S Bl a o gec o C K o ntrole Pat rimonial

Bloco K

Sage Controle

Patrimonial

Índice

2.13. Transferência com Rateio...23

2.14. Depreciação Anterior ...25

2.16. Planilha ...26

2.17. Geração de Lote Contábil. ...27

2.18. Fechamento Mensal ...28 2.19. Perguntas e Respostas:...30 3. CONSULTAS ... 32 3.1. Bens ...32 3.2. Razão da Depreciação ...34 4. UTILITÁRIOS ... 36 4.1. Importação de Bens ...36 4.2. Layout ...36 Importação de Grupos. ... 36 4.2.1. 4.3. Geração de Arquivo Padrão IN86 ...38

4.4. Calculadora ...39 5. RELATÓRIOS ... 42 5.1. Razão do Bem ...42 5.2. Resumo da Depreciação ...42 5.3. Relação de Movimentação ...43 5.4. Relação de Bens ...43 5.5. Demonstrativo Analítico ...44 5.6. Localização de Bens ...45 6. AJUDA ... 46 6.1. Ajuda ...46 6.2. BIT ...46 6.3. Acesso ao suporte. ...46 6.4. Sobre ...46

1.

Cadastros

Empresas

1.1.

Toda empresa precisa ter em mãos o controle de seu patrimônio, e é isso que o Sage Controle Patrimonial oferece. Com ele o cliente otimiza o controle do patrimônio da empresa de forma prática e segura, e agiliza os cálculos de depreciação, amortização e exaustão. Em conjunto com o Sage Fiscal, este módulo realiza os controles referentes aos créditos de ICMS na aquisição de bens para o ativo

permanente.

Com isso vamos conhecer no cadastro da Empresa o que vai impactar diretamente no Sage Controle Patrimonial.

No quadro Estrutura Física da Empresa, informe a denominação dos níveis hierárquicos ou organizacionais existentes no estabelecimento. Poderá conter até 3 níveis, sendo que a utilização do nível 1 é obrigatória.

Exemplo:

Nível 1: Departamento Nível 2: Setor

Nível 3: Seção

O cadastro dos nomes dos níveis será efetuado em Cadastros/ Estrutura Organizacional, no Sage Folha de Pagamento e no Sage Controle Patrimonial.

Exemplo:

Departamento: Administrativo Setor: Financeiro

Seção: Contas a Pagar

Parâmetros/Contabilização/Integração/Parâmetros.

1.1.1.

Marque a opção Utiliza Integração Contábil para efetuar integração da Depreciação entre o Sage Controle Patrimonial com o Sage Contabilidade.

O cadastro da empresa é abordado na apostila Sage Gerenciador de Sistemas e poderá baixá-la na academia SAGE (www.academiasage.com.br) na guia Biblioteca.

Responsáveis

1.2.

Cadastre os responsáveis pela geração e entrega de arquivos. Este cadastro será compartilhado por todos os módulos do sistema.

Código: Informe um código para o cadastro, campo numérico. Nome: Informe o nome completo do responsável ou razão social.

Qualificação: Selecione dentre as opções disponíveis, a qualificação do representante na empresa. Esta informação será utilizada na geração do SPED e na assinatura dos livros oficiais (exceto para o contador).

CEP: Informe o Código de Endereçamento Postal (com oito algarismos) específico da Rua, Avenida ou Bairro. É possível importar os dados de endereço (rua, bairro, cidade, UF, município) a partir do site dos Correios. Para isso, após informar o CEP clicar no ícone . Automaticamente os dados serão importados.

Endereço: Informe o nome da Rua, Avenida, Travessa, etc. Número: Informe o número da Casa, Lote, Quadra, etc.

Bairro: Informe o nome do bairro. Cidade: Informe o nome da cidade.

UF: Informe ou selecione a Sigla da Unidade da Federação. DDD/Telefone: Informe o código do DDD e o número do telefone.

Município: Informe ou selecione o código do município. Será necessário para gerar o SPED. DDD/Fax: Informe o código do DDD e o número do telefone.

Tipo do Documento: Selecione o tipo do documento.

Dica: O validador do CAGED (AciWin) não aceita responsável com o tipo de documentação 2 - CPF.

CNPJ/CPF/CEI: Informe o número do documento conforme o Tipo do Documento informado no campo acima.

Contato: Informe o nome completo da pessoa para contato. CPF Contato: Informe o número do Cadastro de Pessoa Física. RG: Informe o número do Registro Geral (Identidade)

Data de Nascimento: Utilizada para a geração da RAIS. E-mail: Informe o endereço eletrônico do responsável.

No quadro Situação, você pode gerenciar os cadastros dos responsáveis marcando como Inativos aqueles que deixaram de exercer tal função.

No quadro Contador:

Denominação: Informe o título do contador (técnico, bacharel, etc.). Esta informação será utilizada na emissão dos livros oficiais, na assinatura.

CRC: Informe o número no Conselho Regional de Contabilidade no formato "UF-99999/X-9". Este formato é obrigatório para a validação de arquivos em programas estaduais.

UF: Informe o Estado referente ao CRC do contador. Essa informação será utilizada na emissão da DMA - Declaração e Apuração Mensal do ICMS da Bahia.

Estrutura Organizacional.

1.3.

Registra a estrutura organizacional do estabelecimento para facilitar a localização dos bens nos diversos departamentos, setores e seções do mesmo. (Opcional)

Estes dados serão informados no cadastro do bem e serão utilizados nos processamentos e na emissão dos relatórios.

A nomenclatura dos níveis é informada no campo Estrutura Física da Empresa no Cadastro da Empresa em Parâmetros / Gerais. Este cadastro é o mesmo utilizado pelo módulo Sage Folha de Pagamento.

Estabelecimento: Selecione o estabelecimento.

Nível 1 (Departamento): Informe um código numérico para o departamento. Nível 2 (Setor): Informe um código para o setor.

Descrição: Atribua uma descrição para o nível a ser cadastrado.

Importante: Caso tenha cadastrado em Cadastros/Empresas/Parâmetros/Gerais, apenas o Nível 1, informar "0" (zero) nos campos Nível 2 e Nível 3, bem como a Descrição, para que habilite o botão Gravar.

Para efetuar o cadastro de um setor é obrigatória a existência do departamento, assim como para cadastrar uma seção devem ser cadastrados os respectivos setores.

A descrição é informada de acordo com os Departamentos da empresa. Exemplo de Estrutura Organizacional:

Dica: Primeiro cadastre todos os departamentos, depois todos os setores, por último as seções.

Observação: Para efetuar o cadastro do setor é obrigatória a existência do departamento, assim

como para cadastrar uma seção, deve-se ter cadastrado os respectivos setores.

Grupos

1.4.

Nesta rotina registra os grupos de bens, o percentual e a forma de cálculo da depreciação. No cadastro do bem, será informado qual grupo o mesmo pertence.

Dica: Os grupos podem ser cadastrados de acordo com os grupos do Plano de Contas da

Contabilidade.

Estabelecimento: Código do estabelecimento.

Descrição: Atribua um nome para o grupo.

Exemplo de Grupos, e Taxas de Depreciação Anual fixada pela Legislação do Imposto de Renda:

No quadro Opção, selecione uma das situações para o grupo:

Depreciação: Diminuição do valor dos bens do Ativo Imobilizado resultante do desgaste pelo uso,

ação da natureza ou obsolescência (tornou-se antiquado, perdeu a competitividade).

Amortização: Diminuição gradual, que sofre um valor contábil pelo tempo decorrido.

Sofrem amortizações (exemplo): a) Dívidas patrimoniais a longo prazo. b) Créditos patrimoniais.

c) Valores imateriais ou incorpóreos, do patrimônio.

Exaustão: Esgotamento ou diminuição lenta do capital aplicado na exploração de minas, jazidas,

florestas, etc., motivada pela extração da matéria prima de seu seio. No campo Percentual, informe a taxa anual para cálculo.

No quadro Tipo, marque a opção de cálculo desejada para a apuração do valor da depreciação do mês.

Mensal: A depreciação será calculada com base na taxa de depreciação anual dividida por 12. Com isto o valor da depreciação será sempre o mesmo, independente do número de dias do mês. Exemplo de Cálculo:

Assim o valor será igual para todos os meses.

Importante: O cálculo da depreciação será proporcional de acordo com a Data de Aquisição ou Baixa do Bem.

Diária: A depreciação será calculada com base no número de dias do mês, variando o valor depreciado a cada mês. Exemplo de Cálculo:

A depreciação será diferente conforme o número de dias do mês.

Importante: O cálculo da depreciação será proporcional de acordo com a Data de Aquisição ou Baixa do Bem.

No quadro Contabilização, marque a opção para a integração contábil.

Por Grupo: Informe as contas contábeis (código reduzido) para a Conta do bem no ativo permanente, Conta de depreciação acumulada e Conta de despesa da depreciação, utilizadas no sistema contábil. Utilize a tecla F4 ou F12 para consultar o plano de contas do Sage Contabilidade. Todos os bens deste grupo vão gerar um único lançamento contábil.

Por Bem: A integração contábil deste grupo de bens será feita individualmente, ou seja, cada bem do grupo vai gerar um lançamento contábil. Neste cadastro não serão habilitados os campos referentes à integração. As contas contábeis deverão ser informadas no cadastro do bem.

Bens

1.5.

Entendem-se por bem as coisas úteis, capazes de satisfazer às necessidades do estabelecimento. O Sage Controle Patrimonial facilita a inclusão dos bens nos sistemas Sage Fiscal e Sage

Contabilidade. Os dados informados para o CIAP (Crédito de ICMS do Ativo Permanente) serão utilizados para o controle do crédito de ICMS no Sage Fiscal, e os dados informados para a Contabilização

permitirão a inclusão da conta contábil para o bem no Sage Contabilidade.

A Importação de Bens pode ser feita pelo menu Utilitários com arquivo no layout disponibilizado pelo Sistema.

Estabelecimento: Informe o código do estabelecimento, campo numérico. Grupo: Informe o código do grupo pré-cadastrado em Cadastro/Grupos.

Código: Informe um código numérico para o bem, com até 8 dígitos (99999999). Descrição: Atribua um nome para o bem.

Descrição Detalhada: Descreva as características do bem, por exemplo, Cor; Placa; Ano.

Identificação: Código interno de identificação do estabelecimento, normalmente é informado o código da placa patrimonial. (alfanumérico)

Situação: Preenchimento automático. (ativo, depreciado) Marca: Informe a marca do bem.

Data de Aquisição: Data de aquisição (compra) do bem, no formato DD/MM/AAAA. Data da Baixa/Transferência: Preenchimento automático.

Grupo Complementar: Código do grupo que este bem complementará. Bem Complementar: Código do bem que este complementará.

No quadro Estrutura, informe a localização do bem no estabelecimento preenchendo os campos Departamento, Setor e Seção.

Dica: Caso o bem possua depreciação anterior utilize a rotina Lançamentos / Depreciação Anterior.

Utilize o botão Observações se for necessária a inclusão de eventos/observações para o bem. Na Aba CIAP / Aquisição, informe os dados para que o bem seja considerado como bem pertencente ao Ativo Imobilizado para fins de controle de créditos de ICMS pelo sistema Sage Fiscal. Registrar somente os bens patrimoniais, cujo destino é auxiliar a produção do estabelecimento. Em caso de dúvida consulte o contador do estabelecimento.

Emitente: Informe/selecione o código do emitente (fornecedor) do bem. Para isto, o emitente deve estar cadastrado no Sage Fiscal, em Cadastros\ Genéricos\ Emitentes/Destinatários.

Lançado no L.R.E. Número: Informe o número do Livro Registro de Entradas em que foi lançada a Nota Fiscal referente à aquisição do bem.

Página: Informe o número da página de lançamento do bem, no Livro de Registro de Entradas. Data de Entrada: Informe a data de entrada/aquisição do bem no estabelecimento.

Nota Fiscal de Entrada: Informe o número da Nota Fiscal de aquisição do bem. Série: Informe a série da nota fiscal de aquisição do bem.

Modelo: Informe o modelo da Nota Fiscal de aquisição do bem.

Sequência do Item na NF: Informe o número de sequência do item referente ao bem em sua nota fiscal de aquisição.

Código do Item: Informe/selecione o item correspondente ao bem. Para isto, o item deve estar cadastrado no Sage Fiscal, em Cadastros\ Produtos.

Chave da NFe: Se a nota fiscal de aquisição do bem for NFe (Nota Fiscal Eletrônica), informe a chave da nota.

Arquivamento: Informe o código de arquivamento, campo alfanumérico. Essa informação será utilizada na geração do arquivo padrão para atender a IN86, e de acordo com a mesma, esse dado é utilizado para localizar o documento em que se baseou a entrada do bem (destinado à identificação e localização do documento rastreador da operação, quando solicitado pela autoridade fiscal).

Valor do Crédito: Informe o valor do crédito correspondente ao bem.

Atenção: O cadastro do bem poderá ser importado pelo Sage Fiscal, dispensando seu cadastro novamente.

Venda - Dados da Operação de Venda

Adquirente: Informe/selecione o código do destinatário (adquirente) do bem, quando da sua venda. Para isto, o emitente deve estar cadastrado no Sage Fiscal em Cadastros\ Genéricos\

Emitentes/Destinatários.

Nota Fiscal da Saída: Informe o número da Nota Fiscal de venda do bem. Série: Informe a série da nota fiscal de venda do bem.

Modelo: Informe o modelo da Nota Fiscal de venda do bem.

Sequência do item na NF: Informe o número de sequência do item referente ao bem em sua nota fiscal de venda.

Código do item: Informe/selecione o item correspondente ao bem. Para isto, o item deve estar cadastrado no Sage Fiscal em Cadastros\ Produtos.

Chave da NFe: Se a nota fiscal de venda do bem for NFe (Nota Fiscal Eletrônica), informe a chave da nota.

Função do Bem: Informe qual será a função do bem adquirido, na atividade do estabelecimento. Vida Útil (meses): Informe qual o tempo estimado, em meses, correspondente à vida útil do bem. Conta Contábil: Informe/selecione a conta contábil, do Ativo, correspondente ao bem. Para isto, a conta deve estar cadastrada no Sage Contabilidade, em Cadastros\ Plano de Contas.

Centro de Custo: Informe/selecione o centro de custo que o bem está alocado. Pode ser:

Contábil: A seleção do centro de custo será conforme o cadastro de centro de custo efetuado no Sage Contabilidade;

Padrão: A seleção do centro de custo será conforme cadastro padrão do SPED, para casos em

que o contribuinte não adote centros de custos.

Na aba Contabilização selecione a opção Deprecia para que o sistema calcule a depreciação deste bem. Desmarcando esta opção é possível deixar de efetuar a depreciação de um determinado bem, mesmo que pertença a um grupo que normalmente sofra a depreciação.

Data do Inicio da Depreciação: A partir desta data será iniciado o cálculo da depreciação pelo sistema, (DD/MM/AAAA).

Valor Aquisição: Informe o valor de aquisição do bem, se adquirido no exercício corrente, ou a data do bem no fechamento do balanço do exercício anterior, se for o caso.

Percentual de Depreciação: Informe o percentual de depreciação específico para este bem. Neste caso será desconsiderado o percentual do grupo.

Valor Original: Informe o valor original do bem, na moeda da época em que foi adquirido. No quadro Natureza, selecione a natureza do bem. Através deste campo é possível definir a natureza do bem conforme exigência do Fisco (Instrução Normativa 86).

Bem original

Reserva de reavaliação Outros acréscimos

Os campos abaixo são habilitados para os bens que serão integrados individualmente na contabilidade conforme opção de contabilização no Cadastro de Grupos.

Informe as contas contábeis (código reduzido) para a Conta do bem no ativo permanente, Conta de depreciação acumulada e Conta de despesa da depreciação, utilizadas no sistema contábil. Utilize a tecla F4 ou F12 para consultar o plano de contas do Sage Contabilidade.

2.

Módulos

Depreciação

2.1.

A depreciação é calculada por período mensal.

O período de cálculo terá como base a data de início de depreciação, informada no cadastro do bem, atualizando a depreciação até a Data de Processamento informada na rotina de Cálculo da Depreciação.

A rotina de Estorno da Depreciação anulará os cálculos mensais até a Data de Processamento, inclusive o dia informado.

Cálculo

2.2.

Efetua o cálculo da depreciação dos bens. Este cálculo poderá ser estornado e reprocessado quantas vezes forem necessárias.

Estabelecimento: Informe o código do estabelecimento.

Data de Processamento: Informe a data final de atualização, no formato DD/MM/AAAA. Exemplo: Para atualizar o mês de março, informe 31/03/AAAA. A depreciação será calculada a partir da Data de Início de Depreciação, respeitando o Período de Lançamentos informado em

Cadastros/Empresa/ Parâmetros.

Filtro: Informe os dados para filtrar (restringir) o cálculo (Grupo, Bem, Departamento, setor ou seção). Para calcular todos os bens deixe os campos abaixo branco.

Estorno do Cálculo

2.3.

Possibilita estornar o cálculo da depreciação de um ou mais bens, retornando sua posição ao último dia do mês anterior ao informado para estorno. Estes bens poderão ser novamente calculados após o estorno, quantas vezes forem necessárias.

Atenção: Esta rotina exclui todos os lançamentos, ou seja, acréscimos, diminuições, baixas e

transferências do bem informado, voltando o bem à posição anterior ao cálculo.

Estabelecimento: Informe o código do estabelecimento.

Data de Processamento: Informe a data a partir da qual deverá ser efetuado o estorno. Exemplo: Para estornar o mês de março, informe 01/03/AAAA.

Filtro: Informe os dados para filtrar (restringir) o cálculo (Grupo, Bem, Departamento, setor ou seção). Para calcular todos os bens deixe os campos abaixo em branco.

Acréscimo/Diminuição

2.4.

Utilizada para lançar os valores de acréscimo e/ou diminuição para os bens. Os lançamentos serão sempre efetuados com data posterior ao último lançamento do bem.

Lançamento

2.5.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento.

Bem: Selecione o código do bem.

Data: Informe a data no formato DD/MM/AAAA.

Antes de efetuar o lançamento de acréscimo ou diminuição é necessário calcular a depreciação até a data de lançamento.

No quadro Opção, selecione o tipo do lançamento: Acréscimo ou Diminuição. Valor: Informe o valor do acréscimo ou da diminuição.

Estorno

2.6.

Possibilita estornar o cálculo da depreciação de um ou mais bens, retornando sua posição ao último dia do mês anterior ao informado para estorno. Estes bens poderão ser novamente calculados após o estorno, quantas vezes forem necessárias.

Atenção: Esta rotina exclui todos os lançamentos, ou seja, acréscimos, diminuições, baixas e

Estabelecimento: Informe o código do estabelecimento.

Data de Processamento: Informe a data a partir da qual deverá ser efetuado o estorno. Exemplo: Para estornar o mês de março, informe 01/03/AAAA.

Filtro: Informe os dados para filtrar (restringir) o estorno. Para estornar todos os bens deixe os campos abaixo em branco.

Baixa de Bens

2.7.

Efetua a baixa parcial dos bens controlados pelo sistema. O bem a ser baixado deverá obrigatoriamente estar atualizado até a data da baixa.

Baixa Parcial

2.8.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento. Grupo: Selecione o código do grupo do bem.

Bem: Selecione o código do bem, campo numérico.

O quadro Informações apresenta informações conforme o cadastro e os lançamentos do bem efetuados pelo Sage Gestão Contábil: Data da aquisição do bem, Valor da aquisição, Data do Último Lançamento, Valor Atual e Valor Total da Depreciação.

Data da Baixa: Informe a data da baixa no formato DD/MM/AAAA. Esta data deve ser igual à data do Último Lançamento.

Valor da Baixa: Informe o valor da baixa parcial do bem.

Percentual: Preenchimento automático, de acordo com o valor da baixa parcial informado no campo acima.

Valor a Depreciar: Preenchimento automático, de acordo com o valor da baixa parcial informado.

Baixa Total

2.9.

Efetua a baixa total dos bens controlados pelo sistema. O bem a ser baixado deverá obrigatoriamente estar atualizado até a data da baixa.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento.

Grupo: Selecione o código do grupo do bem. Bem: Selecione o código do bem.

O quadro Informações apresenta informações conforme o cadastro e os lançamentos do bem efetuados pelo Sage Gestão Contábil: Data da aquisição do bem, Valor da aquisição, Data do Último Lançamento, Valor Atual e Valor Total da Depreciação.

Valor da Baixa: Preenchimento automático com o valor necessário para efetuar a baixa total do bem.

Percentual: Preenchimento automático. Valor a Depreciar: Preenchimento automático.

Transferência de Bens

2.10.

Rotinas relacionadas à transferência de bens.

Transferência Parcial

2.11.

Permite efetuar a transferência parcial dos bens controlados pelo sistema. O bem a ser transferido deverá obrigatoriamente estar atualizado até a data de transferência.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento.

No quadro Do Bem, informe os dados do bem de origem e selecione o código do grupo do bem e o código do bem.

Os campos Data da aquisição do bem, Valor da aquisição, Data do Último Lançamento, Valor Atual e Valor Total da Depreciação apresentam informações conforme o cadastro do bem e dos lançamentos.

No quadro Para o Bem, informe os dados do bem de destino (que receberá os valores do bem acima) e selecione o código do grupo do bem e o código do bem.

Os campos Data da aquisição do bem, Valor da aquisição, Data do Último Lançamento, Valor Atual e Valor Total da Depreciação apresentam informações conforme o cadastro do bem e dos lançamentos do mesmo.

Data da Transferência: Informe a data da transferência no formato DD/MM/AAAA. Esta data deve ser igual a data da Último Lançamento.

Valor da Transferência: Informe o valor a transferir.

Percentual: Preenchimento automático, de acordo com a informação do valor a transferir. Valor a Depreciar: Preenchimento automático, de acordo com a informação do valor a transferir.

Transferência Total

2.12.

Permite efetuar a transferência total dos bens controlados pelo sistema. O bem a ser transferido deverá obrigatoriamente estar atualizado até a data de transferência.

No quadro Do Bem, informe os dados do bem de origem e selecione o código do grupo do bem e o código do bem.

Os campos Data da aquisição do bem, Valor da aquisição, Data do Último Lançamento, Valor Atual e Valor Total da Depreciação apresentam informações conforme o cadastro do bem e dos lançamentos.

No quadro Para o Bem, informe os dados do bem de destino (que receberá os valores do bem acima) e selecione o código do grupo do bem e o código do bem.

Os campos Data da aquisição do bem, Valor da aquisição, Data do Último Lançamento, Valor Atual e Valor Total da Depreciação apresentam informações conforme o cadastro do bem e dos lançamentos do mesmo.

Data da Transferência: Informe a data do Último Lançamento da depreciação.

Valor da Transferência: Preenchimento automático com o valor necessário para a transferência total.

Percentual: Preenchimento automático. Valor a Depreciar: Preenchimento automático.

Transferência com Rateio

2.13.

Permite transferir o valor de um Bem para vários outros Bens, rateando o valor entre eles. O bem a ser transferido deverá obrigatoriamente estar atualizado (calculado depreciação) até a data de

transferência.

O valor transferido será dividido pela quantidade de bens de destino, rateando também o cálculo da depreciação entre estes bens, se for o caso.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento.

No quadro Do Bem, informe os dados do bem de origem e selecione o código do grupo do bem e o código do bem.

Os campos Data da aquisição do bem, Valor da aquisição, Data do Último Lançamento, Valor Atual e Valor Total da Depreciação apresentam informações conforme o cadastro do bem e dos lançamentos.

No quadro Para os Bens:

Na guia Inclusão por Bem relacione os bens que receberão o valor do bem acima. Grupo: Código do grupo do bem.

Bem: Código do bem. Para confirmar a inclusão do Bem clique no botão Incluir. Para remover um Bem, selecione-o com duplo clique e em seguida clique no botão Remover.

A guia Inclusão Múltipla permite incluir todos os bens de um grupo, de um intervalo de grupos, ou de um intervalo de bens de um determinado grupo de uma única vez.

Data da Transferência: Informe a data do Último Lançamento da depreciação. Valor da Transferência: Informe o valor a ser transferido.

Valor a Depreciar: Preenchimento automático. Percentual: Preenchimento automático.

Depreciação Anterior

2.14.

Permite informar o saldo anterior de depreciação, por ocasião do cadastro de bens já

depreciados. Sendo que estes podem apresentar diferenças nos valores se forem recalculados pelo Sage Gestão Contábil.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento. Grupo: Selecione o código do grupo do bem.

Bem: Selecione o código do bem.

Data: Informe a data da depreciação, no formato DD/MM/AAAA.

Atenção: Esta data deve ser menor que a data de início da Depreciação, informada no cadastro do Bem.

Valor: Informe o valor da depreciação anterior.

O sistema não aceitará a informação de valor maior que o Valor de Aquisição do Bem, informado em Cadastro/Bens.

Integração Contábil

2.15.

Envia os dados dos cálculos da depreciação para o módulo Sage Contabilidade.

Planilha

2.16.

Emite a planilha contábil com os lançamentos referentes aos cálculos da depreciação que serão efetuados na contabilidade pela rotina de integração contábil.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento para a elaboração da planilha. Mês/Ano: Informe o período inicial e final.

O preenchimento dos campos Grupo e Bem delimitará a emissão da planilha.

Grupo: Selecione o código inicial e final de grupo.

Bem: Informe o código inicial e final do bem a ser listado.

Dica: Deixe os campos Grupo e Bem em branco para gerar a planilha de todos os grupos e bens. Data de Emissão: Informe uma data para impressão na planilha.

No quadro Classificação, marque a opção desejada Alfabética ou Numérica.

Geração de Lote Contábil.

2.17.

Gera um lote contábil dos lançamentos de depreciação diretamente no Sage Contabilidade. O usuário do sistema contábil deverá liberar o lote para aceitar os lançamentos, ou poderá ainda alterar, incluir ou excluir os lançamentos do lote.

O sucesso da geração do Lote Contábil depende da conferência da Planilha Contábil.

Número do Lote: Informe um número para o lote, ou clique no botão Lote Vago para o sistema sugerir o número do próximo lote.

Descrição do Lote: Informe uma descrição para o lote, campo alfanumérico, aceita letras e números.

Mês/Ano: Informe o mês e ano, inicial e final de integração.

Data dos Lançamentos: Informe uma data para os lançamentos contábeis.

Identificador do Lote: Informe um código que identifique este lote no sistema contábil. Exemplos de Identificador:

Complemento: Complemento ao histórico padrão. Grupo e bem: Código inicial e final.

Gerar o lote como liberado: Com esta opção, o lote é gerado na contabilidade com o status de liberado, não sendo necessário executar este procedimento no Sage Contabilidade, para que os valores sejam considerados nos relatório.

Importante: Caso alguma conta esteja zerada, não será possível fazer a integração. Para efetuar a integração com o Sage Contabilidade é necessário que estejam cadastradas todas as contas para os grupos ou para os bens. É necessário lembrar que essas contas devem existir no plano de contas da contabilidade.

Fechamento Mensal

2.18.

Esta rotina proporciona maior segurança e melhor controle dos processamentos. Por ela é possível fechar o período para que não sejam mais efetuados

lançamentos/processamentos, garantindo a integridade dos dados já apurados.

O fechamento mensal pode ser utilizado em todos os módulos do sistema de forma independente. Mas, para quem utiliza também o Sage Contabilidade, o controle principal pode ser realizado por este módulo, visto que ele recebe dados de todos os outros módulos e, via de regra, é o último a ser “fechado” para os procedimentos de conciliação.

Na tela da rotina, ao informar o ano exibe todos os meses com o status de fechamento de cada mês, permitindo a alteração.

É possível definir dois status: Aberto ou Finalizado.

Com o status verde, ou seja, “Aberto”, é possível efetuar lançamentos e processamentos no mês, sem restrição. Com o status amarelo, ou seja, “Finalizado”, não é permitido lançar e/ou processar. Há ainda o status “Bloqueado”, que aparece em vermelho. Com este status, também não é possível efetuar lançamentos e processamentos no mês. Porém, o bloqueio do módulo é efetuado somente pelo Sage Contabilidade. Consequentemente, a abertura deste período também só pode ser realizada pelo Contábil.

Com esta opção de bloqueio, o Contábil assume o controle do fechamento mensal, garantindo que não sejam efetuadas alterações que impactem no saldo das contas contábeis.

Características da rotina:

Na tela de fechamento, se finalizar um mês e tiver meses anteriores abertos, todos estes meses são finalizados também, automaticamente.

Para a abertura de um período, se tiver meses posteriores finalizados, exibe uma mensagem perguntando se todos os meses posteriores devem ser abertos também.

Atenção: Mesmo optando por não abrir todos os meses, deve-se revisá-los para garantir que a alteração retroativa não impactou em meses subsequentes.

Ao iniciar o uso da rotina, finalizando o primeiro mês, são finalizados automaticamente até 5 anos para trás.

Um mês finalizado pode ser aberto a qualquer momento por usuário que possua acesso a rotina de fechamento.

Todas as rotinas que possibilitam efetuar lançamentos e processamentos verificam se o mês está aberto. Estando finalizado ou bloqueado, exibe mensagem de alerta e não permite a finalização do processo.

Após alterar algum status, deve-se clicar em Gravar para que a alteração seja acatada.

Importante: Para garantir a eficácia do fechamento, é imprescindível um controle de permissão de acesso aos usuários.

Perguntas e Respostas:

2.19.

Na minha empresa, não temos o Sage Contabilidade. É possível utilizar mesmo assim o fechamento?

Sim. No Folha de Pagamento, Fiscal e Controle Patrimonial a rotina de fechamento pode ser utilizada de forma independente. Depois de concluídos os processamentos do mês, pode-se marcar o status para “Finalizado” e não será possível efetuar alterações neste mês.

Com a nova rotina de fechamento, o “Período de Lançamentos” informado nos parâmetros da empresa, utilizado no Sage Fiscal, Sage Contabilidade e no Sage Controle Patrimonial, não terá mais utilidade?

O período de lançamento continuará sendo utilizado, principalmente para evitar que sejam efetuados lançamentos futuros indevidamente.

A rotina de fechamento evita que sejam efetuados processamentos/lançamentos indevidos em meses para trás. Porém, para evitar lançamentos indevidos em meses futuros, principalmente por digitação incorreta de data, etc, deve-se continuar utilizando o período de lançamentos.

Não é possível. O fechamento é por empresa.

Todas as rotinas do sistema irão considerar o fechamento?

Todas as rotinas de lançamento e processamento que sejam realizadas por data. Alguns exemplos:

Lançamento de nota fiscal Cálculo da folha mensal Apuração de tributos Cálculo de depreciação, etc.

Há algumas rotinas que não são lançadas por período, mas que podem afetar os saldos

contábeis, como por exemplo, no Sage Contabilidade em Cadastros\ Saldos de Balanço e em Utilitários\ Eliminar Saldos de Balanço. Nestas rotinas, se já houver períodos fechados, irá exibir somente uma mensagem de alerta.

É possível efetuar o fechamento para várias empresas ao mesmo tempo?

3.

Consultas

Bens

3.1.

Pesquise o Bem utilizando os filtros da rotina. Para visualizar os detalhes de cada bem, pressione duplo clique sobre o bem.

Estabelecimento: Selecione o estabelecimento. (F12) Grupo: Selecione o grupo do bem. (F12)

Bem: Selecione o código do bem. (F12)

O quadro Informações apresentará os dados gerais do bem. Data de Aquisição: Traz a data de aquisição do bem.

Data do Último Lançamento: Informa a data do último cálculo de depreciação. Situação: Informa se o bem está Ativo, Baixado ou Transferido.

Data da Baixa/Transferência: Informa a data de movimentação, quando houver. Valor Original: Informa o valor original cadastrado para o bem.

Valor de Aquisição/Balanço: Informa o valor de aquisição cadastrado para o bem. Total de Acréscimos: Informa o valor total de acréscimos lançados para o bem. Total de Diminuições: Informa o valor total de diminuições lançados para o bem.

Valor Atual: Informa o valor atual do bem, sendo: Valor Original + Total de Acréscimos - Total de Diminuições.

O quadro Depreciação apresenta os dados referentes à depreciação (preenchimento automático).

Depreciação Anterior: Informa o valor de depreciação do(s) exercício(s) anterior (es). Depreciação do Período: Informa o valor da depreciação do exercício atual.

Depreciação Total: Informa o valor total da depreciação, sendo: Depreciação Anterior + Depreciação do Período.

Percentual Depreciado: Informa o percentual total já depreciado, em relação ao Valor Atual do bem.

Residual Contábil: Informa o valor restante a depreciar, sendo: Valor Atual do Bem - Depreciação Total.

Razão da Depreciação

3.2.

Fornece informações sobre as depreciações ou as movimentações efetuadas para o bem, exibindo os históricos com seus respectivos valores.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento. Grupo: Selecione o código do grupo do bem.

Bem: Selecione o código do bem.

Período: Informe a data inicial e final para a consulta no formato DD/MM/AAAA. No quadro Valores selecione a opção Depreciação ou Movimentação.

Saldo anterior: Exibe o valor do saldo do dia anterior ao período inicial de consulta.

E na tabela são apresentadas as ocorrências de depreciação ou movimentação (transferências, baixas, etc.) de acordo com a opção selecionada.

4.

Utilitários

Importação de Bens

4.1.

Esta rotina importa o cadastro de bens através de arquivos textos (GRUPOS.TXT/BENS.TXT), dispensando o cadastro dos bens.

O arquivo texto para importação deve seguir as especificações do Layout de Importação.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento. Diretório: Informe a localização do arquivo de importação.

Importar Grupos: Se marcado importará os grupos de bens informados no arquivo. Importar Bens: Se marcado importará os bens informados no arquivo.

Atenção: É necessário que o grupo esteja cadastrado para efetuar a importação de bens. Deletar registros anteriores: Se marcar esta opção, serão apagados todos os bens e grupos anteriormente cadastrados, valendo somente os bens e grupos constantes no arquivo de importação.

Layout

4.2.

Importação de Grupos.

4.2.1.

O layout abaixo deverá ser utilizado para a importação de grupos de bens através de arquivo em formato texto.

Nome do arquivo: GRUPOS.TXT

Conteúdo: Grupos de bens para controle patrimonial. Organização: SEQÜENCIAL

Tamanho Registro 100 bytes

Classificação: Ordem ascendente pelo campo "SEQUÊNCIA" Instruções para preenchimento dos dados do layout

Formatos utilizados no arquivo: 9 - Numérico

X - Alfanumérico

Exemplos: 9(005) = 00015

Preencher com caracteres numéricos (0 a 9) alinhados a direita. Se não houver informação preencher o campo com zeros.

9(003)V99 = 06015

Preencher com caracteres numéricos (0 a 9) alinhados a direita. Neste exemplo são 3 caracteres para a parte inteira e 2 caracteres para a parte decimal (valor original = 60,15). Não utilizar vírgulas. Se não houver informação preencher o campo com zeros.

X(020) = JOAO

Preencher com caracteres alfanuméricos alinhados a esquerda. Se não houver informação preencher o campo com espaços em brancos.

Observações: Campos obrigatórios: 01, 02, 03.

Os demais campos podem ser deixados zerados ou em branco, conforme o tipo.

Importação de Bens

4.2.1.1.

O layout abaixo deverá ser utilizado para a importação de bens através de arquivo em formato texto.

Nome do arquivo: BENS.TXT

Conteúdo: Bens para controle patrimonial. Organização: SEQÜENCIAL

Tamanho Registro 400 bytes

Classificação: Ordem ascendente pelo campo "SEQUÊNCIA"

Observações: Os códigos de grupo deverão obrigatoriamente estar cadastrados no sistema. Os códigos de departamento, setor e seção se informados deverão estar cadastrados no sistema. Campos obrigatórios: 01, 02, 03, 04, 05, 09, 10, 11, 12.

Os demais campos podem ser deixados zerados ou em branco, conforme o tipo.

Geração de Arquivo Padrão IN86

4.3.

A geração deste arquivo é obrigatória para todos os estabelecimentos usuários de

processamento eletrônico de dados e deve ser apresentado somente quando solicitado pelo fisco. Nesta rotina será gerado o arquivo BENS.TXT, conforme especificações do Fisco.

Estabelecimento: Selecione o código do estabelecimento.

Nome do Titular: Informe o nome do Sócio Titular do estabelecimento. CPF do Titular: Informe o CPF do Sócio Titular do estabelecimento.

Telefone Titular: Informe o número do telefone do Sócio Titular do estabelecimento. E-mail Titular: Informe o endereço eletrônico do Sócio Titular da estabelecimento. Nome Responsável Técnico: Informe o responsável pelas informações do arquivo. CPF Responsável Técnico: Informe o CPF do responsável técnico.

Telefone Responsável Técnico: Informe o telefone do responsável técnico. E-mail Responsável Técnico: Informe o CPF do responsável técnico. Exercício: Informe o exercício para a geração dos dados no arquivo. Diretório Destino: Informe o diretório onde será gerado o arquivo.

Marque a opção Imprimir relatório de acompanhamento, para emitir o relatório em tela.

Calculadora

4.4.

O Sage Gestão Contábil possui uma calculadora integrada ao sistema, que pode ser acessada através da barra de ferramentas ou da tecla de função F9.

A calculadora possui duas funções de grande importância:

A primeira através do botão ou na tecla de atalho F2, que transfere o valor calculado para o campo em foco.

A segunda pelo do botão, que fecha a calculadora sem transferir o resultado para o campo em foco.

Outras funções: Botões abaixo do visor:

[ ] : retângulo vazio acima da tecla MC, indicará se existe valor guardado na memória (conterá a letra "M") - zero desativa a memória (conteúdo vazio).

Sinal de Check - usado para transportar o resultado da operação realizada para o campo onde se encontrava o cursor antes da chamada da calculadora.

Sinal de Fechar - fará com que a calculadora seja fechada e o seu resultado não seja transportado para o sistema.

Back: Usado para apagar números a esquerda - já digitados. C: usado para cancelar a operação realizada ou limpar o visor.

MC: usado para Cancela a Memória - apagar o valor existente na memória. MR: usado para Retornar a Memória - volta o valor existente na memória.

MS: usado para Sobrepor a Memória - deixar um valor constante na memória. Observação:

M+: usado para acumular valores na memória.

Dos dígitos: 0, 1, 2,...8,9. Dos símbolos:

+/-: botão de sinal - o sinal positivo é padrão.

,: separador de inteiros e decimais. /: operação de divisão.

* : operação de multiplicação. - : operação de subtração. sqrt: operação de raiz quadrada. + : operação de adição.

% : botão de percentual.

1/x : botão de inversão - inverso de um número. = : botão de igualdade - resultado.

Dica: Caso tenha errado um fator de uma operação use o botão Back, para corrigir. Este botão executa a mesma função de um botão CE de uma calculadora convencional.

Atenção: Caso use a memória para acumular valores positivos e negativos lembre-se quando o

total chegar a zero, o sinal "M" desaparecerá, desativando a memória (sumirá a letra "M" acima do botão MC). Isto não é um erro, mas o padrão adotado no ambiente Windows.

Observação: O botão MS acionado troca o valor da memória pelo constante no visor. Em

calculadoras tradicionais o MS significa Memória Secundária (resultado intermediário de uma operação) que se usado com este propósito, na calculadora do sistema será gerado uma sobreposição aos valores da memória perdendo-se os valores registrados antes da operação.

5.

Relatórios

Razão do Bem

5.1.

Lista as movimentações dos bens, apresentando a data, o histórico e o valor dos lançamentos de um período.

Estabelecimento: Selecione o estabelecimento.

Período: Informe a data de inicial e final, para a emissão do relatório. Os campos Grupo e Bem são filtros para a emissão do relatório.

Data de Emissão: O sistema informa a data atual, conforme a configuração da máquina, mas permite alteração do usuário.

Nos quadros Classificação, Valores e Consolidação, selecionar a opção desejada.

Resumo da Depreciação

5.2.

Apresenta os valores referentes à depreciação dos grupos de bens. O usuário pode optar pelo relatório sintético (tipo grupo) ou analítico (tipo bem).

Estabelecimento: Selecione o estabelecimento.

Os campos Grupo e Bem são filtros para a emissão do relatório.

Data de Emissão: O sistema informa a data atual, conforme a configuração da máquina, mas permite alteração do usuário.

Nos quadros Tipo e Classificação selecione a opção desejada.

Relação de Movimentação

5.3.

Relata os totais das movimentações dos grupos de bens. Apresenta o saldo anterior, acréscimos, diminuições e o saldo atual do grupo.

Estabelecimento: Informe o código do estabelecimento. Período: Informe a data de inicial e final.

Grupo: Código inicial e final do grupo.

Bem: Código inicial e final do bem. Nota - Para emitir de todos deixe em branco. Data de Emissão: Permite alterar a data de emissão do relatório.

Nos quadros Classificação, Consolidação e Tipo, selecione a opção desejada.

Relação de Bens

5.4.

Emite o relatório com todas as informações do cadastro dos bens, sendo uma espécie de ficha das informações cadastrais.

Estabelecimento: Selecione o estabelecimento.

Data de aquisição: Informe o intervalo de datas de aquisição dos bens para a emissão do relatório.

No quadro Classificação, selecione a opção desejada.

Quadro Situação: permite emitir o relatório, filtrando pela situação do bem.

Demonstrativo Analítico

5.5.

Este relatório apresenta dados referentes a depreciação dos bens, contendo o valor atual do bem, o valor depreciado e o residual contábil.

Estabelecimento: Selecione o estabelecimento.

Data Emissão: O sistema informa a data atual, conforme a configuração da máquina, mas permite alteração do usuário.

Mês/Ano: Campo preenchido automaticamente conforme a data do sistema (barra de atalhos). Totalizar por Departamento/Setor/Seção: Esta opção habilita os filtros departamento, setor e seção.

Nos quadros Classificação, Situação e Consolidação, selecione opção desejada.

Localização de Bens

5.6.

Emite um relatório com a localização dos bens no estabelecimento. Para emissão desse relatório é necessário que esteja informada a estrutura organizacional (departamento, setor e seção) em

Cadastro/Bens.

Estabelecimento: Selecione o estabelecimento.

Os campos Identificação, Grupo, Bem, Departamento, Setor e Seção são filtros para a emissão do relatório.

Data Aquisição: Informe a data inicial e final, no formato DD/MM/AAAA. Também serve como filtro para a emissão do relatório.

No quadro Classificação selecione opção desejada.

Opção Listar Identificação: Marque para que sejam listados os códigos de identificação dos bens.

6.

Ajuda

Ajuda

6.1.

Abrirá o Ajuda do Sistema. Esta função poderá ser assinada pela tecla F1.

BIT

6.2.

Direciona a central do Espaço do Cliente, onde terá acesso aos Boletins Informativos Técnicos (BIT) com informações sobre atualizações e comunicados importantes.

Acesso ao suporte.

6.3.

Através deste menu poderá acessar o suporte on-line e conectar remotamente com nossos atendentes, sempre que for solicitado pelo mesmo durante o atendimento.

Sobre

6.4.

Apresenta as informações do tipo de Modalidade, banco de dados, versão do sistema, prazo de ativação e máquina ativadora e informações de conexão com o ban