Departamento de Contabilidade e Atuária
Disciplina: EAC 0548 - Sistemas de Informações Contábeis Prof. Dr. César Augusto Biancolino (2017)
Tomo 1 - Teoria Geral dos Sistemas
Por ser o Sistema de Informações Contábeis (SIC) um sistema consolidador, baseado essencialmente no método das partidas dobradas e no denominador comum monetário, a lógica teórica e operacional do SIC remonta a séculos de desenvolvimento e refinamentos sucessivos que devem ser explorados a contento sob o prisma da ciência contábil, enquanto ciência provedora de recursos informacionais necessários ao registro patrimonial e às operações da empresa.
Assim, procurar-se-á explorar o SIC em termos de sua constituição, propriedades e características, através da exposição pormenorizada de conceitos, fundamentos e demais referenciais teóricos que possam descrever, com exatidão, as características, propriedades e potencialidades do SIC enquanto sistema informacional preciso, consolidador e fundamental para a gestão das empresas.
1.1. Teoria geral dos sistemas (TGS)
Uma visão mais atenta do ambiente de negócios deixa claro que a complexidade nas relações organizacionais extrapola um ambiente de variáveis previsíveis. Fatores essenciais dos problemas empresariais, dos projetos e ações a implementar devem sempre ser considerados e avaliados como componentes interdependentes de um sistema total.
A cada dia, somos induzidos a lidar nas organizações com cenários complexos, com totalidades ou sistemas em todos os campos de conhecimento. Isto implica uma fundamental reorientação do pensamento gerencial.
Material de uso exclusivo para alunos matriculados na disciplina EAC 0548 FEA USP (2017) ministrada pelo Prof. Dr. César Augusto Biancolino. Consiste em anotações de aula listadas de forma estruturada e de outros conteúdos que formam a base de fixação dos conceitos teóricos discutidos em sala de aula. Conteúdo disponibilizado via Moodle. Uso exclusivo para fins didáticos da disciplina. Divulgação externa não autorizada. Não possui finalidade comercial.
Nos últimos anos, o triunfo da biologia molecular, o “fracionamento” do código genético, as consecutivas realizações na genética, na evolução, na medicina, fisiologia celular e muitos outros campos tornaram-se conhecimento comum. Não há como negar que existe uma relação entre as diversas áreas do conhecimento.
A Teoria Geral dos Sistemas foi elaborada, em 1937, por Ludwig Von Bertalanffy, para preencher uma lacuna na pesquisa e na teoria da Biologia. Os seus primeiros enunciados são de 1925 e ela é amplamente reconhecida na administração da década de 60.
Na teoria geral dos sistemas a ênfase é dada à inter-relação e interpendência entre os componentes que formam um sistema que é visto como uma totalidade integrada, sendo impossível estudar seus elementos isoladamente. É disso que tratam os conceitos de transação e globalidade, o primeiro se refere à interação simultânea e interdependente entre os componentes de um sistema e o segundo diz que um sistema constitui um todo técnico, dessa forma, qualquer mudança em uma das partes afetará todo o conjunto. Buscava-se uma teoria que fosse comum a todos os ramos da ciência e se pesquisavam os denominadores comuns para o estudo e abordagem dos sistemas vivos. Esta foi uma percepção de diversos cientistas, que entenderam que certos princípios e conclusões eram válidos e aplicáveis a diferentes setores do conhecimento humano.
1.2. Características e Propriedades dos Sistemas
Sistema é um todo organizado ou complexo, um conjunto ou combinação de coisas ou partes formando um todo complexo ou unitário. Um sistema é um conjunto de objetos unidos por alguma forma de interação ou interdependência. Qualquer conjunto de partes unidas entre si pode ser considerado um sistema, desde que a relação entre as partes e o comportamento de todo seja o foco da atenção. Define-se SISTEMA como um conjunto de partes diferenciadas em inter-relação umas com as outras, formando um todo organizado que possui uma finalidade, um objetivo constante.
Um sistema é uma totalidade integrada, o que implica que a compreensão da sua natureza e de seu funcionamento não pode ser alcançada pela simples análise das partes que o compõem (as propriedades sistêmicas são destruídas quando um sistema é dissecado – física ou teoricamente – em elementos isolados). Portanto, um conjunto de partículas que se atraem mutuamente (como o sistema solar), um grupo de pessoas em uma organização, uma rede industria, circuito elétrico, um computador ou um ser vivo podem ser visualizados como sistemas.
Realmente, é difícil dizer onde começa e onde termina determinado sistema. Os limites (fronteiras) entre o sistema e seu ambiente admitem certa arbitrariedade. O próprio universo parece estar formado de múltiplos sistemas que se interpretam. É possível passar de um sistema para outro que o abrange, como também passar para uma versão menor e nele contida.
Da definição de Bertalanffy, segundo a qual o sistema é um conjunto de unidades reciprocamente relacionadas, decorrem dois conceitos o de propósito (ou objeto) e o de globalismo (ou totalidade). Esses dois conceitos retratam duas características básicas em um sistema.
As observações científicas mostram que os sistemas recebem do meio ambiente fluxo de matéria, de energia e de informações. Mostram ainda que os elementos que compõem um Sistema mudam constantemente, mas que a estrutura permanece idêntica. Pode-se afirmar que um Sistema continua em equilíbrio com o meio ambiente, mesmo sendo atravessado constantemente por diversos fluxos.
Sistemas fechados: são sistemas que não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que os circunda, pois são herméticos a qualquer influência ambiental. Sendo assim, os sistemas fechados não recebem nenhuma influência do ambiente e, por outro lado, também não o influenciam. Não recebem nenhum recurso externo e nada produzem que seja enviado para fora.
Sistemas abertos: são os sistemas que apresentam relações de intercâmbio com o ambiente, através de entradas e saídas. Os sistemas abertos trocam matéria e energia regularmente com o meio ambiente. São eminentemente adaptativos, isto é, para sobreviverem devem reajustar-se constantemente às condições do meio. Mantêm um jogo recíproco com as forças do ambiente e a qualidade de sua estrutura é otimizada quando o conjunto de elementos do sistema se organiza, aproximando-se de uma operação continuada. A adaptabilidade é um contínuo processo de aprendizagem e de auto-organização. Os sistemas abertos não podem viver em isolamento.
Os sistemas fechados – isto é, os sistemas que estão isolados de seu meio ambiente – cumprem o segundo princípio da termodinâmica que diz que “uma certa quantidade, chamada entropia, tende a aumentar a um máximo”. A conclusão é que existe uma “tendência geral dos eventos na natureza física em direção a um estado de máxima desordem”. Porém, um sistema aberto “mantém a si próprio, em um contínuo fluxo de entrada e saída, uma manutenção e sustentação dos componentes, nunca estando ao longo de sua vida em um estado de equilíbrio químico e termodinâmico, obtido através de um estado firme, chamado “homeostasia”. Para tanto, os sistemas abertos podem utilizar como forma de REGULAÇÃO dois mecanismos: feedback
negativo e feedback positivo. Por meio do FEEDBACK NEGATIVO, o sistema tende a anular as variações do meio ambiente, recusando qualquer informação que ponha em jogo seu equilíbrio a fim de mantê-lo invariante. Por outro lado, o FEEDBACK POSITIVO tende a amplificar o fluxo vindo do meio ambiente, levando o sistema a um novo estado de equilíbrio, o que caracteriza a capacidade de mudança e de adaptação de um organismo.
Os sistemas abertos, portanto, “evitam o aumento da entropia e podem desenvolver – se em direção a um estado de crescente ordem e organização”( entropia negativa ). Através da interação ambiental, os sistemas abertos “restauram a própria energia e reparam perdas em sua própria organização”.
1.3. Componentes do sistema
Sistemas de Informações são parte de um sistema maior, o Sistema Empresa. Desta forma, os componentes organizacionais e as pessoas não podem ser considerados isoladamente. Cabe lembrar também que todo sistema é um conjunto de partes (componentes) que interagem para atingir um determinado objetivo. Logo, a tecnologia não pode, sozinha, compor um Sistema de Informações e transformar-se em um fim em si mesma. Assim, os sistema de informações são um produto de três componentes: tecnologia, organizações e pessoas, e estes devem interagir para que o sistema atinja seu objetivo.
Sistemas de Informações não se resumem ao aspecto tecnológico, mas para ser relevantes devem adequar-se à estrutura e à cultura da empresa. Os sistemas de Informações devem se adequar, ou ser flexíveis o bastante para se acomodarem aos estilos de trabalho dos indivíduos que o utilizarão, portanto, os Sistemas de Informações são compostos por pessoas, tecnologia e organizações.
As características individuais, o estilo cognitivo de cada indivíduo e seu nível educacional são exemplos de recursos humanos, enquanto que a estrutura organizacional, o estilo de gerência e a cultura são exemplos de recursos organizacionais. O melhor aproveitamento e a interação mais eficiente desses recursos são decisivos para que o sistema atinja seus objetivos, este é o maior desafio dos Sistemas de Informações.
Desde Galileu a ciência moderna tem sido dominada pelo enfoque analítico ou reducionista, que se caracteriza pela redução de problemas a componentes menores visando facilitar a sua análise. O paradigma reducionista tem vantagens evidentes, sendo responsável pelo ferramental metodológico que proporcionou o gigantesco desenvolvimento científico e tecnológico experimentado pela humanidade nos últimos séculos. No entanto, o enfoque analítico-reducionista se mostra inadequado para lidar com situações mais complexas, onde os fenômenos devem ser entendidos não só em termos dos seus componentes, mas também em termos do conjunto integral das relações existentes entre eles. A mudança do enfoque analítico dos problemas para o estudo dos problemas como um todo, pode ser visto como uma mudança metodológica; é a mudança para o enfoque holístico ou sistêmico, o enfoque que é usado pelos estudiosos da Teoria Geral dos Sistemas - TGS. Esse novo campo de conhecimento trazido pela TGS tem se revelado muito importante, pois revolucionou muitos campos da ciência e tem tido um impacto considerável sobre a vida das pessoas.
1.4.1. A flexibilidade dos modelos com enfoque sistêmico
Além de proporcionar os meios para entender o todo sem se perder em detalhes, a análise sistêmica tem, a vantagem de ser flexível, propiciando a visão da empresa com qualquer nível de detalhamento, bastando definir o nível do subsistema que se quer analisar. Outro aspecto resultante da sua flexibilidade, é que pode-se aplicar o enfoque sistêmico não apenas na empresa toda, mas também a cada uma de suas partes. Dessa forma, um departamento específico pode ser visto como o sistema focal, e seu ambiente é representado pelos demais departamentos e pelo meio externo que cerca a empresa como um todo.
Um terceiro aspecto, talvez o mais importante de todos, é a flexibilidade decorrente da “modularidade” resultante da modelagem da empresa como um sistema hierárquico. Um sistema consiste de subsistemas que podem ser priorizados em uma lista em relação à suas contribuições para alcançar o objetivo; assim, olhar cada um dos múltiplos subsistemas como um módulo, dá ao usuário liberdade para priorizar suas ações segundo os interesses envolvidos. Isto é particularmente importante na implantação de um sistema gerencial onde, via de regra, as carências são maiores do que os recursos disponíveis para atendê-las. Esse enfoque dá ao usuário também a flexibilidade necessária para lidar com a complexa dinâmica dos mercados atuais, a qual demanda mudanças contínuas, sem perder a coerência e a integridade do sistema como um todo.
É essa flexibilidade que confere ao modelo proposto o potencial para ser usado em qualquer empresa, independentemente do seu estágio atual. E é essa mesma flexibilidade que permite que o modelo proposto possa ser usado como um guia lógico para orientar a condução de mudanças no sistema da qualidade.
1.4.2. Modelos para sistemas de gestão abrangentes
As duas maiores contribuições da TSG estão sendo compreendidas apenas agora. A primeira é que ela fornece a qualquer pessoa uma maneira de construir uma visão clara sobre como o sistema focal funciona, sem gastar suas vidas estudando todos os detalhes de todos os assuntos. A segunda é que a TSG fornece uma maneira de interligar aqueles problemas grandes e confusos da vida real que não se encaixam em nenhuma especialidade, num momento em que enfrenta-se uma gama enorme de problemas tão sérios que ameaçam a sobrevivência da nossa sociedade; essa visão de um “todo integrado visando o desempenho de funções globais” é um instrumento de conhecimento útil nos dias de hoje onde é comum lidar com estruturas complexas, isto é, formada por diversos elementos conectados entre si. Isso é particularmente importante no desenvolvimento de modelos de gestão, uma vez que as empresas são sistemas bastante complexos onde elementos internos de diferentes naturezas (a saber, tecnológicos, administrativos e humanos) interagem dinamicamente entre si e com os elementos do seu ambiente, resultando numa multiplicidade de demandas a serem atendidas, muitas delas potencialmente conflitantes entre si.
Algumas empresas já perceberam a inexistência de fórmulas simplificadoras, e, instrumentalizadas pela TSG, vêm buscando entender as mudanças ocorridas internamente e nos seus mercados à luz de novas disciplinas, como o pensamento complexo emprestado às áreas de filosofia e de epistemologia. Portanto, mercê da sua capacidade de integração, o enfoque sistêmico é o indicado para lidar com realidades complexas, inclusive porque permite a construção de modelos de gestão mais abrangentes, sem com isso comprometer a sua inteligibilidade. Vale destacar que quanto mais abrangente é um modelo de gestão, maior o número de elementos (ou seja, de “variáveis”) contemplados e, por conseguinte, maior a aproximação da modelagem com a realidade.
Referências
BIANCOLINO, C.A., GIL, A. L., BORGES, T.N. Sistemas de Informações Contábeis - Uma abordagem gerencial. São Paulo: Saraiva, 2010.
