APPEL D'OFFRES GENERAL
POUR
LA REALISATION DES RAPPORTS ANNUELS DES SERVICES DE
L’ADMINISTRATION FEDERALE
Direction générale Communication Interne P&O/DGCOM/JVS/RA
Ouverture des offres
Le 21 décembre 2007 à 14 heures Lieu d'ouverture des offres
Service public fédéral Personnel et Organisation Direction générale Communication interne Rue de la Loi 51, salle 205, deuxième étage B-1040 Bruxelles
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TABLE DES MATIERES
I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES 3
1. Dérogations au cahier général des charges
2. Objet du marché 3
3. Nature du marché, mode d'attribution et passation 3
des commandes 3
4. Durée du contrat 4
5. Pouvoir adjudicateur et informations complémentaires 4
6. Descriptions des services à prester 5
7. Session d’information 5
8. Introduction et ouverture des offres 5
9. Offres 6
9.1. Données à mentionner dans l’offre 6
9.2. Durée de validité de l’offre 7
9.3. Echantillons, documents et attestations à joindre à l’offre 7
9.4. Forme de l’offre 7
10. Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant 7
11. Documents régissant le marché 8
11.1. Législation 8
11.2. Documents concernant le marché 8
12. Prix 8
13. Responsabilité de l’adjudicataire 9
14. Critères de sélection – Régularité des offres – 9
Critères d'attribution 9
14.1. Critères d’exclusion 12
14.2. Critères de sélection 12
14.3. Régularité des offres 12
14.4. Critères d'attribution 12
14.4.1. Liste des critères d’attribution 13
14.4.2. Cotation finale 13
15. Cautionnement 13
16. Réceptions 15
Réception des services exécutés 15
17. Exécution des services 15
18. Facturation et paiement des services 15
19. Avis de marché et rectificatifs 16
20. Litiges 16
21. Amendes pour exécution tardive des services 16
II. PARTIE TECHNIQUE 17
1. Contexte général 17
2. Description du marché 17
III. ANNEXES 19
Annexe A : Formulaire d'offre 19
SPF Personnel et Organisation
Direction générale Communication interne Rue de la Loi 51,
1040 Bruxelles
APPEL D’OFFRES GÉNÉRAL P&O/DGCOM/JVS/RA
(contrat pluriannuel ouvert) POUR LA REALISATION DES RAPPORTS ANNUELS des services de la fonction publique administrative fédérale
I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES
1. Dérogations au cahier général des charges
En application de l’article 3, paragraphe 1er, de l’A.R. du 26 septembre 1996, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que le présent cahier spécial des charges déroge à :
-l’article 5 de l’annexe à l’arrêté royal du 26 septembre 1996 concernant le cautionnement à verser. Le montant forfaitaire du cautionnement que devra verser le fournisseur, est calculé sur 33% du montant estimé du marché, hors TVA. Le cautionnement à verser s’élève à 5% de cette base. Le quotient est arrondi à la dizaine d’euro supérieure. Le résultat de cette opération arithmétique s’élève à € 8.690.
-l’article 75 de l’annexe à l’arrêté royal du 26 septembre 1996 concernant les amendes pour retard, en particulier sur le plan du pourcentage des amendes par jour calendrier et du pourcentage maximum des amendes calculé à la valeur des services.
Concernant les amendes pour retard – voir point 21 du présent cahier.
Etant donné que le marché conclu par le pouvoir adjudicateur SPF P&O l’est au bénéfice de différents services publics, les dénominations : « client destinataire », « client
commandeur », « client payeur », se substituent pour l’exécution du marché à la notion de
« pouvoir adjudicateur » dans le cahier général des charges, pour tout ce qui se rapporte aux commandes de ces clients et plus particulièrement dans les dispositions concernant les paiements, réceptions, amendes pour retard et mesures d’office.
2. Objet du marché
De plus en plus de services publics fédéraux publient un rapport annuel d'activités. Une expertise externe est souhaitée pour accompagner les services de communication dans toutes les étapes de la réalisation de leur rapport annuel (rédaction, traduction, concept, photographie, illustration, mise en page, impression, ...).
Il s'agit d'un contrat pluriannuel ouvert (2008 – 2010) dont tous les services de
l'administration fédérale définis par la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique peuvent faire usage s'ils le souhaitent.
Le contrat est conçu de façon modulaire: chaque service qui souhaite en faire usage peut choisir le type de prestations dont il a besoin en fonction des moyens humains ou
techniques dont il dispose éventuellement déjà en interne. Certains pourront ainsi, par
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exemple, commander la rédaction et la mise en page, d'autres pourront opter pour la traduction, la photographie et l'impression, etc.
Il est impossible à l'heure actuelle d'évaluer le nombre de services qui feront appel au contrat et pour quel type de prestations. A titre indicatif, 7 services ont fait appel à un contrat similaire, conclu précédemment, pour la réalisation de leur rapport annuel 2006.
Des exemplaires peuvent être commandés auprès de Nathalie Duflos, nathalie.duflos@p- o.be, 02 790 58 20.
3. Nature du marché, mode d’attribution et passation des commandes
Pour l’application de la réglementation sur les marchés publics, le présent marché doit être considéré comme un marché de services.L’attribution du marché se fait selon la procédure de l’appel d’offres général, avec publicité au Bulletin des Adjudications et au Journal Officiel des Communautés européennes.
L’attribution du marché sur la base du présent cahier spécial des charges ne confère aux adjudicataires aucun droit d’exclusivité. Le pouvoir adjudicateur peut, pendant la durée du marché, faire exécuter des prestations, identiques ou analogues à celles décrites dans le présent cahier spécial des charges par d’autres adjudicataires ou par ses propres
services. L’adjudicataire ne peut de ce chef prétendre à aucun dédommagement.
Le pouvoir adjudicateur ne s’engage pas non plus à faire exécuter des services par l’adjudicataire, étant donné qu’il ne sait pas à l’heure actuelle quels services fédéraux utiliseront les services de l’adjudicataire. A cet égard également, l’adjudicataire ne peut de ce chef prétendre à aucun dédommagement.
Les commandes sur base du contrat conclu suite à la présente procédure d’appel d’offres général, seront reprises dans des bons de commande envoyés par les services pour lesquels les prestations doivent être fournies.
Il s’agit d’un marché à bordereau de prix.
4. Durée du contrat
Le contrat est conclu pour une période de trois ans.
Le contrat prend cours le jour calendrier qui suit le jour où l’adjudicataire a reçu la notification de l’attribution du marché.
Le pouvoir adjudicateur (chaque service fédéral en particulier) est libre de décider chaque année de manière distincte s’il fait usage ou non du contrat. L’utilisation du contrat une année n’implique pas, par exemple, que le service fera automatiquement appel à l’adjudicataire l’année suivante.
D’autre part, chaque partie (le pouvoir adjudicateur ou le prestataire de services) peut prématurément mettre un terme au contrat à la fin de la première ou de la deuxième année, à condition que la notification à l’autre partie soit faite par envoi recommandé au moins 120 jours calendrier avant la fin de la première ou de la deuxième année, selon le cas. Aucun dédommagement ne peut être exigé du chef de cette résiliation.
5. Pouvoir adjudicateur et informations complémentaires
Le pouvoir adjudicateur est l’Etat belge, représenté par le Ministre de la Fonction publique.
Le soumissionnaire adressera toute correspondance au pouvoir adjudicateur relative au présent marché, à l’attention de Madame Anne Coekelberghs, Directeur général
Communication interne du SPF P&O, Rue de la Loi 51, 1040 Bruxelles.
Le soumissionnaire est tenu, pour l’ensemble des documents, des pièces et de la correspondance, d'utiliser le français et/ou le néerlandais.
Les questions relatives à l’objet du marché peuvent être posées à:
- Anne Coekelberghs, directeur général Communication interne, tél. : 02/790.58.78, e-mail : anne.coekelberghs@p-o.be ;
- Nathalie Duflos, attachée Communication, tél. : 02/790.58.20, e-mail : nathalie.duflos@p-o.be.
6. Description des services à prester
Le détail des services est repris au point II. Partie technique.
7. Session d’information
Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur organisera une session d’information à l’intention des candidats-soumissionnaires entre la publication du marché au Bulletin des Adjudications et au Journal Officiel des Communautés Européennes et le jour de l’ouverture des offres.
Cette session d’information se tiendra le 13 novembre 2007 à 14h30 à l’adresse suivante : 51, rue de la Loi, 1040 Bruxelles, salle 205.
Un court aperçu de l’objet du marché sera fourni lors de cette session d’information.
Seules les questions qui seront parvenues au pouvoir adjudicateur la veille de la session d’information, seront traitées pendant cette session.
Afin de permettre un déroulement correct de la session, les candidats-soumissionnaires qui souhaitent y assister sont priés de faire parvenir leurs questions au pouvoir
adjudicateur par e-mail à nathalie.duflos@p-o.be.
A l’entrée de la salle de réunion, il sera demandé aux présents de mentionner l’identité de l’entreprise qu’ils représentent ainsi que leur adresse complète sur une liste de présence.
Le procès-verbal de la session d’information sera disponible sur le site http://www.jepp.be.
8. Introduction et ouverture des offres
Offres envoyées par voie postale6
Les offres sont, avant l’ouverture des offres, soit envoyées par courrier (de préférence recommandé), soit déposées personnellement auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d’ouverture des offres n’ait pas été déclarée ouverte.
Elles sont à fournir en 3 exemplaires.
Les offres sont glissées dans une enveloppe fermée. Sur cette enveloppe, il y a lieu d’indiquer les mentions suivantes:
- le numéro du cahier spécial des charges (P&O/DGCOM/JVS/RA);
- la date et l’heure de l’ouverture des offres.
Cette enveloppe est glissée dans une deuxième enveloppe portant les mentions suivantes:
- le mot «offre» dans le coin supérieur gauche;
- l’adresse du destinataire: SPF Personnel et Organisation, direction générale communication interne, 5ème étage, local 534, rue de la Loi 51, 1040 Bruxelles.
Le 21 décembre 2007 à 14 heures, il sera procédé, à 51, rue de la Loi, 1040 Bruxelles, (salle 205) à l’ouverture en séance publique (sans communication des prix), des offres déposées en vue du présent marché.
Dans le cadre de l’examen des offres par le pouvoir adjudicateur, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu’ils doivent permettre la visite de leurs installations par les délégués du pouvoir adjudicateur.
Offres envoyées par des moyens électroniques
Les offres électroniques peuvent également être envoyées via le site internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be/ qui garantit le respect des conditions établies par l’article 81 ter de l’AR de 8 janvier 1996.
Une offre peut être remise partiellement sous forme papier et partiellement sous forme électronique. Elle peut être remise dès lors selon plusieurs des procédés visés ci-dessus.
En cas de divergence entre des éléments de l’offre sur papier et de l’offre sous forme électronique, c’est l’offre sur papier qui prévaut.
9. Offres
9.1. Données à mentionner dans l’offre
L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 10 de la loi du 24 décembre 1993 et sur l’article 78 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux incompatibilités.
Le soumissionnaire est tenu d’utiliser le formulaire d’offre joint en annexe au présent cahier spécial des charges. Si, toutefois, d’autres documents sont utilisés, il est tenu d’attester sur chaque document la conformité au formulaire d’offre joint au cahier spécial des charges (Art. 89 de l’AR du 8 janvier 1996).
L’offre et les annexes jointes au formulaire d’offre sont rédigées en français ou en néerlandais.
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l’une ou l’autre annexe à l’offre.
Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur.
Le formulaire d’offre est joint au cahier spécial des charges.
Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre:
- les prix unitaires en euros (hors TVA) en lettres et en chiffres - le montant de la TVA
- la signature de la personne compétente pour signer l’offre - la qualité de la personne qui signe l’offre
- la date à laquelle la personne précitée a signé l’offre
- le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges).
9.2. Durée de validité de l’offre
Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 180 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l’ouverture des offres.
9.3. Echantillons, documents et attestations à joindre à l’offre
Les soumissionnaires joignent à leur offre:
- tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection et d’attribution (voir rubrique ci-après);
- les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant la compétence du (des) signataire(s).
9.4. Forme de l’offre
Offre établie sur support papier
L’offre est signée par une personne ayant dans ses attributions (de par les statuts de la société ou par délégation) le pouvoir d’engager la société dans le cadre de ce marché.
Le soumissionnaire est invité à numéroter chaque page de son offre.
Toutes modifications (ratures, surcharges, ajouts, …) tant dans l’offre que dans ses annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les délais, les spécifications/conditions techniques, doivent êtres paraphées.
Offre établie par des moyens électroniques (Arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés
publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics,
ART. 81 TER)
L’offre établie par des moyens électroniques doit répondre aux exigences de l’art.81 ter 1°, 2°, 3° et 10° de l’AR. Chaque fichier est concerné individuellement par la disposition relative à la signature électronique. Si nécessaire, les attestations demandées seront scannées afin d’être jointes à l’offre.
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10. Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant
Le service dirigeant est le pouvoir adjudicateur. Seul le pouvoir adjudicateur est compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle.
Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un fonctionnaire du pouvoir adjudicateur) sera désigné dans la notification d’attribution du marché.
11. Documents régissant le marché
11.1. Législation- La loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services
- L’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics
- L’arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics + annexe : cahier général des charges des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et des
concessions de travaux publics
- La loi du 15 juin 2006, art.2, 4° (MB 15/02/2007)
- Toutes les modifications aux lois et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l’ouverture des offres.
11.2. Documents concernant le marché
- Le présent cahier spécial des charges n° P&O/DGCOM/JVS/RA.
- L’offre approuvée.
12. Prix
Tous les prix mentionnés dans le formulaire d’offre doivent être obligatoirement libellés en euros.
Le présent marché est un marché à bordereau de prix, ce qui signifie que seuls les prix unitaires sont forfaitaires.
Le prestataire de services est censé avoir inclus dans ses prix unitaires tous les frais possibles grevant les services, à l’exception de la TVA.
Le détail des prix à fournir pour les 10 postes figure dans le formulaire d’offre.
Révision de prix
Pour le présent marché, aucune révision de prix n’est possible à l’exception du Poste 7:
‘impression’ en cas de fluctuation des prix du papier. Une révision du prix ne peut être réalisée ou imposée que si le prix du papier a augmenté ou diminué de plus de 10%.
La révision des prix est applicable à la fois à la hausse et à la baisse. Elle peut être demandée par l’adjudicataire ou par le pouvoir adjudicateur.
En ce qui concerne le prix du papier, une copie des factures du fabricant des matières premières, doivent être joints à l’offre.
Pour le calcul de la révision du prix, la formule suivante est appliquée:
P1 = (Po x 0,8 x m) + (Po x 0,2) M
P1 = prix révisé
Po = prix mentionné dans l’offre
M = prix du papier applicable au 10ème jour précédant l’ouverture des offres.
m = prix du papier applicable au moment de la demande de révision du prix.
13. Responsabilité de l’adjudicataire
Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis, en particulier dans les études, les comptes, les plans ou dans toutes les autres pièces déposées par lui en exécution du marché.
Tous les produits et services réalisés par l’adjudicataire pour l’exécution du présent marché, sont la propriété du service commandeur et ne peuvent être publiés ou communiqués à des tiers qu’avec l’autorisation écrite du service commandeur.
L’adjudicataire est responsable du respect de toutes les obligations vis-à-vis de tiers liées aux droits d’auteur et aux droits voisins. Les dépenses éventuelles liées au transfert de ces droits sont comprises dans les prix proposés, sauf mention contraire expresse.
L’adjudicataire et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers sans l’autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. L’adjudicataire peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence.
L’adjudicataire s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l’offre, sauf cas de force majeure. Les personnes mentionnées, ou leurs remplaçants, sont toutes censées participer effectivement à la réalisation du marché.
14. Critères de sélection – Régularité des offres – Critères d’attribution
14.1. Critères de sélection et exclusionLes soumissionnaires sont évalués sur la base des critères de sélection ci-après.
Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres selon les critères d’attribution repris au point 14.4 du présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan administratif et technique.
Critères d’exclusion
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu’il ne se trouve pas dans un des cas d’exclusion figurant ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est la mieux classée.
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A cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné, de fournir les renseignements ou documents permettant de vérifier sa situation personnelle par les moyens les plus rapides, et dans le délai qu’il détermine.
Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu’il peut obtenir gratuitement par des moyens électroniques auprès des services qui en sont gestionnaires.
Premier critère d’exclusion
1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l’Office National de Sécurité Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les
obligations précitées, s’il apparaît, qu’au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il:
1° a transmis à l’Office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et
2° n’a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à 2500 EURO, à moins qu’il n’ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu’il respecte strictement.
Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 2.500 EURO, le
soumissionnaire sera considéré comme étant en règle, s’il établit, avant la décision
d’attribuer le marché, qu’il possède, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres à l’égard d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 4, §1 et § 2, 1° à 8° et 10° de la loi, ou d’une entreprise publique au sens de l’article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l’égard de tiers pour un montant au moins égal, à 2.500 EURO près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.
2. Le soumissionnaire étranger doit, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres:
1° être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi
2° être en ordre avec les dispositions du § 1er, s’il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la
sécurité sociale des travailleurs.
3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s’informer, par tous moyens qu’il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire.
Deuxième critère d’exclusion
Le soumissionnaire ne peut pas se trouver dans un des cas suivants :
1° se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et
réglementations nationales;
2° avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales.
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Troisième critère d‘exclusion
Le soumissionnaire ne peut pas avoir été condamné par un jugement passé en force de chose jugée pour un délit qui porte atteinte à son intégrité professionnelle.
Quatrième critère d’exclusion
Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave, constatée par tout moyen dont le pouvoir adjudicateur pourra justifier.
En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s’engage à respecter les normes définies dans les conventions de base de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier:
1. L’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1957);
2. Le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948);
3. Le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et de négociation collective, 1949);
4. L’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n° 100 sur l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958);
5. L’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi que l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n°
182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999).
Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave en matière professionnelle au sens de l’article 69, 4° de l’AR du 8 janvier 1996.
Les dispositions qui précèdent s’appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à l’article 69 de l’arrêté précité.
Cinquième critère d’exclusion
Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA.
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Le soumissionnaire ne peut pas s’être rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles dans le cadre du présent marché.
14.2. Critères de sélection
Les soumissionnaires sont évalués sur la base des critères de sélection repris ci-après.
Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres selon les critères d’attribution repris au point 14.4 du présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan administratif et technique.
- la capacité financière du soumissionnaire
Le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours d’un des trois derniers exercices un chiffre d’affaires au moins égal à 100.000,00 euros. Il joindra à son offre une déclaration relative au chiffre d’affaires total réalisé pendant les trois derniers exercices.
Le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours d’un des trois derniers exercices un chiffre d’affaires relatif aux activités directement liées aux services décrits dans le présent cahier spécial des charges, égal à 25.000,00 euros. Il joindra à son offre une déclaration relative à ce chiffre d’affaires réalisé pendant les trois derniers exercices.
Le soumissionnaire doit également disposer d’une solvabilité financière suffisante.
Dans le cadre de cette problématique, le soumissionnaire joint à l’offre les comptes annuels approuvés des trois derniers exercices déposés à la Banque Nationale de Belgique. Pour les entreprises individuelles, il convient de faire rédiger un document reprenant tous les actifs et tous les passifs par un comptable IEC ou un réviseur
d’entreprise. Ce document doit être certifié conforme par un comptable IEC agréé ou par le réviseur d’entreprise, selon le cas. Le document doit refléter une situation financière récente (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d’ouverture des offres). Au cas où l’entreprise n’a pas encore publié de compte annuel, un bilan intermédiaire certifié conforme par le comptable IEC ou par le réviseur d’entreprise suffit.
Les entreprises étrangères doivent joindre également à leur offre les comptes annuels approuvés des trois dernières années ou un document reprenant tous les actifs et tous les passifs de l’entreprise. Au cas où l’entreprise n’a pas encore publié de compte annuel, un bilan intermédiaire certifié conforme par le comptable ou par le réviseur d’entreprise ou par la personne ou l’organisme qui exerce ce type de fonction dans le pays concerné suffit.
- L’expérience de marchés similaires. On attend du soumissionnaire qu’il démontre qu’il a l’expérience de projets similaires (minimum deux). Il doit fournir à cet effet dans son offre les références et les personnes de contact concernant ces projets.
14.3. Régularité des offres
Les offres des soumissionnaires sélectionnés seront examinées du point de vue de leur régularité. Les offres irrégulières seront exclues.
Seules les offres régulières seront prises en considération pour être confrontées aux critères d’attribution. Voir partie technique notamment.
14.4. Critères d’attribution
Pour le choix de l’offre la plus intéressante d’un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à une série de critères d’attribution.
Ces critères seront pondérés afin d’obtenir un classement final.
14.4.1. Liste des critères d’attribution
Les critères d’attribution, par ordre décroissant d’importance, sont les suivants:
1. le prix (60%)
2. la qualité des services proposés (40%)
14.4.2. Cotation finale
Les cotations pour les 2 critères d’attribution seront additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée.
L’évaluation des critères d’attribution se fera comme suit :
Le critère d’attribution 1 sera évalué sur base des prix forfaitaires mentionnés dans l’offre. Il s’agit d’un marché à bordereau de prix, avec des quantités présumées. Ces quantités présumées permettront au pouvoir adjudicateur d’établir un prix total, de manière telle que les offres des différents soumissionnaires puissent être comparées et que l’égalité de traitement de chaque soumissionnaire soit ainsi garantie.
Le critère d’attribution 2 sera évalué sur la base de 3 propositions de lay-out (maquettes) reprenant:
• un texte d’une page minimum permettant d’apprécier la qualité du contenu rédactionnel (en français et en néerlandais)
• une interview (approche et rédaction)
• un schéma et/ou un tableau chiffré
Les maquettes font partie intégrante de l’offre. Elles seront également réalisées en 3 exemplaires, en couleur et sur un papier décrit dans la partie technique du présent cahier spécial des charges.
Les sous-critères suivants seront évalués :
• sous-critère 1 : l’originalité du concept (5,7%)
• sous-critère 2 : l’attrait visuel des maquettes (esthétique) (5,7%)
• sous-critère 3 : la mesure dans laquelle le lay-out appuie la lisibilité / le message (5,7%)
• sous-critère 4 : la clarté des schémas et/ou tableaux chiffrés (5,7%)
• sous-critère 5 : la qualité du contenu et du style d’écriture en français et en néerlandais (5,7%)
• sous-critère 6 : la technique d’interview (5,7%)
• sous-critère 7 : le respect de l’identité visuelle .be (voir www.p-o.be - Information générale – Publications) (5,7%)
15. Cautionnement
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Le soumissionnaire doit verser un cautionnement forfaitaire de 8.690 euros. Ce montant représente 5% du montant annuel estimé du marché. Cette formule forfaitaire évite au fournisseur de devoir verser un cautionnement sur chacun des bons de commande qui lui sont adressés.
Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et
réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif.
Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un
établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d’assurances
satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d’assurances et agréée pour la branche 15 (caution).
L’adjudicataire doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l’une des façons suivantes :
1° lorsqu’il s’agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n° 679-2004099-79) ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ; 2° lorsqu’il s’agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier
de l’Etat au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l’une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
3° lorsqu’il s’agit d’un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d’un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4° lorsqu’il s’agit d’une garantie, par l’acte d’engagement de l’établissement de crédit ou de l’entreprise d’assurances.
Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 1° soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un
organisme public remplissant une fonction similaire ;
2° soit d’un avis de débit remis par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances ;
3° soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4° soit de l’original de l’acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 5° soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou
l’entreprise d’assurances accordant une garantie.
Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence du cahier spécial des charges, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse complète de l’adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention “bailleur de fonds” ou “mandataire”, suivant le cas.
Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l’entreprise de l’adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une
convention collective de travail rendue obligatoire.
La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l’adresse qui sera mentionnée dans l’avis d’attribution du marché.
Le cautionnement sera libéré en une fois après l’acceptation définitive du dernier marché exécuté sur base du contrat conclu sur base du présent cahier spécial des charges, à la demande expresse de l’adjudicataire et à condition que les services fournis aient été réceptionnés.
16. Réceptions
16.1. Réception des services exécutés
Les services seront suivis de près pendant leur exécution par un délégué du pouvoir adjudicateur. L’identité de ce délégué sera communiquée au prestataire de services au moment où débutera l’exécution des services.
17. Exécution des services
Les délais seront fixés dans l’accord de mise en œuvre (le bon de commande) où le service commandeur et l’adjudicataire conviendront des modalités et détails.
18. Facturation et paiement des services
Les services ne peuvent être facturés qu’après avoir été effectivement réalisés et acceptés sans condition par le service commandeur. La facturation intermédiaire n’est pas possible. Les factures ne peuvent être payées qu’après réception et acceptation des services.
L’adjudicataire joint un état détaillé des prestations à la facture. La facture est établie en un seul exemplaire et doit porter la mention suivante : “Certifié sincère et véritable pour la somme de (montant total en lettres)”, suivie de la signature de l’adjudicataire.
La facture doit être libellée en euros et comporter les données suivantes:
- numéro du compte postal ou bancaire - numéro de la facture
- date de la facture
- taux de T.V.A. et tarif appliqué.
Les factures couvrant les services réalisés devront être adressées à l’adresse qui sera mentionnée à l’adjudicataire dans le bon de commande.
Le client payeur est directement et exclusivement responsable du paiement pour ce qui lui est facturé. Le service dirigeant n’est, par conséquent, redevable ni du principal ni des intérêts éventuels.
Le délai de paiement s’élève à 50 jours, à dater de la réception de la facture correctement établie.
Tous les contrôles administratifs et techniques sont exécutés par le client et/ou le service dirigeant.
16
19. Avis de marché et rectificatifs
Les avis de marché et rectificatifs annoncés ou publiés au Bulletin des Adjudications ou au Journal Officiel des Communautés européennes qui ont trait aux marchés en général, ainsi que les avis de marché et rectificatifs relatifs à ce marché de services, font partie intégrante du présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l’établissement de son offre.
20. Litiges
Tous les litiges relatifs à l’exécution du présent marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue
véhiculaire est le français ou le néerlandais.
Ni le pouvoir adjudicateur ni le service commandeur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution du présent marché. L’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard.
21. Amendes pour exécution tardive des services
Par dérogation à l’article 75 de l’annexe de l’arrêté royal du 26 septembre 1996, l’amende pour exécution tardive des services est fixée à 0,5% par jour calendrier avec un maximum de 10% du montant des services exécutés.
Etant donné que la publication des rapports annuels ne peut avoir lieu à une date très éloignée du début de l’exercice annuel suivant, il est dérogé aux dispositions de l’article 75 relatif aux amendes pour exécution tardive des services en raison du désavantage important qu’entraîne pour l’Etat belge l’exécution tardive des services.
En dérogation au Cahier Général des Charges, en cas d’exécution tardive, des amendes seront appliquées par le client, à partir du premier jour ouvrable qui suit l’expiration du délai limite fixé.
II. PARTIE TECHNIQUE
1. ContexteDe plus en plus de services publics fédéraux publient un rapport annuel d'activités. Une expertise externe est souhaitée pour accompagner les services de communication dans toutes les étapes de la réalisation de leur rapport annuel (rédaction, traduction, concept, photographie, illustration, mise en page, impression, ...).
Il s'agit d'un contrat pluriannuel ouvert (2008 – 2010) dont tous les services de l'administration fédérale peuvent faire usage s'il le souhaitent.
Le contrat est conçu de façon modulaire: chaque service qui souhaite en faire usage peut choisir le type de prestations dont il a besoin en fonction des moyens humains ou
techniques dont il dispose éventuellement déjà en interne. Certains pourront ainsi, par exemple, commander la rédaction et la mise en page, d'autres pourront opter pour la traduction, la photographie et l'impression, etc.
Il est impossible à l'heure actuelle d'évaluer le nombre de services qui feront appel au contrat et pour quel type de prestations. A titre indicatif, 7 services ont fait appel à un contrat similaire, conclu précédemment, pour la réalisation de leur rapport annuel 2006.
2. Description du marché
Ce marché porte sur l’accompagnement des services de communication dans la réalisation de toutes les étapes de l’élaboration d’un rapport annuel. Il reprend 10 modules ou postes. Chaque service fédéral est libre de commander un ou plusieurs modules en fonction des ressources disponibles en interne.
Module 1 : rédaction des textes
Selon les cas, cette prestation peut viser la rédaction des textes du rapport annuel sur base d’informations brutes livrées par le service et d’un briefing sur les objectifs,
l’approche souhaitée, etc. Il peut également s’agir uniquement d’une révision finale des textes destinée à uniformiser le style de textes émanant d’auteurs différents. Il peut également s’agir de prise d’interviews et/ou de retranscription d’interviews.
Module 2 : traduction
Les services fédéraux publient le plus souvent leur rapport annuel en français et en néerlandais. Certains réalisent également des versions en anglais et en allemand. Cette prestation vise la traduction du texte final du rapport annuel. Les combinaisons de langues possibles figurent dans le formulaire d’offre.
Module 3 : concept graphique
Le fil rouge du rapport annuel doit être soutenu par l’approche graphique. Cette prestation porte sur le développement du concept en fonction de l’objectif poursuivi, des groupes cibles, de la culture de l’organisation, etc
Module 4 : photographie
Ce module porte sur la mise à disposition de matériel photographique nécessaire à l’illustration du rapport annuel. Il peut s’agir de séances photo effectuées par un photographe, du traitement de matériel photographique du client ou provenant de
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Module 5 : illustrations
Dans certains cas, le client pourra souhaiter illustrer son rapport annuel de réalisations originales : dessins, caricatures, … Ce module porte sur la mise à disposition de ce type de matériel graphique.
Module 6 : mise en page
Ce poste concerne le montage des textes (y compris graphiques, tableaux,…)selon le concept graphique imaginé (cover et intérieur). Il couvre la mise en page de toutes les versions de langues souhaitées, les corrections d’auteur nécessaires pour arriver à une version prête à imprimer, la sortie d’épreuves couleur.
Module 7 : impression
Ce module concerne l’impression en quadrichromie (changement 4 couleurs) recto-verso de la couverture et des pages intérieures. Un vernis ou pelliculage sur le recto de la couverture peut être proposé en option.
Selon les recommandations de la COMM Collection 14 ‘Communiquer durablement’
(www.p-o.be, information générale, publications), le papier sera un papier recyclé (cyclus print ou équivalent), 350 gr pour la cover et 115 gr pour les pages intérieures.
Le format fermé est A4 (vertical ou oblong), dos carré cousu.
Module 8 : fichier PDF et Cd-Rom
Ce module porte sur la réalisation d’un fichier pdf avec système de navigation interactif (de chaque version) que les services mettront à disposition sur leurs sites inter/intranet et sur l’impression d’un Cd-Rom reprenant également les différentes versions.
Module 9 : emballage et livraison
Les rapports annuels seront conditionnés en boîtes en carton et livrés le plus souvent à une adresse à Bruxelles.
Module 10 : coordination du projet
Ce poste vise, pour un prix forfaitaire, trois réunions de concertation avec le client et les sous-traitants éventuels, la coordination du projet selon les modalités de collaboration proposées dans l’offre, les frais de déplacement, d’expédition, d’administration, l’utilisation d’une plate-forme électronique d’échange de fichiers.
Au cas où, en fonction de la commande et en concertation avec le service commandeur, plus de trois réunions sont nécessaires, un prix unitaire par heure de réunion sera mentionné.
III. ANNEXE
- Annexe A : formulaire d’offre
APPROUVÉ : 1040 Bruxelles, le
Christian Dupont Ministre de la Fonction publique
Annexe A : formulaire d’offre
Service public fédéral Personnel et Organisation Direction générale Communication interne Rue de la Loi, 51
1040 Bruxelles 02/790 58 78
CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES P&O/DGCOM/JVS/RA
Appel d’offres général pour la réalisation des rapports annuels des services de la fonction publique administrative fédérale
La société
(dénomination complète) dont l’adresse est : (rue)
(code postal et commune) (pays)
dont le numéro de T.V.A. est :
immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro :
et pour laquelle Monsieur/Madame (*) (nom) (fonction) domicilié(e) à l’adresse :
(rue)
(code postal et commune) (pays)
agissant comme soumissionnaire ou fondé de pouvoirs, signe ci-dessous et s’engage à exécuter conformément aux clauses et conditions du cahier spécial des charges P&O/DGCOM/JVS/RA le service détaillé ci-avant, formant le LOT UNIQUE de ce document, moyennant les prix unitaires forfaitaires suivants :
20
Poste 1 : Rédaction Prix/heure HTVA
TVA : …
% - Rédaction sur base
d’informations brutes fournies
par le service client - Réalisation d’interviews - Retranscription
d’interviews - Rédaction finale
(uniformisation
du style, peaufinage des textes
finaux)
Poste 2 : Traduction Prix par ligne de 55 caractères HTVA
TVA : …
% - Néerlandais →
français - Français →
néerlandais - Néerlandais →
anglais - Anglais →
néerlandais - Néerlandais →
allemand - Allemand →
néerlandais
- Français → anglais - Anglais → français - Français → allemand - Allemand → français
Poste 3 : Concept Prix HTVA
TVA : …
% - Définition du concept
graphique
sur base du fil rouge (thème /
message principal) du rapport
annuel
Poste 4 : Photographie Tarif (HTVA) TVA : …
% - Séance d’une journée
(déplacements compris) - Séance d’une demi-
journée (déplacements compris)
- CD avec matériel photo
- Traitement de matériel photo
fourni par le client (tarif horaire)
- Traitement de photos issues d’une banque d’images (tarif horaire)
Poste 5 : Illustrations Prix unitaire HTVA
TVA :
…%
- Dessins (créations originales)
Poste 6 : Mise en page (lay-out) Prix par page HTVA
TVA :
… % - Montage première langue
- Langues suivantes
- Corrections d’auteur après
montage Tarif horaire (HTVA) TVA :
…%
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Poste 7 : impression°
500 exemplaires 1 version
1000 exemplaires 1 version
100 exemplaires suppl.
1 version
Prix HTVA Prix HTVA Prix HTVA
48 pages + cover 4 pages en plus 8 pages en plus 16 pages en plus 32 pages en plus Pelliculage recto cover
Vernis recto cover TVA: …%
°spécifications : voir partie technique du cahier des charges
Poste 8 : PDF et CD-Rom Prix forfaitaire HTAV
TVA :
… % - Réalisation d’un fichier PDF interactif
pour internet / intranet et gravure d’un CD-Rom reprenant toutes les versions
Poste 9 : Emballage et livraison Emballage en boîtes en carton et livraison à une adresse à Bruxelles
Prix forfaitaire HTAV
TVA :
… %
<= 500 exemplaires
Entre 500 et 1000 exemplaires
> 1000 exemplaires
Poste 10 : Coordination du projet Prix forfaitaire HTAV
TVA (… %) - 3 réunions de concertation (y compris
frais de déplacement) + autre coordination du projet
Prix unitaire par heure de réunion HTVA
- réunion
En cas d’approbation de la présente offre, le cautionnement sera constitué dans les conditions et délais prescrits dans le cahier spécial des charges.
L’information confidentielle et/ou l’information qui se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux est clairement indiquée dans l’offre.
L’organisme de paiement du pouvoir adjudicateur payera les sommes dues par virement ou versement
sur le compte n° :
Pour l’interprétation du contrat, la
langue française/néerlandaise
(*)
est choisie.
Toutes correspondance concernant l’exécution du marché doit être envoyée à l’adresse suivante :
(rue)
(code postal et commune) (n° de et de fax)
(adresse e-mail)
Fait : A Le 200.
Le soumissionnaire ou le fondé de pouvoirs : (nom)
(fonction) (signature)
APPROUVÉ,
1040 Bruxelles,
Le Ministre de la Fonction publique
24
N’oubliez pas de prévoir une numérotation continue et ininterrompue de toutes les pages de votre offre, de votre inventaire et des annexes.
