Este estudo visa apresentar a importância da aplicação da mesa provisória no arquivo da Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal da Paraíba a partir da mesa. O estudo buscou abordar a aplicabilidade da tabela de temporalidade e sua contribuição para a gestão documental do arquivo da Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal da Paraíba. Este artigo visa mencionar a importância da utilização da tabela de similaridade temporal no arquivo da Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal da Paraíba, mas antes de mergulharmos na tabela de similaridade temporal, faremos uma breve abordagem do que é um arquivo é.
Este trabalho se justifica porque durante meu estágio na vice-reitoria de administração da Universidade Federal da Paraíba, aprendi a importância da gestão documental e do horário, por ser um instrumento de controle da massa documental da instituição, pois. O conjunto de documentos da instituição por meio da função de arquivo resulta em um instrumento denominado tabela de horários. A importância da tabela de temporalidades para a gestão de documentos no arquivo da vice-reitoria de administração da Universidade Federal da Paraíba.
A necessidade de utilização da tabela de temporalidade no arquivo é de extrema importância, pois a tabela traz definições como o assunto do documento, o código de classificação, o prazo de preservação e sua destinação final. Nesta pesquisa pretendemos abordar a aplicabilidade da tabela de temporalidade como ferramenta para determinação do período de retenção e a. A folha espelho criada contém a tipologia do documento, o assunto e o código da tabela de temporalidade e Destino dos documentos relacionados às atividades meio e final das instituições federais - IFES, a ordem será dentro das caixas, a data e o destino final da documentação, conforme as figuras.
Lista de documentos assinados de 02 de janeiro a 31 de maio de 2015 INSTITUIÇÃO: Universidade Federal da Paraíba.
A CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVISTA: UMA BREVE DISCUSSÃO
A classificação é importante para o gerenciamento de dados porque permite que os documentos de arquivo sejam organizados de maneira ordenada. Os arquivistas procuram soluções para resolver os problemas de organização, classificação, avaliação e guarda dos documentos da instituição, sabemos que os documentos de arquivo têm uma grande importância para a instituição, visto que os arquivos surgem devido às ações desenvolvidas pela instituição durante as suas tarefas. O estudo da análise diplomática, bem como da análise tipológica, é recente e tem apresentado resultados satisfatórios em alunos mais familiarizados com a natureza dos documentos de arquivo.
O propósito da tipologia é a lógica orgânica dos documentos documentais, enquanto o diplomático na identificação arquivística encontra um novo espaço para o debate científico que trata do documento arquivístico, mas nota-se que o diplomático encontra resistência no campo dos arquivos. O processo de identificação de tipologias documentais encontradas na arquivologia é numeroso e partes de contribuições teóricas são encontradas, especificamente a discussão gira em torno da identificação aplicada a situações arquivísticas, como a produção e acumulação de documentos. Observa-se, portanto, que os problemas encontrados na nomeação de documentos de arquivo e na definição de séries documentais comprometem a padronização no processo de identificação na realização das tarefas arquivísticas.
Um plano de classificação é um instrumento utilizado para classificar qualquer documento elaborado ou recebido por uma autoridade no desempenho de suas funções. Os principais instrumentos que possibilitam a classificação e avaliação dos documentos são o plano de classificação e a tabela cronológica, que devem ser coerentes com os mandamentos arquivísticos, que são organização, coerência e flexibilidade. Recorde-se que, no século XIX, o livre acesso aos livros nas bibliotecas motivava procedimentos de ordenação que conduziam à classificação dos livros por assuntos, o que permitia ao utilizador compreender as medidas tomadas para organizar os livros como interesse do utilizador. estava em disciplinas, o que contribuiu para a sistematização dos primeiros sistemas de classificação.
Para a arquivologia, o plano de preparação e classificação situa-se na fase corrente dos documentos, o que ajuda a racionalizar o processo de gestão documental e a integração da política de informação arquivística pública ou privada. O plano de classificação é conhecido na literatura como um código de classificação de documentos de arquivo, que visa agrupar documentos sobre um mesmo assunto representados por uma notação. Este código foi elaborado por técnicos do Arquivo Nacional, do ex-Ministro da Administração Federal e do Ministério do Planejamento e Orçamento, que possui elementos essenciais na organização dos arquivos correntes e intermediários. Para Barbosa (1969, p. 33) “a notação de um sistema classificatório [..] é o conjunto de símbolos que representam o assunto ou assuntos dos livros [documentos]”.
Porém, a ideia de tópico deve ser vista como Iato, pois nos planos de classificação de documentos os tópicos estão presentes em classes e subclasses. O estabelecimento de classes e subclasses de um plano de classificação pode ser baseado em três critérios: funcional, onde as classes correspondem à função dos documentos; estrutural de acordo com a estrutura organizacional de uma determinada instituição; e por assunto, o método é o mais adequado, por consenso torna-se uma definição do arquivista, que deve analisar o contexto de produção documental em que atua, partindo da premissa de poder adequar o instrumento ao ambiente organizacional. , que acrescenta Gonçalves (1998, p. 23), “a elaboração do plano não pode ser dissociada da preocupação com a sua aplicação”. A classificação é de grande importância para o ciclo de vida dos documentos, pois registra os fatos sobre os documentos no protocolo e proporciona vantagens no controle e recuperação da informação, sabemos que a implementação do plano de classificação exige dos geradores de documentos de uma instituição ser dividido em meios e atividades-alvo, desta forma o esquema e o plano revelam-se o melhor instrumento de classificação.
A AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVISTICOS: OS INDÍCIOS
O objetivo da avaliação documental é agilizar a recuperação de documentos, reduzir a massa de documentos, liberar espaço físico e permitir uma eliminação sensata de documentos. Os critérios estabelecidos pela avaliação documental e pela aplicação do cronograma garantem, em tese, a preservação dos documentos. A teoria das três idades é o ciclo de vida dos documentos de arquivo, foi a partir desse ciclo de vida dos documentos que surgiu a teoria das três idades, nada mais do que uma estratégia de organizar os documentos de uma instituição para resolver os problemas decorrentes da rápido aumento de documentos.
O ciclo de vida dos documentos é definido como “[...] . O processo de mover documentos do estágio atual para o estágio intermediário é chamado de transferência, enquanto o procedimento de mover documentos do estágio atual ou intermediário para o estágio permanente é conhecido como coleção. A avaliação dos documentos de uma instituição resulta na apresentação do ciclo de vida dos documentos por ela coletados, é parte vital desse ciclo.
O horário também é responsável por estabelecer os termos e condições de retenção para fins de transferência, cobrança e remoção de documentos. Período de retenção - refere-se ao tempo necessário para a apresentação de documentos nas fases corrente e intermediária, com o único objetivo de atender às necessidades da administração que os produziu. Assim, a gestão documental, através da utilização do quadro de contemporaneidade documental, muitas vezes renova e reorganiza o acervo documental.
Com base no exposto, vemos que a gestão de documentos se consolidou devido ao uso da tabela de temporalidade de documentos, pois este é um dos dispositivos necessários para implementar programas abrangentes de qualidade e certificação, pois o destino dos documentos da organização requer uma avaliação feita por consultores. Por meio de um gráfico de tempo, é possível documentar o tempo de retenção dos documentos e também saber quais foram digitalizados e/ou armazenados em formato físico. Com base no exposto, percebemos a importância da utilização da tabela de temporalidade no arquivo da reitoria de administração da Universidade Federal da Paraíba, onde também discutimos o tema do que é um arquivo e sua função no trato dos documentos, foi mencionado que o termo arquivo está relacionado com a história dos documentos de arquivo.
O estudo aponta que a organização de documentos para fins de arquivamento é um desafio devido ao acúmulo de massa documental, e para conter esse acúmulo é necessário haver uma gestão documental, pois o objetivo é gerenciar os documentos durante a atual, intermediária e e o permanente, para o qual é utilizada a tabela de temporalidade. A tabela de temporalidade contém as definições de assunto do documento, código de classificação, período de retenção e destino final. Os documentos classificados pela tabela de temporalidade da Universidade Federal da Paraíba foram reorganizados, trazendo à tona a nova tabela de temporalidade e destinação dos documentos relativos às atividades meio e final das instituições federais, os documentos foram ordenados nas caixas com a data, ano, código de classificação e destino final da documentação.
Por outro lado, a gestão documental tem ganhado espaço porque a destinação dos documentos de uma instituição exige avaliação documental por parte de seus arquivistas. Instrumentos técnicos de gestão documental: o código de classificação e a tabela de temporalidade e destino dos documentos de arquivo.
