Universidade Federal de Santa Catarina CAPÍTULO 4 CLASSIFICANDO.

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Por: Henrique de Macedo Tusco

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CAPÍTULO 4 – CLASSIFICANDO.

O Excel inclui um recurso que classifica listas automaticamente. Basta informar qual coluna contém os dados a serem classificados e se quer estes dados classificados em ordem ascendente ou descendente.

O Excel classifica primeiro entradas que começam com números e depois as entradas que começam com letras. Números são classificados do menor valor para o maior, ou vice- versa. Se estiver classificando uma lista de números existe a opção de tratá-los com texto (para que os números que comecem com 1 venham antes dos que começam com 2, sem importar o valor). Para tratar números com texto é preciso digitar um apóstrofo (‘) no inicio da entrada. A diferença é a seguinte:

Como Letras Como Números

`1158 e12 12

`12 e123 123

`124 e1234 132

`132 e132 142

`144 e142 12324

Há uma maneira simples de classificar e outra não tão simples. Por exemplo, se quiser classificar uma lista em ordem alfabética de A a Z, a classificação simples é o caminho. Por outro lado, se tiver a necessidade de classificar uma lista por meses do ano, por exemplo, será necessário usar uma classificação especial.

Classificação simples

A maneira fácil é a seguinte:

• Selecione qualquer célula na coluna que deseja classificar;

• Abra o menu Dados e selecione Classificar;

• Use a lista drop-down Classificar por para selecionar a primeira coluna na qual quer basear a classificação e dê um clique em Crescente ou Decrescente para definir a ordem de classificação;

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• Para classificar com base em outro campo, repita o passo 3 para a primeira e a segunda listas drop-down Em seguida por.

• Clique em OK ou pressione ENTER

Quando deseja classificar a lista por uma única coluna, a operação descrita acima pode ser substituída pelo seguinte processo: selecione uma célula nessa coluna e depois dê um clique no botão Classificação crescente ( ) ou Classificação decrescente ( ) na barra de ferramentas padrão.

Classificação personalizada

Em alguns casos, pode ser necessária uma classificação mais complicada, ou seja, você pode não querer simplesmente classificar alfabética ou numericamente, mas classificar por mês ou categoria.

Nesse caso, é possível criar uma ordem de classificação personalizada.

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Para criar uma ordem de classificação personalizada, abra o menu Ferramentas e de um clique em Opções. Selecione a guia Listas. Dê um clique no botão Adicionar e digite as entradas que deseja usar para a ordem de classificação.

• Selecione qualquer célula na coluna que deseja classificar;

• Abra o menu Dados e Selecione Classificar;

• Use a lista drop-down Classificar por para selecionar a primeira coluna na qual quer basear a classificação;

• Clique no botão Opções, selecione a ordem de classificação desejada na lista drop-down Ordem de classificação da primeira chave e selecione OK;

• Para classificar por outro campo, use a primeira e a segunda opções. Em seguida por para especificar um campo e a ordem de classificação;

• Clique em OK ou pressione ENTER.

Exemplo de lista personalizada com a ordem de classificação dos dias da semana.

Para usar a ordem de classificação personalizada, faça como prossegue:

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CAPÍTULO 5 – CÁLCULOS NO EXCEL.

Utilizando fórmulas

Já vimos que podemos digitar números e texto nas células do Excel. Além disso,

também podemos digitar Fórmulas nas células do Excel. Escrever uma fórmula no Excel é algo simples:

• Mova-se para uma célula vazia e digite um sinal de igual (=). Isso indica ao Excel que essa célula não contém meramente um número (ou texto), mas algo que calculará uma resposta;

• Digite o primeiro número ou referência de célula que contém um número;

• Digite um operador matemático;

• Digite outro número ou referência de célula;

Os operadores matemáticos são a soma (+), subtração (-), multiplicação (*) e divisão (/).

Exemplos: =A1+56+A3, =B13-40, =D4*B6, =120/A3, =A9*B5+D4,

=((A1+A2-A3)/B4)*87

SINAIS DE OPERAÇÃO SINAIS DE CONDIÇÃO

+ Soma > Maior que

- Subtração < Menor que

* Multiplicação <> Diferente que

/ Divisão >= Maior Igual à

% Porcentagem <= Menor Igual à

= Igualdade = Igual à

Com relação à soma, existe uma maneira mais fácil de somar, é o uso do botão

AutoSoma ( ). Se quiséssemos somar os números entre A1:A3, bastaria posicionarmos em A4 e pressionar o botão AutoSoma na barra de ferramentas padrão. Automaticamente o Excel introduz a seguinte expressão: =SOMA(A1:A3). Depois de pressionar AutoSoma outra vez, essa expressão desaparece e é substituída por um número. O que fizemos foi usar uma função em uma fórmula.

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As funções do Excel

As funções do Excel são como ferramentas que automatizam determinadas tarefas, ou seja, tarefas complexas que precisariam ser representadas através de fórmulas extensas e complexas, podem ser realizadas através de funções que estejam disponíveis no Excel.

Uma função do Excel tem três partes:

• O Nome da Função: que identifica a função. Primeiro é preciso assegurar-se de digitá-lo corretamente. Segundo, o Excel aceita que o nome seja digitado em maiúsculas ou minúsculas, porém, converte todas as letras para maiúsculas posteriormente.

• Um Par de Parênteses: que se segue imediatamente ao nome, sem espaços entre eles e o nome. Eles existem para receber os argumentos da função.

• Um ou mais Argumentos: permitem dar a função informações que necessita para fazer o cálculo. Os argumentos são separados por ponto e vírgula. Argumentos podem ser números, expressão, referência de célula, intervalos de células, texto ou outra função. O texto é incluído entre aspas. Algumas funções não possuem argumentos mas os parênteses são sempre obrigatórios.

=NOMEFUNÇÃO(Argumento1;Argumento2;...;ArgumentoN)

Lista de funções

O Excel contém mais de 200 funções. Elas estão organizadas em categorias:

Financeira, Data e hora, Matemática e trigonométrica, Estatística, Procura e referência, Banco de dados, Texto, Lógica, e Informações. A seguir são mostradas algumas funções do Excel.

Î Função DIAS360(data inicial;data final)

Esta função retorna o número de dias entre duas datas considerando-se um ano de 360 dias (12 meses de 30 dias).

Exemplos:

=DIAS360(“30/3/96”;”1/4/96”) retornará 1

=DIAS360(“1/1/96”;”31/12/96”) retornará 360

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Î Função AGORA()

Retorna a data e hora atual, tendo como base o relógio interno do microcomputador.

Exemplos:

=AGORA() retornará 14/02/96 11:04

Î Função DATA(ano;mês;dia)

Retorna uma data de acordo com um formato de data definido do Excel.

Exemplos:

=DATA(1996;2;14) retornará14/02/96

Î Função HOJE()

Retorna a data atual de acordo com o relógio interno.

Exemplo:

=HOJE() retornará 14/02/96 se o dia for 14/02/96

Î Função DIA.DA.SEMANA(Data;formato)

Retorna um número inteiro que representa o dia da semana referente à data. Se não for digitado o formato ou for digitado 1, o dia 1 será Domingo e 7

Sábado, para formato 2 o dia 1 é Segunda e 7 Domingo e se o formato digitado for 3 o dia 0 será Segunda e 6 Domingo.

Exemplos:

=DIA.DA.SEMANA("22/04/04") retornará 5 (Quinta-feira)

=DIA.DA.SEMANA("22/04/04;2") retornará 4 (Quinta-feira)

Î Função TEMPO(hora;minuto;segundo)

Retorna a hora no formato preestabelecido.

Exemplos:

TEMPO(16;23;50) resultará em 4:23 PM

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Î Função ANO(data)

Retorna o ano correspondente a uma data.

Exemplos:

=ANO(“12/06/02”) resultará em 2002

=ANO(“Jan/1999”) resultará em 1999

Î Função DIA(data)

Retorna o dia correspondente a uma data.

Exemplos:

=DIA(“15/FEV”) resultará em 15

=DIA(“14/02/96”) resultará em 14

Î Função HORA(número de 0 a 1)

Retorna a hora do dia, sem os minutos, correspondente à fração digitada.

Exemplos:

HORA(0,5) retornará 12, ou seja, metade do dia (0,5) HORA(0,25) resultará em 6, um quarto do dia (0,25)

Î Função MÊS(data)

Retorna o mês correspondente a uma data.

Exemplos:

MÊS(“15/FEV”) retornará 2 MÊS(“6/11/04) retornará 11

MÊS(“23/setembro/2002”) retornará 9

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Î Função CONT.NUM(valor1;valor2;...)

Calcula o número de células que contém números e os números contidos na lista de argumentos.

Exemplo: se todas as células em A1:A10 contiverem números, exceto a célula A5 que está vazia e a célula A7 que contém uma palavra, então: CONT.NUM(A1:A10) resultará em 8.

Î Função CONT.VALORES(valor1;valor2;...)

Calcula o número de células que não estão vazias e os valores existentes na lista de argumentos.

Exemplo: se todas as células em A1:A10 contiverem números, exceto a célula A5 que está vazia e a célula A7 que contém uma palavra, então: CONT.NUM(A1:A10) retornará 9.

Î Função DESVPAD(num1;num2;...)

Calcula o desvio padrão a partir de uma amostra. O desvio padrão é uma medida do grau de dispersão dos valores em relação ao valor médio.

Exemplo: suponha que 10 ferramentas feitas na mesma máquina durante a produção são coletadas como uma amostra aleatória e medidas em termos de resistência à ruptura. Os valores da amostra (1345, 1301, 1368, 1322, 1310, 1370, 1318, 1350, 1303, 1299) são armazenados em A2:E3, respectivamente. DESVPAD estima o desvio padrão da resistência à ruptura para todas as ferramentas. DESVPAD(A2:E3) é igual a 27,46.

Î Função MÁXIMO(num1;num2;...)

Retorna o maior número da lista de argumentos.

Exemplos: se A1:A5 contiver os números 10,7,9,27 e 2, então:

=MÁXIMO(A1:A5) retornará 27

=MÁXIMO(A1:A5;30) retornará 30

Î Função MED(num1;num2;...)

Retorna o valor médio (mediana) dos argumentos.

Exemplo: =MED(9;5;3;1;7;2;8) retornará 5.

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Î Função MÉDIA(num1;num2;...)

Retorna a média (aritmética) dos argumentos.

Exemplo: se A1:A2 contiver os números 6 e 4, então:

=MÉDIA(A1:A2) retornará 5

Î Função MÍNIMO(num1;num2;...)

Retorna o menor número de uma lista de argumentos.

Exemplos: se A1:A5 contiver os números 10,7,9,27 e 2, então:

=MÍNIMO(A1:A5) retornará 2

=MÍNIMO(A1:A5;0) retornará 0

Î Função ABS(número)

Retorna o valor absoluto de um número. O valor absoluto é o próprio número sem sinal positivo ou negativo.

Exemplos:

=ABS(-4) retornará 4

=ABS(4) retornará 4

Î Função ARRED(número;número de casa decimais)

Arredonda um número para um determinado número de dígitos.

Exemplos:

=ARRED(2,149;1) retornará 2,1

=ARRED(1,475;2) retornará 1,48

=ARRED(21,5;-1) retornará 20

=ARRED(5,7;0) retornará 6

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Î Função INT(número)

Arredonda um número para baixo, para o inteiro mais próximo.

Exemplos:

=INT(8,9) retornará 8

Î Função SOMA(número1;número2;...)

Retorna a soma de todos os números incluídos como argumentos.

Exemplo 1: se A1:A3 contiver os números 2,8,5 então:

=SOMA(A1:A3) retornará 15 Exemplo 2:

=SOMA(A1:A8)

A fórmula irá somar todos os valores que se encontram no endereço A1 até o endereço A8. Os dois pontos indicam até, ou seja, some de A1 até A8. A fórmula será sempre a mesma, só mudará os devidos endereços dos valores que você deseja somar.

Exemplo 3:

A B C D E

1 10 25 15 10 =SOMA(A1:D1)

2

3

4

5

6

7

8

Neste exemplo estamos somando todos os valores do endereço A1 até o endereço D1.

A fórmula seria digitada como no exemplo, e ao teclar Enter o valor apareceria. No caso a resposta seria 60.

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Î Função SUBTRAÇÃO(número1;número2)

No exemplo abaixo você deseja saber qual o saldo líquido do José. Então é simples:

Basta que você digite o endereço do SlBrt – o endereço do Desct. De maneira mais clara quero dizer que para realizar uma subtração no Excel, você só precisa digitar o endereço dos devidos valores(inicial e final) acompanhado do sinal de subtração (-), como mostrar no exemplo abaixo. Para os demais funcionários você só bastaria copiar a fórmula.

A B C D

1 FUNC SLBRUTO DESCT SL LIQUIDO

2 José 800 175 =B2-C2

3

Î Função MULTIPLICAÇÃO(número1;número2,....)

Agora a maneira como você subtraiu é a mesma para multiplicar, será preciso apenas trocar o sinal de subtração pelo o sinal de multiplicação (*). Veja o exemplo.

A B C D

1 PRODUTO VALOR QUANT. TOTAL

2 Feijão 1,50 50 =B2*C2

3

Î Função DIVISÃO(número1;número2)

A fórmula ocorre da mesma maneira que as duas anteriores. Você só precisa trocar colocar o sinal para dividir (/).

A B C

1 RENDA MEMBROS VALOR

2 25000 15 =A2/B2

3

Î Função PORCENTAGEM(número1;porcentagem)

O cálculo se realiza da mesma maneira como numa máquina de calcular, a diferença é que você adicionará endereços na fórmula. Veja o exemplo.

Um cliente de sua loja, fez uma compra no valor de R$ 1.500,00 e você deseja dar a ele um desconto de 5% em cima do valor da compra. Veja como ficaria a formula no campo Desct.

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A B C D

1 CLIENTE TCOMPRA DESCT. VL A PAGAR

2 Márcio 1500 =B2*5/100 ou

ainda =B2*5% =B2-C2 3

Onde:

B2 – se refere ao endereço do valor da compra

* - sinal de multiplicação

5/100 – é o valor do desconto dividido por 100

Ou seja, você está multiplicando o endereço do valor da compra por 5 e dividindo por 100, gerando assim o valor do desconto.

Se preferir pode fazer o seguinte exemplo:

Onde:

B2 – endereço do valor da compra

* - sinal de multiplicação 5% - o valor da porcentagem.

Depois para o saber o Valor a Pagar, basta subtrair o Valor da Compra – o Valor do Desconto, como mostra no exemplo.

Î Função TRUNCAR(número;número casas decimais)

Arredonda o número para baixo ou de acordo com um número de casas decimais.

Exemplos:

=TRUNCAR(8,97;0) retornará 8

=TRUNCAR(8,97;1) retornará 8,9

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Î Função SE(teste lógico; valor se verdadeiro; valor se falso)

Efetua um teste lógico, e dependendo da resposta efetua uma determinada operação.

Exemplos:

=SE(A1>10;A1*10%;A1*5%), neste exemplo se o valor da célula A1 for maior do que 10, a função retornará o valor de A1 multiplicado por 10%, senão retornará o valor de A1 multiplicado por 5%.

=SE(A1>7,00;”Aprovado”;”Reprovado”), neste exemplo se o valor da célula A1 for maior do que 7, a função retornará a palavra Aprovado, senão retornará a palavra Reprovado.

Î Função E (Argumentos)

Retorna a palavra “Verdadeiro” se todos os argumentos forem verdadeiros. Se qualquer argumento for falso, a função retornará “Falso”

Exemplo:

=E(2<3;7>5) retornará Verdadeiro

=E(2>3;7>5) retornará Falso

Î Função OU (Argumentos)

Retorna a palavra “Verdadeiro” se pelo menos um dos argumentos for verdadeiro. Se todos os argumentos forem falsos a função retornará a palavra “Falso”.

Exemplo:

=OU(2>3;7>5) retornará Verdadeiro

=OU(2>3; 7<5) retornará Falso

Î Função CONT.SE(faixa de células;critério)

Conta quantas células estão preenchidas com um determinado conteúdo Exemplo:

=CONT.SE(A1:A10;”Aprovado”) irá contar quantas células de A1 a A10 contém a palavra Aprovado.

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Î Função SOMASE(Faixa de teste;Critério;Faixa de valores a somar)

Procura em uma coluna por determinados valores, e caso encontre o valor procurado, soma os valores de uma outra coluna.

Exemplo: Queremos somar os salários de todos os funcionários que trabalham em uma empresa no setor de Recursos Humanos (RH). Nas células A1 até A50 estão listados os nomes dos funcionários, nas células B1 até B50 o setores em que trabalham e nas células C1 até C50 os salários. Então a função ficaria assim: =SOMASE(B1:B50;”RH”;C1:C50), ou seja, a função somará todos os valores de cada célula de C1 até C50 desde que na mesma linha na coluna B ele ache a palavra RH.

Î Função PROCV(Valor procurado;tabela auxiliar;coluna)

Procura por um valor em uma tabela auxiliar e retorna o valor que estiver na mesma linha porém na coluna especificada na mesma tabela auxiliar.

Exemplo: Observe a planilha:

Queremos que o campo conceito da tabela principal seja preenchido de acordo com a tabela auxiliar, sem que a gente precise digitar o conceito de cada aluno. Para isso basta digitar na célula C3 a seguinte função:

=PROCV(B3;$E$2:$F$8;2).

B3 indica a célula onde está o valor que será procurado na tabela auxiliar, $E$2:$F$8 indica a localização da tabela auxiliar (as cifras nos endereços indicam endereços absolutos, veja mais adiante) e 2 indica em que coluna da tabela auxiliar está o valor que será retornado.

O Excel pegará o valor da célula B3 e irá procurar por ele na tabela auxiliar, assim que for encontrado ele irá para a coluna 2 na mesma linha da tabela auxiliar e retornará esse valor, se não houver o valor exato ele pegará o que estiver mais perto arredondado para baixo.

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A tabela ficará assim se for preenchido a célula B3 como indicado acima:

Um exemplo prático do uso de funções

Imagine que nós queremos calcular a média e o desvio padrão de uma lista de notas de alunos.

1 - Primeiro digite o rótulo e os números conforme a figura.

2 - Em seguida posicione-se em A9 e digite: Média. Ao lado, em B9 digite a seguinte fórmula: =ARRED(MÉDIA(A3:A7);2). A função ARRED procede o arredondamento de um número segundo o número de casas decimais especificado, no caso duas. A função MÉDIA calcula a média de uma série de números.

3 - Em A10 digite: Desvio Padrão. Em B10 digite a seguinte fórmula:

=ARRED(DESVPAD(A3:A7);2). A função ARRED executa a mesma tarefa já descrita e a função DESVPAD calcula o desvio padrão de uma série de números.

Colar função: Forma interativa que nos orienta passo a passo no processo de introdução de funções.

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Como aninhar funções dentro de funções

Em certos casos, você talvez precise usar uma função como um dos argumentos de outra função. Por exemplo, a fórmula na figura a seguir usa uma função aninhada MÉDIA e compara o resultado com o valor 50.

Retornos válidos – Quando uma função aninhada é usada como um argumento, ela deve retornar o mesmo tipo de valor que o argumento utiliza. Por exemplo, se o argumento retorna um valor VERDADEIRO ou FALSO, a função aninhada deve retornar VERDADEIRO ou FALSO. Se não retornar, o Microsoft Excel exibirá um valor de erro #VALOR!

Limites no nível de aninhamento - Uma fórmula pode conter até sete níveis de funções aninhadas. Quando a Função B é usada como um argumento na Função A, a Função B é uma função de segundo nível.

Clique em:

Você terá orientação passo a passo.

Utilize esse recurso e tente refazer o exemplo.

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Por exemplo, a função MÉDIA e a função SOMA na figura 1 são funções de segundo nível, porque são argumentos da função SE. Uma função aninhada na função MÉDIA seria uma função de terceiro nível e assim por diante.

Para aninhar funções - Você pode usar a Paleta de fórmulas para aninhar funções como argumentos. Por exemplo, na figura abaixo, você poderia aninhar a função SOMA na função SE clicando na caixa de edição Valor_se_verdadeiro, clicando na seta abaixo na caixa Funções da barra de fórmulas e, em seguida, clicando em SOMA.

Para alternar entre as funções na Paleta de fórmulas, clique no nome da função na barra de fórmulas. Por exemplo, para alterar o intervalo para a função MÉDIA na figura 2, clique em MÉDIA na barra de fórmulas. Aprenda sobre como usar a Paleta de fórmulas para inserir e editar fórmulas.

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Alça de preenchimento

A alça de preenchimento é algo extremamente útil no Excel, para exemplificar seu uso observe a planilha a seguir:

+

Aparência do cursor do mouse quando está sobre a alça de preenchimento.

Observe que utilizamos a fórmula: =B2-C2, para calcular o saldo para o mês de Janeiro.

Para os demais meses devemos utilizar as fórmulas:

=B3-C3 para Fevereiro, =B4-C4 para Março, =B5-C5 para Abril e assim por diante...

Poderíamos digitar cada uma das fórmulas, porém este não é o procedimento mais

indicado. E se ao invés de 12 linhas, tivéssemos 2000 linhas? Teríamos que digitar 2000 fórmulas.

Arrastando a alça de preenchimento, estendamos uma fórmula para uma faixa de células o Excel já vai, automaticamente adaptando as fórmulas. Isto é, no nosso exemplo, para a primeira linha temos =B2-C2, a próxima linha já será adaptada para =B3-C3, a linha seguinte para =B4-C4 e assim por diante.

Ao descermos uma linha, o Excel incrementa o número da linha. Por exemplo, ao copiarmos a fórmula =B2-C2, para a linha de baixo, o Excel mantém as letras das colunas e incrementa o número das linhas, com isso a fórmula fica =B3-C3. Se copiássemos para a célula ao lado, isto é, nos deslocando na Horizontal, o número das linhas seria mantido e o número das colunas seria alterado. Por exemplo: ao copiarmos a fórmula =B2-C2, da célula D2 para a célula E2 (deslocamento horizontal, dentro da mesma linha), a fórmula ficaria =C2-D2. Observe que a coluna B foi alterada para C e a coluna C para D.

Alça de preenchimento

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Ao arrastarmos a alça de preenchimento da célula D2 até D13 a planilha ficará assim:

Obs: Um dos erros mais comuns é posicionar o cursor na célula em branco, abaixo de onde está a fórmula a ser copiada. Fazendo isso, você irá duplicar a célula em branco, para as demais células do intervalo. Para que a fórmula seja copiada você deve clicar sobre a célula onde está a fórmula.

Copiando e preenchendo seqüências

A alça de preenchimento também serve para copiar o conteúdo de uma célula para outras.

Se uma célula possui um texto qualquer ou um e for arrastada pela alça, as células seguintes serão preenchidas pelo mesmo pelo mesmo texto ou número.

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Se arrastarmos pela alça de preenchimento uma célula que contém a palavra março, as células seguintes serão preenchidas com abril, maio, junho... O mesmo procedimento serve para dias da semana, datas, horas e números, entre outros.

OBS.: Para preencher uma seqüência de números é necessário que haja pelo menos dois números para indicar a seqüência. Exemplo: Se uma célula contendo o número 1 for arrastada pela alça, a células seguintes exibirão apenas o número 1.

Mas se forem selecionadas duas células adjacentes, uma com o número 1 e a outra com o número 2, e a alça for arrastada será preenchida a seqüência 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,...

Endereços absolutos

Na tabela na próxima página queremos calcular qual o valor dos juros que a pessoa deverá pagar por determinado valor de empréstimo. Para isso inserimos a fórmula: =A1*B3 na célula B3.

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Porém ao arrastarmos a célula B3 pela alça de preenchimento até as células abaixo o resultado será o seguinte:

Isto ocorre porque ao copiar a fórmula para as demais linhas o Excel adapta as linhas de todas os endereços da fórmula, de forma que ao invés dos juros a pagar serem calculados de acordo apenas com o conteúdo célula B1 eles acabam sendo calculados com os conteúdos das células B2, B3 e B4.

Para que isto não ocorra há duas coisas que podem ser feitas:

1 - Renomear a célula B1 para um nome qualquer, como por exemplo

“Juro”. Assim a fórmula para a primeira célula ficaria =A3*Juro e ao copiá-la para outras células mudaria apenas a linha da coluna A, o endereço juro permanecerá sempre igual.

2 - Referir-se à célula B1, porém com um endereço absoluto, para isto basta digitar o endereço com uma $ antes da letra da coluna e outra antes do número da linha, assim ele será um endereço absoluto. Um endereço absoluto não muda à medida que é copiado pela alça de

preenchimento, como mostra a figura: