O sistema de comunicação interna e externa das organizações pode revelar muito da natureza e performance das mesmas. No caso que estamos a estudar isso verifica-se de forma muito nítida.
A comunicação externa, isto é, aquela que a associação mantêm com outras entidades referenciadas na figura 4.1, processa-se essencialmente pela via escrita através dos formulários oficiais exigidos pelo enquadramento legal da actividade agrária, nomeadamente: os formulários do SNIRB (modelos: 241/DGV, 242/DGV, 253/DGV e 255/DGV); do LG através da elaboração de um relatório trimestral de actividades acompanhado do respectivo pedido de ajuda (modelo: IFADAP - 0023.000613 -1/2), ambos enviados à DRATM para posterior encaminhamento para a DGV; e os do Sistema de Ajudas do INGA e Medidas Agro-Ambientais.64 Em termos de registos do LG, são mantidos em suporte informático e em suporte de papel: o Livro de Nascimento (LN) que, na prática, é o arquivo dos CCP; e o Livro de Adultos (LA), que é um livro próprio.
A complexidade burocrática, por vezes, leva a erros e imprecisões que carecem de correcção. No caso do SNIRB, merece destaque o seu nível de automatização via Internet (www.snirb.pt – linha com acesso codificado), que permite a rápida concretização (prazo de sete dias com tolerância até um mês) de várias acções: identificação e inscrição dos bovinos nascidos; constante actualização do registo do efectivo (mortes, transferências, nascimentos, partos); e detecção de erros e imprecisões que despoleta a imediata correcção das mesmas, através da emissão automática de mensagens de alerta, às quais depois a associação dá resolução. No caso da resolução não estar ao alcance da associação, esta elabora um processo que o encaminha para o núcleo de SNIRB do INGA.
No que respeita à comunicação interna (que inclui a comunicação com o corpo de associados), as formas encontradas são muito mais variadas, fazendo uso de diferentes canais, tais como: contacto pessoal, telemóvel, correio, circulação de formulários internos, boletim informativo mensal, cada qual com diferentes utilizações e pertinências.
Dado o seu efeito comunicacional e de interligação, descrevemos em primeiro lugar o cartão de comunicação de cobrição (CCC) e o cartão de comunicação de parição (CCP). Estes modelos internos do LG “passam” por vários elementos da associação: associados, brigadas técnicas e responsável pela base de dados. O CCC e o CCP (que são bilhetes postais já endereçados à associação) são distribuídos aos associados anualmente, conforme o número de vacas que possuem.
O CCC tem como objectivo identificar a genealogia da futura cria, sendo especialmente importante a identificação do progenitor masculino. O CCC pode ser enviado pelo correio ou entregue em mão aos técnicos das brigadas de campo. Em alternativa, o criador pode comunicar directamente com a associação por via telefónica (é a forma mais usada), sendo em consequência preenchido o correspondente CCC. Os CCC são arquivados e só voltam a ser utilizados em situação de dúvida sobre a paternidade do vitelo.
64 Sistema de Ajuda do INGA: Culturas Arvenses, Co-financiada, Prémio ao Bovino Macho, Vacas
Aleitantes, Prémio ao Abate, Indemnizações Compensatórias. Representa cerca de 15 dias de trabalho a tempo inteiro por um técnico, todos os anos. Medidas Agro-Ambientais: Med. 5.1 - Raças Autóctones, Med. 3.3 – Lameiros, Med. 1.6 – Pastagens, Med. 3.4 – Olival e Med. 3.5 Pomares Tradicionais. Representa cerca de 30 dias de trabalho a tempo inteiro por um técnico, mas de cinco em cinco anos, salvo alguma excepção.
O CCP também é preenchido pelo criador aquando da parição e pode ser enviado à associação pelos mesmos meios que o CCC, porém, neste caso, a via mais usada é a postal. No caso de se verificarem incorrecções, o cartão é entregue às brigadas de campo para as correcções devidas aquando da próxima visita à aldeia do criador em causa.
Ambos os cartões, para além de integrarem a base de dados do LG e do SNIRB, acabam, indirectamente, por criar um fluxo comunicacional entre associados, as brigadas técnicas do campo e os elementos responsáveis pela componente administrativa e burocrática. Daqui resulta a interligação de esforços e a aquisição de um certo sentido do todo do sistema. A ligação é ainda promovida e potenciada pelo contacto telefónico permanente (telemóvel) entre as brigadas e a associação, que permite resolver, no momento, situações de dúvidas, por exemplo: vacas aprovadas ou não no livro de adulto, cotas actualizadas, datas de cobrição e de parição, etc.
A ligação com associados, além do contacto telefónico e das visitas mensais das brigadas de campo, é promovida pela emissão e distribuição (postal) do Boletim Informativo – “Mirandesa”, o qual já vai no número 62. No presente ano este boletim passou a ser editado mensalmente, apesar dos custos elevados, quer em termos materiais quer em termos de recursos humanos, na fase de redacção e de distribuição. O seu conteúdo inclui: pequenos artigos de divulgação técnica e social; notícias de eventos da associação, como assembleias, concursos, acções de formação, entre outros; e, para além disto, edita o mapa de campo das brigadas de campo, no qual consta a data e hora em que a brigada visita as aldeias no mês seguinte. Em algumas ocasiões pudemos constatar, no terreno, que os criadores tomam sentido aos avisos do boletim: “Vimos no jornal que vinham cá hoje...”, ou “Ontem liguei-lhe para saber quando vinham brincar porque este mês não mandaram o jornal”. Ainda a nível interno, restrito aos elementos das direcções (que acompanham mais de perto a actividade da ACA) e funcionários, predomina um ambiente comunicacional saudável e eficaz. É evidente a prática de uma política de porta (do gabinete) aberta, facilitadora das constantes interacções que a natureza compósita das tarefas obriga. Estas observações são coerentes com a importância atribuída pelos técnicos à amizade e companheirismo entre colegas de trabalho e ao respeito e profissionalismo que devem “temperar” as relações entre técnicos e os directores (cf. Gráfico 4.9).
Isto não é incompatível com uma certa especialização das tarefas, a qual existe de forma bem vincada, simplesmente, as diferentes especializações encontram-se eficazmente interligadas. Em situação de alteração da rotina, determinada por picos de trabalho específico, ou ausência forçada de algum elemento, é frequente assistir-se à conjugação de esforços, ou à “substituição” de um companheiro de trabalho, respectivamente.
Isto não quer dizer que não ocorram desajustes, ou desacordos, entre os técnicos em relação a distribuição de tarefas, à interligação das mesmas e até remuneração auferida. Durante a nossa permanência teve lugar uma reunião geral entre as direcções da associação M e da cooperativa M e todos os funcionários para proceder a ajustes de tarefas, reconhecimento e correcção futura de erros cometidos e a esclarecimentos sobre a situação profissional (e condições de trabalho) dos funcionários. A reunião foi “promovida” por um elemento do corpo técnico que coordena toda a actividade da associação e cooperativa. Criando este espaço de diálogo, onde todos foram convidados a expor o seu ponto de vista relativamente às causas e formas de resolver os “desajustes” verificados, foi colocado um ponto final a um certo ambiente de mau estar que se começava a instalar entre alguns elementos do corpo de funcionários.65
65 A preparação e decurso da reunião evidenciaram alguns bons princípios organizacionais e