De kneepjes van het vak

(1)

FOD personeel & organisatie Jaarverslag 2013

De kneepjes van het vak

(2)

wxbncbvn

(3)

FOD personeel & organisatie Jaarverslag 2013

De kneepjes van het vak

(4)

FOD P&O jaarverslag 2013

(5)

U ontdekt het jaarverslag gewoonlijk aan de vooravond van de zomer. Maar hier is het al, bij het begin van de lente! Het gevolg van een speciale planning voor 2014?

Dat heeft u zeer goed gezien!

Ik wil van dit voorwoord geen testament maken: dat is mijn stijl niet. Wel wil ik een aantal vaststellingen meegeven.

Een eerste vaststelling: hoewel de voorbije jaren ronduit woelig waren, heeft de FOD P&O geen zware averij opgelopen en is het meer dan ooit springlevend. Dat P&O springlevend is, erkennen ook zijn partners en klanten.

U merkt het vast als u dit jaarverslag doorbladert: het is via de blik en soms ook de getuigenis van anderen dat duidelijk wordt wie we echt zijn: “men” vindt ons nuttig, doeltreffend en noodzakelijk. De vriendelijksten onder hen gaan zelfs zo ver ons “onmisbaar” te noemen.

Tweede vaststelling: P&O krijgt erkenning voor zijn betrouwbaarheid. Zo is Fedweb, dat zou kunnen doorgaan voor “His Master’s Voice”, (duizendmaal sorry, het is de leeftijd: “His Master’s Voice” was de naam van een platenfirma met als logo een hondje dat neerzat naast de luidspreker van een grammofoonspeler. Het was ook de bijnaam die de soixante-huitards gaven aan de radio als spreekbuis van de gevestigde orde) uitermate betrouwbaar en kreeg het ook erkenning daarvoor. Daar zijn we enorm trots op. Is dat allemaal vlekkeloos verlopen? Nee, zeker niet. We streven naar modernisering en rationaliteit (wat niet hetzelfde is als “rationaliseren”). Zo kregen we lof van de Inspectie van Financiën voor de follow-up van de personeelsuitgaven met de SEPP-tool.

Derde vaststelling: P&O heeft echt respect voor alle ambtenaren. De meest markante gebeurtenis van het jaar was de loopbaan- en evaluatiehervorming. Hoewel ik niet te vinden ben voor de gekozen overgangsformule (omdat ze veel te lang duurt) zijn de nieuwe loopbanen en het nieuwe evaluatiesysteem het resultaat van het werk van de administratie. We wilden een grote infocampagne en hebben die ook effectief op touw gezet (brochures voor de evaluatoren, de geëvalueerden, enz.). Naast de vermelding

“onvoldoende”, een sanctiemaatregel die uitzonderlijk zal blijven, wordt een echt alarmsignaal in het leven geroepen, namelijk de vermelding “te verbeteren”. Het systeem biedt alle ambtenaren die correct werk afleveren een erg mooie loopbaan. En doeltreffende beroepscomités zorgen voor bescherming tegen misbruiken. Het is de bedoeling dat de vermelding “uitzonderlijk” ook slechts uitzonderlijk gegeven wordt en het voordeel dat men eruit haalt zal beperkt blijven (wie keer op keer “uitzonderlijk” haalt, zal er een jaar minder over doen om naar de hogere schaal over te gaan).

Geen statuut meer? Geen vaste benoeming meer? Larie en apekool! Of kletskoek, als u dat liever hoort.

Vierde vaststelling: de federale overheid blijft een aantrekkelijke werkgever, een heel aantrekkelijke zelfs.

Omwille van de loopbanen uiteraard en allicht ook omwille van de werkzekerheid. Maar vooral omwille van de inhoud van het werk, de moderne arbeidsvoorwaarden, de ruimte die men de personeelsleden steeds meer laat of beter gezegd geeft om creatief te zijn. Dat merkt u gegarandeerd als u dit jaarverslag doorbladert.

Allemaal propagandapraat? Nee! P&O is noch een reclamebureau, noch een marketingbureau. P&O werkt inhoudelijk. P&O pronkt niet met zichzelf en hemelt zichzelf niet op in een poging om toch maar in de media aan bod te komen. P&O doet zijn best om zich voor de ambtenaren in te zetten en hen te helpen de burger ten dienste te staan, en dat elke dag opnieuw. Hoe? Door onze mensen aan te moedigen om de kneepjes van het vak te delen. Veel leesplezier.

zonder franje

JACKY LEROY

Voorzitter van het directiecomité FOD P&O

1

(6)

2 inhouD

Het voortouw nemen

Evaluatie en loopbaan verbonden Naar één selectieprocedure FOD P&O biedt leid-draden e-Procurement: e-Vident!

Snel weg met de nieuwe wet op de overheidsopdrachten

... 6

... 8

... 10

... 12

... 14

1 2 3 De eindjes aan elkaar knopen

Een efficiënte en spaarzame overheid Eerste Lean-ambassadeurs aan de slag Digitale en vereenvoudigde selectieprocedures EPB-certificaat voor P&O 51 Besparen: verplicht en ‘onvermijdbaar’ Wanneer ‘less’ niet ‘more’ is ... 16

... 18

... 20

... 22

... 23

... 24

... 25

Samen iets op touw zetten

Klantgerichtheid: net dat ietsje méér! OFO, meer dan opleidingen alleen Helpende handen voor interne opleidingen KM-krijtlijnen uittekenen Welzijn werkt Mijlpalen voor de OFO-netwerken De groene (rode) draad in de raamcontracten Integratiejaar voor het SEPP-platform ... 26

... 28

... 30

... 32

... 34

... 36

... 37

... 38

(7)

3 De teugels in handen geven

Het integratietraject opent deuren

‘Leidinggevend’ debat

Ontwikkeling van mensgericht leiderschap Talent+ uit de startblokken

Patati patata

Diverse samenwerkingsverbanden

Het .be Team: de maatschappelijke kant van de medaille FED+ voordelen: voor elk wat wils

... 40

... 42

... 43

... 44

... 45

... 46

... 48

50 ... 52

OFO 50 jaar

Het OFO blaast 50 kaarsjes uit! ... 74

... 76

4 5 Draadloos

OFO zet in op externe communicatie Handiknap! Selectieproces beter in beeld FOD P&O: virtueel dichterbij Fedra, Fedweb en FED+: federale favorieten Cursus binnen klikbereik Out with the old, in with the new Databanken compatibel maken voor het beleid ... 54

... 56

... 58

... 59

... 60

... 62

... 63

... 64

6 Banden versterken

Selor, VDAB en Forem trekken aan één zeel Selor deelt knowhow Samenwerken binnen en (ver) buiten de federale grenzen Duurzame bloedbanden ... 66

... 68

... 69

70 ... 72

(8)

4 Federale personeelscijfers

50.000

35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000 60.000 65.000 70.000 75.000 80.000 85.000 90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600

Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D

18-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65+

0 2.000 4.000 6.000 8.000 10.000 12.000 14.000 16.000 151 5.104 14.508 13.631 11.285 10.421 8.444 7.613 5.176 1.284 Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D

Recrutements Départs 1.144

1.411

1.578 1.287

705 763

573 802 169

17.447 59.969

Autres (managers, cadres...) 32 Non déterminé

Contractuels Statutaires

aantal federale personeelsleden 2008-2013 (fysieke eenheden)

Bron: www.pdata.be (geconsulteerd op 07/04/2014)

verdeling volgens statuut (31/12/2013)

50.000

35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000 60.000 65.000 70.000 75.000 80.000 85.000 90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600

18-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65+

1.411

1.578 1.287

705 763

573 802 169

17.447 59.969

Andere (managers, kader ...) Contractuelen

Statutairen

32 Onbepaald

40.923 36.694 33%

werkt deeltijds

6.139 telewerkers

(+61% t.o.v 2012)

(9)

5 Federale personeelscijfers

0 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000 80.000

41.509 36.103

NL FR + DU 5 Onbepaald

verdeling volgens niveau 2008-2013

50.000

35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000 60.000 65.000 70.000 75.000 80.000 85.000 90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600

18-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65+

1.411

1.578 1.287

705 763

573 802 169

17.447 59.969

verdeling volgens leeftijd (31/12/2013)

verdeling volgens taalrol (31/12/2013)

50.000

35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000 60.000 65.000 70.000 75.000 80.000 85.000 90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600

18-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65+

1.411

1.578 1.287

705 763

573 802 169

17.447 59.969

Contractuels Statutaires 50.000

35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000 60.000 65.000 70.000 75.000 80.000 85.000 90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600

18-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65+

1.411

1.578 1.287

705 763

573 802 169

17.447 59.969

(10)

6

(11)

1. HET VOORTOUW NEMEN

Of hoe de regelgeving de krijtlijnen uittekent voor een modern HR-beleid

7

(12)

Evaluatie en loopbaan verbonden

2013 brengt fundamentele veranderingen voor de

ontwikkelcirkels bij de federale organisaties: ze veranderen in ‘evaluatiecycli’ en worden verbonden aan de loopbaan. Als gevolg daarvan verdwijnen de gecertificeerde opleidingen.

Ontwikkelcirkels ontpoppen zich tot evaluatiecycli De evaluatievermeldingen werden al eind 2012 geïntroduceerd. Met het besluit van 24 september 2013 vindt een nieuwe loopbaanfilosofie ingang, waarbij de evaluatie en de evolutie van de geldelijke loopbaan nauw samenhangen. Er wordt voortaan veel meer rekening gehouden met de resultaten van de personeelsleden.

De belangrijkste veranderingen:

• de evaluatieschaal bevat vier vermeldingen:

‘uitzonderlijk’, ‘voldoet aan de verwachtingen’, ‘te verbeteren’ en ‘onvoldoende’

• elke vermelding voldoet aan criteria die vastgelegd zijn in het koninklijk besluit

• de verschillende rollen zijn duidelijk vastgelegd (geëvalueerde, evaluator, hiërarchische meerdere, functionele chef ...)

• de evaluatieperiode van alle personeelsleden duurt een jaar

• er worden specifieke termijnen bepaald om het evaluatiegesprek op het einde van de evaluatieperiode te houden, als men van functie verandert binnen een federale organisatie of weggaat bij die federale organisatie, en ook om het evaluatieverslag aan het personeelslid te bezorgen

• het besluit voorziet eveneens in trapsgewijze maatregelen ter bescherming van de geëvalueerde (de evaluatie moet opnieuw uitgevoerd worden door de hiërarchische meerdere, medeondertekening bij de vermelding ‘uitzonderlijk’, ‘te verbeteren’

of ‘onvoldoende’ door de directeur-generaal, bemiddeling, ambtshalve vermelding ...)

Loopbaan wordt afhankelijk van resultaten Ook de geldelijke loopbaan van de federale personeelsleden wijzigt. Het koninklijk besluit van 25 oktober 2013 treedt in werking op 1 januari 2014 en maakt de loopbaanevolutie mede afhankelijk van het behalen van prestatie- en ontwikkelingsdoelstellingen.

Het belang van de anciënniteit vermindert.

Het bestaat uit twee grote delen:

• de geldelijke loopbaan in de nieuwe weddeschalen, die van toepassing is op de personeelsleden die worden aangeworven vanaf 1 januari 2014, op de personeelsleden die bevorderd worden naar het hogere niveau of de hogere klasse, op de personeelsleden die van graad veranderen en op de contractuelen die statutair worden,

• de geldelijke loopbaan via bonificaties, die van toepassing is op al wie voor 1 januari 2014 in dienst is en niet van niveau, klasse of statuut verandert.

De volgende principes zijn op iedereen van toepassing:

• de geldelijke evolutie hangt niet meer samen met het slagen voor een gecertificeerde opleiding, maar met het evaluatieproces en dus met de prestaties van de personeelsleden

• de impact van de anciënniteit wordt ingeperkt en de impact van de overgang naar de hogere schaal (of de bonificatie) wordt sterk vergroot.

Voor de contractuelen biedt dit voor het eerst mogelijkheden om naar een hogere schaal te stijgen (of een bonificatie te krijgen).

Aan de administratieve loopbaan (bevordering door overgang naar het hogere niveau, bevordering naar de hogere klasse) verandert er weinig. Wel is nu bijvoorbeeld rechtstreekse bevordering van A1 naar A3 mogelijk.

8

(13)

ziE OOK

• www.fedweb.belgium.be › Evaluatiecycli

• www.fedweb.belgium.be › Loopbaanpad

KERNCiJFER

aantal personen op de wachtlijst Na het afsluiten van de inschrijvingen voor de gecertificeerde opleidingen op 4 februari 2013

Gecertificeerde opleidingen worden stopgezet In 2013 wordt een punt gezet achter de gecertificeerde opleidingen. Sinds 4 februari 2013 (de datum waarop het koninklijk besluit van 21 januari 2013 in werking is getreden) zijn de inschrijvingen afgesloten.

Uiteraard zijn er op dit moment nog heel wat mensen die zijn ingeschreven voor een gecertificeerde opleiding, aan het wachten op hun opleiding en hun test. Toch wordt alles in het werk gesteld opdat al deze mensen tegen eind 2016 de kans zouden hebben gekregen om hun opleiding te volgen. Wie slaagt, krijgt de volledige verschuldigde competentiepremie en bekomt de overgang naar de volgende weddeschaal, indien ze hier recht op hadden.

26.808

9

(14)

FOD P&O biedt leid-draden

De FOD P&O ondersteunt de HR-diensten van de federale organisaties zodat zij zo goed, zo snel en zo succesvol mogelijk de nieuwe evaluatiecycli

kunnen invoeren en de nieuwe loopbanen aan hun personeel kunnen uitleggen.

Daarvoor brengt de FOD P&O een hele reeks geactualiseerde handleidingen en tools uit, biedt hij begeleiding op maat en geeft opleidingen.

De door de FOD P&O ontwikkelde applicatie Crescendo, die aan de federale organisaties ter beschikking wordt gesteld, wordt aan de nieuwe reglementering aangepast. Crescendo is een erg nuttig hulpmiddel om het proces van de cycli beter op te volgen en de kwaliteit van de gesprekken te verbeteren.

Enkele voorbeelden van andere tools en begeleiding:

• leidraad chefs en medewerkers om de gesprekken in goede banen te leiden en drie nieuwe brochures (P&O, chefs, medewerkers) om alle juridische veranderingen te leren kennen

• een oriëntatietabel waarin alle ondersteunende documenten voor de evaluatiecycli te vinden zijn

• een LinkedIn-groep om best practices te delen

• individuele begeleiding om tijdswinst te boeken en doeltreffender te kunnen werken (FOD Financiën, FOD Buitenlandse Zaken, Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen ...)

• geüpdatete brochures loopbaan A en B,C,D die de lezer door de principes van de nieuwe loopbaan gidsen met behulp van een aantal voorbeelden.

Het OFO neemt daarnaast een reeks maatregelen met als doel op korte termijn een groot aantal chefs (evaluatoren) en medewerkers op te leiden.

Naar één

selectieprocedure

In 2013 past Selor zijn

selectieprocedures aan. Die modernisering van loopbanen en procedures sluit aan bij een meer efficiënte overheid. Een belangrijk gevolg is dat het onderscheid tussen de selectie van contractuele en statutaire ambtenaren verkleint.

Traditioneel verliepen statutaire aanwervingen via selectieproeven, terwijl overheidsdiensten die op zoek waren naar contractuele medewerkers ook konden putten uit de databases met kandidaten van Selor. Die laatste mogelijkheid is verdwenen, en in de meeste gevallen volgen kandidaten voor een contractuele job hetzelfde traject met selectietesten, die ze al dan niet bij Selor afleggen.

Deze selectietesten zitten gebundeld in één allesomvattend model, het zogeheten screeningsmodel. Ook de

bevorderingsselecties maken daar nu deel van uit. Dat heeft niet meteen een impact voor contractuelen, maar wel voor statutairen. Zo is voor hen de bevordering naar niveau A volledig herwerkt. Naast selecties bij Selor is nu ook het volgen vier opleidingsmodules bij een hogeschool of universiteit een onderdeel van de bevorderingsprocedure.

Net zoals voor statutaire functies is nu ook voor contractuele jobs een ‘instapkaart’ mogelijk. Dat is een attest dat getuigt dat generieke competenties verworven zijn buiten het diploma om. Personen die niet over het vereiste diploma beschikken voor welbepaalde functies, kunnen deelnemen aan een instapkaartproef. Slagen ze, dan behalen ze de instapkaart en kunnen ze wel deelnemen aan sommige selecties.

KERNCiJFERs

contractuele procedures afgesloten

kandidaten ingeschreven voor bevordering naar niveau A

144

6.584

10

(15)

FOD P&O biedt leid-draden

• Het organiseert opleidingen voor de interne opleiders en begeleiders van de organisaties:

- opleiden van opleiders om opleidingen van 1 dag te geven over de evaluatiecyclus

- opleiden van begeleiders/coaches om SMART- doelstellingen op te stellen

- opleiden van personen die intervisies leiden

• Het OFO breidt zijn standaardaanbod uit met drie e-learning opleidingen. Om sneller een breder publiek te bereiken zijn deze opleidingen vrij beschikbaar op de e-Campus van het OFO:

- SMART-doelstellingen formuleren

- de evaluatiecyclus voorbereiden: e-learning opleiding voor leidinggevenden

- de evaluatiecyclus voorbereiden: e-learning opleiding voor medewerkers.

• Het OFO werkt een antwoord op maat uit met de aanvragende organisaties: bv. opleidingen voor begeleiders/SMART-coaches (voor de FOD Financiën, de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening, de FOD Justitie, Fedasil) en de opleiding ‘Een team leiden’

voor de FOD Werkgelegenheid, waarin de principes van de evaluatiecycli geïntegreerd worden.

De FOD P&O coacht ook zijn eigen leidinggevenden.

12 leidinggevenden worden individueel gecoacht door de stafdienst P&O op de kwaliteit van de prestatie- en ontwikkelingsdoelstellingen die ze formuleren voor hun teamleden.

Verder krijgen leidinggevenden de kans om tijdens een workshop hun gesprekstechnieken te oefenen in het geven van feedback op basis van zelf ingebrachte cases. 13 leidinggevenden nemen er aan deel.

ziE OOK

• www.fedweb.belgium.be › Evaluatiecycli › Evaluatiecycli voor personeelsleden › Hulp bij invoering evaluatiecycli

• www.fedweb.belgium.be › Loopbaanpad

• http://campus.ofoifa.be › Open e-learning opleidingen

iN 2014

• worden workshops georganiseerd die vooral focussen op de kwalitatieve analyse van de gesprekken

• wordt een Crescendo-module ontwikkeld voor het opstellen van de functiebeschrijvingen en nieuwe opvolgingsverslagen

• is er constante ondersteuning van de

stafdiensten P&O of de directiecomités gepland voor verschillende federale organisaties

• wordt een nieuwe e-learning opleiding over interpersoonlijke communicatie in de 4 gesprekken van de evaluatiecyclus vrij beschikbaar op de Campus van het OFO

• wordt een opleiding aangeboden over

bemiddelen in het kader van de evaluatiecyclus

• wordt de loonberekeningsmodule op Fedweb aangepast en uitgebreid met nieuwe modules, waarvan één om de impact van de bonificaties te berekenen.

KERNCiJFERs

446 deelnemers aan

15 workshops over competentiemanagement

Crescendo- gebruikers gemiddelde tevredenheid

voor alle activiteiten van het netwerk

ontwikkelcirkels 3,8/

39.000

11

5

(16)

e-Procurement: e-vident!

In 2013 treden de maatregelen uit de omzendbrief

e-procurement in werking.

Daarnaast wordt ook een migratie naar een performantere hardware uitgevoerd, om tegemoet te komen aan het toenemende gebruik van de applicaties. Tot slot zijn er nog de jaarlijkse terugkerende aanpassingen aan de applicaties.

De omzendbrief van 30 november 2012 beschrijft de uitrol van de e-Procurement applicaties op federaal bestuursniveau. Sommige diensten (FOD’s, POD’s, wetenschappelijke instellingen, het Ministerie van Defensie, en de Koninklijke Munt) zijn verplicht deze maatregelen toe te passen, andere diensten (ION en OISZ) wordt sterk aanbevolen dat te doen.

Maatregelen uit de omzendbrief die vanaf 1 januari 2013 in werking treden:

• het online plaatsen van de opdrachtdocumenten bij de publicatie op e-Notification

• het activeren van e-Tendering voor publicaties boven de publicatiedrempel van 85.000 € (excl. btw) om het elektronisch indienen van offertes mogelijk te maken.

De omzendbrief verplicht de overheid ook om een communicatiecampagne te houden naar de openbare aankopers en om informatiesessies voor ondernemingen te organiseren. Deze worden gecoördineerd door de dienst e-Procurement van de FOD P&O.

Maatregelen uit de omzendbrief die vanaf 1 juli 2013 in werking treden:

• het verplicht gebruik van de ‘Free Market’ omgeving op e-Notification voor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB) voor overheidsopdrachten van 31.000 € (incl. btw) tot en met 85.000 € (excl. btw).

De dienst e-Procurement organiseert opleidingssessies voor de federale organisaties om de ‘Free Market’

omgeving te leren kennen.

In de omzendbrief worden nog maatregelen beschreven die dankzij de nieuwe wetgeving op 1 juli 2013 ook in werking treden:

• een omgekeerde elektronische veiling kan georganiseerd worden via de module e-Auction

• elke federale organisatie die FEDCOM gebruikt, de applicatie voor de federale boekhouding, moet een bestelling plaatsen via e-Catalogue en een bestelbon via FEDCOM exporteren

• opdrachtencentrales dienen hun catalogi op e-Catalogue te plaatsen.

Elk jaar zijn er inhoudelijke aanpassingen aan de bestaande applicaties. De belangrijkste wijziging in 2013 is de nieuwe versie van e-Catalogue.

Nieuwe functionaliteiten: de uitbreiding van beheersmogelijkheden voor dossiers, catalogi en bestelbonnen, en de voorbereiding van de link naar FEDCOM.

Tot slot migreren de applicaties naar nieuwe servers en pc’s zodat ze performant blijven, ook bij toenemend gebruik.

12 ziE OOK

• www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie › Budgettering en overheidsopdrachten › Over- heidsopdrachten › e-procurement

• www.publicprocurement.be

• www.fedweb.belgium.be › Statistieken › e-Procurement

iN 2014

• wordt het nieuwe ‘gebruikersbeheer’

geïmplementeerd, waardoor gebruikers slechts één keer moeten registreren en inloggen om toegang te hebben tot alle applicaties

• wordt een centraal beheerssysteem voor de openbare aankopers ontwikkeld, waardoor ze via één applicatie een overzicht krijgen van al hun dossiers

• wordt overgegaan tot het semi-automatisch evalueren van offertes

(17)

e-Procurement: e-vident!

DANiëL VREYs

De samenwerking tussen de Divisie

Overheidsopdrachten van het Ministerie van Defensie en de dienst e-Procurement van de FOD P&O is met de jaren gegroeid. Zo is e-Notification geëvolueerd naar een onmisbare tool voor Defensie. Onze dienst publiceert immers op jaarbasis gemiddeld 240 dossiers op Europees niveau. De samenwerking met de FOD P&O werd nog intensiever, toen Defensie in 2012 besliste om de module e-Tendering verplicht te gebruiken. Al die tijd hebben we kunnen rekenen op de steun van e-Procurement. Ik wens bijgevolg de medewerkers van e-Procurement te bedanken voor hun professionele ondersteuning. De contacten tussen beide diensten zijn al die tijd collegiaal en constructief geweest. We kijken dan ook uit naar een verdere efficiënte samenwerking.

e-Notification is geëvolueerd naar een onmis-

bare tool voor Defensie

Majoor Militair Administrateur, diensthoofd Procesbeheer binnen de Divisie

Overheidsopdrachten Ministerie van Defensie

13

(18)

snel weg met de nieuwe wet op de overheidsopdrachten

De nieuwe wet op de

overheidsopdrachten is in 2013 de grote uitdaging voor de

dienst aankoopbeleid en -advies (ABA) van de FOD P&O. Dankzij de ondersteuning van ABA blijft de impact van de nieuwe wet op aankopers en leveranciers beperkt.

ABA ontwikkelt meer dan 400 nieuwe templates en stelt ze beschikbaar op het portaal

www.publicprocurement.be. Enkele voorbeelden:

• een nieuwe uitgebreide handleiding

• templates voor elke stap van de zeven klassieke gunningsprocedures

• templates voor elke stap van de raamovereenkomst voor drie verschillende scenario’s

• nieuwe boordtabellen.

Daarnaast organiseert ABA infosessies, roadshows en opleidingen op maat waarin de veranderingen in de nieuwe wet uitgelegd worden. Ook de opleidingen overheidsopdrachten aan het OFO die de juristen van ABA geven, worden aangepast aan de nieuwe reglementering.

De tevredenheidsenquête bij het federaal netwerkoverleg met de aankopers toont aan dat de klanten van ABA erg tevreden zijn met de aangepaste templates en de ondersteuning die ABA biedt.

ziE OOK

• www.p-o.belgium.be › Statistieken › Over- heidsopdrachten – adviezen ABA

iN 2014

• biedt ABA verdere ondersteuning aan de federale projectleiders i.v.m. de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten. De ‘Free Market’ (module van e-Notification) en de elektronische veiling krijgen bijzondere aandacht.

• wordt de site ‘publicprocurement.be’

opgefrist.

KERNCiJFERs

adviezen en ondersteunings- initiatieven

tevredenheid over de opleidingen deelnemers aan

opleidingen

86%

621

6.234

14

(19)

snel weg met de nieuwe wet op de overheidsopdrachten

BART VAN WEMMEL

Regelmatig worden we geconfronteerd met een juridisch probleem tijdens de aankoopprocedure of in de uitvoering van een overeenkomst. Het juridisch advies dat ABA ons verleent, is erg professioneel, to the point en betrouwbaar. Deze dienst is dan ook een vaste partner voor onze cel overheidsopdrachten.

Voor 2013 zijn twee zaken zeker het vermelden waard.

De dienst ABA stelde tijdig aangepaste

modeldocumenten ter beschikking waardoor de overgang van de oude naar de nieuwe wetgeving vlot kon verlopen. Bovendien stonden de juristen van ABA steeds ter beschikking voor toelichting van de nieuwe wetgeving, wat wij als klant ten zeerste konden waarderen. We ontvingen onder meer zeer concrete informatie over de juiste toepassing van de nieuwe betalingstermijn bij procedures en overeenkomsten voor leveringen en diensten die werden opgestart of afgesloten onder de oude regelgeving. Nochtans was dit geen evidentie omdat dit ook afhankelijk is van andere wetgeving.

In een belangrijk ICT-aankoopdossier deed zich een moeilijkheid voor omtrent de evaluatie van een elektronische handtekening van een buitenlandse inschrijver. Het juridisch advies van ABA was van een erg hoog niveau en was gebaseerd op zowel de Belgische als op de Europese regelgeving. Hierdoor konden we de juiste beoordeling maken en konden we het dossier zonder verdere problemen afronden.

Het juridisch advies is erg professioneel, to the

point en betrouwbaar

Adviseur overheidsopdrachten DG Penitentiaire Inrichtingen FOD Justitie

15

(20)

20

16

(21)

Chapitre 1

21 2. de eindjes aan elkaar knopen

Of hoe efficiënt omgaan met schaarse middelen

17

(22)

Een efficiënte en spaarzame overheid

ziE OOK

• www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie

› Ontwikkeling en ondersteuning › Kwaliteit › Optifed

• www.begroting.be

KERNCiJFERs

iN 2014

worden verbetervoorstellen ontwikkeld voor de belangrijkste kostenfamilies (bv. IT-diensten, vertalingen, erelonen advocaten, voertuigen ...) en daarna geïmplementeerd in de federale organisaties

Het project Costing Out boekt in 2013 zijn eerste resultaten met efficiëntiewinst en/of

besparingen op de federale werkingskosten. Het start ook een overheidsopdracht voor de verdere analyse van deze kosten.

In 2012 werd de cel Optifed opgericht om een duurzame en transversale efficiëntie na te streven en te ondersteunen binnen de federale overheid. Een domein waarop deze cel werkt is de ‘costing out’, die elk type werkingskost bestudeert, een stand van zaken geeft en aanbevelingen formuleert om het verbruik en de uitgaven te doen dalen. Het project wordt uitgevoerd in samenwerking met de FOD Budget en

Beheerscontrole en maakt gebruik van FEDCOM, het federale boekhoudsysteem. De eerste domeinen waarin al werd bespaard of efficiëntiewinst werd geboekt zijn de postkosten, de dienstverlening van de NMBS en gsm-kosten.

Aangezien de overheid nog niet over de nodige

‘geautomatiseerde’ tools beschikt om de

uitgavenstromen van de kostenfamilies volledig te scannen en te benchmarken, wordt een studieopdracht uitbesteed. De overheidsopdracht start in november en omvat de studie, benchmarking en formulering van indicatieve vorken, gevolgd door voorstellen om de werkingskosten te optimaliseren. Een belangrijk deel van de opdracht is de kennisoverdracht, zodat de federale overheid achteraf de gebruikte methodes en tools kan gebruiken voor andere kostenfamilies.

De opdracht wordt voorgesteld op het College van Voorzitters en op de Costing Out SPOC-meeting waar alle klantorganisaties vertegenwoordigd zijn. Dergelijke operatie heeft immers maar kans op slagen als het gesteund wordt door het management én als het kan rekenen op de inzet en betrokkenheid van de organisaties. Een vermindering van de uitgaven is een goed begin, maar een efficiëntere manier van werken is veel belangrijker. En daarvoor rekent Costing Out op de good practices van de federale organisaties.

werkingskosten van de federale overheid (zonder iON en Oisz) in 2013

daling federale gsm-kosten tussen 1ste semesters

2012 en 2013 -38%

1.065 miljoen €

18

(23)

FRANK DE NEVE

Adviseur organisatieontwikkeling FOD Binnenlandse zaken

Het project Costing Out van de FOD P&O is, gelet op het gedecentraliseerde logistiek beheer bij de FOD Binnenlandse Zaken, zeer waardevol. Bij onze FOD is een intern efficiency netwerk opgericht waarbij de verschillende thema’s van het Costing Out-project en de werkwijzen besproken worden. Op die manier wordt binnen onze organisatie heel wat informatie gedeeld en krijgen de diensten zicht op elkaars werkwijze.

In 2013 zijn er heel wat gegevens (contracten, hoeveelheden) bij alle diensten van de FOD verzameld in verband met elektriciteit, gas, water,

postverzending, mobiele telefonie, NMBS ...

Daarnaast zijn er ook sensibiliseringsacties opgezet op het vlak van postverzending en is er een samenwerkingsovereenkomst met Fedopress afgesloten. Wat dienstreizen betreft zijn de duurdere abonnementen van de MIVB vervangen door 10- rittenkaarten en zijn de modaliteiten voor het reizen met de trein gewijzigd.

zeer waar devol

19

(24)

projecten geselecteerd (66 voorstellen)

103

40 Eerste Lean-ambassadeurs aan de slag

In 2013 gaat de Lean Academy van start: 103 deelnemers uit 23 verschillende organisaties volgen een opleidingstraject tot Lean-adviseur en gaan aan de slag in hun organisatie.

Het doel van Lean is om door een efficiënt

procesmanagement de dienstverlening te verbeteren en tegelijk ook de kosten te drukken.

De Lean Academy wil federale personeelsleden uit verschillende overheidsdiensten opleiden tot interne Lean-adviseurs en hen de kans geven om wat ze geleerd hebben, meteen toe te passen op een concreet verbeterproject in hun organisatie. Het is een project in het kader van Optifed dat wordt gerealiseerd in samenwerking met het OFO en DG OPO.

Het OFO deed een oproep tot kandidaten en

projectvoorstellen. De oproep kent een groot succes: 66 ingediende projecten en 162 kandidaten.

In samenspraak met DG OPO, dat mee instaat voor de opvolging en evaluatie, worden om budgettaire redenen uiteindelijk 40 projecten en 103 deelnemers geselecteerd.

Zij krijgen in het najaar van 2013 een interactief opleidingstraject van zes dagen: drie dagen opleiding in Lean Management aangevuld met drie dagen coaching.

Deze eerste ambassadeurs van de Lean Academy zijn intussen volop aan de slag om met ‘Lean Thinking’ de processen in hun organisatie te helpen stroomlijnen.

ziE OOK

• www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie

› Ontwikkeling en ondersteuning › Processen › Lean Academy

• www.fedra.belgium.be › Mijn overheid en ik

› Teamwerk › Optifed laat overheidsdiensten van elkaar leren

organisaties

deelnemers (162 kandidaten)

KERNCiJFERs

iN 2014

• organiseert het OFO in samenwerking met DG OPO de ‘Lean Inspiration Conference’

• wordt de oproep voor Lean Academy 2 gelanceerd

23

20

(25)

OLiViA MACHiELs

Adviseur moderniseringscel Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV)

Ons Lean-project vloeit voort uit een Lean- efficiëntieaudit die onze dienst Interne Audit heeft uitgevoerd. Het doel is het proces te stroomlijnen dat plaatsvindt wanneer nieuwe medewerkers bij ons in dienst treden. We willen vooral de risico’s verminderen, zoals wachten (bv. het wachten op informatie),

fouten (bv. foutieve verwerking van gegevens) en overproductie (bv. dubbele databestanden). Concreet verwachten we dat de doorstroomtijd van het proces korter zal zijn en dat er geen foutieve acties meer zullen gebeuren. Betere resultaten dus, en dat allemaal met minder databases! Ons Lean- team is een echt ‘dream team’: het bestaat uit vier medewerkers van verschillende diensten, die continue verbeterprocessen in gang willen zetten.

De opleiding en coaching in de ‘Lean Academy’

hebben ons heel wat geleerd, zowel in theorie als in praktijk. Het was dan ook een zeer positieve ervaring die – gekoppeld aan de dynamiek van onze interne projectgroep – ertoe geleid heeft dat concrete verbetervoorstellen op tafel liggen. We kunnen die nu stilaan realiseren. De Lean-ervaring is voor ons geen eenmalig project, maar een structureel gegeven om verder naar andere processen uit te dragen.

BETERE RE sULTATEN EN DAT ALLEMAAL MET M

iNDER DATABasE s!

21

(26)

ziE OOK

• www.selor.be › Werken bij de overheid

› Hoe verloopt het selectieproces › Het screeningsmodel van selor

• www.selor.be › FAQ › Selectieprocedure

KERNCiJFERs

35.501

598 automatische vrijstellingen voor kandidaten

-73% daling verstuurde

poststukken t.o.v.

2012 afgehandelde

selectieprocedures

Digitale en vereenvoudigde selectieprocedures

Binnen het kader van Optifed maakt Selor werk van online rekrutering. Sinds 2013 verlopen enkele onderdelen van de

selectieprocedures digitaal en automatisch, en dus ook sneller.

Een sollicitant die eerder al met succes selectietesten van de generieke screening aflegde, krijgt hiervoor automatisch een vrijstelling. Handig als hij of zij daarna kandidaat is voor een gelijkaardige job. Wie niet slaagt, kan zes maanden lang niet meer deelnemen aan gelijkaardige selecties om in die tussentijd zijn of haar competenties bij te schaven.

Dankzij updates van OptimaS, de backoffice van Selor, krijgen ook de rekruterende klanten meer mogelijkheden in 2013 (via ‘Online Werving’). Zo verloopt het wervingsproces voor statutaire kandidaten nu volledig digitaal. Brieven en papier ruimen baan voor e-mail, en betere monitoringtools maken het werk van de selectieverantwoordelijken een stuk eenvoudiger en efficiënter.

iN 2014

• wordt interne mobiliteit gemakkelijker dankzij de uitgebreide vrijstellingen voor statutaire ambtenaren

• wordt ‘Online Werving’ uitgebreid naar alle selectieprocedures

22

(27)

EPB-certificaat voor P&O 51

De vestiging van de FOD P&O Wetstraat 51 krijgt een

volledige doorlichting op het vlak van energie-efficiëntie en behaalt daarbij een energie- prestatiecertificaat met klasse E+.

Er wordt een analyse gemaakt van de prestatie van de verwarmingsinstallaties, van de airco ... Hieruit kan perfect afgeleid worden hoe veel de uitstoot van CO2 bedraagt, hoe veel energie gebruikt wordt, waar het gebouw zich situeert ten opzichte van andere gebouwen ...

De FOD P&O scoort heel goed op het vlak van signalisatie, afvalbeleid en reglementaire opvolging.

ziE OOK

www.leefmilieubrussel.be › Professionelen

› Duurzaam beheer › Duurzaam gebouw › Energieprestatie van gebouwen (EPB) › EPB-certificaat openbaar gebouw

76 CO2 uitstoot in 2012 kg C02/M2

424 ENERGiEVERBRUiK in 2012 KWH EP/m2

KERNCiJFERs

23 LARs VANDEKERCKHOVE

Attaché Personeel en Organisatie POD Maatschappelijke Integratie

Dankzij het nieuwe systeem ‘Online Werving’ krijgen we zelf meer autonomie en maken we eindelijk komaf met het versturen van enveloppes vol met vellen papier naar de laureaten. Automatisering en digitalisering vind ik een bijzonder goede zaak. Op het vlak van administratieve vereenvoudiging speelt Selor voor mij trouwens een voortrekkersrol, zowel voor werkgevers als voor kandidaten.

komaf met het versturen van

papier

(28)

Besparen: verplicht en ‘onvermijdbaar’

De besparingstrend zet zich voort bij de FOD P&O, net zoals in de rest van de federale

overheid.

In 2012 was er al een reeks maatregelen om de overheidsuitgaven te beperken. In het voorjaar van 2013 worden door de regering ‘doelstellingen van onderbenutting’ afgekondigd, waardoor de gestemde kredieten de facto verminderd worden met 2% voor het personeel, 15% voor de werking en 20% voor de investeringen.

Vanaf het najaar van 2013 gelden nieuwe beperkingen op de uitgaven: uitgaven worden enkel nog

goedgekeurd als ze verplicht of ‘onvermijdbaar’ zijn.

Ten slotte wordt het begrotingsjaar vroeger dan gewoonlijk en abrupt afgesloten op 22 november, waardoor verschillende noodzakelijke uitgaven naar 2014 worden verschoven.

Het resultaat is dat de FOD P&O voor 700.000 € minder verbintenissen aangaat dan in 2012, en 2,2 miljoen € minder aan facturen betaalt.

ziE OOK

www.fedweb.belgium.be › Statistieken

› Budget FOD P&O

Vastgelegde bedragen 2012: 49,7 miljoen € 2013: 49,0 miljoen €

inkoopdocumenten (bestelbonnen) 2012: 3.045 2013: 2.876

KERNCiJFERs

Begroting FOD P&O in 2013

Boekingsdocumenten (facturen,

schuldvorderingen, creditnota’s) 2012: 5.675 2013: 4.955 Vereffende bedragen 2012: 51,0 miljoen € 2013: 48,8 miljoen €

-0,7 miljoen €

-169

-2,2

miljoen €

-720

24

(29)

Wanneer ‘less’ niet ‘more’ is

De productiecijfers van het OFO staan in verhouding tot de budgettaire restricties toegepast door de regering.

15% van het werkingsbudget van het OFO wordt

‘bevroren’. Ook maatregelen als voorlopige twaalfden bij het begin van het jaar maken dat het tempo waarmee de opleidingen ingepland worden, vertraagt.

Het aantal deelnemers aan de gecertificeerde

opleidingen loopt aanzienlijk terug tegenover voorgaande jaren door de keuze van het beleid om een kleiner budget toe te kennen aan dit proces en meer aan de andere opleidingen die door het OFO georganiseerd worden.

ziE OOK

www.p-o.belgium.be › Statistieken

› Gecertificeerde opleidingen

› Opleidingen OFO (globale cijfers)

› Opleidingen OFO – andere

› Standaardopleidingen OFO

KERNCiJFERs

deelnemers gecertificeerde opleidingen 2012: 12.317 2013: 8.601

-3.716

25

(30)

26

(31)

3. sAMEN iETs OP TOUW zETTEN

Of hoe samen met klanten het federale HR-beleid vormgeven

27

(32)

Klantgerichtheid: net dat ietsje méér!

Binnen de FOD P&O ondersteunt DG OPO heel wat projecten bij federale organisaties die ervoor zorgen dat hun klanten net dat ietsje meer krijgen.

De implementatie van het eerstelijnsklachten- management, het beheer van de klachten binnen de organisatie zelf, is bijna voltooid. De meeste federale organisaties hebben ondertussen een aanpak ontwikkeld.

Op 1 juli treedt de omzendbrief klachtenmanagement van 14 maart 2013 in voege. De regering tekent daarmee de krijtlijnen uit voor een kwaliteitsvolle implementatie van klachtenmanagement door 14 kwaliteitscriteria op te nemen. Zo dient bijvoorbeeld op de website van elke federale organisatie duidelijk vermeld te staan wie een klacht kan indienen, wat de procedure is, welke termijnen er zijn ...

Daarnaast stellen de federale organisaties en de Federale Ombudsman nieuwe samenwerkingsprotocollen op.

Hierin versterken ze de rol van de klachtencoördinator in de organisatie en maken van hem een evenwaardige partner van de Federale Ombudsman.

Tot slot verovert klachtenmanagement ook belgium.be:

een banner op de homepage, een rubriek op de contactpagina en een lijst met links naar alle klachtenpagina’s zetten klachtenmanagement in de kijker. Een eerste belangrijke stap naar een algemene bekendmaking.

In 2013 worden in vier organisaties klantenbevragingen op poten gezet. Zo worden onder andere de import- en exportbedrijven, de lokale besturen, de financiële instellingen, de parketten, de binnenschippers en chauffeurs, de farmaceutische industrie en de zorgverstrekkers bevraagd over de kwaliteit van de dienstverlening van hetzij de FOD Financiën, het Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, de FOD Volksgezondheid en het Federaal agentschap voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten. Deze bevragingen resulteren in een rapport en een concreet actieplan voor elke organisatie.

De uitrol van het klantencharter wordt grondig uitgetest in drie proefprojecten bij de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering, het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen en de FOD Financiën. DG OPO begeleidt de analyse van de bestaande situatie (toegankelijkheid voor klanten, online dienstverlening, doorlooptijden, telefonische bereikbaarheid,

klachtenmanagement …) en adviseert bij de reflectie van de organisaties over de aanpassingen die nodig zijn om te voldoen aan de wetgeving. Uit deze proefprojecten zal DG OPO samen met de organisaties lessen trekken voor de veralgemening van de aanpak.

KERNCiJFERs

klachten of vragen voor informatie bij de federale organisaties via de klachtenprocedure

gegronde klachten klachtencoördinatoren in het Federaal Netwerk Klachtenmanagement

begeleiding bij klantenbevragingen Door DG OPO

67

4.389 100 ^ste 10.543

28

(33)

ziE OOK

• Hoofdstuk 2 › Eerste Lean-ambassadeurs aan de slag

• www.klantgerichtheid.belgium.be

• www.klachten.belgium.be

• www.fedweb.belgium.be › Publicaties › Verslag klachtenmanagement 2013

• www.fedweb.belgium.be › Statistieken › Klachten bij de FOD P&O

iN 2014

• wordt er vooral gefocust op de uitrol van het klantencharter binnen de federale organisaties

• wordt het eerstelijnsklachtenmanagement gepromoot door de verspreiding van postkaarten in openbare plaatsen over heel het land en door specifieke folders aan het onthaal van elke federale organisatie

• brengt DG COMM-KM een COMM Collection uit over telefonische bereikbaarheid

XAViER DE CUYPER

Administrateur-generaal

Federaal agentschap voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten (fagg)

Het was een primeur voor het federaal agentschap voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten (fagg) om in 2013 een bevraging te houden bij onze vele en diverse partners, daarmee te peilen naar hun verwachtingen en tegelijk de kwaliteit van onze dienstverlening en producten te evalueren. Gelukkig konden we rekenen op het professionalisme van de FOD P&O.

De FOD P&O raadde ons aan om een zelfevaluatie te maken van onze klantenbenadering. Een oefening die zijn vruchten afwierp voor het management en ons er bewust van heeft gemaakt hoe interessant en belangrijk het is om regelmatig onze partners te bevragen.

De vragenlijst opstellen was een complexe onderneming, maar dankzij de degelijke

samenwerking tussen het DG OPO en onze Afdeling Kwaliteit werd het een succes.

De resultaten van de bevragingen hebben ons een onschatbare bron van informatie opgeleverd waarmee we verbeteracties kunnen vastleggen en plannen voor de komende jaren.

Ik wil de FOD P&O, die in verschillende domeinen volop zijn ondersteunende rol ten aanzien van de federale organisaties waarmaakt, bedanken. Ik ben erg tevreden over hun medewerking. Hun expertise heeft ons geholpen om de kwaliteit van de dienstverlening van ons agentschap te verbeteren.

Bedankt aan het hele team!

fod P&O maakt volop zijn ondersteunende r

ol ten aanzien van de federale

organisaties waar

29

(34)

OFO, meer dan opleidingen alleen

Het OFO neemt in 2013

verschillende projecten op bij klantorganisaties. Twee

projecten springen er uit: het project ‘Take Care’ bij de FOD Binnenlandse Zaken en het verfijnen van de evaluatie van opleidingen bij de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA).

Het project ‘Take Care’ bij de FOD Binnenlandse Zaken heeft tot doel de stress bij de medewerkers te verlagen en daarmee de arbeidstevredenheid te verhogen. Het project wordt gelijktijdig in vier diensten opgestart. De taak van het OFO bestaat erin om samen met de projectleider van de FOD en een externe firma het opzet en de projectplanning uit te werken, de projectuitvoering op te volgen en de effecten op het terrein te meten.

Na een onderzoek naar de psychosociale belasting bij de werknemers wordt een actieplan uitgewerkt.

Vervolgens worden de diensten begeleid bij de implementatie van dit plan. Ondersteuning van de leidinggevende, teambuilding en intervisie maken er o.a. deel van uit. Uit de vervolgenquête blijkt duidelijk dat daar waar acties worden opgezet, ze effect hebben op de arbeidstevredenheid. Het directiecomité is dan ook tevreden met het project en maakt het toegankelijk voor andere afdelingen. Zij kunnen deelnemen als ze dat willen.

De RVA wil de evaluatiecultuur integreren in zijn opleidingen. Waar zich dat tot nu toe beperkte tot een tevredenheidsevaluatie, wil de RVA nu meer de resultaten gaan meten: hebben de deelnemers aan de opleiding geleerd wat de opleiding tot doel had? Een eerste stap is de systematische evaluatie van het opleidingstraject voor nieuwe ambtenaren niveau B in de sectie Toelaatbaarheid van de

werkloosheidsbureaus. Alle lesgevers moeten een valide test kunnen opstellen die kan nagaan welke doelstellingen de deelnemers met hun opleiding bereikt hebben.

De samenwerking tussen de docimologen van het OFO en het Nationaal Opleidingscentrum (NOC) van de RVA resulteert in een opleiding van twee halve dagen waarin theoretische modellen besproken worden en een aantal tools (specificatietabel, gidsen voor het opstellen van vragen) worden aangereikt en uitgetest.

Op de laatste dag is een coaching voorzien. Na de opleiding kunnen de medewerkers van het NOC zelf interne trainers opleiden. Het OFO blijft beschikbaar voor advies.

KERNCiJFERs

aantal organisaties met aanvragen

vragen voor opleidingen of projecten op maat

17

28

30

(35)

ELLEN DENO

Stafmedewerker opleiding en ontwikkeling Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA)

Instrumenten om de leerresultaten van een opleiding bij de deelnemers op te volgen werden binnen de RVA nog niet systematisch geïmplementeerd. Daarom hebben we vanuit het opleidingscentrum van de RVA aan het OFO de vraag gesteld om een methodologische ondersteuning te bieden bij het evalueren van

opleidingen gericht op het verwerven van technische competenties.

Het OFO ontwierp, in samenwerking met het

opleidingscentrum van de RVA, een leertraject voor de RVA-lesgevers.

Er werd een werkgroep ‘waarderen’ opgestart die een opleidingsplan en lesmateriaal heeft opgesteld over waarderen binnen de RVA (Waarom waarderen we binnen de RVA? Hoe stel ik een meerkeuzevragentest op? Hoe kan ik als lesgever waarderen/ feedback geven tijdens een cursus?). Voor de opleidingen rond technische competenties werden posttesten opgesteld om het waarderen van de leerresultaten mogelijk te maken, bijvoorbeeld aan de hand van testen met meerkeuzevragen.

OFO ontwierp een leertraject voor de

RVA-lesgevers

31

(36)

In 2013 begeleidt de FOD P&O verschillende organisaties bij hun kennismanagement (KM).

De begeleiding bij het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) springt eruit door de omvang van het project en de actieve medewerking van het hele managementteam.

De doelen van het project zijn het omschrijven van een KM-visie voor de organisatie en het identificeren van de prioritaire KM-projecten in een actieplan. Van meet af aan beslist de projectgroep, die bestaat uit twee RSVZ- medewerkers en twee leden van de FOD P&O (DG Interne Communicatie en Kennismanagement), een tweeledige aanpak te hanteren: top-down en bottom-up.

De projectgroep verzorgt twee workshops met het

management om een eerste ontwerp van een KM-visie uit te werken en de prioritaire KM-thema’s in kaart te brengen.

Om de prioriteiten om te zetten in concrete acties en eventuele aanvullende acties voor te stellen, worden er focusgroepen georganiseerd met 44 teamverantwoorde- lijken en deskundigen.

De resultaten van de workshops en focusgroepen worden gebundeld, geanalyseerd en voorgesteld aan het

management dat hieruit drie prioritaire KM-projecten voor 2014 kiest:

• het in kaart brengen van de kritieke kennis

• het optimaliseren van de dossierbehandeling

• het documentbeheer.

De visie wordt uiteindelijk zo omschreven: ‘Wij bezitten allemaal veel kennis, het is aan ons om ze dynamisch en beschikbaar te maken, om ze te delen en van het RSVZ een expertisecentrum te maken dat ten dienste staat van de Zelfstandige Ondernemer’.

KM-krijtlijnen uittekenen

Helpende handen voor interne opleidingen

Het OFO biedt technische ondersteuning bij de interne opleidingen die zijn

klantorganisaties organiseren.

Zo kunnen klanten een beroep doen op een uitgebreid e-learning- en blended learning-aanbod via Campus@

YourService. Daarnaast bestaat ook ITMA as a service, waarmee klanten de inschrijvingen van hun eigen opleidingen kunnen beheren.

Campus@YourService is een volledig dienstenaanbod op het vlak van e-learning en blended learning- trajecten dat het OFO sinds 2013 aan zijn klantorganisaties voorstelt.

De diensten die aan de klantorganisaties worden aangeboden zijn:

• hosting van e-learningmodules

• toegangsbeheer voor de deelnemers

• opvolgings- en reportingtools

• advies bij de selectie en de ontwikkeling van e-learningmodules

• gebruik van authoringtools (tools waarmee klanten e-learning cursussen kunnen creëren met weinig of geen programmering)

• advies en ondersteuning bij de ontwikkeling van blended learning opleidingen.

Verschillende klanten maken al gebruik van het aanbod. Zo ontvangen het Federaal agentschap voor de veiligheid van de voedselketen (FAVV), het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding en het Rijksarchief al begeleiding bij de opmaak van e-learning cursussen.

Het OFO heeft een dienstenaanbod uitgewerkt zodat zijn partners hun interne opleidingen zelf kunnen beheren. Zij kunnen de deelnames in ITMA invoeren en opvolgen. Deze oplossing staat bekend als IAAS (ITMA As A Service). Dit jaar kiest de FOD Buitenlandse Zaken IAAS voor het beheer van zijn opleidingen.

iN 2014

biedt het OFO al zijn partners hun eigen deel van de campus, met een eigen ‘look and feel’, voor hun opleidingen

ziE OOK

www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie › Kennismanagement › Analyse en KM-plan › Op niveau van de organisatie

32

(37)

KM-krijtlijnen uittekenen

LEENTJE MOTTE EN LiLiANNE LEMMENs

Attaché Administratie Generaal en Coördinator Communicatie en Opleiding Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ)

Wij zijn heel tevreden over het project, zowel over de resultaten, als over de gebruikte methodologie en de begeleiding van de FOD P&O.

We hebben een kennismanagementvisie, een actieplan en drie prioritaire projecten waarmee we in 2014 van start gaan. Dankzij de workshops en de focusgroepen hebben we het management en heel wat medewerkers kunnen sensibiliseren voor kennismanagement.

De samenwerking met DG COMM-KM was leuk én efficiënt en liet ook toe onze blik op onze organisatie te verhelderen.

Leuke én efficiënte samenwer king die toeliet onze

blik op onze organisatie te verhelder en

33

(38)

Welzijn werkt

Het netwerk PreviUs.be schakelt naar een hogere versnelling.

Daarnaast begeleidt de FOD P&O vier federale organisaties bij hun welzijnsbeleid.

In november 2012 werd het federale netwerk voor preventieadviseurs en vertrouwenspersonen,

PreviUs.be, boven de doopvont gehouden. Het netwerk legde al snel zijn doelstellingen, prioriteiten en strategie vast. Het doel is erop toe te zien dat alle medewerkers van alle organisaties in goede omstandigheden kunnen werken en dus goed en langer werken. Dankzij de toewijding, de passie en de talenten van de leden van het netwerk kon het netwerk met slechts weinig middelen groeien. Geleidelijk aan kwamen er nieuwe leden bij.

2013 is een jaar vol uitdagingen. Het netwerk organiseert een reeks bijeenkomsten met bemoedigende resultaten, bijvoorbeeld over luchtkwaliteit, duurzame ontwikkeling en welzijn ...

In 2013 begeleidt de FOD P&O vier federale organisaties (POD Duurzame Ontwikkeling, FOD Mobiliteit en Vervoer, Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en Rijksinstituut voor de Sociale

Verzekeringen der Zelfstandigen) om het welzijn in de organisatie te analyseren en/of te ontwikkelen.

Concreet bestaat de begeleiding onder andere uit adviezen over de teamsfeer, maatregelen tegen stress en de implementatie van telewerk.

Daarnaast zijn er ook de samenwerkingsprojecten die het aanbod van de FOD P&O mee helpen uitbreiden:

• sensibiliseringssessies ‘Discriminatie of pesten:

Maak jij het onderscheid?’, in samenwerking met het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor

racismebestrijding

• het colloquium ‘Op uw gezondheid?’, in

samenwerking met de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg

• het opstellen van een vijfdaagse opleiding

psychosociale bemiddeling in samenwerking met het OFO.

Het netwerk Personeel en Welzijn, dat

preventieadviseurs, vertrouwenspersonen en HR- verantwoordelijken samenbrengt, behandelt ook actuele thema’s op zijn vergaderingen:

• ‘Zelfmoord op het werk: open de dialoog’, in

samenwerking met het Centre de Prévention suicide en het Centrum ter Preventie van Zelfdoding

• ‘Werken na 65, is de zaak van alle generaties’, in samenwerking met FEDIPLUS

• ‘Het absenteïsme, voorkomen is niet eenvoudig!’, in samenwerking met SDWorx en Medex.

KERNCiJFERs

tevredenheid

deelnemers

tevredenheid inschrijvingen

inschrijvingen

PreviUs.be – 9 activiteiten

Netwerk Personeel en Welzijn – 3 activiteiten

samenwerkingsprojecten – 3 activiteiten

619

104 75%

70%

220

34

(39)

JACqUEs KRYGiER

Preventieadviseur, lid van PreviUs.be Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid (DOSZ)

PreviUS, PreviUs??? Laat me raden … een ziekte, een zeldzame plant?

Nee: een geniaal idee.

De preventieadviseurs, de vertrouwenspersonen … al wie in dit domein werkt … doet dezelfde job, maar elk in zijn eigen organisatie.

Onze ideeën samenleggen, wie had daar aan gedacht!

Ik ben preventieadviseur bij de DOSZ en voor mij is deelnemen aan PreviUs erg belangrijk: het bespaart me tijd in mijn zoektocht naar de optimalisatie van het welzijn van alle personeelsleden van mijn organisatie.

En voor zover de werkgever volgt, gaan we erop vooruit, tot ieders tevredenheid.

Lang leve PreviUs.be!

PreviUs, PreviUs??? Laat me raden … een ziekte, een

zeldzame plant?

Nee: een geniaal idee

ziE OOK

• www.fedweb.belgium.be › Welzijn › Previus.be

• www.p-o.belgium.be › Producten and diensten › Netwerk Personeel en Welzijn

• www.p-o.belgium.be › Producten and diensten › PreviUs.be

iN 2014

Previus.be

• 6 activiteiten over burn-out, absenteïsme of presenteïsme, alcohol en drugs …

• 2 begeleidingsprojecten welzijn: risicoanalyse bij de FOD Economie en een project bij de gevange- nis van Dinant

• een basisopleiding voor vertrouwenspersonen in samenwerking met het OFO

• een sensibiliseringssessie over stereotypes in samenwerking met de cel Diversiteit en het Centrum voor gelijkheid van kansen.

35

(40)

Mijlpalen voor de OFO-netwerken

De OFO-netwerken hebben alle iets te vieren in 2013: FEDEL wordt geboren, Firion zet zijn eerste stapjes en het netwerk Leren en Ontwikkelen viert zijn tiende verjaardag.

FEDEL

Het netwerk FEDEL (Federal e-learning) is een nieuw netwerk dat als doel heeft synergieën te creëren tussen alle federale organisaties die gebruik maken of wensen gebruik te maken van informatie- en

communicatietechnologieën bij het opleiden van hun personeelsleden. De synergieën zijn mogelijk op verschillende niveaus:

• uitwisselen van cursussen

• uitwisselen van best practices en advies (bv. het OFO deelt expertise met het ministerie van Defensie )

• uitwisselen van tools

• uitwisselen van inhoud (bv. het OFO deelt

videofragementen met de FOD Financiën die deze gebruikt voor een cursus over de evaluatiecyclus, waarop het OFO de cursus voor de hele overheid aanpast)

• ter beschikking stellen van de Campus@YourService- diensten

In 2013 houdt FEDEL al twee bijeenkomsten, waarop alle federale opleidingsverantwoordelijken worden uitgenodigd. Een vijftiental onder hen neemt deel.

Firion

Firion, het interne opleidersnetwerk bedoeld voor federale ambtenaren die af en toe of regelmatig een opleiding geven, heeft zijn start niet gemist.

Als voorbereiding op deze Firion-bijeenkomsten werd gedurende drie maanden in duo’s gewerkt aan korte, interactieve workshops rond het thema

‘groepsdynamica’, steeds met de achterliggende bedoeling om de deelnemers te inspireren.

De interesse voor de bijeenkomst in februari is erg groot en de inschrijvingen moeten wegens het grote succes sneller worden afgesloten. Het Firion-team,

samengesteld uit federale collega’s en collega’s van het OFO zelf, beslist om in juni 2013 een tweede

bijeenkomst rond hetzelfde thema (en met gelijkaardige inhoud) te organiseren. Niet alleen op kwantitatief, maar ook op kwalitatief vlak zijn de bijeenkomsten een succes: de deelnemers zijn erg tevreden.

Netwerk Leren en Ontwikkelen

In 2013 viert het netwerk Leren & Ontwikkelen zijn tiende verjaardag. Het netwerk van federale

opleidingsverantwoordelijken zet het jaar feestelijk in tijdens de nieuwjaarsreceptie. De bijeenkomsten in 2013 staan in het teken van ‘Netwerken en

netwerkleren’, ‘de HR(D)-adviseur als business partner’ en een blik op de toekomst (in het kader van de 50^ste verjaardag van het OFO).

iN 2014

• komt Firion twee keer bijeen, net zoals het netwerk FEDEL

• wordt de klemtoon nog meer gelegd op ervaringsuitwisseling

ziE OOK

• OFO 50 jaar

• www.ofoifa.belgium.be

KERNCiJFERs

tevredenheid over de begeleiding van de workshops

van de deelnemers vindt dat ze voldoende ervaring kon delen (juni 2013)

deelnemers FiRiON

75%

153 86%

36

(41)

De groene (rode) draad in de raamcontracten

In 2013 legt de opdrachten-

centrale FOR van de FOD P&O nog meer de focus op duurzame

producten.

Enkele voorbeelden:

• alle pc’s beantwoorden aan het Energystar of aan een gelijkwaardig label

• alle schermen beantwoorden ten minste aan het TCO 5.0 label

• meer dan 75% van alle toetsenborden beantwoorden aan het Blauwe Engel label

• bij de evaluatie van de voertuigen wordt grote aandacht geschonken aan ecologische aspecten

• in de catalogus voor de onderhoudsproducten nemen de groene producten een steeds belangrijkere plaats in

• alle grafische papieren, hygiënische papieren en enveloppes in de basislijst van de catalogus van FOR zijn ‘groen’

• de inktpatronen voor printers en fotokopieerapparaten worden op verzoek van de klant teruggenomen en volgens strenge ecologische normen gerecycleerd of opnieuw gebruikt.

Dankzij het groeperen van gelijkaardige behoeften van verschillende federale diensten in één enkel

raamcontract worden alle producten van FOR tegen zeer interessante prijzen aangeboden.