O estudo mostrou que foi importante fazer a mudança do leiaute e também a organização desses documentos, pois permitirá a todos os colaboradores da instituição a localização rápida dos mesmos.
A facilidade do arquivamento proporcionou que os outros colaboradores que precisassem achar um acervo não dependessem somente da pessoa responsável, descentralizando assim, as informações. É necessário também que o profissional responsável pelo arquivo cadastre tudo que será colocado dentro do mesmo e principalmente se for retirado algum material dentro do arquivo ativo e ser transferido para o arquivo inativo, é fundamental que o responsável mude no sistema, para que o consulente na hora de procurar saiba da nova localização desse acervo.
O problema investigado é que com a falta de um sistema confiável de busca dos documentos ou informações arquivadas, pode atrasar um serviço, por isso, se for criado um sistema de busca desses documentos, pode-se agilizar na busca desses materiais, beneficiando o profissional na administração do seu tempo.
Cabe ressaltar que os resultados provenientes da pesquisa dizem respeito especificamente ao arquivo em questão. Este fato, porém, não compromete a relevância da pesquisa visto que as conclusões obtidas têm utilidade na organização de outros arquivos semelhantes. Os resultados da pesquisa limitam-se a falta de tempo para a organização dos demais arquivos da empresa.
Faz-se necessário, entretanto, adotar alguns critérios para evitar que os documentos não se percam. Nesse sentido sugere-se um programa de busca, microfilmagem e que a organização implante um processo de gerenciamento total de qualidade (TQM) para que todos os colaboradores organizem o ambiente de trabalho. Esse primeiro passo tem início no uso dos conhecidos 5S, que significam a partir das palavras japonesas o seguinte:
• SEIRI que corresponde a eliminar o desnecessário separando-o do necessário.
• SEITON que significa colocar em ordem, guardando de forma ordenada tudo que é necessário.
• SEISO que significa limpeza, eliminação da sujeira, acabando com as fontes dos problemas.
• SEIKETSU que significa asseio, padronização, higiene, e também o estágio onde se evita que as etapas anteriores retrocedam.
• SHITSUKE que significa disciplina, com o cumprimento rigoroso de tudo que foi estabelecido pelo grupo.
Os 5S somente terão sucesso se forem praticados de forma sistemática e contínua, bem como sejam resultado do consenso do grupo envolvido neste processo.
Ressalta-se também que a empresa gostou do trabalho, achou importante, pois todos os acervos ficaram organizados e catalogados, e todo esse material ficou disponível no computador, com a localização das estantes e prateleiras, sendo mais fácil sua localização.
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Apêndices
Apêndice(s) (opcional): texto ou documento elaborado pelo autor, complementar ao seu trabalho. Os apêndices são identificados por letras maiúsculas consecutivas, seguidas de travessão e respectivo título (Ex.: APÊNDICE A – Roteiro de entrevista).
Anexos:
Anexo ASede: SOTEPA
Obra: BR-101 - Túnel do Morro do Boi Obra: Viaduto Ivo Silveira Localidade: Itapema - Balneário Camboriú / SC Localidade: Florianópolis / SC
Obra: Acesso da Tapera (SC 405) Obra: SC 404
Localidade: Florianópolis / SC Localidade: Itacorubi - Lagoa
Obra: SC 401 Obra: Br - 101
Localidade: Florianópolis / SC Localidade: Itajaí / SC
Departamento Jurídico
DIRETOR ADMINISTRATIVO
Departamento de Contabilidade
Departamento Administrativo e Serviços Gerais
Setor de Transportes
Serviços Gerais
Almoxarifado
Departamento Financeiro
Setor de Custos
Setor de Controle de Contratos
Centro de Processamento de Dados
Setor de Digitação
Departamento de Pessoal Departamento de Estudos e
Projetos
Divisão de Geotecnia
Seção de Sondagens
Laboratório Central
Divisão de Topografia
Diversas Equipes de Topografia
Divisão de Documentos e Licitação
Seção de Arq.
Técnico Divisão Técnica
Seção de Engª de Tráfego
Seção de Top., Geom. e terrap.
Seção de Geot., Pav. e Restaut.
Seção de Hidr., Dren. e OAC
Seção de OAE
Seção de Meio Ambiente
Seção de Cartog. e Cadastro
Seção de Quant. e Orçamento Seção de Obras Compl. e Sinal.
Seção de Apoio Técnico
Setor de Cálculo
Setor de Desenho
Setor de Dig. e Informática
DIRETOR TÉCNICO
Departamento de Supervisão de Obras
Escritório do Túnel do Morro do Boi
Escritório em Lages/SC, trecho:
BR 116 - São José do Cerrito - Vargem - BR 470
Departamento de Informática
Escritório da Duplicação da BR 101/SUL, em Paulo Lopes/SC
Escritório em Florianópolis/SC, obras Rodovias SC 404, SC 405
e SC 406
Escritório de Itaiópolis/SC, obra Rodovia SC 477, trecho: Entr.
SC 419 - Moema
Escritório de Rio Fortuna/SC. obra Rodovia SC 407, trecho: Rio Fortuna - Santa Rosa de Lima
Escritório em Curitibanos/SC, obra Rodovia SC 451, trecho:
Curitibanos - Frei Rogério
Gerência Administrativa/Financeira
FOTO 1: Organização dos documentos devidamente numeradas.
Fonte: Pesquisa
FOTO 2 e 3: As primeiras dificuldades encontradas no leiaute: prateleiras de madeira, infiltração e pouca ventilação e luminosidade.
Fonte: Pesquisa
FOTO 4 e 5: O início do novo leiaute: retirada das prateleiras.
Fonte: Pesquisa
FOTO 5 e 6: retirada da parede
Fonte: Pesquisa
FOTO 7 e 8: A organização das novas aberturas:portas
Fonte: Pesquisa
FOTO 9 e 10: janelas e portas
Fonte: Pesquisa
FOTO 7 e 8: A organização das novas aberturas:portas
FOTO 9 e 10: janelas e portas
FOTO 11 e 12: Fechamento da porta
FOTO 13 e 14: Novo leiaute das estantes.