Ainda dentro das instituições públicas, a falta de implementação de políticas, programas e projetos de gestão documental nas organizações, bem como a falta de arquivistas profissionais, é uma preocupação. Nesta dimensão, a pesquisa realiza um Estudo de Caso e estabelece o Diagnóstico e Identificação de documentos em massa coletados em arquivos para verificar a aplicabilidade dos princípios teóricos e metodológicos da Identificação. Desenvolver ações para planejar o direcionamento das atividades e tarefas nos permitirá descrever a Gestão Documental para o PPGD.
3.º - Considera-se gestão documental o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à sua produção, tratamento, utilização, avaliação e arquivo nas fases corrente e intermédia, com vista à sua eliminação ou recolha para armazenamento permanente. O problema da gestão documental nas instituições públicas, conforme descrito por CALDERON (2004), é bastante alarmante e levado a sério pelas instituições arquivísticas brasileiras. Um passo importante para começar a pensar em uma boa gestão documental com qualidade.
Diagnóstico
É necessária atenção especial no diagnóstico, constituição, manutenção, ou seja, no gerenciamento de arquivos. Porém, não existe um “modelo” único de diagnóstico que seja capaz de absorver tudo e a diversidade de documentos e informações nas organizações. Após o Diagnóstico, a próxima função de arquivamento dentro da gestão documental é a Identificação de Arquivos, que não é tão simples de ser executada, mas é necessária para que a identificação dos tipos de documentos em arquivos se torne uma atividade simples, prática e segura no desenvolvimento. atividades diárias e garantir uma classificação eficiente de documentos.
Segundo Penha e Rodrigues (2011) afirma que as metodologias que apoiam a gestão documental são a Identificação, Classificação, Avaliação e planejamento da produção documental como resultado de ações desenvolvidas pelo órgão produtor. As tarefas de classificação e avaliação de documentos exigiam dos profissionais soluções que respondessem às situações diagnosticadas, ou seja, encontrar semelhanças entre arquivos, mas observando algumas especificidades das administrações produtivas. Ainda hoje, muitos países promovem debates, Rodrigues (2008) faz esta avaliação para a formulação de requisitos para a gestão de documentos arquivísticos em reuniões e mesas de trabalho, envolvendo profissionais de diversas áreas, resultando em modelos de identificação de tipos e séries de documentos utilizados para arquivo estandardização. tarefas de classificação, avaliação e planeamento da produção documental.
O grupo Sistema Andaluz de Arquivos é o primeiro em Espanha a integrar esta metodologia de identificação arquivística como base para a gestão documental. Segundo o pesquisador Thomé (2012), o Brasil e os estudos de Ana Célia Rodrigues (2003 e 2008) têm contribuído para o debate nessa área, pois discutem a relação entre a identificação da tipologia documental e a gestão documental e sua aplicação. nos arquivos do país. É inevitável dizer que é um objectivo desejável facilitar o exercício prático dentro dos arquivos, pois ao examinar a massa de documentos percebe-se que era demasiado numerosa, pois existem muitas duplicatas de documentos que podem e devem ser eliminadas. .
Rodrigues (2008) destaca que Vicenta Alonso Cortés foi coordenador do grupo de trabalho dos Arquivistas Municipais de Madrid e relata que no Arquivo Histórico Nacional da Câmara de Castela, erros na determinação do tipo, relacionados à nomenclatura do período, foram encontrados em uma série de documentos importantes. Em todo esse contexto, o desenvolvimento de um método de trabalho é essencial e Bueno (2013) analisa que o método pode facilitar o planejamento de programas de gestão documental, como a racionalização dos processos de produção, processamento, classificação, avaliação, acesso e uso . documentos de arquivo ao longo do seu ciclo de vida.
O Diagnóstico Arquivístico do PPGD
A competência da Diretoria de Educação é orientar os trabalhos de coordenação didática e de supervisão administrativa do programa, que podem ser consultados no site oficial do PPGD1 em documentos onde se encontram as normas internas e a legislação. O programa possui diversas salas onde ficam muitos documentos espalhados, na secretaria onde se concentra o atendimento ao público em geral, os documentos de uso frequente ficam guardados em um armário de MDF e em uma prateleira de aço acondicionada em pastas polywave e pastas coloridas. faixas (processos, programas, relatórios, atas de conselho e formatura, planos, projetos, acordos de alunos e funcionários, teses, teses, correspondências, documentos históricos e outras coisas até 2017). Em outra sala de número 03, os documentos ficam guardados em armários, mesas, cadeiras e no chão.
Na sala número 05, os documentos ficam armazenados em meias-racks de aço, em armários e cadeiras, acondicionados em envelopes, pastas e caixas de papelão, coloridas e especiais (processos, reavaliação de graduação, histórico de programas, controle de documentos, certificados de projeto., editais, inscrições, fontes do processo seletivo, prática docente, disciplinas, termos científicos, teses e dissertações). Em seguida, na sala 06, onde efetivamente está localizado o arquivo do programa, os documentos são armazenados em 8 estantes de aço, sobre a mesa e no chão, acondicionados em caixas de arquivos de polybond e papelão, pastas de polybond coloridas, arquivos suspensos, envelopes e documentos especiais . (processos, programas, relatórios, processo seletivo, despesas, portarias, acordos, históricos, projetos, atas de defesa e conselho, fluxo de caixa, conceitos, dissertações, teses e outros). Os documentos que já cumpriram seus prazos de armazenamento deverão fazer parte da Lista de Eliminação de Documentos a submeter à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Arquivo Central, conforme Resolução 40/2014 - CONARQ e deverão ser armazenados em local especial. ambiente até que seja autorizado para descarte pelo Arquivo Nacional.
Para a classificação dos documentos das atividades fim será utilizado a Resolução 14/2001 CONARQ (código e tabela), e para os documentos das atividades fim será utilizado o Código e a tabela de temporalidade e finalidade dos documentos arquivísticos relativos às atividades fim. .das instituições federais de ensino superior - IFES, que é obrigatória. A organização da estrutura utilizada para construir o modelo de identificação arquivística proposto para o PPGD, que é um dos objetivos específicos desta pesquisa, foi baseada no autor Thomé, que o desenvolveu em sua dissertação de mestrado apresentada em 2012. O autor Thomé (2012) é autora do seu estudo realizado com base no formulário Rodrigues (2003) e com base nesta análise procurou definir um modelo preliminar do formulário para identificação da tipologia de documentos, que poderá no futuro servir de base para estudos de gestão eletrônica de documentos que necessitem de dados padronizados para identificação de um documento arquivístico e planejamento de sua produção e processamento técnico neste ambiente.
Ainda segundo Thomé (2012), com base no modelo de formulário apresentado por Rodrigues (2003) e na análise dos elementos que o compõem, foi elaborada uma proposta de formulário de identificação de tipologia documental, contendo os elementos que considerou para o referido proposta de formulário. Portanto, com base na proposta de modelo de formulário de identificação de tipologia documental elaborada pelo autor, surgiu a ideia de desenvolver um modelo de formulário com adaptações para o PPGD e suas necessidades. Para verificar se o modelo de formulário do autor Thomé era aplicável ao PPGD, verificou-se se o mesmo era aplicável à ficha de inscrição do curso de doutorado do programa e nem todos os campos puderam ser preenchidos ou não eram pertinentes ao documento.
Segue abaixo a ficha de identificação do PPGD elaborada com base na ficha de identificação documental de Thomé (2012).
Órgão Produtor
Denominação da Série
Competência
Conteúdo
Prazo de Arquivamento
Órgão Produtor: programa de pós-graduação em direito 3- Denominação da Série
Competência: participar da seleção do Curso de Doutorado em Direito, os portadores do diploma de Mestre em Direito, obtido em curso recomendado pela
Prazo de Arquivamento: 1 ano
Órgão Produtor: Coordenação de Aperfeiçoamento de pessoal de nível Superior (CAPES)
Se você quiser pensar em propor a gestão documental, o diagnóstico será o direcionamento para iniciar a solução e respostas aos problemas deste acervo, e desde então existe uma preocupação e necessidade de identificar esta documentação e propor um modelo do documento formatar. documentos, pois possui diferentes tipos de documentos. O diagnóstico e identificação de documentos, com base em estudos do conhecimento teórico do autor, serviu de base para a pesquisa do programa, pois no início do estágio havia uma situação frustrante de lidar com a prática arquivística técnica, realizando um diagnóstico puramente técnico e realizar a classificação direta dos documentos utilizando a tabela de temporalidade e finalidade dos documentos arquivísticos relacionados às atividades fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES sem prévio conhecimento da autoridade. Com base nos estudos realizados pelos autores citados nesta pesquisa, um diagnóstico adequadamente realizado permite ao arquivista conhecer o estado atual dos órgãos e verificar a utilidade dos instrumentos para gestão documental.
Acredita-se que o Diagnóstico seja o instrumento técnico mais eficaz para a gestão documental, pois deverá oferecer suporte para a utilização futura dos procedimentos. Entendemos que o desenvolvimento e utilização de um programa de gestão documental está intimamente relacionado à elaboração preliminar de diagnósticos. Por esse motivo, esperamos que o formulário Diagnóstico e identificação documental elaborado neste trabalho possa contribuir para a melhoria dos fluxos de trabalho relacionados ao arquivo da instituição, bem como para a economia e eficiência das atividades administrativas e acadêmicas.
Manual de identificação das responsabilidades do organismo de produção: os parâmetros para a identificação das responsabilidades do organismo de produção para a elaboração de um plano de classificação de documentos. Dissertação (Mestrado em Gestão de Registros e Arquivos) - Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2014. Tese (Especialização) - Faculdade de Ciências da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais.
Tese (Doutorado) (Programa de Pós-Graduação em História Social – Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas. VISITA DO ARQUIVO: Programa de Pós-Graduação em Direito Sigla: PPGD Tel/e-mail [email protected](Beatriz Vieira) POSIÇÃO DO ARQUIVO: Secretaria DOCUMENTAÇÃO : (X) Administrativo (X) Acadêmico.
RELATÓRIO
Os documentos deverão ser processados em ambiente adequado com materiais e equipamentos necessários à tramitação de documentos, por técnicos e associados do PPGD, com instruções dos arquivistas do Arquivo Central. Após triagem, seleção, embalagem, ordenação e arquivamento, devem ser armazenados em ambiente adequado (controle de temperatura e umidade relativa, ao abrigo da luz solar) até que o Arquivo Setorial do ICTY disponibilize espaço para armazenamento. Todo suporte para processamento de documentos será fornecido pelo PPGD. O Arquivo Central disponibilizou inicialmente um modelo de pasta de papelão para as embalagens dos documentos a serem confeccionados pela unidade e etiquetas para as caixas de arquivo dos documentos a serem guardados.
Também será necessária a aquisição de luvas, máscaras, jalecos, lápis preto 6B, borracha branca, papel almaço sem pauta para processamento de documentos. O Arquivo Central disponibiliza recomendações e uma lista de materiais adequados para processamento de documentos no Arquivo Setorial em seu site (www.ufpa.br/arquivocentral.
