Tabela de Temporalidade

Como citado anteriormente então, faz-se necessário o desenvolvimento de uma série de instrumentos para apoiar os procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística de documentos, sendo que um deles é a Tabela de Temporalidade e destinação, a qual foi formulada para classificar os processos de exercícios anteriores da CPAG no presente estudo.

Tal tabela foi formulada com base no Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública,

os quais constituem elementos essenciais à organização dos arquivos correntes e intermediários, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalização e controle eficazes das informações neles contidas (CONARQ, 2001).

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida (CONARQ, 2001).

As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos e correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e essas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de Administração Geral e a classe 900, correspondente a Assuntos Diversos.

A tabela de temporalidade realizada para este estudo utilizou apenas a Subclasse 020 de Pessoal e teve como grupos o 023-Quadros, Tabelas e Política de Pessoal, 024-Direitos, Obrigações e Vantagens, 026-Previdência, Assistência e Seguridade Social e o 029-Outros assuntos referentes à Pessoal.

Na Classe 000 Administração Geral, são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados (CONARQ, 2001). Dentre suas subclasses, está a 020 de Pessoal, a qual embasou toda a elaboração da tabela de temporalidade do nosso estudo. Nessa subclasse, incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios.

Na tabela desenvolvida para este estudo foram utilizadas as seguintes Classes/Subclasses/Grupos e Subgrupos:

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 020 PESSOAL

023 QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL

023.03 REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS

024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS

024.11 SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES

024.112 ABONO OU PROVENTO PROVISÓRIO. ABONO DE PERMANÊNCIA

024.119 OUTROS SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES

024.12 GRATIFICAÇÕES (inclusive incorporações) 024.124 NATALINA (décimo terceiro salário) 024.129 OUTRAS GRATIFICAÇÕES

024.13 ADICIONAIS

024.131 TEMPO DE SERVIÇO (anuênios, biênios e quinquênios)

024.132 NOTURNO

024.133 PERICULOSIDADE 024.134 INSALUBRIDADE

024.136 SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO (horas extras) 024.137 FÉRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIÁRIO - Quanto ao afastamento para gozo de férias

024.139 OUTROS ADICIONAIS 024.14 DESCONTOS

024.149 OUTROS DESCONTOS

026 PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE SOCIAL 026.1 BENEFÍCIOS

026.12 AUXÍLIOS - Ordenar por: acidente doença funeral natalidade reclusão

026.131 CONTAGEM E AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO

026.19 OUTROS BENEFÍCIOS

029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL

029.1 HORÁRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de plantão)

A tabela de temporalidade e destinação é um instrumento arquivístico que determina prazos de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos. O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente corresponde ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais e para a fase intermediária corresponde ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com uso pouco frequente, podendo, então, ser transferido para depósitos em outro local, embora permaneça à disposição do órgão produtor (e-ARQ Brasil, 2011).

A organização dos documentos arquivísticos é feita com base nessa tabela de classificação, sendo que esse instrumento se constitui no núcleo central de qualquer SIGAD. Por meio dele, são estabelecidas a hierarquia e a relação orgânica dos documentos, devidamente demonstradas na forma como eles são organizados em unidades de arquivamento5.

Segundo o e-ARQ Brasil (2011), os documentos produzidos ou recebidos no decorrer das atividades do órgão ou entidade são acumulados em unidades de arquivamento e organizados, de forma hierárquica, em classes, subclasses e grupos de acordo com o plano de classificação.

Como não há, necessariamente, o agrupamento físico dos documentos digitais, eles são reunidos em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados, como, por exemplo, número identificador, título e código. As atividades de gestão de documentos, como controle de temporalidade e destinação, são feitas com base nas unidades de arquivamento. Dessa forma, no momento do arquivamento, os documentos devem ser inseridos em uma unidade de arquivamento, que está subordinada hierarquicamente ao plano de classificação.

5 _{Unidade de arquivamento é o documento considerado para fins de classificação, arranjo, armazenamento e}

notação. Uma unidade de arquivamento pode ser um dossiê, processo ou pasta em que estejam reunidos documentos sob o mesmo código de classificação, como, por exemplo, as folhas de ponto de determinado ano, relatórios de atividades de um período específico ou atas de reunião.

A Tabela de temporalidade e classificação documental - 2010-2016 desenvolvida na íntegra pode ser analisada na página 129.