Voor het factureren van telefoonkosten worden de functies van het programmapakket "Forum Count" gebruikt. Receptionisten beheren kamers via de Forum 500 / Forum 5000 webconsole met Forum Hotel-software. De systeemsoftware Forum 500 / Forum 5000 vanaf versie 4.0 bevat de programmapakketten "Forum Hotel" en .
Configuratie en administratie
Met een speciaal voor de Forum 500 / Forum 5000 aangepaste webbrowser vereenvoudigt u het dagelijkse gebruik van de hotelapplicatie voor de medewerkers aan de receptie. Na elke start van de computer kan dit browserprogramma automatisch starten en de aanmeldingsprocedure uitvoeren. Zo staat de hotelapplicatie altijd klaar voor gebruik als icoontje in het infogebied van de taakbalk.
Gebruikersgroepen instellen
Andere relevante instellingen voor deze gebruikersgroep vindt u onder Systeemtoestellen en Verbindingsdatapunten in de configuratiedialoog. Deze instellingen worden uitgelegd in de hoofdstukken Kostenfacturering configureren vanaf pagina 33 en Telefoonboekoproepen voor hotelgasten blokkeren vanaf pagina 24.
Kamer aanleggen en
De receptietelefoon instellen
Stel het telefoonnummer van de receptietelefoon in in de Configurator, menu Hotel Forum: Instellingen. Tip: U kunt het menu Toepassingen: Hotel toewijzen aan de telefoonfunctietoets bij de receptie (in het menu TEL Configuratie: Toestellen: Systeemtelefoons). Voer hiervoor het telefoonnummer van de ontvangende telefoon in bij Oproepverdeling: Inkomend (op de installatielink: Oproepverdeling: . Inkomend DDI).
Functietoetsen voor de
Een receptieteam samenstellen
Programmeer het ontvangende telefoonnummer in de teamsysteemtelefoons op de kanaal- of teamtoetsen (in het menu TEL Configuratie: Groepen: Teamtoetsen). Stel voor elk kanaal en elke teamtoets een andere beltoon in op elke teamtelefoon (in het menu TEL Configuratie: Toestellen: Systeemtelefoons), zodat teamleden inkomende oproepen kunnen onderscheiden van andere oproepen (bijv. externe oproepen). U kunt de beltoon ook direct op de systeemtelefoon instellen via de keycard.
De kamertelefoons configureren
Dit doet u met de instelling Alle toetsen vergrendeld in de gebruikersgroep Hotelgast (onder het menu Gebruikersbeheer: Gebruikersgroepen). De volgende configuratiestappen zijn alleen relevant als u niet alle toetsen op de gastsysteemterminals wilt vergrendelen. De receptie kan dit echter desgewenst voor de gast doen door de taalinstelling van de telefoon te wijzigen (via het hotelprogramma Forum of de receptietelefoon).
Telefoonnummerblokkering en oproepfilters voor
Call-verbindingen verhinderen
Wijs in Oproepverdeling: Inkomende DDI het interne telefoonnummer van de ontvangende telefoon toe aan alle doorkiesnummers waaronder de kamertelefoons extern bereikbaar zijn. Als de receptietelefoon ook de telefooncentrale van het hotel is, vul dan een sterretje (*) in. Bij Oproepverdeling: Uitgaand DDI wijst u ook het telefoonnummer van de receptie toe aan de interne nummers van de kamertelefoons.
Bij externe oproepen van de gast wordt het wachtende telefoonnummer weergegeven op de telefoon van de gebelde deelnemer. Gespreksverdeling: Point-to-Multipoint bereik Bij een point-to-multipoint verbinding zijn de telefoonnummers van de kamertelefoons van buitenaf niet direct bereikbaar.
Bevoegdheden voor het gebruik van de
Stel voor de statussen Uitchecken en Op te ruimen gebruikersgroepen in waarvan de autorisaties overeenkomen met de autorisaties van de vooraf gedefinieerde gebruikersgroep.
De wekdienst programmeren
Verbindingsgegevens-
Deze gegevens verschijnen op de tele- foonfactuur van de gast en deze kan de ontstane kosten gedetail- leerd controleren. Indien nodig kan u met het programma Forum Count een eigen profiel aanmaken en dit dan in het menu Forum Hotel: Instel- lingen vastleggen. Meer informatie over het aanleggen van pro- fielen vindt u in de online-help en in de handleiding van het pro- grammapakket “Forum Count”.
De volgende afbeelding toont een configuratie met behulp van de profielvoorinstelling voor het Forum Hotel-programma.
Kostenafrekening configureren
Voer het btw-tarief in het menu Forum Hotel: Instellingen in (u kunt dit ook instellen met decimalen). De telefoonrekening voor de gast bevat dan naast een overzicht van zijn aansluitgegevens ook het totaalbedrag inclusief BTW. In het menu kunt u de valuta instellen waarin telefoonkosten worden berekend en de prijs van de aansluiteenheid.
In het menu Gebruikersbeheer: Gebruikersgroepen moet u het loggen van verbindingsgegevens activeren voor de gebruikersgroep hotelgasten. Bovendien definieert u in het menu Gebruikersbeheer: Gebruikersgroepen de facturatiefactoren voor de telefoonrekening van hotelgasten.
Factuurhoofding ontwerpen
Als je wilt, kun je in het menu Forum Hotel: Factuurkop een kop maken met tekst en afbeeldingen (bijvoorbeeld een logo). De afbeeldingen die u in de koptekst gebruikt, moeten worden opgeslagen op de computer waarvandaan u afdrukt.
Verbindingsgegevens van de gasten archiveren
Voor export kunt u het tabelformaat *.csv (Comma Separated Value) gebruiken of het archiefformaat *.zip gebruiken om de gegevens in gecomprimeerde vorm te bewaren. Dit PDF-bestand kan vervolgens worden afgedrukt (eenmaal voor de gast en een keer voor de boekhouding). Het aantal onderdrukte cijfers hiervoor kunt u instellen in de configuratie van de gebruikersgroep "Hotelgast".
Deze instelling is van toepassing op alle externe nummers die de gebruiker heeft gebeld (zelfgekozen nummers en nummers van inkomende oproepen). Met deze instelling wordt ook rekening gehouden bij het afdrukken van de telefoonrekening voor de gast.
Het programma
Forum Hotel”
Het programma starten en afsluiten
Het kameroverzicht
Tijdens het werken met het programma Forum Hotel kunt u voor elke dialoog ook de online-help oproepen.
Een gast aanmelden (check-in)
Nadat u de gast heeft aangemeld wordt hij voor de duur van zijn verblijf door het systeem beheerd als een (tijdelijke) gebruiker. Alternatief kan u ook de naam van de gast zoeken in het centrale telefoonboek en zijn nummer kiezen vanuit het tele- foonboek. Het centrale telefoonboek staat ter beschikking op elk systeemtoestel en op de Webconsole van de Forum 500 / Forum 5000.
Met vragen over de bediening van het centrale tele- foonboek en uw toegangsrechten kan u zich tot uw systeembe- heerder wenden.
De gast vertrekt (check-out)
Kamerreiniging
Wekdienst voor een gast activeren
Er is een bericht
Gasten met een draadloze Forum Free (bijv. een Forum Free 575) worden geïnformeerd door de knipperende Info-toets op het apparaat. Het knipperende symbool "Bericht" geeft aan dat het signaal op de kamertelefoon van de gast is geactiveerd.
Telefoonfactuur voor de gast opstellen
Op de receptietelefoon kunt u altijd het actuele kostensaldo van een gast aflezen in het menu Toepassingen: Hotel, menupunt 3 Kosten (zie ook menu "Hotel" op de receptietelefoon vanaf pagina 50). Via het programma Forum Hotel kunt u desgewenst een tijdelijke oplossing voor de gast ontwerpen. De procedure is hetzelfde als bij het afdrukken van een ontvangstbewijs wanneer de gast vertrekt.
Er is echter één belangrijk verschil: in het dialoogvenster Ruimte - Status - Wijzigen moet u de optie Verbindingsinformatie selecteren. Afmelddialoogopdrachten 1: Open het telefoonaccount in een nieuw venster en log vervolgens de gast uit.
Het menu “Hotel” op de receptietelefoon
In de beoordeling van kamers van het Hotel Forum-programma verandert de status van deze kamer in "bezet". Info: De telefoonrekening voor de gast moet worden afgedrukt met behulp van het Hotel Forum-programma, de rekening kan niet worden afgedrukt met de receptietelefoon. De status van de kamer wordt op "opruimen" gezet (zie punt De kamer moet schoongemaakt worden vanaf pagina 52).
4 Bericht: u kunt de gast laten weten dat er een bericht voor hem is binnengekomen (optie Actief). Afhankelijk van het type toestel wordt dit bericht akoestisch of visueel gesignaleerd op de kamertelefoon. Druk op de OK-toets en voer de gewenste tijd in uren en minuten (uu:mm) in, b.v.
Bevestig de klok met de OK-knop en activeer de wekoproep met de optie Aan. Als je nu op de OK-knop drukt, verandert de status van de kamer (na bevestiging) direct naar "vrij". Aangezien de kamer echter eerst moet worden ontruimd, drukt u op de ESC-toets om het menu te verlaten.
Roep, zodra de kamer is gereinigd, menupunt 1 Reiniging weer op en bevestig (na een veiligheidsvraag) met de OK-toets.
Status van de kamer wij- zigen met de functie-toets
Tegelijkertijd verschijnt het kamerreinigingssymbool in het kameroverzicht van het programma Forum Hotel. Als het schoonmaakpersoneel een kamer heeft klaargemaakt voor de volgende gast, kunnen ze de status van de kamer op de kamertelefoon wijzigen door op de knop te drukken. De gewijzigde status wordt direct weergegeven in het kameroverzicht van het programma Forum Hotel en op de receptietelefoon.
Handleiding voor de gast
De toetsen van uw kamertelefoon
Voor gasten met een standaardtelefoon kan dit punt worden weggelaten als de telefoon geen speciale toetsen heeft.
Receptie opbellen
Externe gesprekken
U hoeft alleen een buitenlijnnummer in te voeren als de systeembeheerder dit heeft geconfigureerd (in de Configurator, menu . Telefonie: Lijnen: Route). Deze functie is in de Forum 500 / Forum 5000 standaard ingesteld en voor een buitenlijn moet u "0" kiezen.
Geblokkeerde telefoonnummers
Wat kosten
U wilt een andere hotelgast opbellen
Gasten worden voor de duur van hun verblijf geregistreerd in het telefoonboek van het hotel. U kunt dit telefoonboek op uw telefoon openen en een andere gast in zijn kamer bellen. U kunt het zoekproces verkorten door de eerste letter van de achternaam die u zoekt in te voeren.
Om dit te doen, drukt u op de juiste cijfertoets op uw telefoon (bijv. 1 voor de beginletters A, B en C) en scrolt u met de pijltjestoetsen tot u de gewenste naam vindt. Gasten worden voor de duur van hun verblijf met hun achternaam en voornaam vermeld in de centrale telefoongids. Een systeembeheerder kan een gastfunctietoets programmeren met een 520/530 forumtelefoon of een forumtelefoon waarmee kan worden gebeld vanuit het centrale telefoonboek (zie ook Programmeren van een functietoets voor bellen vanuit het telefoonboek vanaf pagina 25).
De systeembe- heerder kan het kiezen uit het telefoonboek voor hotelgasten ech- ter ook blokkeren. Als dit zo is ingesteld, gebruikt u voor gasten met een Forum Phone 520/530 of Forum Phone de beschrijving die voor alle gasten geldt.
U wordt opgebeld
U wenst gewekt te worden
De systeembeheerder kan op de Forum Phone 520/530 of Forum Phone room-telefoons een wekfunctietoets instellen. Als er geen functietoets is geconfigureerd, gebruik dan de omschrijving die voor alle gasten geldt voor gasten met een Forum Phone 520/530 of Forum Phone.
Bij de receptie is een bericht voor u aangekomen
Als u bij de receptie een bericht ontvangt, wordt u de volgende keer dat u de telefoon opneemt automatisch doorverbonden met de receptie.
Bijlage
Milieu-informatie
Technische gegevens
Technische ondersteuning voor uw Forum®-telefooncentrale
Om uw installatie te wijzigen, hardware toe te voegen of de programmering van uw Forum®-telefooncentrale te wijzigen, neemt u contact op met onze klantendienst op de volgende nummers:.