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MANUAL DE PROCEDIMENTOS Gabinete de Comunicação e Relações Públicas

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS Gabinete de Comunicação e Relações Públicas

Porto, abril de 2019 Versão 1.0

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Conteúdo

Introdução ... 3

Estrutura Organizacional ... 4

Atribuições e Responsabilidades do GCRP ... 5

Legislação Aplicável ... 6

Atividades, Processos e Procedimentos ... 7

Processo 1 - Gestão da Comunicação Web e Marketing: ... 7

Subprocesso 1.1 – Gestão da divulgação de notícias e eventos ... 7

Subprocesso 1.2 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade externa ... 8

Subprocesso 1.3 – Newsletter mensal ... 8

Subprocesso 1.4 – Gestão de pedidos de Destaque na Homepage ... 8

Subprocesso 1.5 – Plano de Marketing ... 9

Subprocesso 1.6 - Produção de Conteúdos ... 9

Subprocesso 1.7 - Promoção de entrevistas ... 9

Subprocesso 1.8 – Projeto Segundas d’Abril ... 10

Subprocesso 1.9 – RoadShow ... 10

Processo 2 – Comunicação Interna: ... 12

Subprocesso 2.1 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade académica ... 12

Subprocesso 2.2 – Afixação de Posters e disponibilização de folhetos ... 12

Processo 3 - Assessoria de Imprensa: ... 13

Subprocesso 3.1 - Promoção e divulgação de notícias nos Media ... 13

Subprocesso 3.2 – Clipping sobre ESSSM ... 13

Subprocesso 3.3 – Gestão de Contactos Media ... 13

Processo 4 - Organização e Apoio a Eventos: ... 14

Subprocesso 4.1 – Organização de Eventos ... 14

Subprocesso 4.2 – Organização da Operação Matrículas ... 14

Processo 5 - Gestão de Imagem: ... 16

Subprocesso 5.1 – Merchandising ... 16

Mapa de Processos ... 17

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3

Introdução

Este Manual de Procedimentos contém um conjunto de instruções relativas às normas, regras e comportamentos que devem ser aplicadas pelos membros do Gabinete de Comunicação e Relações Públicas (GCRP) da Escola Superior de Saúde de Santa Maria (ESSSM). Apresenta-se como um documento em permanente reestruturação e visa ser um instrumento que determina a implementação de um sistema de controlo uniforme, coerente e eficaz dos serviços prestados.

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4

Estrutura Organizacional

A estrutura organizacional do Gabinete de Comunicação e Relações Públicas encontra-se hierarquicamente dependente dos Serviços de Informação, conforme esquematicamente representado na Figura 1.

Figura 1. Enquadramento do GCRP no organigrama institucional.

O GCRP desempenha funções ao nível da Comunicação Interna, Relações Públicas e Comunicação, Assessoria de Imprensa e Imagem, é dirigido por um coordenador de área, Técnico Superior, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Direção, e integra uma equipa de quatro colaboradores.

Conselho de Direção

Serviços de Informação

Departamento de Informática Gestão Documental e Arquivo

Serviço de Documentação, Informação e Biblioteca

Gabinete de Comunicação e Relações Públicas

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5

Atribuições e Responsabilidades do GCRP

O GCRP tem como principais funções definir e executar, em articulação com os órgãos de gestão, a política de comunicação, marketing e imagem institucional da ESSSM, e executar e implementar a estratégia de marketing e publicidade da ESSSM.

Grandes Pilares da Comunicação da ESSSM

A comunicação da ESSSM está estruturada para ser divulgada fundamentalmente através de 4 canais:

 Realização de eventos;

 divulgação nas redes sociais, site e newsletter;

 execução de roadshow (instituições de ensino e Instituições de ação social);

 lançamento de uma linha de marchandising.

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6

Legislação Aplicável

LEGISLAÇÃO DESCRIÇÃO

PORTARIA N.º 205/2017, DE 6 DE JULHO. DIÁRIO DA REPÚBLICA, 1.ª SÉRIE — N.º 129.

Estatutos da Escola Superior de Saúde de Santa Maria.

LBSE - LEI DE BASES DO SISTEMA EDUCATIVO PORTUGUÊS LEI Nº 46/86 (SUBSECÇÃO III – ENSINO SUPERIOR, SECÇÃO II – EDUCAÇÃO ESCOLAR) - DIÁRIO DA REPÚBLICA, 1.ª SÉRIE, N.º 237, DE 14 DE OUTUBRO DE 1986.

Normativo que estabelece e regulamenta o sistema educativo.

REGULAMENTO GERAL DA PROTEÇÃO DE DADOS (RGPB)

Define um novo regime em matéria de proteção de dados, protegendo o cidadão face ao tratamento de dados pessoais em larga escala por grandes

empresas e serviços da sociedade de informação, bem como novas regras e procedimentos do ponto de vista tecnólogo.

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7

Atividades, Processos e Procedimentos

O GCRP tem como principais atividades:

a) Gestão da Comunicação Web e Marketing;

b) Comunicação Interna c) Assessoria de Imprensa;

d) Organização e Apoio a Eventos;

e) Gestão de Imagem.

Processo 1 - Gestão da Comunicação Web e Marketing:

Assegurar a gestão da informação na página Web, bem como promover a criação e/ou manutenção dos suportes de comunicação e imagem intrainstitucionais, com a produção de conteúdos para as redes sociais e web site assim como a Newsletter mensal.

Subprocesso 1.1 – Gestão da divulgação de notícias e eventos

Política de divulgação de conteúdos utilizando como plataformas o website da Escola e as respetivas redes sociais (Facebook, Instagram, Linkedin, Youtube e Twitter) e a divulgação de iniciativas junto dos meios de comunicação social.

A equipa do GCRP está disponível para encontrar o meio mais apropriado para divulgar a informação que lhe é disponibilizada. Reserva-se, no entanto, o direito de decidir sobre os conteúdos a veicular, os meios e a data a publicar.

1. O requerente submete a informação através de e-mail, conforme se trate de notícia ou evento, com uma antecedência mínima de um dia útil;

2. O GCRP analisa a informação submetida e define qual o meio mais adequado para a sua divulgação;

3. Após validação, a informação é inserida, no sítio institucional permitindo:

a) Publicação no Website e/ou respetiva difusão nas redes sociais Facebook, Twitter, Linkedin, Youtube e Instagram;

b) A sua visualização em destaque na homepage do Website;

c) Divulgação junto aos meios de comunicação social;

d) Divulgação através de envio de correio eletrónico.

A submissão de uma notícia ou de informação sobre um evento (de interesse para a comunidade académica, em particular, mas também para a sociedade em geral) pressupõe a aceitação de que o GCRP se reserva o direito de:

a) À sua discricionariedade, atualizar, alterar ou substituir, no todo ou em parte;

b) Modificar editorialmente o título e/ou a descrição submetidos para melhorar a clareza e a estrutura do texto e manter a uniformidade no estilo do website (redação, dimensão, …);

c) Analisar editorialmente e determinar se e quando um determinado conteúdo é ou não divulgado no website, podendo ser unicamente publicado nas redes sociais, e, ainda, se o mesmo será ou não colocado em destaque e durante quanto tempo.

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8 Subprocesso 1.2 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade externa

Informação institucional do interesse de estudantes, docentes, investigadores, pessoal de administração e serviços e alumni no âmbito de atividades académicas e de I&D, bem como de eventos culturais e outros relevantes:

a) O requerente submete a informação e o pedido via e-mail (comunicacao@santamariasaude.pt);

b) O GCRP analisa a informação submetida e define se se justifica o envio da mesma por essa via, com aprovação do Conselho de Direção;

c) Após validação, o GCRP define, de entre as mailinglists disponíveis, quais os destinatários, para envio da mesma.

Subprocesso 1.3 – Newsletter mensal

A Newsletter é enviada a toda a comunidade académica mensalmente, salvo exceções justificáveis. Pelo GCRP é feita a seleção das notícias mais relevantes a serem divulgadas e realizada uma compilação de todas as iniciativas e eventos. Para que sejam incluídos na Newsletter os eventos devem ser enviados até ao dia útil anterior que antecede o envio da mesma.

O seu envio é realizado através do MailChimp, com o remetente newsletter@santamariasaude.pt.

Subprocesso 1.4 – Gestão de pedidos de Destaque na Homepage

Poderão ser colocados, em destaque na homepage, artigos com informação institucional publicados no Website.

A informação deve ser do interesse de estudantes, docentes, investigadores, pessoal de administração e serviços, alumni, mas igualmente com interesse para o público académico externo e a sociedade em geral. Para uma comunicação eficaz não é permitida a inclusão em simultâneo de um número superior a quatro destaques no Website.

O requerente submete o pedido ao GCRP, que avalia a pertinência do mesmo, aquando do envio de notícia ou evento. Ao GCRP cabe a gestão do conteúdo e imagem.

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9 Subprocesso 1.5 – Plano de Marketing

O Plano de Marketing pretende definir a estratégia de comunicação da Escola junto do exterior, através da compra de espaço publicitário, privilegiando a internet (media online), enquanto meio mais eficaz na divulgação da sua oferta formativa, tendo vindo a revelar-se com índices de eficácia excecionais.

A elaboração do Plano de Marketing:

a) Definição dos diversos públicos-alvo;

b) Definição dos objetivos;

c) Definição do budget;

d) Seleção dos meios;

e) Calendarização da campanha;

f) Apresentação ao CD para aprovação;

g) Início do processo de abertura da proposta para aquisição de bens e serviços.

Subprocesso 1.6 - Produção de Conteúdos

No âmbito da valorização da sua imagem, a ESSSM aposta na publicação de material promocional, de forma inovadora e atrativa, sobre as atividades de ensino e I&D desenvolvidas na Escola, existindo sempre uma preocupação inequívoca com a qualidade gráfica das suas publicações.

No âmbito da estratégia de comunicação adotada, o GCRP investe numa política de informação, de uma forma harmonizada, procedendo à produção de conteúdos para inclusão no Website da Escola, bem como nas diversas publicações e brochuras informativas.

A supervisão e atualização da informação publicada no Website, em geral é realizada pelo GCRP e pelos Órgãos de Gestão.

Subprocesso 1.7 - Promoção de entrevistas

1. Na promoção de entrevistas, é definido pelo proponente ou pelo GCRP o tema ou âmbito da investigação que se pretende destacar;

2. O GCRP estabelece os contactos necessários à realização da(s) entrevista(s);

3. A preparação, gravação e edição de vídeo compete ao GCRP.

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10 Subprocesso 1.8 – Projeto Segundas d’Abril

O projeto Segundas d’Abril, iniciado em abril de 2019, tem como objetivo captação de novos estudantes, realizando visitas e dando a conhecer o ambiente e oferta formativa da ESSSM, a todos os interessados.

As visitas são realizadas todas as segundas-feiras do mês de abril, mediante inscrição, com horários pré-estabelecidos (10:00, 14:00, 16:00, 18:00).

A inscrição é feita através de preenchimento de formulário próprio, que se encontra online através do site da ESSSM, e poderão aí indicar o número de acompanhantes, alargando assim a possibilidade de participação também dos encarregados de educação; as áreas de interesse; a escola de proveniência.

As visitas são asseguradas pelo GCRP, podendo ocasionalmente necessitar de um apoio por parte dos coordenadores dos cursos.

À chegada à ESSSM, cada inscrito é recebido e acolhido pelos membros do GCRP, que os acompanham até ao fim da visita e permanecem com eles em cada momento da mesma.

A cada um dos visitantes, é entregue um saco onde inclui o material informativo disponível e algum brinde marca da ESSSM.

Subprocesso 1.9 – RoadShow

Uma das vertentes da ação de divulgação da ESSSM consiste na deslocação a estabelecimentos de ensino secundário previamente selecionados e/ou a convite dos mesmos, através do programa Roadshow.

O Roadshow é planeado anualmente e que tem como objetivo captação de novos estudantes, publicitando a oferta formativa da ESSSM a potenciais estudantes.

O GCRP deve por isso actualizar constantemente a lista de contactos dos responsáveis pela realização destas atividades nos agrupamentos de escola, normalmente psicólogos.

As visitas às Escolas Secundárias, previamente selecionadas através de critérios pré-definidos ou por solicitação das próprias escolas, são concretizadas através da apresentação de um powerpoint, e/ou montagem de um stand, no qual se disponibiliza material informativo, dando oportunidade de conhecer a oferta formativa da ESSSM.

a) O responsável analisa cada um dos pedidos que nos são submetidos, contactando telefonicamente a pessoa responsável, em especial no sentido de otimizar a deslocação da ESSSM através da inclusão de uma apresentação em sala ou participação em Feira.

b) Depois de se considerar determinada visita como importante para, procede-se ao contacto com o Atendimento a fim de ser reservado transporte para a data em causa.

c) Para cada visita planeada é preparado o material informativo em suporte de papel a distribuir e, ainda, alguns brindes com a marca ESSSM.

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11 d) No final do ano letivo, o responsável elabora o relatório referente a esse mesmo ano.

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Processo 2 – Comunicação Interna:

Subprocesso 2.1 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade académica

Informação institucional do interesse de estudantes, docentes, investigadores, pessoal de administração e serviços e alumni no âmbito de atividades académicas e de I&D, bem como de eventos culturais e outros relevantes:

a) O requerente submete a informação e o pedido via e-mail (comunicacao@santamariasaude.pt);

b) O GCRP analisa a informação submetida e define se se justifica o envio da mesma por essa via, com aprovação do Conselho de Direção;

c) Após validação, o GCRP define, de entre as mailinglists disponíveis, quais os destinatários, para envio da mesma.

Subprocesso 2.2 – Afixação de Posters e disponibilização de folhetos

Todos os pedidos de afixação e posters e disponibilização de folhetos são entregues ao GCRP.

O GCRP analisa a informação e define se se justifica a afixação do material solicitado e quais os lugares apropriados para a sua afixação.

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Processo 3 - Assessoria de Imprensa:

Subprocesso 3.1 - Promoção e divulgação de notícias nos Media

1. Os pedidos para divulgação são efetuados diretamente ao GCRP;

2. Tendo o(s) objetivo(s) definido(s), procede-se à elaboração de um Press Release e à escolha dos meios de informação para os quais será enviado;

3. Após o envio do Press Release é necessário proceder-se a contactos pessoais com os vários jornalistas, alertando para a importância do objetivo em questão e apresentar total disponibilidade para esclarecimentos ou mais informações.

É feito o follow-up do trabalho realizado, procedendo-se a contactos adicionais com os jornalistas, se necessário.

Subprocesso 3.2 – Clipping sobre ESSSM

O controlo dos resultados é feito com base na leitura dos meios de informação, bem como na pesquisa online. Posteriormente, é disponibilizado no Repositório da ESSSM o clipping relativo à ESSSM.

Subprocesso 3.3 – Gestão de Contactos Media

Anualmente é revista e actualizada a lista de contactos referente aos órgãos de comunicação social, dando-se sempre prioridade aos contactos diretos com jornalistas.

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Processo 4 - Organização e Apoio a Eventos:

Subprocesso 4.1 – Organização de Eventos

No âmbito da organização de eventos, o GCRP disponibiliza um conjunto de meios que permitem, com maior eficiência e de forma consistente, gerir as inúmeras tarefas a realizar.

O GCRP organiza eventos variados, como seminários temáticos e cerimónias académicas, e faculta apoio à organização de eventos do interesse da comunidade académica, no âmbito de atividades académicas, de ID&I e do exterior, através dos seguintes procedimentos gerais:

1. O requerente submete o pedido de apoio ao GCRP, através do seu email ou presencialmente;

2. A coordenação do GCRP analisa as tarefas alocadas ao apoio à organização do evento, averiguando-se:

a. O tipo de evento;

b. Dia, hora e duração do evento;

c. Número de participantes estimado;

d. Escolha do local;

e. Preparação do espaço;

f. Apoio audiovisual e/ou fotográfico;

g. Outros apoios a nível logístico.

3. O GCRP planeia e procede à divulgação interna e externa do evento, nomeadamente:

a. Website e redes sociais;

b. Media/comunicação social;

c. Convites;

d. Posters;

e. Folhetos/desdobráveis.

4. No caso de eventos de grande dimensão e/ou elevada complexidade organizativa, é necessário que o pedido seja feito com uma antecedência mínima de quinze dias úteis.

Subprocesso 4.2 – Organização da Operação Matrículas

Depois de o estudante consultar o resultado da sua candidatura publicado no website da ESSSM deverá conhecer ou informar-se sobre os procedimentos a efetuar para a sua matrícula.

A organização desses procedimentos é realizada até ao fim do mês de junho anterior, com o objetivo de centralizar num mesmo espaço as diferentes etapas do processo de integração de cada novo estudante.

1. O GCRP assegura a articulação entre os diferentes serviços que participam no processo de matrícula e inscrição dos novos estudantes do 1.º ano, designadamente reunindo-se com a Secretaria Pedagógica, o serviço de Tesouraria, o Gabinete de Informática, a Biblioteca e o Gabinete de Acompanhamento e Apoio ao Estudante, assim como a Associação de Estudantes, Tunas e Comissão de Praxe. Neste período é prestado todo o apoio e acompanhamento necessário, de forma personalizada, pelo Passaporte do Estudante e folhetos ao dispor.

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15 2. O GCRP contacta igualmente com o Santander Totta, entidade bancária que assegura a emissão do cartão de estudante a todos os estudantes da ESSSM, a fim de acordar datas e os recursos necessários.

3. Por fim, o GCRP assegura que todas as entidades estejam instaladas e operacionais para a concretização dos diferentes passos definidos.

4. Estes Passos são materializados num documento “Passaporte do Estudante” que à entrada da sala é entregue a cada novo estudante os elucidam e facultam atendimento personalizado.

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Processo 5 - Gestão de Imagem:

Subprocesso 5.1 – Merchandising

O merchandising assume hoje um papel fundamental na projeção da imagem das Instituições na medida em que constituem um fator central na difusão e consolidação das marcas. A aposta e o investimento nestas ações são cruciais, uma vez que estas funcionam como agentes dinamizadores na transmissão de informação, proporcionando uma maior visibilidade aos produtos, marcas ou serviços:

1. Conforme as necessidades identificadas (por exemplo, eventos a realizar pelos órgãos de gestão, apoio a atividades de alunos ou de professores, de grande abrangência – Conferências, etc.) ou projetos de captação de novos alunos, candidatos ao ensino superior, o GCRP propõe a aquisição de determinados artigos. Para o efeito, solicita autorização ao Conselho de Direção.

2. O GCRP estabelece os contactos necessários à recolha de orçamentos, acompanhados do mostruário dos artigos propostos.

3. Após a aprovação por parte do Conselho de Direção, é dado início ao processo de aquisição, em articulação com os serviços de Contabilidade / Tesouraria.

(17)

3

Mapa de Processos

SUBPROCESSO RESPONSÁVEIS PRAZO COLABORAÇÃO VALIDAÇÃO / APROVAÇÃO

Subprocesso 1.1 – Gestão da divulgação de notícias e eventos Sílvia Cardoso

Hugo Moreira Após pedido

Órgãos de Gestão Docentes

PAS

Conselho de Direção

Subprocesso 1.2 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade externa

Sílvia Cardoso

Hugo Moreira Após pedido Órgãos de Gestão Conselho de

Direção

Subprocesso 1.3 – Newsletter mensal

Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro

Mensalmente Conselho de

Direção

Subprocesso 1.4 – Gestão de pedidos de Destaque na Homepage Sílvia Cardoso

Hugo Moreira Após pedido

Órgãos de Gestão Docentes

PAS

Conselho de Direção

Subprocesso 1.5 – Plano de Marketing

Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro Marina Machado

Anualmente Empresas Externas Conselho de Direção

Subprocesso 1.6 - Produção de Conteúdos

Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro

Após pedido

Órgãos de Gestão Docentes

PAS

Conselho de Direção

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4 Subprocesso 1.7 - Promoção de entrevistas

Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro

Semestralmente GCRP

Subprocesso 1.8 – Projeto Segundas d’Abril

Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro Marina Machado

Anualmente

Coordenadores dos Cursos

PAS

Conselho de Direção

Subprocesso 1.9 – RoadShow Marina Machado Anualmente Coordenadores dos Cursos

Conselho de Direção

Subprocesso 2.1 – Mensagens de correio eletrónico enviadas à comunidade académica

Sílvia Cardoso

Hugo Moreira Após pedido

Órgãos de Gestão Docentes

PAS

Conselho de Direção

Subprocesso 2.2 – Afixação de Posters e disponibilização de folhetos

Sílvia Cardoso Hugo Moreira Carla Cardoso

Após pedido PAS GCRP

Subprocesso 3.1 - Promoção e divulgação de notícias nos Media Sílvia Cardoso

Hugo Moreira Após pedido

Órgãos de Gestão Docentes

PAS

Conselho de Direção

Subprocesso 3.2 – Clipping sobre ESSSM Sílvia Cardoso Anualmente

Órgãos de Gestão Docentes

PAS

GCRP

Subprocesso 3.3 – Gestão de Contactos Media Sílvia Cardoso

Hugo Moreira Anualmente Órgãos de Gestão

Docentes

GCRP

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5 PAS

Subprocesso 4.1 – Organização de Eventos

Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro

Após pedido

Órgãos de Gestão Docentes

PAS

GCRP

Subprocesso 4.2 – Organização da Operação Matrículas

Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro Marina Machado

Anualmente

Órgãos de Gestão Docentes

PAS

Conselho de Direção

Subprocesso 5.1 – Merchandising

Sílvia Cardoso Hugo Moreira Daniela Ribeiro

Após pedido

Órgãos de Gestão Docentes

PAS

Conselho de Direção

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Referências

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