Etapas
Acções Questões a colocar Exemplos de Instrumentos a utilizar
1
Diagnóstico
da realidade institucional
- Análise da realidade;
- Compreensão da necessidade de voluntários (por- quê? Para quê? Como?);
- Definição das grandes áreas de trabalho e de actua- ção para os voluntários;
- Definição da Estratégia (Visão do Voluntariado p/ a Cooperação).
Justifica-se a integração de voluntários, como forma de resolver o problema e corresponder às necessida- des identificadas?
Quais os constrangimentos associados à integração de voluntários?
Qual seria o foco de actuação do trabalho a desen- volver?
Que recursos físicos, humanos e materiais dispõe a instituição?
Que tipo de actividades/serviços se poderiam desen- volver?
Focus Group
Observação directa –diários de campo Análise SWOT/FOFA
Árvore dos Problemas Workshop de diagnóstico Inquérito por questionário Inquérito por entrevista Etc
2 Elaboração do Plano de Acção
- Contextualização da acção voluntária;
- Definição dos objectivos operacionais; das activida- des; metodologias; meios e recursos a afectar; - Previsão de resultados – o que se espera obter com um programa de voluntariado p/ a cooperação; - Definição de parcerias;
- Definir indicadores de avaliação em relação ao pró- prio programa e em relação à acção voluntária.
Que objectivos se prevêem?
Que actividades e tarefas vão desenvolver os volun- tários?
Que resultados se pretendem alcançar? Que intervenientes directos e parceiros se vão envolver?
Plano de Acção do programa de Voluntariado (anexo 2)
O perfil do coordenador
3 Elaboração do perfil do voluntário
- Definição dos voluntários (critérios objectivos - idade, formação académica, disponibilidade de tempo, etc; e critérios subjectivos - características que se pretendem num voluntário – Disponibilidade para aprender, capacidade de reflexão, sentido de compro- misso, saber gerir situações de conflito, criatividade:, etc).
Tendo em conta os objectivos do programa, as ne- cessidades e natureza das actividades, qual o perfil de voluntário que se procura?
Manual de procedimentos ou regulamento do voluntário (direitos e deveres)
4 Recrutamento
- Campanhas de recrutamento (divulgação das opor- tunidade de voluntariado p/ a cooperação, através da comunicação social, locais privilegiados, mailing- -lists, flyers, folhetos, etc);
- Definição do calendário de realização das campa- nhas.
Como se recrutarão os voluntários de acordo com o perfil pretendido?
Qual/quais as formas e meios de captação de volun- tários mais indicados?
5 Acolhimento
- Recepção institucional; - Visita à instituição;
- Providenciar informação sobre a organização; - Explicação as regras de funcionamento da institui- ção;
- Apresentação das equipas técnicas / de voluntários; - Primeira inscrição do voluntário na organização
Como é realizado o acolhimento dos voluntários ou potenciais voluntários quando estes se dirigem à organização?
Quem é responsável pelo acolhimento? Quando é que é realizado o acolhimento?
Ficha de identificação/inscrição do(a) voluntário(a) (anexo 5)
Manual de boas vindas do voluntário
6 Período de adaptação e integração
- Determinar o tempo de adaptação do voluntário na Instituição;
- Compromisso entre a Instituição e o voluntário. - Processo de Selecção (entrevista individual, provas de grupo, apresentação de trabalhos, etc)
Quais serão as primeiras actividades a ser desenvol- vidas pelo voluntário?
Existe um período experimental ou de adaptação? Quando é que o potencial voluntário se torna ofi- cialmente voluntário da organização?
Como será o processo de selecção?
Compromisso de Voluntariado (anexo 7) Guião de Entrevista
Carta de motivações
7 Formação inicial / específica dos voluntários
- Formação específica sobre Voluntariado para a Co- operação e sobre temáticas transversais, assim como sobre as temáticas relacionadas com as actividades a desenvolver pelo voluntário.
Que formação é necessária tendo em conta a natu- reza das actividades?
Que competências deverão ser trabalhadas com os voluntários?
Quais os conteúdos?
Quem, como e quando se irá desenvolver a forma- ção e preparação dos voluntários?
Dossier Técnico-pedagógico da formação Programa de Formação
Planos de sessão
Recursos pedagógicos diversos
8 Seguimento / acompanhamento
- Acompanhar as acções e o percurso do voluntário no âmbito da sua actividade de Voluntariado para a Cooperação;
- Garantir que o voluntário dispõe das condições necessárias para a realização da sua acção.
Como se irá acompanhar e apoiar os voluntários no decurso da acção?
Que recursos humanos técnicos são disponibiliza- dos para o acompanhamento dos mesmos? Quem são os responsáveis?- Na retaguarda e/ou no local.
Modelos de Relatório de Progresso
9 Acolhimento e gestão do regresso
- Acolher o voluntário no regresso da sua acção; - Realização de momentos que proporcionem a ges- tão do regresso do voluntário (conversas individuais e de grupo; feedback sobre a acção e sobre o seu desenvolvimento pessoal; etc);
- Promover a continuidade do voluntário na Institui- ção e posterior integração em acções da Instituição.
Quem irá acolher os voluntários no seu regresso? Como se prevê gerir o regresso de cada voluntário? Que actividades se vão propor ao vountário?
Guião de entrevista Planos de sessão em grupo
5 Acolhimento
- Recepção institucional; - Visita à instituição;
- Providenciar informação sobre a organização; - Explicação as regras de funcionamento da institui- ção;
- Apresentação das equipas técnicas / de voluntários; - Primeira inscrição do voluntário na organização
Como é realizado o acolhimento dos voluntários ou potenciais voluntários quando estes se dirigem à organização?
Quem é responsável pelo acolhimento? Quando é que é realizado o acolhimento?
Ficha de identificação/inscrição do(a) voluntário(a) (anexo 5)
Manual de boas vindas do voluntário
6 Período de adaptação e integração
- Determinar o tempo de adaptação do voluntário na Instituição;
- Compromisso entre a Instituição e o voluntário. - Processo de Selecção (entrevista individual, provas de grupo, apresentação de trabalhos, etc)
Quais serão as primeiras actividades a ser desenvol- vidas pelo voluntário?
Existe um período experimental ou de adaptação? Quando é que o potencial voluntário se torna ofi- cialmente voluntário da organização?
Como será o processo de selecção?
Compromisso de Voluntariado (anexo 7) Guião de Entrevista
Carta de motivações
7 Formação inicial / específica dos voluntários
- Formação específica sobre Voluntariado para a Co- operação e sobre temáticas transversais, assim como sobre as temáticas relacionadas com as actividades a desenvolver pelo voluntário.
Que formação é necessária tendo em conta a natu- reza das actividades?
Que competências deverão ser trabalhadas com os voluntários?
Quais os conteúdos?
Quem, como e quando se irá desenvolver a forma- ção e preparação dos voluntários?
Dossier Técnico-pedagógico da formação Programa de Formação
Planos de sessão
Recursos pedagógicos diversos
8 Seguimento / acompanhamento
- Acompanhar as acções e o percurso do voluntário no âmbito da sua actividade de Voluntariado para a Cooperação;
- Garantir que o voluntário dispõe das condições necessárias para a realização da sua acção.
Como se irá acompanhar e apoiar os voluntários no decurso da acção?
Que recursos humanos técnicos são disponibiliza- dos para o acompanhamento dos mesmos? Quem são os responsáveis?- Na retaguarda e/ou no local.
Modelos de Relatório de Progresso
9 Acolhimento e gestão do regresso
- Acolher o voluntário no regresso da sua acção; - Realização de momentos que proporcionem a ges- tão do regresso do voluntário (conversas individuais e de grupo; feedback sobre a acção e sobre o seu desenvolvimento pessoal; etc);
- Promover a continuidade do voluntário na Institui- ção e posterior integração em acções da Instituição.
Quem irá acolher os voluntários no seu regresso? Como se prevê gerir o regresso de cada voluntário? Que actividades se vão propor ao vountário?
Guião de entrevista Planos de sessão em grupo
10
Reconhecimento, Valorização e Avaliação
- Realização de reuniões periódicas de avaliação (do desempenho, de relações inter-pessoais, dos resulta- dos, das expectativas e receios, etc)
- Valorização e reconhecimento do trabalho do vo- luntário e do voluntariado na organização; - Promoção da identificação do voluntário com a Instituição e consequente integração do voluntário em outras acções da Instituição.
Como se procura mostrar aos voluntários que eles são valiosos para a instituição?
Como se realiza a avaliação (das actividades, do voluntário e do programa?
10
Reconhecimento, Valorização e Avaliação
- Realização de reuniões periódicas de avaliação (do desempenho, de relações inter-pessoais, dos resulta- dos, das expectativas e receios, etc)
- Valorização e reconhecimento do trabalho do vo- luntário e do voluntariado na organização; - Promoção da identificação do voluntário com a Instituição e consequente integração do voluntário em outras acções da Instituição.
Como se procura mostrar aos voluntários que eles são valiosos para a instituição?
Como se realiza a avaliação (das actividades, do voluntário e do programa?