O GERENCIAMENTO DOS ESTOQUES E O PROCESSO DE COMPRAS: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA G
Thajila Fabiana Rediske1 Priscila de Oliveira Garcia2
RESUMO
O trabalho apresenta um estudo na área de administração, realizado na empresa G. Com o objetivo identificar como as informações obtidas através do acompanhamento no giro dos estoques dos produtos na linha de rações e concentrados pode auxiliar no processo de compras. Caracteriza-se por uma pesquisa descritiva e aplicada, a investigação será através de um estudo de caso na empresa, utilizando métodos qualitativos e quantitativos. Calculou-se o giro do estoque do produto com maior volume de compras de cada marca e foi aplicado há 30 clientes sobre um questionário a satisfação dos mesmos em relação aos produtos da linha de rações e concentrados. Observou-se que esse acompanhamento é importante pois auxilia a empresa na tomada de decisão em relação a quantidade de produtos manter no estoque, o momento de realizar novas compras.
Palavras-chaves: Giro de estoques, Controle de estoques, Compras.
ABSTRACT
The paper presents a study in the administration area, held in company G. In order to identify how the information obtained by monitoring the inventory turnover of the products in the line of feed and concentrates can assist in the purchasing process. It is characterized by a descriptive and applied research, the research will be through a case study in the company, using qualitative and quantitative methods. We calculated the inventory turnover of the product with increased purchases of each brand and applied to 30 customers a questionnaire on customer satisfaction relative to the line of feed and concentrated products.
Key-words: Working stocks, Inventory control, Purchasing.
1 Introdução
1
1 Graduanda do Curso de Administração da Faculdade Dom Alberto.
2
Administradora de Empresas. Especialista em Gestão Empresarial. Docente da Faculdade Dom Alberto
Para auxiliar as organizações na busca por informações e melhoria em atividades como o processo de compras, é necessário que a organização realize um controle dos produtos em estoque. Conforme Dias (2006) o estoque é fundamental para as organizações a fim de que o processo de produção ou venda, seja realizado com o mínimo de preocupação e desnível possíveis.
Diante a importância do estoque para a empresa, um bom gerenciamento e controle são necessários para que ocorra uma redução nos custos operacionais, e principalmente se tenha informações que auxiliem e melhorem o processo de compras, assim este estudo busca compreender o seguinte questionamento: Como o acompanhamento no giro dos estoques dos produtos da linha de rações e concentrados auxilia no processo de compras da empresa G?
Tendo como objetivo geral do trabalho, identificar como as informações obtidas através do acompanhamento no giro dos estoques na linha de rações e concentrados podem auxiliar no processo de compras da empresa G. Os objetivos específicos são; verificar quais critérios são considerados para as decisões de novas compras: calcular o giro do estoque do produtos de cada marca da linha de rações e concentrados da empresa G que tiveram o maior volume de compras no período entre janeiro e ínicio de outubro de 2014; identificar quais as informações e os benefícios que o controle no giro dos estoques podem apresentar ao processo de compras desses produtos;
O estudo justifica-se uma vez que todas as empresas necessitam repor seus produtos, seja para manter o processo produtivo ou as vendas. Segundo Pozo (2007) o setor de compras influencia diretamente os resultados de uma empresa, devido a sua ação de suprir a organização com os recursos necessários, garantindo assim que os materiais estejam disponíveis em quantidade e qualidade.
2 REVISÃO DA LITERATURA
Independente do tipo de serviços que uma organização venha a oferecer a seus clientes, todas têm em comum o objetivo de maximizar os lucros em suas atividades investindo o mínimo de recursos necessários, para tanto é necessário manter o ritmo no
processo de produção e nas vendas a clientes, para que a empresa consiga manter esse ritmo é preciso adotar um estoque de produtos
2.1 Definição de estoques
Segundo Viana (2006) os estoques são materiais, mercadorias ou produtos que as organizações possuem para permitir o atendimento regular das necessidades dos clientes e manter o processo produtivo já que não se pode prever a demanda com exatidão. Em relação aos objetivos, Moreira (2002) destaca que os estoques auxiliam nas mudanças previstas no suprimento e na demanda, ou seja, podem-se estocar produtos quando há previsão de aumento nos preços, dificuldades em conseguir os produtos para a produção ou ainda quando se pretende realizar uma campanha promocional aos clientes. Outro objetivo para manter estoque na visão do autor é proteger a empresa contra incertezas como atrasos na entrega, falta de produtos para a produção, variações na demanda.
Para Pozo (2007) a função de planejar e controlar os estoques é fundamental no processo produtivo e acaba refletindo no resultado financeiro da organização.
2.2 Giro dos Estoques
Para que a empresa possa realizar um bom gerenciamento existe a necessidade de levantar informações sobre o estoque de produtos que possui.
A empresa pode contar com o auxilio de índices para verificar como estão seus estoques, entre esses índices esta a taxa de rotatividade de estoque ou giro do estoque, assim
A velocidade na venda dos estoques de produto acabado ou no consumo de matérias- primas pela produção é fundamental, pois cada vez que o estoque é vendido ou que a produção o consome, a empresa obtém uma parcela de lucro. A medida desta velocidade é o que se denomina taxa de rotatividade de estoque. (Dias, 2009, p. 307)
Paleoschi (2009) destaca que esse índice mede a quantidade de vezes em um certo período que o estoque médio da empresa é vendido.
O autor declara que essa analise é importante, pois permite a empresa realizar uma comparação da rentabilidade entre as empresa do mesmo e também entre os
materiais que são armazenados no estoque da empresa, é necessário determinar a taxa mais adequada a cada empresa ou grupo de materiais que possuem uma ligação.
2.3. Função e processo de Compras
Conforme Martins e Alt (2009) atualmente a função compras assume um papel estratégico nos negócios, podendo ser considerado como um meio de aumentar a rentabilidade na empresa, deixando de lado a ideia de que era uma atividade burocrática e repetitiva que gerava apenas despesas e não lucros.
Segundo Dias (2009) a função compras tem como finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, no momento certo e na quantidade necessária, buscando comprar materiais e insumos com qualidade ao menor preço e com boas condições de pagamento, mantendo assim um volume de vendas e uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes.
Pozo (2010) declara que o processo de compras é extenso e envolve mais atividades do que as apenas relacionadas com movimentação e armazenagem de mercadorias e para que a empresa tenha sucesso em suas compras é necessário que mantenha uma eficaz condução do setor de compras.
2.4 A função Compras e os Estoques
A função compras sofre influência de muitos setores da empresa, inclusive do estoque da empresa. Martins e Alt (2009) afirmam que a área de compras deve analisar os níveis de estoque da empresa, pois altos níveis de estoque podem representar uma redução nos problemas e riscos de se ter a produção interrompida ou as vendas canceladas, ao mesmo tempo em que manter estoques representa uma serie de custos para a empresa.
Diante disso Pozo (2010) declara que é importante determinar o nível de estoque mais econômico para cada empresa, pois os principais custos como custo de manutenção, custo de pedido e os gerados pela falta de estoques são determinados por fatores o volume dos produtos, disponibilidade, movimentação, mão-de-obra necessária para controlar os estoques.
Segundo Pozo (2010) uma das razões para manter estoque é o fato de ser impossível conhecer a demanda futuro, podendo assim através de um nível de estoque garantir o atendimento a demanda e a continuidade do processo produtivo da empresa. Martins e Alt (2009) afirmam que com baixos níveis de estoques a empresa trabalha sob o risco de ter sua produção prejudicada, caso ocorra um aumento na demanda, ou a falta de algum produto.
3 METODOLOGIA
Neste trabalho propõe-se desenvolver uma pesquisa descritiva e aplicada, para a coleta e analise dos dados serão utilizados métodos qualitativos e quantitativos, será realizado um estudo de caso junto a empresa.
Inicialmente será preciso realizar uma pesquisa bibliográfica sobre o assunto, para Marconi e Lakato (2011) a pesquisa bibliográfica pode ser considerada a primeira etapa para uma pesquisa.
Segundo Collis e Hussey (2005) a pesquisa descritiva é utilizada para identificar e obter informações, descrever e avaliar as características de um problema ou questão, sua principal função é descrever o comportamento dos fenômenos. Ruiz (2002) declara que a pesquisa aplicada tem como objetivo investigar, comprovar ou rejeitar hipóteses sugeridas por modelos teóricos, utilizando certas leis ou teorias como ponto de partida.
A investigação será através de um estudo de caso, onde se estuda profundamente uma unidade. Conforme Yin (2010) o estudo de caso busca investigar profundamente um fenômeno, permitindo seu conhecimento amplo e detalhado.
O levantamento e a análise dos dados serão realizados através de métodos quantitativos e de métodos quantitativos e também de pesquisa documental. Conforme Collis e Hussey (2005) o método quantitativo envolve coletar e analisar dados numéricos aplicando em testes estatísticos, enquanto o método qualitativo envolve examinar e refletir as percepções buscando um entendimento das atividades sociais e humanas.
Para realização da pesquisa primeiramente foi realizado o acompanhamento no número de compras realizadas nos produtos da linha de rações e concentrados por cada uma das marcas que a empresa possui no período entre janeiro e outubro de 2014. A partir dos dados coletados foi possível calcular o giro do estoque do produto com maior volume de compras de cada marca. Para complementar a pesquisa, foi aplicado um
questionário sobre a satisfação dos clientes em relação aos produtos da linha de rações e concentrados. Foram coletados os dados de 30 clientes que utilizam produtos. A partir dos dados coletados, a tabulação foi feita através do software “Sphinx” para melhor exemplificação.
4 DESCRIÇÃO, ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS 4.1 Caracterização da empresa
A empresa G em estudo neste trabalho foi fundada em março de 2009, em Faxinal de Dentro, no interior do município de Vale do Sol, oferece uma variedade de produtos para o auxilio na agricultura, principalmente nas culturas de fumo e arroz, principal fonte de renda da região. São oferecidos produtos como rações, fertilizantes, sementes, pequenas ferramentas, mudas de verduras, árvores frutíferas entre outros produtos.
Possui dois prédios um onde estão organizados os produtos para a venda e se encontra o escritório, no outro prédio fica o depósito dos produtos com volume maior, como fertilizantes, milho e outros grãos. Os principais clientes da empresa são pequenos e médios agricultores, os quais têm sua renda baseada na fumicultura, no cultivo de milho e arroz, criação de bovinos e suínos, produção leiteira e a agricultura de subsistência.
4.2 Analise e cálculo do giro do estoque
Observa-se quanto ao estoque de rações e concentrados que há uma variedade de produtos oferecidos aos clientes, no entanto a empresa não possui um controle das entradas ou saídas de produto, ou de quantas vezes o estoque foi renovado. Destaca-se então a importância de identificar o giro no estoque.
Martins e Alt ( 2009) declaram que o giro no estoque pode ser obtido através da seguinte relação:
Giro dos estoques =
Segundo os autores o cálculo do valor do estoque médio pode ser definido através da fórmula: ( EI + EF) / 2, sendo EI o estoque inicial e EF o estoque final da empresa.
Para a escolha do produto analisou-se o total das compras realizadas pela empresa G na linha de rações e concentrados. O produto de cada marca com maior destaque nas compras no período entre janeiro e inicio de outubro de 2014 será calculado o giro do estoque. Para auxilio no cálculo foi destacado o estoque inicial e o estoque final de cada produto sendo possível o calculo do estoque médio.
A partir da analise das quantias compradas no período pode-se visualizar quais os produtos tiveram maiores compras e então calcular qual o giro do estoque do produto.
Com base nas informações apresentam-se as seguintes tabelas Tabela 1 – Compras realizadas da Lapa
Produto Estoque inicial Estoque final Total das compras
Ração Aves Inicial 3 5 65
Ração Aves Postura 0 4 30
Concentrado Aves Postura 0 4 57
Concentrado Aves Corte 5 6 143
Ração Inicial Suíno 4 6 63
Ração Crescimento Suíno 0 6 51
Ração Terminação Suíno 5 6 63
Concentrado Suíno 8 10 239
Ração peixes terminação 0 5 10
Ração peixes juvenil 0 2 8
Fonte: Elaborada pela autora
Analisando a tabela 1 que apresenta as compras realizadas pela empresa G do fornecedor Lapa observa-se que a variedade de produtos é ampla, porém o destaque nas compras foi de concentrado para suínos, o total comprado no período foi de 239 sacos, o valor do estoque médio e a taxa de giro do estoque do concentrado para suínos foram de:
Valor estoque médio= 8+10 / 2 = 9 sacos Giro dos estoques = 239 / 9 = 26,55 vezes
Observa-se que a empresa possui vários produtos da marca Lapa, a partir do cálculo da rotatividade percebe-se que os estoques se renovaram várias vezes no período. Pozo (2010 p. 49) afirma que “quanto maior for o número da rotatividade, melhor será a administração logistica da empresa, menores serão seus custos e maior será sua competitividade”.
Tabela 2 – Compras realizadas da Nutrivale
Produto Estoque inicial Estoque Final Total das compras Concentrado suíno crescimento 10 0 54 Concentrado suíno terminação 12 8 134
Ração para bezerros 0 0 5
Ração vacas de leite 0 0 3
Fonte: Elaborada pela autora
Observando na tabela 2 as compras realizadas pela empresa da marca Nutrivale, percebe-se que o produto com maior destaque foi o concentrado suíno terminação, do qual foram comprados 134 sacos ao longo do período, o valor do estoque médio e o giro do estoque podem ser definidos por:
Valor estoque médio= 12 + 8 / 2 = 10 sacos Giro dos estoques = 134 / 10 = 13,4 vezes
Em relação às compras realizadas da marca Nutrivale percebe-se um destaque para o concentrado suíno terminação, apesar da quantidade de compras ter sido relativamente alta, a taxa de giro do estoque foi baixa. Um fator que pode ter influenciado para esse resultado é a quantidade adquirida em cada compra, o volume é maior, logo o estoque não se renova tantas vezes ao longo do período.
Tabela 3 – Compras realizadas com Paulo C. Deufel
Produto Estoque inicial Estoque final Total das compras
Ração Quintal 20kg 6 6 60
Ração Qualicorte 3 0 15
Fonte: Elaborada pela autora
Em relação aos produtos adquiridos da empresa Paulo C. Deufel, o destaque é a linha de ração Quintal de 20kg, da qual foi adquirido 60 sacos no período, o valor do estoque médio e do giro do estoque foi de:
Valor estoque médio= 6+6 / 2 = 6 sacos Giro dos estoques = 60 / 6 = 10 vezes
Analisando a taxa de giro do estoque da linha Quintal percebe-se que o estoque se renovou poucas vezes, o volume de compras também não foi alto, esse aspecto exige que a empresa observe o nível de estoque que será necessário para atender as vendas.
Tabela 4 – Compras realizadas da Supra
Produto Estoque inicial Estoque final Total das compras
Cavalgada 5 0 33
Procavalo 0 3 12
Progado 0 6 23
Ração vacas de leite 0 2 6
Proporco 0 0 6
Ração peixes Anzol 0 6 19
Ração terneira 0 0 6
Fonte: Elaborada pela autora
A tabela 4 demonstra que as compras realizadas da marca Supra, observam-se que as quantidades adquiridas de cada produto são pequenas, as vendas variam muito conforme o período logo é pouco o total de compras. O destaque nas compras foi a ração para cavalos Cavalgada com um total de 33 sacos. O estoque médio e o valor do giro do estoque foram de:
Valor estoque médio= 5+0 / 2 = 2,5 sacos Giro dos estoques = 33 / 2,5 = 13,2 vezes
A partir da analise das compras realizadas pela empresa da marca Supra observa-se que mesmo a marca observa-sendo a única fornecedora desobserva-se tipo de rações as compras foram mínimas e o estoque girou poucas vezes também.
4.2 Análises dos dados de pesquisa
Buscando avaliar o processo de compras da na empresa G realizou–se um estudo sobre os seus clientes e qual a preferência em relação aos produtos no setor de rações e concentrados no período cinco dias, foi analisado também qual o motivo para a escolha de determinado produto ou marca.
Analisando o Grafico 1 percebe-se que entre os clientes entrevistados 66,7% são homens, e 33,3 % são mulheres. Observa-se que nas localidades onde a agricultura é a principal fonte de renda os homens são a maioria pois assumem mais as
responsabilidades das tarefas de produção. Gráfico 2 – Profissão
Observando o Gráfico 2 percebe-se que a maior parte dos clientes consumidores entrevistados são agricultores, a empresa localiza–se em uma área agrícola o que justifica esse indice, observa-se que há caracteristicas diferentes entre os clientes, o estilo de vida muda, os agricultores realizam compras maiores, enquanto os assalariados realizam pequenas compras e com menor frequência.
Gráfico 3 - Frequência das Compras
A questão analisada no gráfico 3 foi a frequência com que os clientes realizam compras de rações e concentrados, essa análise auxilia a empresa no momento das compras para que não ocorra a falta de um produto. Segundo Dias (2009) um dos aspectos importantes para o bom funcionamento da função compras é a previsão das
necessidades de suprimento, informações como quantidade, qualidade e o prazo necessário tornam eficiente às compras realizadas pela empresa.
Gráfico 4 – Preferência no caso da criação de suínos.
No Gráfico 4 observa-se que entre os clientes que criam em suas propriedades suínos 100% adquire o concentrado para incrementara a criação. A principal justificativa para essa escolha é o fato de como a maioria dos clientes são agricultores, produzindo em suas propriedades milho que com o concentrado forma a ração completa para a alimentação há uma redução nos custos de produção.
Gráfico 5 – Na criação de aves de corte ou aves de corte qual a preferência
O gráfico 5 apresenta a preferência em relação a rações e concentrados dos produtores de aves de corte e aves postura, apesar de indicado somente 12 % dos produtores utilizam ração inicial no começo do criação, o consumo de concentrado para aves de corte teve destaque com 60% das aquisições, o concentrado postura obteve 28% da preferência, entre os clientes entrevistados nenhum utiliza ração aves postura em sua propriedade.
O gráfico 6 apresenta a analise quanto a escolha da marca preferida pelos clientes, entre os entrevistados 62,9 % escolheram a Lapa como preferida, 34,3 % trabalham com a Nutrivale, 2,9 % preferem os produtos da marca Quintal. Nessa pesquisa a Marca Supra não obteve a preferência de nenhum cliente. Dias (2009) afirma que a empresa deve atender as necessidades dos clientes, no momento da compra é importante observar as características de cada produto oferecido. As empresas fornecedoras possuem diferentes produtos no mercado.
Gráfico 7 – Qual o motivo que leva a escolha de determinada marca
Observando o Gráfico 7 percebe-se que 50% dos clientes escolhem determinada marca, pois os animais apresentaram melhor aceitação e houve melhoria nos resultados, o fato de a marca ser reconhecida no mercado foi o motivo da escolha de 32,4% dos clientes e apesar de o custo ser na maioria das vezes fator determinante entre os entrevistados apenas 17,6% escolheram determinada marca por ser o menor custo. Cobra (1997) destaca que a motivação pode ser entendida como uma força que move uma pessoa a optar por uma alternativa que atenda suas necessidades.
A partir do Gráfico 8 foi possível verificar que 100% dos clientes entrevistados sente-se satisfeitos em relação aos produtos que a empresa oferece, diante disso a empresa deve continuar trabalhando com esses produtos e marcas a fim de consolidar o mercado e manter a satisfação de seus clientes. Cobra (1997) afirma que no passado as vendas visavam apenas o lucro, hoje as vendas buscam atender as necessidades e desejos dos clientes, o lucro é obtido com a satisfação do cliente.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Diante da importância do processo de compras para as empresas este estudo realizado na Empresa G tem como objetivo geral analisar como o acompanhamento no giro dos estoques dos produtos da linha de rações e concentrados auxiliando no processo de compras. Observou-se que esse acompanhamento é importante, pois auxilia a empresa na tomada de decisão em relação a quantidade de produtos manter no estoque, o momento de realizar novas compras.
Baseou-se em pesquisas bibliográficas sobre o tema, pesquisa documental junto à empresa e aplicação de um questionário com alguns clientes da empresa.
A partir do objetivo de verificar quais critérios são considerados para as decisões de novas compras, constatou-se que a empresa utiliza como critérios o número de vendas realizadas, o produto ou marca que teve as maiores vendas, a quantidade de produto em estoque, a satisfação dos clientes em relação aos produtos.
Para auxiliar no entendimento sobre esses critérios foi realizada uma pesquisa contendo um questionário aplicado a 30 clientes na empresa. A pesquisa mostra que em relação a frequência de compras 50% são realizadas a cada quinze dias, quanto as quantias adquiridas 87,9% dos entrevistados afirmaram preferir sacos de 25kg em sua compras, percebe-se que a empresa realiza vendas frequentes.
Percebe-se uma preferência maior por parte dos clientes pelo concentrado pois 100% dos que afirmaram ter suínos em sua propriedade adquirem esse produto, no caso da criação de aves de corte 60% utilizam concentrado.
Considerando as marcas que a empresa oferece, 62,9% dos clientes preferem produtos da Lapa e 34,3% produtos da Nutrivale. Quanto ao motivo para a escolha da marca 50% dos clientes declaram que há uma maior aceitação e melhoria nos resultados, 32,4 % afirmam que a marca é reconhecida no mercado e 17,6% escolhem a marca por ter o menor custo.
Em relação a satisfação dos clientes quanto aos produtos que a empresa oferece, verificou-se que dos entrevistados 100% estão satisfeitos com os produtos, assim a empresa pode continuar com a mesma linha de produtos.
A partir da analise das compras realizadas pela empresa foi possível atingir o objetivo de calcular o giro do estoque dos produtos de cada marca da linha de rações e concentrados da empresa G que tiveram o maior volume de compras no período entre janeiro e inicio de outubro de 2014. Observou-se que na marca Lapa o produto destaque foi o concentrado suíno terminação com 239 sacos adquiridos e o giro do estoque foi de 26,55 vezes. No caso da marca Nutrivale o destaque também foi o concentrado suíno terminação com 134 sacos comprados e o estoque girou 13,4 vezes. Outro destaque foi a ração quintal adquirida da Paulo C. Deufel a qual com comprada 60 sacos e o giro do estoque foi de 10 vezes. Entre os produtos da marca Supra o principal foi à ração calvagada que a empresa comprou 33 sacos e o giro do estoque foi de 13,2 vezes.
Calculado o giro dos estoques o objetivo então era identificar quais as informações e os benefícios que o controle no giro dos estoques pode apresentar ao processo de compras desses produtos. Observa-se que o produto da marca Lapa obteve o maior índice do giro do estoque, ou seja, a empresa precisa realizar compras mais seguidas evitando a falta de produtos no estoque. Apesar de esse índice ser semelhante nas marcas Nutrivale e Supra, observa que a Nutrivale obteve um maior número de produtos adquiridos o que indica que a quantidade de produto em cada pedido é maior. Em relação ao produto Quintal destaca-se que o giro do estoque foi o mais baixo, assim os produtos permanecem por mais tempo no estoque indicando que a empresa tome os cuidados necessários para garantir a qualidade nos produtos.
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