Peri Mendonça Rebelo.pdf - Univali

A metodologia utilizada para a realização do trabalho teve abordagem de pesquisa qualitativa de caráter exploratório, sendo essas entrevistas realizadas com os responsáveis ​​pelo setor de compras de cada secretaria da Prefeitura. Ao realizar a análise dos dados, foi elaborado um estudo baseado em entrevistas, onde é possível perceber que a proposta de implantação de uma central de compras será necessária, principalmente porque existe uma grande expectativa nos departamentos entrevistados, existe no que diz respeito para a criação deste novo sector. , pelo fato de alguns deles apresentarem sérios problemas com o atual modelo de compras utilizado na Prefeitura.

INTRODUÇÃO

• Tema
• Problema
• Objetivo Geral
• Objetivos Específicos
• Justificativa

Neste contexto, o presente estudo visa aprofundar o tema da criação de um centro de compras na Prefeitura de Porto Belo. Analisar a viabilidade de implantação de uma central de compras na Prefeitura de Porto Belo.

FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

• Administração
• Conceitos da Administração Pública
• Administração Pública – Burocracia
• Administração Pública – Reforma
• Organização e Qualidade
• Planejamento
• Controle
• Centralização
• Terceirização e Contratos
• Licitação
• Modalidades de Licitação
• Compras

Seguir os conceitos e especificações pré-definidos pela organização é, em última análise, necessário para que a gestão atinja um nível de qualidade considerado satisfatório. Uma gestão cotidiana bem executada é necessária para atingir com maior eficácia os objetivos que exigem alto desempenho, equilibrando melhor a qualidade do serviço com a produtividade dos recursos oferecidos. Montana (2003) indica que as decisões não programadas não dependem da capacidade do gestor em tomar decisões, pois não existe uma solução rotineira disponível para realizar uma consulta.

Segundo Johnston e Clark (2002), é possível melhorar continuamente os processos e motivar as pessoas para que as operações sejam realizadas de forma contínua e eficiente, maximizando a qualidade e a produtividade dos serviços. Avaliar todas as funções e atividades, garantindo que haja um resultado esperado dentro do plano, para que o administrador decida corretamente, é uma das principais funções do controle. Caso a organização decida descentralizar em grandes níveis, será necessário um bom sistema de comunicação para que a visão sistêmica não se perca.

A determinação do objeto a ser licitado deverá conter todos os dados considerados necessários para possibilitar o entendimento das empresas. Para Meirelles (2007), para se proteger dessa possível ocorrência, é necessário e imprescindível que todas as propostas sejam mantidas em sigilo até a data escolhida para abertura do pacote contendo as propostas. Baily (2000) comenta que é necessário abastecer a organização com um fluxo adequado de materiais, pois para atender todas as necessidades, a organização garante que haja continuidade de suprimentos, onde, sabendo comprar com eficiência e gerenciá-los. .

METODOLOGIA

• Tipologia de Pesquisa
• Sujeito de Estudo
• Instrumentos de Pesquisa
• Análise e tratamento de dados
• Limitações de Pesquisa

O instrumento de pesquisa será um questionário que servirá para realizar entrevista com os respectivos cuidadores. O questionário será utilizado com entrevista pessoal aos funcionários das secretarias da Prefeitura de Porto Belo responsáveis ​​pelo setor de compras, para que seja possível observar as expectativas que serão criadas diretamente e também identificar os principais processos de compras . Ao compreender esses dados será possível propor ou não a implantação de uma central de compras para tornar os processos mais adequados.

Os resultados obtidos com a pesquisa serão analisados ​​de forma comparativa, o que acaba possibilitando uma melhor integração entre as opiniões obtidas de todos os entrevistados, o que também possibilitará verificar algumas outras propostas que não foram analisadas primariamente. A dificuldade inicial na utilização da pesquisa foi a dificuldade que os entrevistados tiveram em responder abertamente à pesquisa, pois a maioria dos entrevistados acabou se recusando a responder a pesquisa, explicando até que ela foi realizada apenas para fins acadêmicos. Outra dificuldade para aqueles que prontamente aceitaram responder à pesquisa foi demonstrar que a pesquisa não seria utilizada de outra forma que não seja academicamente e que esta pesquisa não iria para a administração pública, deixando claro que não haveria represálias.

Essa dificuldade de uso acabou impactando diretamente nos resultados desta pesquisa, mas não foram considerados para uma interpretação clara dos demais entrevistados que não tiveram dificuldades.

RESULTADOS

• Análise das Entrevistas Aplicadas
• Pessoas Responsáveis pelo setor de Compras
• Requisições e Demanda
• Controles Orçamentários
• Freqüência de Compras
• Departamento de Compras e Autorização de Compras
• Recebimento de Verbas

O caminho mais longo ocorre quando a solicitação passa por três pessoas – advogado, gerente de departamento e diretor local – e o mais curto por apenas uma – advogado e gerente de compras – que, após chegar ao gerente de compras, poderá encaminhar a solicitação ao município . piso para a compra ser realizada. O motivo dessa frequência é que as consultas não se acumulam nas secretarias e criam uma movimentação da papelada para que ela não fique estacionada e acabe atrasando ainda mais o processo. Em algumas situações, torna-se impossível ter que esperar novamente o tempo necessário para que a solicitação seja atendida e passar por todos os trâmites burocráticos existentes.

A falta dessa verificação prejudica o andamento dos pedidos, pois ao chegar na prefeitura eles verificam se possuem a dotação, para então a compra ser liberada. Os controles de alocação orçamentária são impressos em forma de relatório na própria contabilidade da Prefeitura, mas os entrevistados mencionam que não há periodicidade para exclusão desses relatórios. Na Câmara Municipal existe um departamento de compras, onde são recolhidas todas as solicitações de todos os departamentos para que seja verificada a dotação orçamental e só depois é gerada a autorização de fornecimento.

Para garantir a manutenção adequada do recebimento destes fundos, é necessário um acompanhamento adequado e controlado destas dotações, sendo portanto necessário recolher esta informação de forma a que o espaço entre estas recolhas não seja superior a uma semana. .

PROPOSTA PARA IMPLEMENTAÇÃO DA CENTRAL DE COMPRAS

Primeira Etapa

A implantação de uma central de compras exigirá um espaço físico com capacidade para acomodar todos os integrantes da equipe e as pessoas que frequentarão esse departamento, bem como uma sala de reuniões onde possam ser realizados leilões com fornecedores e quem quiser poderá acompanhar a execução destes. leilões. . Os departamentos com menor frequência de compras poderão permanecer com uma única pessoa no departamento de compras, evitando assim a criação de tempo livre excessivo através da colocação de outra pessoa nesse departamento. O departamento de compras das secretarias deverá possuir um computador para cada responsável.

Nesta máquina será instalado um programa de gestão financeira e de compras, que conecta o shopping ao departamento de contabilidade da prefeitura, para que possam ser obtidos relatórios financeiros da secretaria, bem como o status atual de cada consulta encaminhada à central de compras. departamento.inkøb. Alguns departamentos enviam solicitações de compra com mais frequência do que outros. Os responsáveis ​​pelo recebimento das requisições na central de compras receberão e realizarão uma verificação preliminar da mercadoria solicitada pela secretaria, onde é emitido relatório de ofertas do produto de três fornecedores diferentes.

Uma pessoa na central de compras deverá ser responsável por no máximo quatro secretarias, para que haja tempo suficiente para produzir todas as instalações básicas do setor e ainda ter tempo para fazer as compras da secretaria.

Segunda Etapa

Em outro momento será feito treinamento para uso adequado do sistema de TI, apresentando relatórios que podem ser retirados, além de todos os controles orçamentários e compras obtidas com a utilização deste software de gestão. Os relatórios financeiros podem ser obtidos detalhadamente, onde o secretário deve trabalhar em conjunto com o departamento de compras para verificar se possui os recursos necessários para adquirir seu produto, bem como analisar a saúde financeira de sua secretaria. O acompanhamento da compra pode ser feito online, podendo assim acompanhar em que fase da compra se encontra o pedido.

Trabalhar com sua equipe de compras é muito importante, pois monitorar as movimentações que estão sendo realizadas e verificar constantemente os relatórios prevê menos erros neste setor. O secretário deve seguir a explicação do software de gestão para entender todas as etapas e principalmente o relatório financeiro para que possa extrair o relatório que atenda às suas necessidades e possa interpretá-lo com clareza. Será muito importante que o secretário trabalhe com sua equipe de compras, pois a autorização dependerá do envio à prefeitura, onde será possível enviar solicitações online com senha e assinatura digital especial. para cada gerente.

Também é de extrema importância repassar o máximo possível de informações úteis sobre o Centro de Compras e seu bom funcionamento às Secretarias, pois este é um local que devem visitar regularmente para acompanhar possíveis notícias e eventos relevantes para sua Secretaria.

Terceira Etapa

Um item importante para o pleno funcionamento da central de compras também será o tempo de resposta à demanda, que deverá diminuir de aproximadamente quinze dias para no máximo cinco dias no caso de compra direta e cobrança de propostas, e o número de empresas concorrentes vai aumentar. devido ao maior número de especialistas que realizarão trabalhos de divulgação.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Como outra forma de evitar atrasos e possíveis desorganizações, todos os departamentos deverão submeter os seus pedidos de compra num dia específico, evitando assim a acumulação de vários pedidos de pequeno valor no centro de compras. Também será possível formular solicitação de valor maior nas secretarias para que as compras possam ser feitas por meio de lances e deixar o limite de compra direta para outras compras emergenciais que possam ocorrer. Com todas essas sugestões estudadas e quem sabe implementadas, será possível tornar as compras municipais mais viáveis ​​e ágeis, onde todos que utilizam a organização sentirão grandes diferenças na utilização dos serviços para melhor.

ALBRECHT, Carlos; A revolução dos serviços: como as empresas podem mudar a maneira como tratam seus clientes, 5ª edição, Pioneer Thomson Learning, 1998.

APÊNDICES