Manual de Procedimentos para Aquisição de Diárias e Passagens

(1)

2013

UNIVERSIDADE FEDERAL DO TOCANTINS

PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS

COORDENAÇÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS

Manual de Procedimentos para

Aquisição de Diárias e Passagens

(2)

Conteúdo

1. Solicitação de Diárias e Passagens no SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e

Passagens do Governo Federal) ... 4

1.1 Usuários e Perfis ... 4

1.2 Tipos de Propostos ... 5

1.3 Fluxograma do SCDP ... 6

1.4 Documentos essenciais para emissão da solicitação de diárias e passagens PCDP 7 1.5 Passo a Passo para solicitação de Diárias e Passagens no SCDP. ... 8

2. Dicas importantes ... 11

2.1 Cadastro de Colaborador Eventual ... 11

2.2 Cancelamento de Viagens ... 13

2.3 Prorrogação de Viagem ... 15

2.4 Alterar Ano de Exercício ... 15

3. Principais consultas do sistema ... 16

3.1 Prestação de contas pendentes ... 17

3.2 Consulta Status e Histórico da Viagem ... 18

3.3 Consulta solicitações por centro de custo ... 20

(3)

Índice de figuras

Figura 1 - Fluxograma do SCDP ... 6

Figura 2 - Cadastro Colaborador Eventual (1) ... 11

Figura 5 - Cadastro dos dados bancários. ... 13

Figura 6 - Cancelamento de Viagem (1) ... 14

Figura 9 - Alterar Ano Exercício (1) ... 16

Figura 10 - Alterar Ano Exercício (2) ... 16

Figura 11 - Consulta Prestação de Contas Pendente (1). ... 17

Figura 14 - Consulta Status e Histórico da Viagem (1) ... 19

Figura 17 - Consulta solicitações por centro de custo (1) ... 20

Figura 20 - Consulta solicitação de viagem por proposto (1) ... 22

(4)

1. Solicitação de Diárias e Passagens no SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens do Governo Federal)

Para facilitar o entendimento do usuário do SCDP seguem os principais termos e expressões encontrados no sistema e seus significados:

1.1 Usuários e Perfis

Agência de Viagem É a empresa contratada para efetuar a aquisição e emissão do bilhete de passagem.

Coordenador Financeiro É aquele que vai realizar a execução financeira no SIAFI, ou seja, efetivar o pagamento das diárias gerando as OB (Ordens Bancárias). Na UFT, esta função é delegada ao Diretor de Contabilidade e Finanças.

Ordenador de Despesa É aquele que faz a autorização das despesas de viagem. Nesta instituição essa função foi delegada ao Pró-Reitor de Administração e Finanças.

Proponente É o responsável pela aprovação da viagem em

primeira instância. Normalmente é o gestor do centro de custo (setor/ou departamento onde estão alocados os recursos para concessão das diárias e passagens). No entanto, devido à política do Governo Federal de limitação dos gastos com diárias e passagens, foi delegada somente à autoridade máxima de cada órgão a aprovação de diárias e passagens. Desta forma, o Reitor é o responsável pela aprovação da PCDP nesta instituição.

Representante Administrativo

É o responsável pela reserva dos bilhetes de passagens.

Autoridade Superior É o responsável pela aprovação, em caráter

excepcional, das viagens solicitadas com antecedência inferior a dez dias (viagens urgentes. Na UFT a autoridade superior está representada na figura do Reitor.

Proposto É o beneficiário das diárias e passagens, ou seja, o

indivíduo que realiza a viagem.

Solicitante É a pessoa responsável pela solicitação da viagem bem

como pela efetivação da prestação de contas no SCDP. Cabe ao solicitante realizar um acompanhamento período do andamento das solicitações por ele emitidas.

(5)

1.2 Tipos de Propostos

Servidor Possui exercício no órgão que cadastrará a viagem.

Tem cadastro no SIAPE - Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos do Governo Federal, desta forma, não é necessário seu cadastro no SCDP devido à interligação entre os dois sistemas.

Convidado Não possui exercício no órgão que cadastrará a

viagem, e está cadastrado no SIAPE (pertence a outro órgão da Administração Publica Federal Direta, Fundação e Autarquia). Assim, como no caso do servidor, também não é necessário o cadastro no SCDP.

Colaborador Eventual Toda pessoa que, sem vínculo com o Serviço Público Federal, seja convidado a prestar colaboração de natureza técnica especializada ou participar de evento de interesse dos órgãos ou das entidades vinculadas ao Governo Federal em caráter esporádico. Pode está vinculado à iniciativa privada ou a órgãos públicos estaduais ou municipais.

Outros Aqueles casos que não forem enquadrados em nenhum

dos anteriores. Na Universidade Federal do Tocantins se enquadram nesta situação os acadêmicos e os servidores cedidos por outros órgãos.

Dependente Dependente de servidor público.

O Decreto Nº 4.004, de 8 de novembro de 2001, em seu art. 1º, inciso II, prevê a concessão de transporte, preferencialmente por via aérea, ao dependente de servidor público civil regido pela Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990.

Existem outros tipos de propostos, no entanto, somente os expostos acima são aplicáveis à Universidade Federal do Tocantins.

(6)

1.3 Fluxograma do SCDP

Para facilitar o entendimento do solicitante segue o fluxograma do SCPD com a

descrição/detalhamento de cada fluxo.

Figura 1 - Fluxograma do SCDP

1º Fluxo - Início da tramitação: Inicia-se a criação da PCDP - Proposta de Concessão de Diárias e Passagens.

2º Fluxo - Aguardando Cadastramento de Trecho: a PCDP se encontra na caixa do solicitante.

Atenção!

Sempre que uma solicitação for devolvida para correção ela aparecerá nesse fluxo para o solicitante tomar as devidas providências.

3º Fluxo - Aguardando Reserva de Passagem: a PCDP se encontra na Coordenação de Diárias e Passagens para reserva dos bilhetes.

4º Fluxo - Aguardando Emissão do Bilhete da Viagem: a PCDP se encontra na Agência de Viagem para emissão dos bilhetes.

5º Fluxo - Aguardando a Aprovação do Proponente: a solicitação encontra-se na Reitoria para aprovação pelo Reitor ou substituto.

6º Fluxo - Aguardando Autorização Superior: a solicitação encontra-se na Reitoria para aprovação da Autoridade Superior (Reitor), em caráter excepcional, das viagens solicitadas com antecedência inferior a dez dias (viagens urgentes).

(7)

7º Fluxo - Aguardando Aprovação de Despesa: a PCDP encontra-se na Coordenação de Diárias e Passagens/Pró-Reitoria de Administração e Finanças para aprovação das despesas de viagem pelo Ordenador de Despesa.

Atenção!

Observe que o “Proponente” e a “Autoridade Superior” aprova somente a proposta de concessão de diárias e passagens enquanto o Ordenador de Despesas autoriza o pagamento das despesas referentes a viagem.

8º Fluxo - Aguardando Pagamento de Diárias: a PCDP encontra-se na Coordenação de Diárias e Passagens/Diretoria de Contabilidade e Finanças para pagamento das diárias pelo Diretor de Contabilidade e Finanças.

Para facilitar o entendimento, observe que os últimos quatro quadros do fluxograma referem-se especificamente ao procedimento de prestação de contas. Segue o detalhamento de cada fluxo.

9º Fluxo - Aguardando Prestação de Contas: após o pagamento das diárias, automaticamente a solicitação é encaminhada para prestação de contas, no entanto, o solicitante só poderá efetivá-la após o termino da viagem.

Atenção!

O prazo para efetivação da prestação de contas e encaminhamento para aprovação do proponente é cinco dias após o termino da viagem.

10º Fluxo - Aguardando Aprovação do Proponente: a prestação de contas encontra-se aguardando aprovação do proponente.

11º Fluxo - Aguardando Autorização Superior: a PCDP é encaminhada para aprovação da autoridade superior (Reitor).

12º Fluxo - Fim da Tramitação: a PCDP é arquivada e se finda o procedimento de concessão de diárias e passagens.

1.4 Documentos essenciais para emissão da solicitação de diárias e passagens PCDP

Antes de encaminhar uma PCDP fique atento aos documentos necessários para formalização da solicitação. É necessário observar com atenção o tipo de condução, pois há documentos específicos para cada tipo de transporte conforme segue:

a) Viagem de veículo oficial: se o proposto for servidor ou convidado deve-se anexar obrigatoriamente:

 Autorização de viagem autorizada pelo gestor do centro de custo (Diretor de Campus, Coordenador de Mestrado, Pró-Reitor entre outros);

(8)

 Requisição de veículo devidamente autorizada pelo setor de transporte.

Nos eventos que envolvem apresentação de trabalhos acadêmico-científicos obrigatoriamente deve ser inserida:

 A confirmação de inscrição,  Carta de aceite;

 Resumo do trabalho.

Se o proposto for colaborador eventual deverão ser anexados obrigatoriamente, além dos documentos expostos acima:

 Nota técnica;

 Cópia de documento de identificação com foto;  Currículo resumido.

Se o proposto for aluno (Outros) deverá se anexado obrigatoriamente:  O comprovante de matricula.

b) Viagem de veículo próprio: Em relação ao caso anterior só deve ser substituída a requisição de veículo oficial pelo Termo de Opção e Compromisso de Responsabilidade.

c) Viagem em transporte Aéreo ou Rodoviário: É o mesmo caso de viagens em veículo oficial excluindo-se a necessidade de anexar a requisição de veículo. 1.5 Passo a Passo para solicitação de Diárias e Passagens no SCDP.

Este passo a passo é um complemento ao manual do solicitante do SCDP, ele visa sanar dúvidas corriqueiras dos usuários do sistema, desta forma, é importante obsevar o

manual do solicitante através do link:

https://www.scdp.gov.br/Manual/Manual_do_Solicitante_do_SCDP.pdf.

Para facilitar o entendimento é importante observar minuciosamente o fluxograma do SCDP no item 1.3 deste manual. Durante a leitura sempre que houver dificuldade de entendimento consulte o fluxograma.

1º Passo

As solicitações de diárias e passagens serão realizadas através do SCDP, via web pelo site www.scdp.gov.br.

2º Passo

Será cadastrado um solicitante para cada centro de custo sendo que este terá como atribuições:

a) Emitir a solicitação para concessão de diárias e passagens (PCDP) no SCDP; b) Acompanhar todo os tramites da solicitação tendo muita atenção para evitar

(9)

c) Realizar a prestação de contas do proposto. Importante!

É imprescindível que o solicitante insira numa planilha os números da PCDP para facilitar o seu acompanhamento.

Atenção!

Antes de encaminhar a PCDP fique atento aos documentos que devem ser anexados na solicitação conformeitem 1.4 deste manual.

3º Passo

Após o termino do cadastramento da solicitação a mesma deverá ser encaminhada para: a) Reserva de passagens: nos casos que for necessária a emissão de bilhetes,

ou;

b) Aprovação do proponente: quando não houver necessidade de emissão de bilhetes de passagens.

Após a emissão dos bilhetes pela agência de viagens contratada, a solicitação irá para a aprovação do proponente.

Se a solicitação não for realizada no prazo mínimo de dez dias esta irá para autorização da autoridade superior da universidade (reitor ou substituto). Neste caso, deverá ser encaminhado um memorando ao Reitor solicitação “Autorização para concessão de diárias e passagens fora do prazo”.

Nos casos de falta de documentos a PCDP retornará para correção.

Atenção!

É extremamente necessário especificar os horários que o proposto estará disponível para realizar a viagem, assim evitaremos a remarcação de passagens devido ao conflito de agendas. Nos casos que não forem realizadas essas observações, devolveremos imediatamente a PCDP para inserção dessas informações.

É importante frisar que a falta desses elementos pode gerar muitos transtornos como morosidade na realização dos procedimentos, necessidade de remarcação ou emissão de novo bilhete entre outros tais como: aumento do custo dos bilhetes de passagens e da viagem como um todo.

(10)

4º Passo

Após aprovação do proponente a solicitação irá para aprovação pelo ordenador de despesas.

5º Passo

Após isso será realizado o pagamento das diárias. O pagamento será realizado quando estiver faltando cinco dias para o início da viagem, antes desse prazo é impossível realizar o pagamento.

6º Passo

Após o termino do período da viagem o proposto deverá encaminhar todos os comprovantes da viagem tais como, bilhetes, certificados e relatórios de viagens para o solicitante realizar a prestação de contas no sistema.

Nos casos de viagens em veículos oficiais ou próprios é necessário anexar somente o relatório de viagem e certificados, pois nesses casos obviamente não há emissão de bilhetes de passagens.

Atenção!

Os bilhetes de passagens aéreas ou rodoviárias deverão obrigatoriamente ser inseridos na prestação de contas mesmo nos casos que forem adquiridos por outro órgão ou pelo próprio proposto.

Essa dica é importante, pois muitos propostos quando viajam com bilhetes de passagens não emitidos pela universidade jogam fora por entenderem que não é necessária sua apresentação na prestação de contas.

Caso isso ocorra ele deverá entrar em contato com a companhia aérea e solicitar a emissão de uma declaração comprovando que realizou a viagem no período cadastrado na PCDP.

Se os bilhetes ou a declaração da companhia aérea não forem apresentados o proposto deverá devolver os valores referentes às diárias aos cofres públicos.

Após a inserção dos documentos a solicitação será encaminhada ao proponente para aprovação da prestação de contas.

Quando da prestação de contas poderá ocorrer as seguintes situações:

a) Devolução de valores: quando o proposto retornar antes do período previsto para termino da viagem. Observar o manual de prestação de contas através do link

https://www.scdp.gov.br/Manual/Manual_de_Prestacao_de_contas_do_SCDP.p df;

b) Prorrogação da viagem: quando o proposto retornar após o período previsto para termino do evento, desde que, comprovada formalmente a necessidade de permanência no evento além da data prevista. Consultar o link

(11)

https://www.scdp.gov.br/Manual/Manual_do_SCDP_Prorroga_e_complementa. pdf.

Atenção!

Em nenhuma hipótese será prorrogada viagem para atender a interesse pessoal. Essa dica é importante, pois casualmente ocorre do proposto querer estender a estadia para visitar familiares, resolver assuntos particulares, entre outros.

É importante frisar que a concessão de diárias e passagens deve atender o interesse público e não o particular.

2. Dicas importantes

2.1 Cadastro de Colaborador Eventual

Para cadastrar colaboradores eventuais ou outros propostos que não se enquadram como servidores ou convidados (alunos e servidores cedidos por outro órgão) segue as seguintes instruções:

No Menu “Tabelas”, clique em “Proposto-Não Servidor” conforme figura abaixo.

Figura 2 - Cadastro Colaborador Eventual (1)

(12)

Após clicar no botão “Novo” aparecerão os campos abaixo para inserção dos dados do proposto. A inserção dos dados deve obrigatoriamente seguir as observações que seguem:

Os campos “Nome”, “CPF” e “Entidade” são obrigatórios para propostos brasileiros incluindo os naturalizados. O campo Passaporte é obrigatório somente no caso de proposto estrangeiro.

Para preencher os dados para depósito das diárias deve-se observar o seguinte:

a) No campo Banco: deve ser inserido o código do Banco (Banco do Brasil 001, Caixa 104, Bradesco 237, Itaú 341, Santander 033);

Campos obrigatórios para propostos brasileiros, incluindo naturalizados . Campos obrigatórios para propostos estrangeiros. O campo CPF não é obrigatório para este tipo de proposto.

(13)

b) No campo Agência: deve ser inserido o número da agência sem o digito verificador, conforme exemplo (Agência do Banco do Brasil 5743-6 deve ser inserido somente 5743). Alguns bancos como a Caixa não possuem digito verificador no código da agência, desta forma, deve inserido o código na integra.

c) No campo C/C: deve inserido o número da conta corrente, incluindo o digito verificar, mas sem o hífen.

Importante frisar que só é possível realizar o depósito para pagamento de diárias em conta corrente. Em contas poupança, conjunta ou conta salário não é possível efetivar o pagamento.

Para facilitar o entendimento do usuário, segue ilustrações com preenchimento dos dados bancários de forma “Correta” e “Incorreta”, respectivamente.

Figura 5 - Cadastro dos dados bancários.

2.2 Cancelamento de Viagens

Esta opção poderá ser utilizada nos casos que o proposto desistir da viagem antes do recebimento das diárias.

Atenção!

Nos casos que a desistência ocorrer após o recebimento das diárias deverá ser realizado o procedimento de devolução de valores, que pode ser visto no manual do SCDP pertinente a prestação de contas através do link:

https://www.scdp.gov.br/Manual/Manual_de_Prestacao_de_contas_do_S CDP.pdf.

Para cancelar a viagem vá no Menu “Solicitação” e clique em “Cancela Viagem” conforme ilustração.

(14)

Figura 6 - Cancelamento de Viagem (1)

Após isso aparecerá todas as viagens passíveis de cancelamento. Localize a PCDP, pelo nome do proposto ou número, e clique na que deverá ser cancelada.

Figura 7 - Cancelamento de Viagem (2)

Feito isso aparecerá a janela abaixo onde no campo obrigatório “Motivo do cancelamento” devem ser inseridos os motivos pelos quais o proposto desistiu da viagem. Feito isso clique no botão “Cancelar”.

(15)

2.3 Prorrogação de Viagem

O SCDP permite a prorrogação/complementação da viagem nos casos que for necessária a permanência do proposto no evento/missão além do período estipulado inicialmente bem como a antecipação do retorno se o evento que este estiver participando terminar antes do previsto.

Para facilitar o entendimento acerca do tema acesse o Manual do Módulo

Prorroga/Complementa Viagem através do link

https://www.scdp.gov.br/Manual/Manual_do_SCDP_Prorroga_e_complementa.pdf. Importante!

As PCDPs com passagens estarão disponíveis para Prorrogação/Complementação após a emissão dos bilhetes, independentemente da data de início da viagem, e permanecerão disponíveis até cinco dias após a data do término da viagem. Já as PCDPs somente com diárias estarão disponíveis após a execução financeira.

2.4 Alterar Ano de Exercício

Eventualmente (principalmente no início de cada exercício) é necessário mudar o ano de exercício para regularizar prestações de contas pendentes ou realizar consultas no sistema.

Para realizar este procedimento vá ao Menu “Ajuda” e Clique em “Alterar Ano Exercício”.

(16)

Figura 9 - Alterar Ano Exercício (1)

Na janela representada pela figura abaixo selecione o ano que deseja operacionalizar o sistema. Após realizadas suas atividades, para voltar ao ano corrente é só fazer o mesmo procedimento.

Figura 10 - Alterar Ano Exercício (2)

3. Principais consultas do sistema

Este item tem por objetivo sanar algumas dúvidas simples acerca da tramitação da PCDP no sistema. Com estas simples consultas o solicitante terá todas as informações necessárias para o bom andamento das solicitações por ele emitidas.

(17)

3.1 Prestação de contas pendentes

Para localizar prestações de contas pendentes de determinado proposto basta ir no Menu “Consultas” e clicar em “Prestação de Contas Pendente” conforme ilustração adiante.

Figura 11 - Consulta Prestação de Contas Pendente (1).

Em seguida aparecerá o campo para inserção do CPF do proposto (figura a seguir).

Ao inserir o CPF do proposto aparecerá a relação de todas as PCDPs emitidas conforme imagem adiante:

(18)

Acerca da imagem acima temos:

a) Na linha “Prest. De Contas Pendente”: aparecerá a relação de todas prestações de contas pendentes constando o número da PCDP, o órgão solicitante, data início, data fim e data – registro viagem, o nome do solicitante com telefone e e-mail.

Atenção!

O nome do solicitante é importante para orientar o proposto de quem é a responsabilidade de realizar sua prestação de contas no sistema.

b) Na linha Registrado – Prest. Contas: aparecerá todas as solicitações com situação regular, ou seja, com prestação de contas efetivadas.

Importante!

Nessa relação aparecem todas as solicitações efetivadas em nome do proposto inclusive as PCDPs emitidas por outros órgãos públicos federais que utilizam o SCDP para concessão de diárias e passagens. 3.2 Consulta Status e Histórico da Viagem

Esta consulta é importante para identificar a situação e localização da PCDP. Deverá ser utilizada sempre que existir dúvida quanto à situação da solicitação, ou seja:

a) Se foi devolvida para correção; b) Se os bilhetes foram emitidos; c) Se foi autorizada pelo proponente;

d) Se foi autorizada pelo ordenador de despesa; e) Se foi realizado o pagamento;

Prestação de contas pendentes. Neste caso não existe pendência.

Prestação de contas Registradas.

(19)

f) Se a prestação de contas foi efetivada.

Para realizar a operação vá ao menu “Consultas” e clique em “Situação da Solicitação” conforme imagem adiante.

Figura 14 - Consulta Status e Histórico da Viagem (1)

Após isso surgirá a seguinte janela.

Realizados os procedimentos acima aparecerá a tela abaixo (figura 16) sendo que ao clicar no link “Clique aqui para verificar o status da viagem” será aberto o fluxograma dos tramites do SCDP e poderá ser identificado onde se encontra a solicitação (observar o fluxograma no item 1.3).

Existem duas formas de acessar a PCDP: A primeira é inserindo o número da solicitação (caso o tenha em mãos).

A segunda é procurando pelo nome numa lista com todas as solicitações em andamento.

Dica: clique na primeira letra do nome do

proposto que será listada a relação de propostos a partir da letra que foi digitada.

(20)

Ao clicar no link “Clique aqui para ver o histórico da viagem” será possível identificar o motivo da devolução bem como ter acesso a todos os despachos realizados durante a tramitação.

3.3 Consulta solicitações por centro de custo

Essa consulta é importante para o solicitante relacionar todas as solicitações de seu centro de custo identificando as que estão com o pagamento efetuado e as que estão pendentes de pagamento.

No Menu “Consultas” clique em saldo de empenho (figura 17).

Figura 17 - Consulta solicitações por centro de custo (1)

Links para visualizar o “status” e o “histórico” da viagem, respectivamente. O “status” é importante para identificar onde se encontra a PCDP.

Já o “histórico” é essencial para consultar o motivo de possíveis devoluções.

(21)

Após isso aparecerá a relação de todos os empenhos dos Centros de Custos da universidade (figura 18).

Importante!

Para esta consulta é importante ter em mãos a relação de todos os empenhos do centro de custo de sua responsabilidade. Recomenda-se salvar a relação de empenhos numa planilha específica.

Identificado o empenho correto clique no triangulo invertido ao lado da coluna “Saldo disponível” conforme figura que segue.

Feito isso surgirá a relação de todas as solicitações realizadas no referido empenho (próxima ilustração) sendo que nos casos onde:

a) O valor devido (última coluna) for igual a zero: revela que o proposto já recebeu os valores referentes às diárias;

b) O valor devido for maior do que zero: indica que o pagamento ainda não foi efetivado.

Importante!

Para verificar o motivo da não efetivação do pagamento clique no número da PCDP que o link abrirá uma janela com todas as informações relativas a viagem onde pode ser consultado o “Status” e o “Histórico da Viagem” conforme a figura 16, do item 3.2 deste manual.

Link (triângulo invertido) para visualizar relação de PCDPs emitidas no empenho.

(22)

3.4 Consulta solicitação de viagem por proposto

Essa consulta possibilita ao usuário do SCDP observar todas as solicitações de um proposto durante o exercício.

Para isso no Menu “Consultas” vá em “Relatórios” e clique em “Solicitação de Viagem por Proposto”.

Figura 20 - Consulta solicitação de viagem por proposto (1)

Selecione o Órgão. Link para acesso à PCDP. Pagamento pendente. Pagamento efetivado.

(23)

Depois de selecionado o órgão insira o nome ou CPF (o sistema não permite a inserção dos dois parâmetros) do proposto conforme figuras abaixo:

Utilize a opção “Fundação

Universidade Federal do Tocantins”, pois ela agrega todas as solicitações de todos os centros de custos da universidade.

(24)

Feito isso aparecerá a relação de todas as solicitações do exercício corrente emitidas para o proposto definido.

Importante!

Para visualizar solicitações de outros exercícios deve ser alterado o ano exercício no sistema, conforme item 2.4.

O número da PCDP tem um link que leva a todas as informações da viagem conforme descrito no item 3.2, figura 16 deste manual. Importante observar o status da viagem na ilustração seguinte.

Link para acesso à PCDP.

O “Status da viagem” identifica se a viagem está em andamento, se foi encerrada, se está com prestação de contas pendentes, entre outras situações.