SISTEM INFORMASI PERHOTELAN FRONT OFFICE
MENGGUNAKAN METODE OOAD
UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN CUSTOMER:
STUDI KASUS PERHOTELAN-OPEN SOURCE
Lianawati Christian; Angelina Permatasari; Lianna Sugandi
Computerized Accounting Department, School of Information Systems, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
angelina_psw@binus.ac.id
ABSTRACT
Technology plays an important role in various enterprise business processes for improved customer
service, decision making, and means of information exchange. Hospitality accommodation is an example of fields that use information systems technology. This research was conducted in the field of hospitality especially front office system. Using computerized front office system, data about guests will be stored more safely and the reports will be better resulted. The purpose of this study is to analyze the existing problems on a Front Office of a hotel including identifying information needs and designing information systems to improve hospitality services to guests. The method used is analysis and design. Analysis is performed towards library research and data collection needed for measuring through observation, interviews, and documents related to the information system. Menawhile, design uses object oriented analysis and design (OOAD) method and application program using MS Access 2010. The result achieved is an application design of information system of hospitality front office that consists of five modules, namely Reservation module, Services module, Housekeeping module, Restaurant module, and Billing module. As a conclusion, a computerized information system of hospitality front office can assist hotels in providing better service to guests, which in turn can increase guest satisfaction.
Keywords: object oriented analysis and design, reservations, services, front office, billing
ABSTRAK
Teknologi sangat berperan penting di berbagai proses bisnis perusahaan untuk peningkatan layanan pelanggan, pengambilan keputusan, dan sarana pertukaran informasi. Akomodasi perhotelan merupakan satu contoh bidang yang mengunakan teknologi sistem informasi. Penelitian ini dilakukan pada bidang perhotelan khususnya pada sistem front office. Dengan menggunakan sistem front office yang sudah terkomputerisasi data mengenai tamu akan lebih aman tersimpan dan tampilan laporan yang dihasilkan akan lebih baik. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis masalah-masalah yang ada pada bagian Front Office hotel termasuk mengidentifikasi kebutuhan informasi dan merancang sistem informasi perhotelan yang dapat meningkatkan pelayanan kepada tamu. Metode penelitian yang digunakan adalah analisis dan perancangan. Analisis dilakukan pada studi kepustakaan dan pengumpulan data yang dibutuhkan untuk pengukuran melalui observasi, wawancara, dan dokumen yang terkait dengan sistem informasi tersebut. Sedangkan metode perancangan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design dan program aplikasi menggunakan Ms Access 2010. Hasil yang dicapai berupa sistem informasi perhotelan Front Office dalam bentuk perancangan aplikasi yang terdiri dari lima modul, yaitu modul Reservasi, modul Services, modul Housekeeping, modul Restaurant, dan modul Billing. Simpulan, sistem informasi perhotelan Front Office yang terkomputerisasi dapat membantu hotel dalam memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para tamu yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan tamu.
PENDAHULUAN
Perkembangan usaha perhotelan di Indonesia bergulir selaras dengan kemajuan dibidang pariwisata. Menurut Surat Keputusan Menparpostel No. KM37/PW.340/MPPT-86, perhotelan merupakan industri yang tergolong tahan terhadap krisis ekonomi (economy crisis resistance) dan kebangkrutan (bankruptcy resistance) dan hotel merupakan suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangungan untuk menyediakan jasa layanan, penginapan, makanan dan minuman serta jasa penunjang lainnya bagian umum yang dikelola secara komersial
Usaha perhotelan memiliki ciri-ciri khusus, yaitu memadukan usaha menjual produk nyata hotel (tangible product), seperti kamar, makanan, dan minuman, dengan usaha menjual jasa pelayanan (intangible product) seperti keramahan, sopan santun, kecekatan, kecepatan, kemudahan, dan lain-lain. Jasa adalah setiap tindakan atau unjuk kerja yang ditawarkan oleh salah satu pihak ke pihak lain yang secara prinsip tidak berwujud (intangible) dan tidak menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun (Kotler, 2003).
Salah satu faktor yang menentukan tingkat keberhasilan dan kualitas perusahaan adalah kemampuan perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan (Lupiyoadi & Hamdani, 2008). Menurut Tjiptono (2008), kualitas layanan harus dimulai dari kebutuhan pelanggan dan berakhir dengan kepuasan pelanggan serta persepsi positif terhadap kualitas layanan. Maka dari itu, maju mundurnya sebuah hotel sangat dipengaruhi oleh banyak sedikitnya tamu yang menginap di hotel. Namun semakin maju suatu hotel, semakin sulit pengelolaan terhadap hotel tersebut karena semakin banyak tamu yang menuntut pelayanan yang prima dari hotel tersebut. Sistem informasi perhotelan diperlukan dalam mendukung pelayanan yang diberikan karena dengan sistem ini hotel dapat mengetahui dengan tepat data-data mengenai tamu, kamar, restoran maupun transaksi pembayaran yang dilakukan para tamu. Informasi-informasi tersebut dapat disajikan dengan cepat dan mampu meminimalkan masalah human error.
Maka dari itu, penelitian ini mengambil studi kasus pada perusahaan yang bergerak dalam bidang perhotelan khususnya pada bagian front office.
Seperti yang dinyatakan oleh Nurliah (2008), pengolahan data menggunakan komputer sangat baik dibandingkan secara manual. Pengolahan data secara manual masih memerlukan waktu yang lama seperti perhitungan pengolahan data yang menghasilkan informasi dan lain-lain. Sedangkan jika pengolahan data menggunakan komputer, manfaat yang dapat kita rasakan yaitu dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang singkat dan cepat. Maka dari itu, penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisis terhadap sistem front office pada bidang usaha perhotelan (open source), merumuskan masalah dan mengindentifikasikan kebutuhan sistem informasi Front Office perhotelan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada tamu, merancang suatu sistem informasi Front Office
perhotelan (open source) dengan menggunakan metode object oriented analysis and design, membuat program aplikasi untuk sistem informasi Front Office perhotelan menggunakan Ms Access 2010.
Manfaat dari penelitian ini adalah mampu merumuskan masalah dan mengindentifikasikan kebutuhan sistem informasi Front Office perhotelan untuk memberikan dan meningkatkan layanan kepada tamu agar lebih baik lagi (service excellence), mengetahui informasi yang lebih akurat mengenai data tamu, data kamar, data booking kamar, data pembayaran dari tamu, data perlengkapan dan aktiva tetap yang ada di hotel tersebut, mampu bersaing di era globalisasi dan menghasilkan profit
METODE
Metode pengumpulan data dan informasi dilakukan menggunakan: (1) studi literature (teori-teori dan informasi dari buku-buku jurnal ilmiah dan literature yang berkaitan dengan sistem informasi front office perhotelan); (2) survei terhadap bidang usaha perhotelan (penelitian lapangan), serta wawancara dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan dan data yang digunakan adalah data dummy.
Metode Analisis dilakukan melalui empat tahapan yaitu penelitian atas sistem yang sedang berjalan (penulis melakukan penelitian dan wawancara langsung dengan bagian front office pada hotel), analisis terhadap temuan penelitian secara keseluruhan yang berhubungan dengan sistem informasi front office perhotelan agar dapat diketahui masalah-masalah yang terjadi pada hotel, identifikasi kebutuhan informasi (penulis mengindentifikasi informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perhotelan terutama pihak manajemen), identifikasi persyaratan sistem (penulis melihat hasil analisis yang kemudian akan dibuatkan laporannya untuk dimasukkan dalam perancangan sistem yang diusulkan).
Perancangan terdiri dari pembuatan rich picture, event table, overview activity diagram, workflow table, detailed activity diagram, UML class diagram, use case diagram, rancangan
database, rancangan formulir, dan rancangan laporan. Program yang digunakan adalah program aplikasi dengan menggunakan Visual Basic. Penelitian dari metode ini menghasilkan suatu aplikasi sistem informasi perhotelan (open source) menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dan program aplikasi menggunakan Ms Access 2010 dapat dilihat pada diagram berikut ini (Gambar 1):
Gambar 1 Tahapan penelitian
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil penelitan yang berjudul Sistem Informasi Perhotelan front office dengan metode OOAD untuk meningkatkan pelayanan kepada customer (studi kasus perhotelan-open source) menghasilkan lima modul. Dalam melakukan analisis dan perancangan diperlukan suatu gambaran secara umum mengenai bisnis perhotelan.
Struktur organisasi perusahaan yang berbadan hukum perseroan terbatas ini menggambarkan Hotel sebagai perusahaan bisnis tunggal. Sistem kerja operasional hotel dibagi berdasarkan departemen-departemen yang membedakan fungsi atau tugas masing-masing, antara lain: departemen
departemen Finance and Accounting, departemen Sales and Marketing dan departemen Human Resources (HRD) andEngineering.
Berikut ini adalah struktur organisasi dan tugas wewenang yang umum dalam bisnis perhotelan (Gambar 2):
Gambar 2 Struktur organisasi perhotelan
Berikut adalah UML class diagram yang dibuat (Gambar 3).
Proses Bisnis Modul Reservasi
Dari penelitian yang dilakukan akan dijelaskan tentang narasi dari modul reservasi suatu hotel pada umumnya. Dimulai dari room order, check in, check out, atau extend.
Seorang customer akan dapat melakukan room order melalui 3 cara, via online yang dapat diakses melalui website resmi suatu hotel. Cara yang kedua via telepon, customer dapat langsung menelpon ke hotel dan melakukan reservasi dengan staf reservasi. Ataupun bisa langsung datang ke hotel, yang merupakan cara ketiga.
Anggap saja customer melakukan pemesanan kamar melalui website atau telepon. Saat memulai room order, customer akan ditanya berapa lama akan menginap. Setelah memilih hari, maka customer akan memilih type kamar yang tersedia di hotel, dengan tarif harga masing-masing. Setelah diketahui data berapa lama menginap dan pemilihan type kamar, customer akan mengisi data untuk kepentingan hotel dan verifikasi kebenaran customer. Customer akan mendapat pilihan pembayaran: tunai, debit, atau kartu kredit. Bila kartu kredit, customer akan ditanyai jenis kartu dan nomonya. Bila melakukan pemesanannya via online, customer akan menerima telepon verifikasi dari pihak hotel akan pemesanan kamar yang telah dilakukan. Karena ini sistem online, setiap customer yang memesan kamar via online akan langsung terhubung ke bagian front desk/bagian reservasi hotel. Bila melalui telepon, customer tinggal datang dan melakukan check in.
Setelah prosedur ini dilakukan, pihak hotel akan memasukkan data untuk penginapan ditanggal yang telah dipesan oleh customer, sehingga tidak akan terjadi pemesanan kamar dua kali dengan customer yang lainnnya. Sehingga data pemesanan harus dimasukkan ke data transaksi sedangkan data customer akan dimasukkan ke master data customer. Dan sebagai karyawan harus ada verifikasi karyawan yang melakukan verifikasi pemesanan dengan menggunakan master data karyawan.
Customer dapat check in mulai jam 11.00 am. Saat melakukan check in, customer akan diminta melakukan verifikasi data dan customer dapat memilih pembayaran di muka atau down payment terlebih dahulu. Setelah transaksi berlangsung customer akan mendapatkan kunci kamar yang telah dipesan. Setelah itu, pihak hotel akan melakukan update data pemesanan customer, bahwa customer telah check in dan akan check out sesuai dengan tanggal pemesanan.
Bila sudah saatnya check out, customer harus keluar sebelum jam yang ditentukan yaitu jam 12 pm. Bila lebih dari jam tersebut, customer akan dikenakan charge kamar tersebut untuk satu hari kedepannnya lagi. Saat melakukan check out, petugas hotel akan membuka data customer tersebut dan data check in-nya. Lalu customer akan melakukan pembayaran dengan cara yang disetujui. Setelah melakukan pembayaran, karyawan akan melakukan verifikasi pembayaran lunas oleh customer tersebut.
Tapi bila customer melakukan extend hari untuk menginap, customer harus memberi permberitahuannya terlebih dahulu agar data inap customer dapat di-upgarde untuk perpanjangan hari. Sehingga tanggal check out pun akan disesuaikan dengan permintaan yang baru. Sehingga tidak ada customer lain yang menunggu kamar itu kosong. Dan customer yang menginap dapat check out sesuai dengan tanggal check out yang baru.
Event table dan overview activity diagram modul reservasi ditampilkan secara berturut-turut pada Gambar 4 dan Gambar 5.
Gambar 5 Overview activity diagram modul Reservasi
Gambar 6 Form ReservasiCustomer
Gambar 7 Form Check in
Gambar 8 Form Check out
Gambar 10 Check In Report Gambar 11 Check out Report
Gambar 12 Payment Report
Gambar 13 Room Usage Report
Proses Bisnis Modul Services
bagi umumyang dikelola secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan didalam keputusan pemerintah” (Pengantar Akomodasi dan Restoran, hal 9)
Selain menyediakan kamar, makan dan minum, di hotel itu sendiri juga menjual fasilitas seperti layanan laundry dan ruangan yang meampung banyak orang (banquet hall), untuk segala macam acara yang mereka adakan, dan berbagai event yang diadakan di hotel. Services seperti
laundry, event dan Banquet merupakan bagian yang sangat berpotensi bagi Food and Beverage Department dan juga bagi hotel itu sendiri dalam meningkatkan pendapatannya. Housekeeping attendant perlu memindahkan linen kotor dari tempat tidur/alas dan kamar mandi dan dengan seketika menempatkannya di dalam suatu keranjang linen kotor yang tersedia. Jangan melemparkannya [ke/di] atas lantai agar tidak terinjak, dan menghindari penggunaan linen kotor sebagai lap lantai, bath tub, asbak, kaca dll. Jika menemukan linen kotor yang bernoda agar dipisahkan kekantor tersendiri untuk memudahkan proses pre spoting. Prosedur pengambilan yang salah akan meningkatkan biaya secara keseluruhan.
Laundry adalah bagian dari housekeeping yang bertanggung jawab atas pencucian semua linen, baik itu house laundry maupun guest laundry. Sekarang ini dalam menjalankan operasionalnya, laundry juga melayani pencucian dari luar hotel yang bertujuan untuk meningkatkan pendapatannya. Tugas utama laundry adalah membantu operasional hotel yang berhubungan dengan proses pencucian linen untuk guest room, restaurant dan meeting room serta uniform bagi karyawan. Sekarang ini, penyediaan fasilitas laundry sangat wajib, selain fasilitas bagi tamu juga untuk memenuhi keperluan linen-linen bersih yang dibutuhkan bagi operasional hotel. Operasional
laundry di suatu hotel sangat bervariasi, secara umum hingga pukul 21:00. Berikut adalah event table
untuk Banquet (Gambar 14) dan Event (Gambar 15), dilanjutkan dengan overview activity diagram
untuk Banquet (Gambar 16) dan Event (Gambar 17).
Gambar 15 Event Table Event
Gambar 17 Overview activity diagram Event.
Rancangan layar modul Services ditampilkan pada Gambar 18 sampai Gambar 27.
Gambar 18 Formulir Pesanan Banquet Gambar 19 Formulir Pesanan Event
Gambar 22 Kwitansi Pembayaran Event. Gambar 23 Tagihan Laundry
Gambar 24 Tagihan Tambahan Banquet.
Gambar 25 Tagihan Tambahan Event.
Gambar 26 Laporan Banquet Gambar 27 Laporan Laundry
Gambar 28 Event table modulHousekeeping
Gambar 29 Overview activity diagram modul Housekeeping
Gambar 30 Form Housekeeping
Gambar 31 Room status report
Proses Bisnis Modul Restaurant
Prosedur Pemesanan Menu Secara Langsung di Restoran
Tamu datang ke Restoran Hotel. Kemudian pelayan restoran mempersilakan tamu untuk duduk dan memberikan Daftar Menu. Pelayan restoran kemudian mencatat pesanan tamu dan menginputnya ke dalam sistem komputer. Staf dapur melihat pesanan tamu tersebut melalui komputer dan menyiapkannya. Setelah menu siap, staf dapur memberikannya ke pelayan restoran untuk diantarkan dan disajikan ke meja tamu. Pelayan restoran juga mencek apakah semua pesanan tamu sudah disajikan. Setelah tamu selesai makan, tamu meminta bill kepada pelayan. Kemudian pelayan restoran meminta staf kasir untuk mencetak struk tagihan tamu. Staf kasir mencetak struk dan struk tersebut diberikan oleh pelayan restoran ke tamu. Tamu dapat membayar tagihan tersebut menggunakan uang tunai, kartu debit maupun kartu kredit. Pembayaran tersebut diserahkan pelayan ke bagian kasir. Rangkap kedua dari bukti pembayaran kan diberikan oleh bagian kasir ke bagian finance
& accounting untuk dilakukan pencatatan ke dalam jurnal. Setiap harinya, kasir akan melakukan rekonsiliasi antara jumlah uang kas mapun slip kartu kredit dengan catatan penerimaan yang ada pada sistem. Setiap akhir bulan, kasir membuat Laporan Penjualan dan menyerahkannya ke Manajer untuk diperiksa.
Prosedur Pemesanan Menu dari Kamar
memberikannya ke pelayan restoran untuk diantarkan ke kamar tamu. Khusus untuk pemesanan menu dari kamar, pembayaran menggunakan uang tunai. Pembayaran tersebut diserahkan pelayan ke bagian kasir. Rangkap kedua dari bukti pembayaran akan diberikan oleh bagian kasir ke bagian Finance & Accounting untuk dilakukan pencatatan ke dalam jurnal. Setiap harinya, kasir akan melakukan rekonsiliasi antara jumlah uang kas mapun slip kartu kredit dengan catatan penerimaan yang ada pada sistem. Setiap akhir bulan, kasir membuat Laporan Penjualan dan menyerahkannya ke Manajer untuk diperiksa. Berikut ini adalah event table modul Restorant untuk pemesanan di restoran (Gambar 32) dan pemesanan dari kamar (Gambar 33).
Gambar 33 Event table modulRestaurant (from room)
Berikut adalah overview activity diagram modul Restaurant untuk pemesanan di restoran (Gambar 34) dan pemesanan dari kamar (Gambar 35)
Gambar 34 Overview activity diagram modul Restaurant (at restaurant)
Overview Activity Diagram Modul Restaurant (From Room)
Gambar 35 Overview activity diagram modulRestaurant (from room)
Gambar 36 Form Pemesanan Menu
Gambar 37 Form Pembayaran Menu
Gambar 38 Restaurant Report
Proses Bisnis Modul Billing
Untuk modul billing perhotelan yang dibahas dalam penelitian ini sebenarnya sudah ada pada setiap modul reservasi, restaurant, dan services. Sehingga pada modul billing akan dibahas tentang
Gambar 39 Consolidation Report
PENUTUP
Sesuai dengan hasil analisis dan perancangan basis data untuk sistem Reservasi, Services, Housekeeping, Restaurant dan Billing pada hotel, dapat diambil simpulan basis data yang dirancang dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerjanya. Sistem basis data menjadi lebih terorganisir sehingga dapat dihindari penumpukan dan kehilangan data, mempermudah dalam melakukan pencarian data dan mencetak laporan. Saran-saran yang dapat diberikan untuk mendukung perkembangan sistem adalah perlu adanya maintenance terhadap sistem secara berkala sehingga apabila terdapat kesalahan ataupun kerusakan pada sistem dapat segera diperbaiki, perlu adanya pelatihan untuk user yang terlibat dalam sistem, perlu adanya mekanisme backup secara berkala.
DAFTAR PUSTAKA
Kotler, Philip. (2003). Marketing Management (11th ed.). New Jersey: Prentice Hall.
Lupiyoadi, R. dan Hamdani, A. (2008). Manajemen Pemasaran Jasa. Jakarta: Salemba Empat.
Nurliah. (2008). Perancangan Sistem Informasi Perhotelan Berbasis Jaringan pada Hotel Liberty Kota Gorontalo. Database Jurnal Ilmiah Indonesia, 3 (1). Diakses dari http://isjd.pdii.lipi.go.id/admin/jurnal/310813351350.pdf.
