) notou-se conflito entre o Artigo 73, §1º da primeira: “caso a duração do estágio seja superior a um semestre, o estudante também tem a obrigação de entregar relatórios parciais a cada 6 (seis) meses”; e o Artigo 13º da segunda: “o aluno deverá apresentar relatórios parciais bimestrais e relatório final com o visto do supervisor da organização e do professor orientador”. Ou seja, para a Resolução nº 171/2013 – CONSEPE, a cada seis meses o aluno deve entregar um relatório parcial do seu estágio, se este for superior a um semestre. Já para a Resolução nº 01/2018 – CGEP/CT, a cada dois meses é que ocorre essa entrega. Para entender essa diferença é interessante atentar para o histórico da CGEP.

A partir da leitura do Regimento Interno da UFRN e também do Regulamento dos Cursos Regulares de Graduação da UFRN, entende-se que a Reitoria delega para as Coordenações de Cursos não apenas a representação da instituição, mas também a condução de determinados assuntos. Até mesmo pelas distintas características que cada curso possui, desde que respeitem as normas legais externas e internas da Universidade, as demandas tornam-se melhor gerenciadas a partir dessa descentralização. São exemplos o estágio, o trabalho de conclusão de curso etc.

Baseado nesse aspecto, a CGEP adotou a prática de solicitar aos estagiários relatórios parciais bimestrais, pois, os docentes haviam debatidos sobre a questão no Colegiado do curso

e concluíram que essa era uma forma para garantir que os alunos comparecessem as reuniões com os orientadores, tendo em vista que os estagiários não compareciam as orientações. Também foi uma maneira de acompanhar o discente, devido às concedentes, em sua maior parte, não enviarem a frequência dos estagiários estabelecida na Lei Federal de Estágio.

Em relação à Resolução que aborda o estágio curricular no curso de Engenharia de Produção, é uma norma que define de forma mais específica a prática dos estágios em relação aos demais aparatos jurídicos citados. Descreve os tipos de modalidade de estágios (obrigatório e não obrigatório), os pré-requisitos para cada modalidade, os documentos necessários para acompanhamento e finalização de estágio, a existência da coordenação de estágios e suas atribuições. Também inova ao pensar em situações que o estágio obrigatório pode ser dispensado (em caso de vínculo empregatício), mediante comprovação e aprovação de comissão para tratar sobre esse assunto. Indica o tempo mais propício para que o professor orientador faça a visita técnica na concedente do estágio (de trinta a sessenta dias do início do estágio), dentre outras.

Embora possua pontos bem desenvolvidos em relação à Lei Federal de Estágio e ao Regulamento dos Cursos Regulares de Graduação, outros pontos ainda necessitam de revisão. É o caso do Artigo 7º: “É permitido ao aluno realizar o estágio em mais de um local ou área dentro da mesma organização desde que esteja contemplado no plano de atividades.”. Consultando a Lei nº 11.788/2008 e a Coordenadoria de Estágios da UFRN, não há dispositivo legal que limite o estágio a uma mesma organização. O aluno pode estagiar em mais de uma concedente concomitantemente, desde que essa situação esteja contemplada no plano de atividades e que não haja sobreposição de horários entre os estágios e entre as aulas.

No que diz respeito à pesquisa documental realizada nos 393 (trezentos e noventa e três) dossiês dos discentes, os quais foram cadastrados no Módulo Central de Estágios e na planilha Controle-Geral do dia 01/03/2016 a 28/02/2019, diversos dados interessantes surgiram. Antes de mostrar esses dados, faz-se necessário especificar que esses 393 estágios analisados compreendem a soma de 210 estágios não obrigatórios e 183 estágios obrigatórios. Ao se mencionar os dossiês de estágio, é preciso lembrar que eles são compostos por: checklist (ANEXO B), termos de compromisso de estágio, cópia da apólice de seguro contra acidentes pessoais, relatórios de estágios, termos aditivos de estágio, termos de rescisão de estágio, avaliações do supervisor e do professor orientador de estágio, ata de visita técnica, justificativa de não visita técnica.

Nos documentos verificados, havia um que esteve presente em cerca de 80% (oitenta por cento) deles: a cópia da apólice de seguro contra acidentes pessoais (ou certificados de

seguros individuais). No caso dos estágios não obrigatórios, essa apólice foi informada pelas concedentes ou, se o estágio acontecia por interveniência dos agentes de integração eram esses os responsáveis por repassar essa documentação. Para o estágio na modalidade obrigatório, a própria UFRN fornecia a cópia da apólice e assegurava os discentes.

A cópia da apólice de seguro só não se fez presentes em todos os dossiês porque nos primeiros meses após a implantação, o Módulo de estágios não criou a obrigatoriedade de anexar essa cópia, sendo suficientes as informações sobre a seguradora (CNPJ e nome completo), número da apólice e valor do seguro. Nos procedimentos da CGEP, anterior a essa exigência do Módulo, também não existia previsão, sendo necessário apenas informar os dados mencionados. A obrigação da inserção da cópia de apólice no Módulo além de trazer mais segurança para os estagiários, pois garante que eles de fato estão amparados, também serve de comprovação mediante uma auditoria dos órgãos fiscalizadores externos à UFRN.

A análise documental apontou para um dado interessante: a rapidez com que os termos de compromisso de estágio (TCE) são assinados pela coordenação. Ao verificar o checklist de estágio, observou-se que entre a data que o aluno entrega a documentação correta na CGEP e a data que o coordenador de estágios assina os TCE, transcorre um período de até dois dias úteis. Isso demonstra que quando os procedimentos e as normas de estágio do curso são cumpridos, o processo de estágio flui mais rápido. Além disso, comprova a eficiência da CGEP nesse quesito.

Quanto às demais documentações, os números que mais chamam atenção estão nos documentos de acompanhamento (ata de visita técnica e relatórios bimestrais) e nos documentos de finalização de estágio (relatório final, avaliação de supervisor e avaliação de professor orientador). Com relação à ata de visita técnica, essa somente se fez presente em 43% (quarenta e três por cento) dos estágios. A visita técnica é uma ação prevista na Lei Federal de Estágio e que tem o intuito de fazer com que a instituição de ensino verifique as condições em que se realizam a prática do estágio, as instalações e se as atividades do estagiário não estão sendo desviadas do planejamento e/ou da sua área de estudo.

De acordo com a Resolução de Estágio da CGEP essa visita técnica deve ser feita uma vez para cada tipo de estágio e deve ser realizada de trinta até sessenta dias do início do estágio, contudo a maioria dessas visitas ocorreu próximo ao final dos estágios dos discentes. Os principais motivos encontrados para constar mais justificativas de não visitas técnicas ao invés das atas estão no não agendamento de visita por parte do aluno (o aluno é o elo entre Universidade e estágio, cabe a ele viabilizar o agendamento para que a visita ocorra) e porque o orientador já fez a visita em um momento anterior (por exemplo: o aluno realizava um

estágio não obrigatório e o professor fez a visita técnica nesse período. Posteriormente, o discente começou a fazer estágio obrigatório na mesma empresa, exercendo as mesmas atividades e/ou no mesmo setor de outrora).

Ainda sobre os documentos de acompanhamento, no caso os relatórios parciais (o que o discente entrega a cada dois meses), foram constatados atrasos na entrega dessa documentação por partes dos alunos. Segundo a Resolução de Estágio da CGEP, o aluno pode atrasar essa entrega por até duas vezes, consecutivas ou não. Ocorrendo o próximo atraso, o estágio é passível de cancelamento. Nos procedimentos administrativos da Coordenação, o discente só poderá iniciar outro estágio (obrigatório ou não, na mesma empresa ou não) se regularizar a situação do anterior, ou seja, entregar toda a documentação atrasada devidamente preenchida e assinada.

Aproximadamente 18% (dezoito por cento) dos estágios não obrigatórios apresentam atrasos na entrega dos relatórios parciais; desses, apenas três foram cancelados. Essa taxa de atraso é menor para os estágios obrigatórios: 4,2% (quatro vírgula dois por cento). Essa mesma situação também se fez presente nas documentações de finalização de estágios, ou seja, quando se entrega para a CGEP os relatórios finais e avaliações de supervisor e orientador ao finalizar algum estágio. Cerca de 55% (cinquenta e cinco por cento) dos estágios não obrigatórios foram finalizados de maneira inadequada, ou seja, não houve a entrega do relatório final e das avaliações supracitadas. Essa porcentagem diminui bastante, aproximadamente 5% (cinco por cento), quando se trata de estágio obrigatório.

Esses dados revelam problemas em dois campos: comportamental e organizacional. No comportamental os dados são possíveis indicadores para demonstrar que, embora as regras sejam as mesmas para ambos os estágios, mas o estagiário tende a compreender que por ser não obrigatório as responsabilidades de entrega de documentações são diferentes do que acontece no obrigatório.

Para apoiar esse pensamento, ao investigar as correlações entre estágio não obrigatório e o período de conclusão do curso do aluno, encontrou-se que 73,4% das ocorrências de relatórios parciais atrasados e de não entrega dos documentos de finalização de estágios não obrigatórios são de alunos que já finalizaram seu estágio obrigatório e estão a um ou dois semestres de concluir o curso. Ou seja, mesmo que o estágio não obrigatório fosse cancelado não iria causar grandes transtornos, pois o estágio obrigatório (que traz alguns prejuízos como a reprovação, a redução dos índices acadêmicos) já foi realizado em semestres anteriores.

No campo organizacional, percebeu-se que esses atrasos e a documentação incompleta, independente se ocorreram em estágio obrigatório ou não, demonstraram que a

equipe da Coordenação (coordenadores, secretária e bolsista de apoio técnico) estavam desalinhados em suas ações, o que permitiu a fragilidade nos processos que envolvem o estágio.

Esses mesmos problemas também foram encontrados nos demais documentos analisados. A pesquisa feita na planilha Controle Geral expôs informações inconsistentes e incompletas. Os erros mais comuns observados foram: documentações de estágios que constavam nas pastas dos estagiários e na planilha não constavam; cadastros de estágios que faltavam nome de supervisor ou do orientador; vigência do estágio diferente do que constava nos termos de compromisso e aditivos; estágios que já estavam inativos e continuavam cadastrados como ativos. Esses equívocos tornaram essa planilha, a qual foi criada para auxiliar o acompanhamento de estágio, em algo inseguro e por isso, a equipe da CGEP passou a recorrer bem mais aos documentos físicos.

Outro fator crítico observado durante a análise documental dos dossiês de estágio dos discentes foi a quantidade considerável de papéis produzidos durante o cadastro, execução e finalização de estágio. Isso se tornou um problema porque além do espaço físico da Coordenação ser pequeno para a guarda desses documentos, também dificulta a organização documental.

Os e-mails da CGEP relacionados a estágios foram examinados e, na época que a pesquisa foi feita (março de 2019), dos cinquenta e dois estágios vigentes, para todos eles o aluno compareceu na CGEP para solicitar informações sobre o estágio (como iniciar o estágio, quais documentos são necessários para o acompanhamento, quais documentos são necessários para finalizá-lo) e a Coordenação orientou e enviou e-mails sobre as informações solicitadas.

Isso evidencia dois pontos: a) a Coordenação está tendo retrabalho, pois as informações, bem como os procedimentos, não estão amplamente divulgados em um fluxo; e b) esse fluxo poderia estar mais explícito nos diferentes meios de comunicação da CGEP (site, quadro de avisos, redes sociais da Comunidade de Engenharia de Produção).

O site da Coordenação também foi analisado e verificou-se que é preciso atualizá-lo em alguns aspectos e em outros é preciso inserir informações de forma mais clara, mais explícita. Na Figura 43, nota-se que informações como os contatos da Coordenação não constam e que a última notícia veiculada nele data do ano de 2016.

Figura 43 – Página inicial do site da CGEP

Fonte: SIGAA (2019b).

Percebeu-se que o site da Coordenação precisa de melhorias quanto à facilidade e à rapidez no acesso das informações. Para encontrar informações sobre estágio e TCC, por exemplo, o usuário precisa acessar a aba Documentos e em seguida escolher Formulários (para saber dos modelos de documentos) e/ou em resoluções (para conhecer os aspectos que envolvem cada um desses componentes), conforme mostra a Figura 44.

Figura 44 – Informações no site da CGEP

Fonte: SIGAA (2019b).

A implantação do Módulo Central de Estágio constituiu um grande passo para a organização, tendo em vista a praticidade de unir em um só lugar diversas informações pertencentes aos estágios que os discentes da UFRN fazem. Informações sobre as concedentes, quantidade de estagiários por curso, por professor orientador, dentre outras. Dessa forma, não apenas a UFRN, mas também os órgãos fiscalizadores conseguem obter respostas mais ágeis. Todavia, mesmo com todo esse avanço, baseando-se na busca da

melhoria contínua que a instituição possui em sua cultura organizacional, a Central de Estágio ainda tem aspectos que carecem de aprimoramentos.

Na versão do Módulo para as coordenações de curso, alguns quesitos foram reparados. Um deles é não ter, ao cadastrar um novo estágio, uma opção integrada com a Pró-Reitoria de Administração, especificamente com a Diretoria de Gestão e Fiscalização de Contratos (DGC) quando o estagiário faz uso do seguro contra acidentes pessoais da UFRN. Isso reduziria o tempo de atividades que as coordenações têm ao cadastrar um estágio e também, ao automatizar esse procedimento, reduziria os custos que da instituição sobre o seguro.

Atualmente, após cadastrar um estágio que faça uso desse seguro, as coordenações precisam informar a DGC, por meio de uma planilha, dados sobre o estudante (nome completo, curso, CPF, data de nascimento e matrícula). Porém, já foram constatadas algumas perdas financeiras, pois por esse cadastro da DGC ser feito manualmente e não constar a vigência do estágio, pode acontecer de o estagiário finalizar suas atividades na empresa e ainda continuar segurado pela UFRN.

Outro problema observado pela análise documental foi nos filtros da Central de Estágio. Embora possua filtros (Figura 45), os quais podem ser até mesmo exportados para o formato CSV, ainda necessitam de ajustes.

Figura 45 – Filtros da Central de Estágio

É possível cruzar o filtro discente com o filtro período de cadastro de estágio e obter resposta, porém não se consegue obter resultados do cruzamento do filtro discente com o filtro orientador ou com o filtro supervisor de campo, por exemplo. Também ainda não é possível apenas selecionar o filtro discente (sem escrever o nome do aluno) e selecionar o filtro concedente do estágio (sem escrever o nome da concedente) para juntos fornecerem um apanhado de alunos por empresa; é preciso listar nome por nome.

Independente dos filtros que se selecione, a Central de Estágios ainda não consegue produzir indicadores e relatórios gerenciais. Esse é o principal motivo de a CGEP ainda fazer uso da planilha interna Controle Geral, mesmo esta apresentando falhas.

No estudo das funcionalidades desse Módulo, observou-se que existem funções demasiadamente genéricas e outras que não são utilizadas. Como exemplo do primeiro caso tem-se a função “Gerenciar Estágios”. Nessa aba aparece a quantidade de estágios com pendências, mas ao invés de mostrar apenas os cadastros com pendência e qual tipo de pendência, é apresentado uma listagem com todos os estágios já cadastrados.

Como exemplo de função não utilizada tem-se “Estágios a vencer”, a qual poderia começar a ser utilizada pelas coordenações se mostrasse os estágios que estão mais próximos de vencer e não apenas os estágios por ordem alfabética das concedentes de estágio que é o que ocorre atualmente.

Percebeu-se que para a funcionalidade de busca, essa é apenas operacional e não gerencial. São mostradas as telas de consultas que só servem de um para um, ou seja, consultar a situação de um único aluno por vez. Mas a nível gerencial necessárias informações de um grupo, informações consolidadas.

O Módulo Central de Estágios não consegue selecionar ainda se o aluno está apto ou não para iniciar um estágio, se ele possui ou não determinado pré-requisito. Isso pode ocasionar erros de cadastros. No caso do curso de Engenharia de Produção, o pré-requisito para se cadastrar um estágio não obrigatório é o aluno estar pelo menos cursando a disciplina Gestão de Sistemas de Produção I; e para estágio obrigatório é estar no mínimo cursando Gestão de Sistemas de Produção III. Caso a CGEP não faça essa conferência manualmente por meio dos históricos dos discentes, o estágio pode ser cadastrado e não se apontará impedimento ou erro.

Ainda no cadastro de novos estágios, problemas foram encontrados com relação ao horário de estágio e horário de aula. Caso o discente ou a concedente informe horários de estágios que sejam incompatíveis com os de aulas, a Central de Estágios permite esse cadastro mesmo assim. Nesse momento cabe a Coordenação verificar a carga horária e fazer o estudo

com relação ao tempo de deslocamento do estagiário para a UFRN. Essa verificação é feita dentro da própria Central de Estágio conforme Figura 46.

Figura 46 – Cadastro de horários de estágios na Central de Estágio

Fonte: SIGAA (2019a).

Esse mesmo problema foi notado quando o discente possui um estágio ativo por mais de um semestre, está de férias da Universidade e ao retornar para o semestre seguinte, inclui disciplinas que ocorrem no mesmo horário do estágio que vem realizando. Tanto a situação descrita nesse parágrafo quanto as descritas nos dois parágrafos anteriores constatam que a Central de Estágios e o Módulo Ensino do SIGAA se mostraram questionáveis quanto à interoperabilidade.

Existem termos de compromisso de estágio que as empresas concedentes preferem detalhar os valores que o estagiário receberá, separando-os em bolsa, auxílio transporte e auxílio alimentação. Na Central de Estágios ainda não consta o campo para cadastro de auxílio alimentação (como mostrado na Figura 47), mas seria interessante inserir essa opção e deixá-la como campo não obrigatório (sem a estrelinha azul), tendo em vista que nem todas as concedentes fornecem esse tipo de informação.

Figura 47 – Tela de cadastro de estágio: dados do estágio

A Central de Estágio ainda se mostra “engessada” em alguns quesitos. Caso o aluno