MANUAL DE PROCEDIMENTOS Gabinete de Comunicação e Relações Públicas
Porto, abril de 2019 Versão 1.0
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Conteúdo
Introdução ... 3
Estrutura Organizacional ... 4
Atribuições e Responsabilidades do GCRP ... 5
Legislação Aplicável ... 6
Atividades, Processos e Procedimentos ... 7
Processo 1 - Gestão da Comunicação Web e Marketing: ... 7
Subprocesso 1.1 – Gestão da divulgação de notícias e eventos ... 7
Subprocesso 1.2 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade externa ... 8
Subprocesso 1.3 – Newsletter mensal ... 8
Subprocesso 1.4 – Gestão de pedidos de Destaque na Homepage ... 8
Subprocesso 1.5 – Plano de Marketing ... 9
Subprocesso 1.6 - Produção de Conteúdos ... 9
Subprocesso 1.7 - Promoção de entrevistas ... 9
Subprocesso 1.8 – Projeto Segundas d’Abril ... 10
Subprocesso 1.9 – RoadShow ... 10
Processo 2 – Comunicação Interna: ... 12
Subprocesso 2.1 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade académica ... 12
Subprocesso 2.2 – Afixação de Posters e disponibilização de folhetos ... 12
Processo 3 - Assessoria de Imprensa: ... 13
Subprocesso 3.1 - Promoção e divulgação de notícias nos Media ... 13
Subprocesso 3.2 – Clipping sobre ESSSM ... 13
Subprocesso 3.3 – Gestão de Contactos Media ... 13
Processo 4 - Organização e Apoio a Eventos: ... 14
Subprocesso 4.1 – Organização de Eventos ... 14
Subprocesso 4.2 – Organização da Operação Matrículas ... 14
Processo 5 - Gestão de Imagem: ... 16
Subprocesso 5.1 – Merchandising ... 16
Mapa de Processos ... 17
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Introdução
Este Manual de Procedimentos contém um conjunto de instruções relativas às normas, regras e comportamentos que devem ser aplicadas pelos membros do Gabinete de Comunicação e Relações Públicas (GCRP) da Escola Superior de Saúde de Santa Maria (ESSSM). Apresenta-se como um documento em permanente reestruturação e visa ser um instrumento que determina a implementação de um sistema de controlo uniforme, coerente e eficaz dos serviços prestados.
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Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional do Gabinete de Comunicação e Relações Públicas encontra-se hierarquicamente dependente dos Serviços de Informação, conforme esquematicamente representado na Figura 1.
Figura 1. Enquadramento do GCRP no organigrama institucional.
O GCRP desempenha funções ao nível da Comunicação Interna, Relações Públicas e Comunicação, Assessoria de Imprensa e Imagem, é dirigido por um coordenador de área, Técnico Superior, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Direção, e integra uma equipa de quatro colaboradores.
Conselho de Direção
Serviços de Informação
Departamento de Informática Gestão Documental e Arquivo
Serviço de Documentação, Informação e Biblioteca
Gabinete de Comunicação e Relações Públicas
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Atribuições e Responsabilidades do GCRP
O GCRP tem como principais funções definir e executar, em articulação com os órgãos de gestão, a política de comunicação, marketing e imagem institucional da ESSSM, e executar e implementar a estratégia de marketing e publicidade da ESSSM.
Grandes Pilares da Comunicação da ESSSM
A comunicação da ESSSM está estruturada para ser divulgada fundamentalmente através de 4 canais:
Realização de eventos;
divulgação nas redes sociais, site e newsletter;
execução de roadshow (instituições de ensino e Instituições de ação social);
lançamento de uma linha de marchandising.
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Legislação Aplicável
LEGISLAÇÃO DESCRIÇÃO
PORTARIA N.º 205/2017, DE 6 DE JULHO. DIÁRIO DA REPÚBLICA, 1.ª SÉRIE — N.º 129.
Estatutos da Escola Superior de Saúde de Santa Maria.
LBSE - LEI DE BASES DO SISTEMA EDUCATIVO PORTUGUÊS LEI Nº 46/86 (SUBSECÇÃO III – ENSINO SUPERIOR, SECÇÃO II – EDUCAÇÃO ESCOLAR) - DIÁRIO DA REPÚBLICA, 1.ª SÉRIE, N.º 237, DE 14 DE OUTUBRO DE 1986.
Normativo que estabelece e regulamenta o sistema educativo.
REGULAMENTO GERAL DA PROTEÇÃO DE DADOS (RGPB)
Define um novo regime em matéria de proteção de dados, protegendo o cidadão face ao tratamento de dados pessoais em larga escala por grandes
empresas e serviços da sociedade de informação, bem como novas regras e procedimentos do ponto de vista tecnólogo.
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Atividades, Processos e Procedimentos
O GCRP tem como principais atividades:
a) Gestão da Comunicação Web e Marketing;
b) Comunicação Interna c) Assessoria de Imprensa;
d) Organização e Apoio a Eventos;
e) Gestão de Imagem.
Processo 1 - Gestão da Comunicação Web e Marketing:
Assegurar a gestão da informação na página Web, bem como promover a criação e/ou manutenção dos suportes de comunicação e imagem intrainstitucionais, com a produção de conteúdos para as redes sociais e web site assim como a Newsletter mensal.
Subprocesso 1.1 – Gestão da divulgação de notícias e eventos
Política de divulgação de conteúdos utilizando como plataformas o website da Escola e as respetivas redes sociais (Facebook, Instagram, Linkedin, Youtube e Twitter) e a divulgação de iniciativas junto dos meios de comunicação social.
A equipa do GCRP está disponível para encontrar o meio mais apropriado para divulgar a informação que lhe é disponibilizada. Reserva-se, no entanto, o direito de decidir sobre os conteúdos a veicular, os meios e a data a publicar.
1. O requerente submete a informação através de e-mail, conforme se trate de notícia ou evento, com uma antecedência mínima de um dia útil;
2. O GCRP analisa a informação submetida e define qual o meio mais adequado para a sua divulgação;
3. Após validação, a informação é inserida, no sítio institucional permitindo:
a) Publicação no Website e/ou respetiva difusão nas redes sociais Facebook, Twitter, Linkedin, Youtube e Instagram;
b) A sua visualização em destaque na homepage do Website;
c) Divulgação junto aos meios de comunicação social;
d) Divulgação através de envio de correio eletrónico.
A submissão de uma notícia ou de informação sobre um evento (de interesse para a comunidade académica, em particular, mas também para a sociedade em geral) pressupõe a aceitação de que o GCRP se reserva o direito de:
a) À sua discricionariedade, atualizar, alterar ou substituir, no todo ou em parte;
b) Modificar editorialmente o título e/ou a descrição submetidos para melhorar a clareza e a estrutura do texto e manter a uniformidade no estilo do website (redação, dimensão, …);
c) Analisar editorialmente e determinar se e quando um determinado conteúdo é ou não divulgado no website, podendo ser unicamente publicado nas redes sociais, e, ainda, se o mesmo será ou não colocado em destaque e durante quanto tempo.
8 Subprocesso 1.2 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade externa
Informação institucional do interesse de estudantes, docentes, investigadores, pessoal de administração e serviços e alumni no âmbito de atividades académicas e de I&D, bem como de eventos culturais e outros relevantes:
a) O requerente submete a informação e o pedido via e-mail (comunicacao@santamariasaude.pt);
b) O GCRP analisa a informação submetida e define se se justifica o envio da mesma por essa via, com aprovação do Conselho de Direção;
c) Após validação, o GCRP define, de entre as mailinglists disponíveis, quais os destinatários, para envio da mesma.
Subprocesso 1.3 – Newsletter mensal
A Newsletter é enviada a toda a comunidade académica mensalmente, salvo exceções justificáveis. Pelo GCRP é feita a seleção das notícias mais relevantes a serem divulgadas e realizada uma compilação de todas as iniciativas e eventos. Para que sejam incluídos na Newsletter os eventos devem ser enviados até ao dia útil anterior que antecede o envio da mesma.
O seu envio é realizado através do MailChimp, com o remetente newsletter@santamariasaude.pt.
Subprocesso 1.4 – Gestão de pedidos de Destaque na Homepage
Poderão ser colocados, em destaque na homepage, artigos com informação institucional publicados no Website.
A informação deve ser do interesse de estudantes, docentes, investigadores, pessoal de administração e serviços, alumni, mas igualmente com interesse para o público académico externo e a sociedade em geral. Para uma comunicação eficaz não é permitida a inclusão em simultâneo de um número superior a quatro destaques no Website.
O requerente submete o pedido ao GCRP, que avalia a pertinência do mesmo, aquando do envio de notícia ou evento. Ao GCRP cabe a gestão do conteúdo e imagem.
9 Subprocesso 1.5 – Plano de Marketing
O Plano de Marketing pretende definir a estratégia de comunicação da Escola junto do exterior, através da compra de espaço publicitário, privilegiando a internet (media online), enquanto meio mais eficaz na divulgação da sua oferta formativa, tendo vindo a revelar-se com índices de eficácia excecionais.
A elaboração do Plano de Marketing:
a) Definição dos diversos públicos-alvo;
b) Definição dos objetivos;
c) Definição do budget;
d) Seleção dos meios;
e) Calendarização da campanha;
f) Apresentação ao CD para aprovação;
g) Início do processo de abertura da proposta para aquisição de bens e serviços.
Subprocesso 1.6 - Produção de Conteúdos
No âmbito da valorização da sua imagem, a ESSSM aposta na publicação de material promocional, de forma inovadora e atrativa, sobre as atividades de ensino e I&D desenvolvidas na Escola, existindo sempre uma preocupação inequívoca com a qualidade gráfica das suas publicações.
No âmbito da estratégia de comunicação adotada, o GCRP investe numa política de informação, de uma forma harmonizada, procedendo à produção de conteúdos para inclusão no Website da Escola, bem como nas diversas publicações e brochuras informativas.
A supervisão e atualização da informação publicada no Website, em geral é realizada pelo GCRP e pelos Órgãos de Gestão.
Subprocesso 1.7 - Promoção de entrevistas
1. Na promoção de entrevistas, é definido pelo proponente ou pelo GCRP o tema ou âmbito da investigação que se pretende destacar;
2. O GCRP estabelece os contactos necessários à realização da(s) entrevista(s);
3. A preparação, gravação e edição de vídeo compete ao GCRP.
10 Subprocesso 1.8 – Projeto Segundas d’Abril
O projeto Segundas d’Abril, iniciado em abril de 2019, tem como objetivo captação de novos estudantes, realizando visitas e dando a conhecer o ambiente e oferta formativa da ESSSM, a todos os interessados.
As visitas são realizadas todas as segundas-feiras do mês de abril, mediante inscrição, com horários pré-estabelecidos (10:00, 14:00, 16:00, 18:00).
A inscrição é feita através de preenchimento de formulário próprio, que se encontra online através do site da ESSSM, e poderão aí indicar o número de acompanhantes, alargando assim a possibilidade de participação também dos encarregados de educação; as áreas de interesse; a escola de proveniência.
As visitas são asseguradas pelo GCRP, podendo ocasionalmente necessitar de um apoio por parte dos coordenadores dos cursos.
À chegada à ESSSM, cada inscrito é recebido e acolhido pelos membros do GCRP, que os acompanham até ao fim da visita e permanecem com eles em cada momento da mesma.
A cada um dos visitantes, é entregue um saco onde inclui o material informativo disponível e algum brinde marca da ESSSM.
Subprocesso 1.9 – RoadShow
Uma das vertentes da ação de divulgação da ESSSM consiste na deslocação a estabelecimentos de ensino secundário previamente selecionados e/ou a convite dos mesmos, através do programa Roadshow.
O Roadshow é planeado anualmente e que tem como objetivo captação de novos estudantes, publicitando a oferta formativa da ESSSM a potenciais estudantes.
O GCRP deve por isso actualizar constantemente a lista de contactos dos responsáveis pela realização destas atividades nos agrupamentos de escola, normalmente psicólogos.
As visitas às Escolas Secundárias, previamente selecionadas através de critérios pré-definidos ou por solicitação das próprias escolas, são concretizadas através da apresentação de um powerpoint, e/ou montagem de um stand, no qual se disponibiliza material informativo, dando oportunidade de conhecer a oferta formativa da ESSSM.
a) O responsável analisa cada um dos pedidos que nos são submetidos, contactando telefonicamente a pessoa responsável, em especial no sentido de otimizar a deslocação da ESSSM através da inclusão de uma apresentação em sala ou participação em Feira.
b) Depois de se considerar determinada visita como importante para, procede-se ao contacto com o Atendimento a fim de ser reservado transporte para a data em causa.
c) Para cada visita planeada é preparado o material informativo em suporte de papel a distribuir e, ainda, alguns brindes com a marca ESSSM.
11 d) No final do ano letivo, o responsável elabora o relatório referente a esse mesmo ano.
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Processo 2 – Comunicação Interna:
Subprocesso 2.1 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade académica
Informação institucional do interesse de estudantes, docentes, investigadores, pessoal de administração e serviços e alumni no âmbito de atividades académicas e de I&D, bem como de eventos culturais e outros relevantes:
a) O requerente submete a informação e o pedido via e-mail (comunicacao@santamariasaude.pt);
b) O GCRP analisa a informação submetida e define se se justifica o envio da mesma por essa via, com aprovação do Conselho de Direção;
c) Após validação, o GCRP define, de entre as mailinglists disponíveis, quais os destinatários, para envio da mesma.
Subprocesso 2.2 – Afixação de Posters e disponibilização de folhetos
Todos os pedidos de afixação e posters e disponibilização de folhetos são entregues ao GCRP.
O GCRP analisa a informação e define se se justifica a afixação do material solicitado e quais os lugares apropriados para a sua afixação.
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Processo 3 - Assessoria de Imprensa:
Subprocesso 3.1 - Promoção e divulgação de notícias nos Media
1. Os pedidos para divulgação são efetuados diretamente ao GCRP;
2. Tendo o(s) objetivo(s) definido(s), procede-se à elaboração de um Press Release e à escolha dos meios de informação para os quais será enviado;
3. Após o envio do Press Release é necessário proceder-se a contactos pessoais com os vários jornalistas, alertando para a importância do objetivo em questão e apresentar total disponibilidade para esclarecimentos ou mais informações.
É feito o follow-up do trabalho realizado, procedendo-se a contactos adicionais com os jornalistas, se necessário.
Subprocesso 3.2 – Clipping sobre ESSSM
O controlo dos resultados é feito com base na leitura dos meios de informação, bem como na pesquisa online. Posteriormente, é disponibilizado no Repositório da ESSSM o clipping relativo à ESSSM.
Subprocesso 3.3 – Gestão de Contactos Media
Anualmente é revista e actualizada a lista de contactos referente aos órgãos de comunicação social, dando-se sempre prioridade aos contactos diretos com jornalistas.
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Processo 4 - Organização e Apoio a Eventos:
Subprocesso 4.1 – Organização de Eventos
No âmbito da organização de eventos, o GCRP disponibiliza um conjunto de meios que permitem, com maior eficiência e de forma consistente, gerir as inúmeras tarefas a realizar.
O GCRP organiza eventos variados, como seminários temáticos e cerimónias académicas, e faculta apoio à organização de eventos do interesse da comunidade académica, no âmbito de atividades académicas, de ID&I e do exterior, através dos seguintes procedimentos gerais:
1. O requerente submete o pedido de apoio ao GCRP, através do seu email ou presencialmente;
2. A coordenação do GCRP analisa as tarefas alocadas ao apoio à organização do evento, averiguando-se:
a. O tipo de evento;
b. Dia, hora e duração do evento;
c. Número de participantes estimado;
d. Escolha do local;
e. Preparação do espaço;
f. Apoio audiovisual e/ou fotográfico;
g. Outros apoios a nível logístico.
3. O GCRP planeia e procede à divulgação interna e externa do evento, nomeadamente:
a. Website e redes sociais;
b. Media/comunicação social;
c. Convites;
d. Posters;
e. Folhetos/desdobráveis.
4. No caso de eventos de grande dimensão e/ou elevada complexidade organizativa, é necessário que o pedido seja feito com uma antecedência mínima de quinze dias úteis.
Subprocesso 4.2 – Organização da Operação Matrículas
Depois de o estudante consultar o resultado da sua candidatura publicado no website da ESSSM deverá conhecer ou informar-se sobre os procedimentos a efetuar para a sua matrícula.
A organização desses procedimentos é realizada até ao fim do mês de junho anterior, com o objetivo de centralizar num mesmo espaço as diferentes etapas do processo de integração de cada novo estudante.
1. O GCRP assegura a articulação entre os diferentes serviços que participam no processo de matrícula e inscrição dos novos estudantes do 1.º ano, designadamente reunindo-se com a Secretaria Pedagógica, o serviço de Tesouraria, o Gabinete de Informática, a Biblioteca e o Gabinete de Acompanhamento e Apoio ao Estudante, assim como a Associação de Estudantes, Tunas e Comissão de Praxe. Neste período é prestado todo o apoio e acompanhamento necessário, de forma personalizada, pelo Passaporte do Estudante e folhetos ao dispor.
15 2. O GCRP contacta igualmente com o Santander Totta, entidade bancária que assegura a emissão do cartão de estudante a todos os estudantes da ESSSM, a fim de acordar datas e os recursos necessários.
3. Por fim, o GCRP assegura que todas as entidades estejam instaladas e operacionais para a concretização dos diferentes passos definidos.
4. Estes Passos são materializados num documento “Passaporte do Estudante” que à entrada da sala é entregue a cada novo estudante os elucidam e facultam atendimento personalizado.
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Processo 5 - Gestão de Imagem:
Subprocesso 5.1 – Merchandising
O merchandising assume hoje um papel fundamental na projeção da imagem das Instituições na medida em que constituem um fator central na difusão e consolidação das marcas. A aposta e o investimento nestas ações são cruciais, uma vez que estas funcionam como agentes dinamizadores na transmissão de informação, proporcionando uma maior visibilidade aos produtos, marcas ou serviços:
1. Conforme as necessidades identificadas (por exemplo, eventos a realizar pelos órgãos de gestão, apoio a atividades de alunos ou de professores, de grande abrangência – Conferências, etc.) ou projetos de captação de novos alunos, candidatos ao ensino superior, o GCRP propõe a aquisição de determinados artigos. Para o efeito, solicita autorização ao Conselho de Direção.
2. O GCRP estabelece os contactos necessários à recolha de orçamentos, acompanhados do mostruário dos artigos propostos.
3. Após a aprovação por parte do Conselho de Direção, é dado início ao processo de aquisição, em articulação com os serviços de Contabilidade / Tesouraria.
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Mapa de Processos
SUBPROCESSO RESPONSÁVEIS PRAZO COLABORAÇÃO VALIDAÇÃO / APROVAÇÃO
Subprocesso 1.1 – Gestão da divulgação de notícias e eventos Sílvia Cardoso
Hugo Moreira Após pedido
Órgãos de Gestão Docentes
PAS
Conselho de Direção
Subprocesso 1.2 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade externa
Sílvia Cardoso
Hugo Moreira Após pedido Órgãos de Gestão Conselho de
Direção
Subprocesso 1.3 – Newsletter mensal
Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro
Mensalmente Conselho de
Direção
Subprocesso 1.4 – Gestão de pedidos de Destaque na Homepage Sílvia Cardoso
Hugo Moreira Após pedido
Órgãos de Gestão Docentes
PAS
Conselho de Direção
Subprocesso 1.5 – Plano de Marketing
Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro Marina Machado
Anualmente Empresas Externas Conselho de Direção
Subprocesso 1.6 - Produção de Conteúdos
Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro
Após pedido
Órgãos de Gestão Docentes
PAS
Conselho de Direção
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4 Subprocesso 1.7 - Promoção de entrevistas
Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro
Semestralmente GCRP
Subprocesso 1.8 – Projeto Segundas d’Abril
Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro Marina Machado
Anualmente
Coordenadores dos Cursos
PAS
Conselho de Direção
Subprocesso 1.9 – RoadShow Marina Machado Anualmente Coordenadores dos Cursos
Conselho de Direção
Subprocesso 2.1 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade académica
Sílvia Cardoso
Hugo Moreira Após pedido
Órgãos de Gestão Docentes
PAS
Conselho de Direção
Subprocesso 2.2 – Afixação de Posters e disponibilização de folhetos
Sílvia Cardoso Hugo Moreira Carla Cardoso
Após pedido PAS GCRP
Subprocesso 3.1 - Promoção e divulgação de notícias nos Media Sílvia Cardoso
Hugo Moreira Após pedido
Órgãos de Gestão Docentes
PAS
Conselho de Direção
Subprocesso 3.2 – Clipping sobre ESSSM Sílvia Cardoso Anualmente
Órgãos de Gestão Docentes
PAS
GCRP
Subprocesso 3.3 – Gestão de Contactos Media Sílvia Cardoso
Hugo Moreira Anualmente Órgãos de Gestão
Docentes
GCRP
18
5 PAS
Subprocesso 4.1 – Organização de Eventos
Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro
Após pedido
Órgãos de Gestão Docentes
PAS
GCRP
Subprocesso 4.2 – Organização da Operação Matrículas
Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro Marina Machado
Anualmente
Órgãos de Gestão Docentes
PAS
Conselho de Direção
Subprocesso 5.1 – Merchandising
Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro
Após pedido
Órgãos de Gestão Docentes
PAS
Conselho de Direção
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