Het verwelkomen, integreren en begeleiden van nieuwe medewerkers is een essentiële taak voor elke zorgzame werkgever. Deze gids heeft tot doel de opvang en integratie van nieuwe medewerkers in de vier horizontale federale overheidsdiensten (FOD) te harmoniseren en te professionaliseren: Personeel en Organisatie, Kanselarij van de Eerste Minister, Begroting en Beheerscontrole, Fedict. De gids werd ontwikkeld door de personeelsdiensten Personeel en Organisatie van deze vier FOD's en geïnspireerd op goede voorbeelden van het verwelkomen van nieuwe medewerkers vanaf de selectie tot de volledige integratie in de organisatie.
De gids is bedoeld voor iedereen (te beginnen bij onszelf als voorzitters) die betrokken is bij de opvang van nieuwe medewerkers: directeuren-generaal, directeuren, directe leidinggevenden, mentoren die hen bijstaan, en medewerkers van de HR-afdeling die de opvang organiseren.
Inleiding
Concepten en rollen
Concepten
Rollen
Informeer afdelingsmedewerkers en directe collega’s over de komst van de nieuwe medewerker. Taken voorbereiden en bespreken met de nieuwe medewerker (bijvoorbeeld een 'casus' of praktijktaak voor de A-niveau stagiair). Op de eerste werkdag: verwelkom de nieuwe medewerker en stel hem voor aan de medewerkers van de afdeling.
Kennis van de FOD en de dienst: de mentor wordt steeds gekozen uit de senioren van de FOD. Hij kent de gewoonten en werking van de FOD van binnen en van buiten en kan zich daardoor aanpassen aan de context. Expertise: De mentor weet welke fouten hij moet vermijden en met welke moeilijkheden de nieuwe medewerker te maken krijgt.
Algemene begeleiding van de nieuwkomer: anticiperen op en beantwoorden van zijn vragen, wegwijs maken in werk en bij FOD, begeleiden en stimuleren van het proces van kennismaking en integratie. Op de eerste werkdag: Ontvang de nieuwe medewerker en zorg dat deze klaar staat. Om de medewerker in contact te brengen met de naaste collega’s, met wie de nieuwe medewerker moet samenwerken, en van wie hij in eerste instantie “afhankelijk” wordt, b.v.
Als de mentor een directe collega is, help dan bij het leren kennen van de werkvloer en het oplossen van problemen (kennisoverdracht tussen senior en junior). Het leggen van contacten met de nieuwe medewerker, met de CDVU en andere diensten betrokken bij het voortraject (zie punt 3.1 Schematische weergave van het integratieproces). Informeer bij de receptie op welke dag de nieuwe medewerker zich zal melden.
De timing bewaken: het einde van de proeftijd, het indienen van het stageverslag, feedbackverslagen opvragen,. Het integratieproces opvolgen door contacten te onderhouden met alle betrokkenen, met inbegrip van de nieuwkomer. Voor de nieuwe medewerker die intern gemuteerd is: het vertrek bij de ene en de aankomst bij de andere dienst coördineren.
Integratieproces
- Schematisch overzicht
- Vooronthaal: chronologisch schema “wie doet wat”
- Onthaal: chronologisch schema “wie doet wat”
- Integratie (inwerken en inburgeren): chronologisch schema “wie doet wat”
Informeel contact met de nieuwe medewerker Zoek uit of de medewerker in dienst wil komen x Maak een afspraak over de ingangsdatum van het dienstverband Informeel contact met de algemeen directeur, Identificatie van de kandidaat (zie bijlage IV): Brief aan de nieuwe medewerker (zie bijlage V) Bevestig x - datum + tijdstip van indiensttreding - de duur van de stage of proefperiode Vraag informatie en bepaalde documenten aan Administratieve informatie Stuur de vereiste documenten naar hun x taken en verantwoordelijkheden Voorbereiding op toelating tot de dienst Beton Voorbereiding op toelating: Administratieve gegevens, informatieblad, diploma Verwerking van de verzonden informatie informeert ("de nieuwe medewerker arriveert op .. ; verzendt ..«) - Informeert OFO voor een gezamenlijke welkomstsessie voor stagiairs.
Uitdelen van de nodige “middelen” (badge, verlofbriefje, etc.) Stel de nieuwe medewerker voor aan de directe x-baas of aan de mentor. Toon de belangrijkste faciliteiten (eetzaal, toiletten, nooduitgangen, fotokopieerapparaat, ..) Eerste interview en presentatie van informatiepakket x van de dienst Gezamenlijke maaltijd om het contact te bevorderenxx(x)x kennismaking met de functie Bilateraal interview: eerste taken in behandeling xx werk/planningsgesprek; geeft belangrijke informatie over de dienst Bilateraal gesprek: uitleg over de rol van een mentor; xx maak afspraken over samenwerking en ondersteuning. Algemene kennismaking met de functie en takenxx Bilaterale gesprekken met collega's als start voor een professionele en collegiale relatiexx Rondleiding door het gebouw en (naar) de overige diensten ) Bespreking en aanscherping van de functieomschrijving; xx bespreking bijzondere opdrachten/projecten en voor niveau A het stageverslag en de eindscriptie Voorstellen aan de directeuren en de voorzitterx en Feedbackgesprek na de eerste werkmaand x(x)(x)x.
Opleiding en ontwikkeling
Onthaaldag
Bijlagen
Checklist integratieproces
Formulier “Materiaal in”
Formulier “Materiaal out”
Nota aan de directeur-generaal
Gelieve uw directe leidinggevende te informeren dat u hem/haar aanstelt als onthaalverantwoordelijke. Zodra u heeft aangegeven wie verantwoordelijk is voor de opvang van de nieuwe medewerker op de afdeling, neem ik contact op met deze persoon om het ontvangst- en integratieproces met hem/haar te bespreken. Dit plan zal in de eerste werkweken worden getoetst aan de kennis en ervaring van de nieuwkomer, zodat er tijdig trainingen kunnen worden georganiseerd.
In de bijlage vind je de functieomschrijving die de direct leidinggevende nodig heeft om de receptie voor te bereiden.
Brief aan de nieuwe medewerker
Inlichtingsblad
Kinderen van 21 tot 25 jaar die hoger onderwijs volgen (studiecertificaat bijvoegen). Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee c) Overige kinderen: wees, geplaatst kind. Diensten verleend in de diensten van de Staat, de diensten van de Gemeenschappen, de Gewesten of de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie; de diensten van Afrika; andere openbare diensten; de onderwijsinstellingen van de Staat of van de Gemeenschappen, evenals het gesubsidieerd officieel onderwijs; de universiteiten en het ziekenhuiscentrum dat daarvan afhankelijk is; de gratis gesubsidieerde diensten van school- en loopbaanbegeleiding en psychosociale centra; een ministerieel kabinet; een erkende politieke groepering; een representatieve vakbond; de. Volledige naam van het diploma (vast, tijdelijk, periode en contractueel adres, T.W.W., enz.). Aard Datum van rangverwerving Datum van beslissing a) in de nationale orden (aangeven.
In overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer worden persoonsgegevens die op u betrekking hebben, verwerkt met het oog op het beheer van. Informatie over de wijze van verwerking kunt u ook verkrijgen door het openbare register te raadplegen dat wordt bijgehouden door de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer.
Nota aan de stagebegeleider
Indien de praktijkrapporten niet gunstig zijn, stelt de algemeen directeur van OFO een rapport op dat hij voorlegt aan de interinstitutionele praktijkcommissie. Deze commissie kan besluiten de stage te verlengen (maximaal 4 maanden), een voorstel te doen voor een vaste aanstelling of een voorstel tot ontslag te doen. Indien de stagiair gedurende het stagejaar langer dan 30 werkdagen afwezig is geweest, wordt de stage verlengd.
Tijdens de stage schrijft de stagiair een eindscriptie, die hij aan het einde van de tiende maand moet inleveren bij de algemeen directeur van OFO. Het uiteindelijke proefschrift bestaat uit minimaal 30 pagina's tekst (exclusief bijlagen) en gaat in op een aspect van de dienst of afdeling. Het is helemaal niet de bedoeling dat de stagiair teksten samenbrengt of een algemene toelichting geeft, maar een persoonlijke bijdrage schrijft die een analyse of synthese vergt.
Als stagemanager bepaal je samen met de stagiair en de directeur personeelszaken het onderwerp van je proefschrift. Wanneer het afstudeerscriptie is afgerond, moet de stagiair hierover een mondelinge presentatie geven. Je beoordeelt de scriptie, eventueel in overleg met andere deskundige collega’s van de dienst, en stelt een evaluatienota op.
De directeur P&O Personeel stuurt deze evaluatienota naar het OFO en de directeur-generaal van het OFO besluit of het sluitingsbevel wordt goedgekeurd. Indien het definitieve proefschrift niet binnen de gestelde termijn wordt opgeleverd of niet aan de voorwaarden voldoet, wordt de Deze commissie kan vervolgens beslissen over de verlenging van de stage (maximaal 4 maanden), een voorstel indienen voor een dienstverband voor onbepaalde tijd of een voorstel tot ontslag indienen.
