UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS DE GESTÃO COMO MECANISMO DE MELHORIA DA QUALIDADE DOS NEGÓCIOS UTILIZADOS NO SETOR. Ferramentas de gestão são utilizadas nas organizações para maior controle sobre seus processos, essas ferramentas servem como suporte à decisão e ainda são utilizadas pelas empresas para melhorar e executar funções organizacionais, podemos citar a análise SWOT, Balance Scorecard, 5S, ISO 9000, ciclo PDCA e seis sigma. De acordo com a importância da utilização dessas ferramentas de gestão, será realizado um levantamento sobre algumas empresas do ramo supermercadista de Caratinga que utilizam ou não algumas ferramentas de gestão e como é feito esse monitoramento.
A implantação de sistemas de gestão nas organizações gera dúvidas frequentes, visto que existe uma ampla gama de ferramentas a serem implementadas, os gestores devem analisar qual é a mais adequada para atender as necessidades da organização. A gestão das atividades organizacionais permite a máxima eficiência do novo sistema de gestão, sendo a formação dos colaboradores e de toda a diretoria de extrema importância para a qualidade do seu negócio.
INTRODUÇÃO
Adotou-se um estudo qualitativo, com enfoque descritivo e analítico em textos referentes à Qualidade Empresarial e Ferramentas de Gestão, por meio do qual buscamos compreender a importância da utilização de ferramentas organizacionais para alcançar a qualidade nas organizações. A primeira foi sobre o conceito de qualidade empresarial e o impacto que as ferramentas de gestão proporcionam às empresas. No segundo capítulo foi dado o direcionamento para entender as relações relacionadas à dificuldade de implantação de sistemas organizacionais dentro das empresas e uma breve pesquisa voltada ao setor supermercadista de Caratinga a respeito se as empresas utilizam alguma ferramenta de gestão, e o estudo foi concluído com a análise de as necessidades de formação de toda a equipa envolvida, de forma a rever as referências aprovadas.
A QUALIDADE EMPRESARIAL
CONCEITO E ESTUDO DA QUALIDADE EMPRESARIAL
Independentemente do tamanho da empresa, programas de melhoria de qualidade e de processos são seguidos na maioria dos setores económicos. Uma característica fundamental da definição de qualidade como adequação ao uso é o aspecto dinâmico da definição. Na verdade, a mudança do conceito de qualidade no ambiente produtivo se deve às mudanças ditadas pelo mercado consumidor diário.
Estudar a qualidade é essencial, pois conhecer o ambiente da empresa e a concorrência torna a tomada de decisões mais acessível. Antigamente era necessário aprender as etapas e ordens de trabalho, por isso Taylor (1903) cita Chiavenato12 (2011, p. 54) começou ao nível mais baixo, analisava pacientemente o trabalho dos trabalhadores, acompanhava os seus movimentos e processos, de forma a melhorar e simplificar os métodos utilizados, conhecendo assim a empresa desde as instalações da fábrica, para que se pudessem determinar mais as soluções mais adequadas claramente. Ao estudar a qualidade das operações é possível compreender a empresa como um todo, a resolução de possíveis problemas é realizada de forma mais rápida e autônoma, o risco de erros ou falhas é menor e os ganhos são significativos, organizações que aderem às boas práticas de qualidade tendem a qualificar-se e permanecer no mercado durante várias gerações.
ESTRATÉGIAS ADOTADAS PELAS ORGANIZAÇÕES
As ações de planejamento da qualidade (para novos produtos) e de melhoria da qualidade (para produtos existentes) são realizadas de forma a garantir a sobrevivência da empresa. Para melhorar a tomada de decisões, a gestão de processos pode ser aplicada ao planejamento, observando como funcionam os processos de trabalho e tentando alcançar uma visão sistêmica. Garantir que os processos sejam realizados corretamente não é apenas essencial para maximizar o valor acrescentado para os clientes, mas também fundamental para o sucesso da organização.
Para uma gestão eficiente de processos é necessário compreender a abordagem sistêmica das organizações, pois os processos não são isolados e na verdade interagem fortemente entre si. O mapeamento de processos é essencial para implementar melhorias na organização, pois permite visualizar cada etapa do trabalho e evitar erros, desvios e atrasos na entrega do produto ou serviço oferecido. Uma das ferramentas utilizadas é o fluxograma. onde nas etapas do processo em questão e após a avaliação é possível detectar erros e eliminar retrabalhos.
AS FERRAMENTAS DE GESTÃO E SUA IMPLANTAÇÃO
APLICAÇÃO E GERENCIAMENTO DAS FERRAMENTAS
- Aplicação e gerenciamento da Análise SWOT
- Aplicação e gerenciamento do Balance Scorecard
- Aplicação e gerenciamento do 5S
- Aplicação e gerenciamento da ISO 9000
- Aplicação e gerenciamento do Ciclo PDCA
- Aplicação e gerenciamento do Seis Sigma
Para que as ferramentas de gestão tenham efeito nas organizações, é necessário monitorar sua aplicabilidade e gerenciar as atividades a serem executadas pelos colaboradores e por toda a equipe envolvida. A escolha da ferramenta de gestão que a empresa adotará também levanta questões amplas, qual o mais adequado ao ramo de atuação da empresa é o mais relevante, pensando nisso, serão apresentadas a seguir algumas ferramentas de gestão que a aplicação da conceituação enfatizou. ferramenta -a, como ela realmente funciona e as etapas de gerenciamento que cada técnica exige. A análise SWOT é uma ferramenta de gestão que vem da língua inglesa, e é um acrônimo para Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. BONITINHO.
A ferramenta de gestão Balance Scorecard (BSC) foi criada em 1992 pelos dois consultores americanos David Norton e Robert Kaplan, que indica como medir e gerenciar o desempenho da empresa, onde esta estratégia de gestão motiva melhorias em áreas críticas, como desenvolvimento de produtos, processos, clientes e mercados. A estratégia de utilização da ferramenta de gestão do BSC é medir o desempenho da organização por meio de indicadores determinados com base em perspectivas, e também organizar o tempo de ação para que todos os objetivos sejam alcançados. O 5s é um método de gestão desenvolvido no Japão com o objetivo de propor um ambiente de trabalho mais organizado e para maior produtividade.
No Brasil, em 1990, diversas empresas passaram a utilizá-lo para alcançar qualidade e produtividade na organização. O comprometimento, a responsabilidade e a adesão às regras e procedimentos em toda a organização levam a melhorias no trabalho, à conscientização no uso dos recursos disponíveis, ao aumento da qualidade na organização, à redução de erros humanos e à economia de tempo. ISO 9000 (Organização Internacional e Padronização), criada em 1947, são normas técnicas que estabelecem um modelo de gestão da qualidade.
Muitas organizações aderem a ele por ser uma excelente ferramenta de gestão do sistema de qualidade, gerando concorrência sobre seus concorrentes e aumentando o comércio internacional. Os pontos que devem ser levados em consideração para se obter uma política de qualidade em uma organização são: clientes, fornecedores e colaboradores. A previsibilidade ocorre pela adesão aos padrões porque, quando a melhoria é bem-sucedida, adota-se o método planejado, padronizando-o; caso contrário, você volta ao padrão anterior e começa a “rolar PDCA”, terminologia que significa melhoria contínua, no jargão da qualidade.
Um estudo sobre a utilização de sistemas, programas e ferramentas de qualidade em empresas do interior de São Paulo. Lançado na década de 1980 por Bob Galvin, CEO da Motorola, o Seis Sigma busca melhorar a qualidade dos produtos e serviços por meio de processos padronizados, com o objetivo de reduzir custos, aumentar a qualidade dos produtos e serviços, visando zero defeito. para melhorar a rentabilidade da empresa.
ORGANIZANDO A EMPRESA
PREPARANDO O AMBIENTE ORGANIZACIONAL
A organização deve estar preparada para imprevistos que possam ocorrer durante a utilização de qualquer ferramenta de gestão com a qual queira trabalhar, e para que esses eventos não ocorram com grande gravidade e prejudiquem o objetivo da empresa, é necessário monitorar o equipes que trabalham juntas. As equipes serão cada vez mais multidisciplinares, o que requer apoio institucional para alcançar resultados efetivos. As equipas desempenham um papel cada vez maior nas organizações, pois o aumento do conhecimento exige uma maior especialização, e por outro lado, a complexidade dos problemas e das oportunidades aumenta e abrange cada vez mais diferentes vertentes e especialidades.
A empresa que se dedica à capacitação de seus colaboradores faz um investimento, esse treinamento é responsável por agregar valor aos produtos, aprimorando suas técnicas de produção, elevando maior índice de qualidade e menor índice de retrabalho. O levantamento de necessidades deverá ser alargado a todos os colaboradores que desenvolvam atividades com impacto direto na qualidade dos produtos/serviços e/ou na implementação do Sistema de Qualidade; ou seja, a todos os colaboradores da empresa. Dentre esses funcionários, devem ser identificados aqueles que desempenham tarefas específicas, como “soldador” ou “inspetor de qualidade”, e ministrar treinamento específico para qualificá-los formalmente nessas atividades.
Coordenar e planejar os passos a serem seguidos é fundamental, preparando o que precisa ser feito e quando fazer, para que não ocorram erros e até mesmo uso excessivo das ferramentas disponíveis. Muitas atividades realizadas nas empresas não necessariamente utilizam tanto formalismo e aplicação direta de modelagem de processos e outros elementos associados. Além disso, é preciso sempre lembrar que os processos de negócios não são linhas de montagem, e os usuários possuem conhecimentos e opiniões importantes que podem compartilhar, agregar melhorias e superar problemas intratáveis caso ocorressem na mesma escala nas linhas de montagem.
Os processos de negócios envolvem pessoas, comunicações de vários tipos e mudanças, e não apenas softwares de máquinas poderosos. O capital humano deve ser valorizado, pois pessoas qualificadas conseguem opinar e até trazer novos ideais para a empresa, agregando valor aos processos internos e se diferenciando no mercado externo, e as empresas que abrem esse espaço agregando relacionamento para os colaboradores tendem a ser somente pelos bons resultados, essa chuva de opiniões pode ser feita por meio de reuniões integradas e espaços realizados em conjunto com gestores.
TREINAMENTO DAS EQUIPES E DELEGAÇÃO DAS TAREFAS
A delegação de tarefas é outro ponto de utilização de um gestor em uma organização, a descentralização ajuda a organização a atingir sua eficiência, não há possibilidade de uma pessoa ser responsável por todos os setores e gerenciada dentro da organização. A capacidade de um líder de analisar fatores como a cultura da organização, as demandas das tarefas e a competência daqueles que lidera. Para que o sistema de gestão da qualidade obtenha um elevado nível de utilização de ferramentas e controlo de todo o processo, é necessária formação e delegação de tarefas, sendo que ambas desempenham um papel fundamental no alcance do padrão de excelência da organização em qualidade total.
Disponível em:
PESQUISA DE CAMPO NO SETOR SUPERMERCADISTA
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Gestão de Desempenho Integrando Avaliação e Competências com o Balanced Scorecard: Integrando Instrumentos de Gestão de Desempenho Humano com Estratégias de Negócios.
ANEXOS
