O percentual de 3% de juros ao mês, que é cobrado dos clientes que apresentam atraso no pagamento dos títulos, foi definido com base no percentual de juros que é cobrado pelo mercado, tais como, os fornecedores da empresa, os concorrentes e os bancos.
Perante a perspectiva do mercado brasileiro, a realidade da empresa foco deste trabalho, e a experiência da acadêmica na área. A organização não tem condições de cobrar uma taxa de juros menor do que a de 3%, dos clientes inadimplentes, frente aos juros que paga a seus fornecedores, quando não tem capital para honrar um pagamento na data, ou quando necessita recorrer a empréstimos bancários. Portanto esta política deve continuar como está.
o) O pagamento das comissões dos representantes comerciais da empresa é atrelado à liquidez dos títulos.
Pagar a comissão aos vendedores no faturamento dos pedidos e receber o pagamento dos títulos em uma data futura ocasionaria problemas de fluxo de caixa na empresa.
Diante da realidade da organização, do conhecimento da acadêmica na área e da circunstância do mercado brasileiro, é inviável que a empresa pague a comissão a seus representantes no faturamento dos pedidos, portanto essa política deve ser preservada.
As políticas de crédito e cobrança aqui registradas servirão para balizar os procedimentos internos do setor de contas a receber, facilitando a compreensão do trabalho aos seus colaboradores, e também auxiliará o representante comercial no momento da venda. Estas políticas, e as respectivas sugestões de melhoria, serão implantadas na empresa após a aprovação do diretor administrativo.
Plano de Ação
O que? Como? Quem vai fazer? Quando? Quanto vai custar?
Utilizar a ficha cadastral, na abertura de novos clientes.
O representante deverá preencher todos os campos da ficha cadastral quando efetuar a
venda a um novo cliente.
Representante comercial
Primeiro semestre de
2008
Sem custo.
Solicitar cópia do contrato social da empresa do pretendente ao
crédito
O representante deverá solicitar uma cópia do documento quando realizar a venda a um
novo cliente.
Representante comercial
Primeiro semestre de
2008
Sem custo.
Disponibilizar um campo no sistema da empresa para registro das análises realizadas no banco
de dados do Serasa, com fornecedores ou bancos.
Utilização de um novo software (já em desenvolvimento).
Equipe de desenvolvimento do sistema da empresa.
Primeiro semestre de
2008
Sem custo, pois a empresa está desenvolvendo um
sistema próprio.
Conscientizar os representantes dos problemas decorrentes à produção de mercadoria para clientes que o crédito foi negado.
Cujo pagamento acertado foi avista antes do faturamento.
Poderá ser realizada nas convenções com os representantes, que se realizam
uma vez a cada semestre. No qual, este será um dos assuntos
abordados.
Gerente do setor comercial
Primeiro semestre de
2008
Sem custos
Definição de um limite mensal de débito em comissão.
Fazer um levantamento da média de comissão paga em anos anteriores e estabelecer um
limite de débito em comissão
Encarregado do setor de contas a
receber
Primeiro semestre de
2008
Sem custos
Disponibilizar uma nova funcionalidade no sistema da empresa, que mostre o tempo em
que um cliente ficou inativo.
Utilização de um novo software
(já em desenvolvimento). Equipe de desenvolvimento do sistema da empresa.
Primeiro semestre de
2008
Sem custo, pois a empresa está desenvolvendo um
sistema próprio.
Realizar anualmente, uma nova análise de crédito dos clientes
cadastrados.
Consultando o banco de dados do Serasa.
Colaboradores do setor de contas a
receber
Primeiro semestre de
2008
Custo por consulta no banco de dados do Serasa R$ 7,00 Contratação de mais um
colaborador para o setor de contas a receber
Através do processo de seleção
da empresa. Setor de RH
Primeiro semestre de
2008
Custo R$ 1.024,10, salários mais
encargos.
Formalização das políticas de
crédito e cobrança. Com base no estudo elaborado.
O encarregado do setor de contas a
receber.
Primeiro semestre de
2008.
Sem custos
Comunicação aos representantes comerciais, das políticas de crédito e cobrança formalizadas.
Poderá ser realizada nas convenções com os representantes, que se realizam
uma vez a cada semestre. No qual, este será um dos assuntos
abordados.
Gerente do setor comercial
Primeiro semestre de
2008.
Sem custos
Quadro 1: Plano de ação para as políticas de crédito e cobrança.
Fonte: Dados primários.
Para a elaboração do plano de ação foram considerados os resultados da pesquisa e a observação da pesquisadora, levando-se em conta também a realidade da organização para sugerir ações viáveis e de fácil execução.
O plano de ação será apresentado ao diretor administrativo para que seja aprovado. É importante ressaltar que os custos de execução desse plano de ação, são acessíveis, portanto, este não é considerado um obstáculo para que o plano sugerido deixe de ser implantado no setor de contas a receber da empresa.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Devido ao rápido crescimento da empresa Soarescim, observou-se que há algumas dificuldades quanto à análise e liberação de crédito, e um controle eficaz sobre as cobranças das vendas realizadas a prazo.
Decorrente dessa situação, surgiu o interesse em desenvolver este estudo, que teve como principal objetivo analisar o setor de contas a receber da empresa Soarescim Ind. e Com. de Calçados Ltda, com vistas a aprimorar os seus processos e as suas políticas de crédito e cobrança.
Para isto foram propostos alguns objetivos específicos, tais como: identificar as atividades desenvolvidas pelo setor de contas a receber; descrever os processos do setor, propor melhoria para os processos; identificar as políticas praticadas para concessão de crédito e cobrança e aprimorar essas políticas. Todos os objetivos foram atingidos.
A análise para concessão de crédito tem sido um processo bastante decisivo para a rentabilidade de uma empresa. Durante o desenvolvimento desse trabalho, foi possível verificar a maneira mais apropriada de ser feita à análise para concessão de crédito, e a importância de saber utilizar as informações obtidas.
Através do embasamento teórico adquirido durante a pesquisa, observou-se que a utilização da teoria dos “C’s” do crédito, abordada neste trabalho com base em Gitman (1997) e Braga (1989), orientam o analista de crédito, para que este saiba quais informações que devem ser obtidas, com o objetivo de identificar a capacidade e a intenção de pagar o crédito solicitado de cada cliente.
Depois de ser feita a análise no setor de contas a receber da empresa Soarescim, na qual o estudo foi desenvolvido, verificou-se que a mesma possui políticas de crédito e cobrança, no entanto, as mesmas não são formalizadas e também não são suficientes, em conseqüência disso foram sugeridas algumas propostas de melhorias. Procurou-se ampliar o número de informações coletadas, exigindo do cliente no momento da compra, cópia do contrato social e preenchimento da ficha de cadastro. Desta maneira, será possível realizar análises de crédito mais eficiente, permitindo uma decisão mais acertada. Além disso, é necessário acompanhar constantemente os clientes ativos, logo o mesmo cuidado dispensado aos clientes novos deve existir com relação à concessão de crédito aos clientes já cadastrados.
Este trabalho propiciou a formalização das políticas de crédito e cobrança e também dos processos desenvolvidos no setor de contas a receber, que vinham sendo praticados na empresa, porém eram expostos de forma informal. Com a formalização é possível orientar os colaboradores que já atuam no referido setor, treinar com mais eficiência novos funcionários e também auxiliar os representantes comerciais no momento da venda.
Ao processo de cobrança sugere-se que seja feito um acompanhamento mais rigoroso. Os títulos em atraso devem ser cobrados com maior freqüência, iniciando a cobrança no quinto dia de atraso, através de cartas, telefonemas, visitas pessoais e agências de cobrança.
Este trabalho foi importante para a acadêmica, pois a mesma trabalha no setor de contas a receber da empresa, sendo assim, foi possível fazer uma relação entre os fundamentos teóricos apresentados nesta pesquisa com a realidade vivida na organização, trazendo benefícios tanto para a empresa quanto para a acadêmica.
Portanto, fica evidente que a Soarescim Ind. e Com. de Calçados Ltda, necessita rever certas políticas de crédito e cobrança, bem como formalizá-las e também implementar melhorias para os processos desenvolvidos no setor de contas a receber.
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ZDANOWICZ, José Eduardo. Planejamento financeiro e orçamentário. 1ª ed. Porto Alegre:
Sagra/DC Luzzato, 1995.
ANEXOS
Soarescim Indústria e Comércio de Calçados Ltda.
Rua: Emílio Mázera, 53 – Tajuba I
CEP: 88240-000 - São João Batista – SC CNPJ: 02.414.127/0001-82 - I.E. 253.694.086
Telefone: (48) 3265-6900 - Fax 3265-6903 e-mail:[email protected]
Autorização para liberação de crédito.
Eu, (Nome Completo do Representante) autorizo a concessão de crédito ao cliente (Razão Social), inscrito sob o CNPJ (Número do CNPJ), e sou consciente que todos os problemas em relação ao pagamento das mercadorias que constam no pedido (Número do Pedido), estarão sob minha responsabilidade, podendo o valor total gerado pela venda, ser deduzido de minhas comissões.
Local e Data
_______________________
Assinatura
APÊNDICE
ROTEIRO DA ENTREVISTA COM O DIRETOR ADMINISTRATIVO DA SOARESCIM SOBRE AS POLÍTICAS DE CRÉDITO E COBRANÇA.
1) Para os lojistas que pretendem comprar da Soarescim pela primeira vez, é estabelecida data mínima de fundação da empresa? Por quê? E quais os procedimentos adotados para que o crédito seja liberado para o mesmo?
2) Quais os procedimentos adotados para liberação de crédito quando o possível cliente possui protestos ou problemas com cheques devolvidos?
3) É estabelecido limite de crédito aos seus clientes e possíveis clientes? Como é tratada esta questão?
4) Qual o volume de vendas que a Soarescim poderá realizar a um único cliente? É o vendedor quem verifica esta questão?
5) Para constatar a solidez financeira da empresa pretendente ao crédito, a Soarescim solicita a análise dos demonstrativos financeiros do possível cliente?
6) Para constatar o caráter, ou a intenção do possível cliente em liquidar seus débitos, a Soarescim consulta alguma fonte de referência cadastral, como bancos, agências especializadas ou fornecedores? Por quê?
7) Como é avaliada a capacidade ou potencial do cliente novo, para que o crédito solicitado seja liquidado?
8) A Soarescim pede alguma garantia real ou pessoal de seus possíveis clientes para cobrir o crédito solicitado, como adiantar parte do valor do pedido? E quais as garantias pedidas?
9) É feito algum tipo de avaliação do grau de organização e a capacidade gerencial da empresa que está solicitando o crédito? Como visitas ou entrevistas com executivos do grupo?
10) Quanto aos clientes que ficaram inativos por um certo período, e voltaram a comprar da Soarescim, de que forma o crédito é analisado?
11) Para os clientes ativos, que compram frequentemente da empresa, como é feita essa análise de crédito? Por quê?
12) Quanto aos prazos de pagamento oferecidas aos possíveis clientes, E como esses prazos foram estabelecidos? Tem alguma relação com o ambiente, envolvendo: sazonalidade do produto, efeitos da moda, ou concorrentes?
13) Quais as formas de pagamento oferecidas aos clientes e possíveis clientes da Soarescim?
14) Quais os tipos de cobrança adotados pela empresa? Por quê?
15) Quais os meios de cobrança utilizados para receber os títulos em atraso?
16) Qual o tratamento que recebem os títulos que apresentam atraso no pagamento?
17) Para os clientes que apresentam atraso nos pagamentos dos títulos, qual é a taxa de juros que é cobrado? E a partir de quantos dias de atraso os juros deverão ser cobrados? Por quê?
18) O pagamento da comissão dos vendedores é atrelado a liquidez dos títulos? Por quê?
TÓPICOS QUE ORIENTARAM A ENTREVISTA NÃO ESTRUTURADA.
1) Como se inicia o processo de vendas?
2) Qual o tratamento que o pedido recebe ao chegar à fábrica?
3) Descreva os procedimentos realizados no setor de contas a receber para a análise concessão de crédito.
4) Após o crédito ser analisado, o pedido volta para o setor comercial, quais são os procedimentos realizados?
5) Depois que os pedidos são recebidos, cadastrados e aprovados pela análise de crédito, eles são enviados para o subgerente do departamento comercial, qual tratamento dispensado aos pedidos?
6) Posteriormente ao ser verificada a possibilidade de entrega das mercadorias, na data programada no pedido do cliente, os pedidos são enviados para serem registrados no sistema da empresa, qual o tratamento dispensado a estes pedidos?
7) Quais providências são tomadas no PCP para atender aos pedidos dos clientes?
8) Qual o tratamento dispensado aos pedidos no setor de faturamento?
9) Ao faturar os pedidos dos clientes, são geradas as parcelas para a cobrança da mercadoria enviada. Quais os procedimentos de cobrança?
Soarescim Indústria e Comércio de Calçados Ltda.
Rua: Emílio Mázera, 53 – Tajuba I
CEP: 88240-000 - São João Batista – SC CNPJ: 02.414.127/0001-82 - I.E. 253.694.086
Telefone: (48) 3265-6900 - Fax 3265-6903 e-mail:[email protected]
DECLARAÇÃO
A empresa SOARESCIM IND. E COM. DE CALÇADOS LTDA declara, para devidos fins, que a estagiária NEIVA TAMANINI, aluna do Curso de Administração do Centro de Educação Superior de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade do Vale do Itajaí, cumpriu com a carga horária prevista para o período de 22/02/07 a 06/11/07, seguiu o cronograma de trabalho estipulado no Projeto de Estágio e respeitou nossas normas internas.
São João Batista, 06 de novembro de 2007.
_____________________________________
Maurino Cim