GCI - DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
LARISSA FERREIRA DO ROSÁRIO DE LIMA
GESTÃO DE DOCUMENTOSARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA
INFORMATIZADO UPO.
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO UPO
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia.
Orientadora: Profª. MARGARETH DA SILVA
NITERÓI 2016
L732 Lima, Larissa Ferreira do Rosário de.
Gestão de documentos arquivísticos digitais: Análise do sistema informatizado UPO/ Larissa Ferreira do Rosário de Lima. – Niterói, RJ, 2016.
56 f.
Orientador: Margareth da Silva.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –
Instituto de Arte e Comunicação Social, Universidade Federal Fluminense, 2016. Bibliografia: f. 53-56
1.Arquivo. 2. Gestão de Documentos. 3. Gestão de Documentos Digitais. 4. Programa de Gestão de Documentos. 5. Sistema Informatizado de Gestão de Documentos Arquivísticos. I. Silva, Margareth da. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO UPO
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia.
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
__________________________________________________ Profª Drª Margareth da Silva – Orientadora – UFF
__________________________________________________ Profª Drª Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza
__________________________________________________ Prof Dr Vitor Manoel Marques da Fonseca
NITERÓI 2016
À minha mãe Eliete, pois ela foi mãe e pai durante toda a minha vida. Sua ajuda, apoio, incentivo e confiança foram imprescindíveis para meu crescimento e para chegar até aqui.
Agradeço primeiramente a Deus, pois a Ele devo tudo. Quando os obstáculos se tornaram cada vez mais presentes, pude sentir sua força me guiando e me impulsionando para seguir minha trajetória de vida.
Agradeço a minha mãe, Eliete Ferreira, pois ela sempre esteve presente em todas as minhas decisões, acreditando em mim, em minha capacidade e ainda, me apoiando quando optei pelo Curso de Arquivologia.
Agradeço a minha tia Rosângela Ferreira e a minha vó Marialva Ferreira, que sempre fizeram o possível para me ajudar em diversas situações e que me deram muito amor, apoio e força para que eu sempre pudesse alcançar meus objetivos.
Agradeço aos meus amigos da faculdade, como Bruno Marques, Dario Roxo, Kívia Viterbo, André Velloso, Camila Macedo por sempre me ajudarem a prosseguir, mesmo quando estava tudo muito difícil.
Agradeço também àqueles amigos aos quais me afastei durante estes quatro anos de curso, pois mesmo com certo distanciamento eles foram essenciais para minha formação enquanto pessoa e sempre me deram muita força e apoio, independentemente da situação. Dentre eles, gostaria de ressaltar Raíssa Abreu e Ana Carolina, as duas melhores amigas que alguém poderia ter. E também, agradecer a Isaac Gonçalves, o conheço desde que nasci e após se tornar meu namorado, se tornou ainda mais essencial por todo amor e apoio que me dedicou em toda esta trajetória.
Agradeço também a todos meus tios e tias e a outros amigos que não citei por todo o carinho, amor, apoio, confiança e por sempre desejarem o melhor para mim.
Agradeço a minha supervisora de estágio, Lívia Ramos, uma ótima arquivista que sempre foi muito atenciosa comigo e sempre estava presente para esclarecer minhas dúvidas.
Agradeço também a minha orientadora, Margareth Silva, por ter aceitado me orientar depois de um período perdido, por ter me ajudado muito, sendo bastante sincera, atenciosa e exigente quanto a tudo que eu produzi e por ter, durante todo este período, contribuído com todo o seu conhecimento para minha formação.
Este trabalho trata sobre a gestão de documentos e a gestão de documentos digitais. A partir do levantamento da literatura arquivística, ocupou-se em demonstrar o que é preconizado pelos autores da área para a elaboração, utilização e manutenção e destinação de documentos arquivísticos nos ambientes tradicional e eletrônico. Ressalta que somente por meio da gestão de documentos, uma entidade pública ou privada poderá garantir a preservação da organicidade, da autenticidade, da integridade e da confiabilidade dos documentos arquivísticos tradicionais e digitais que produz ou custodia, bem como alcançar eficiência administrativa. Apresenta, ainda, a análise do sistema UPO, verificando sua aderência aos requisitos do e-ARQ Brasil (2011). Por meio desta análise foi possível concluir se a atuação deste sistema é capaz de satisfazer, adequadamente, os requisitos de um sistema que registre, controle e garanta a relação orgânica entre os documentos arquivísticos.
Palavras-chave: Arquivo. Gestão de documentos. Gestão de documentos digitais. Programa de gestão de documentos. Sistema informatizado de gestão de documentos arquivísticos.
This work deals with the records management and electronic record management. From the survey of archival literature, minded to demonstrate what is recommended by area authors for development, using and support and destination of records in traditional and electronic environments. Points out that only through record management, a public or private entity can ensure the preservation of organicity, authenticity, integrity and reliability of traditional and digital records producing or custody, as well as achieve administrative efficiency. Also presents the analysis of the UPO system by checking their compliance with the requirements of e-ARQ Brazil (2011). Through this analysis it was concluded that the performance of this system is able to meet rightly, the requirements of a system that register, control and guarantee the archival bond between records.
Keywords:Archives. Records management. Electronic records management. Records management program. System computerized records management.
1 INTRODUÇÃO ... 8
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS ...11
2.1 ARQUIVO ... 11
2.2 INFORMAÇÃO E DOCUMENTO ... 13
2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ... 14
2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL ... 17
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS FUNDAMENTAIS ...20
3.1 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS... 27
3.2 SISTEMA DE ARQUIVOS E SISTEMA DE INFORMAÇÃO ... 30
3.3 SISTEMA DE REGISTRO ... 31
3.4 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS . 33 4 ANÁLISE DO SISTEMA UPO: FUNCIONALIDADE E REQUISITOS ... 38
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...51
1 INTRODUÇÃO
O conceito de gestão de documentos começou a ser desenvolvido nos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial e nesta época, visava primeiramente procurar soluções para o armazenamento e a racionalização da produção e eliminação de documentos.
Os Estados Unidos apresentavam diversos problemas de acúmulo de documentos nos órgãos produtores, que por sua vez, necessitavam de soluções mais abrangentes por parte do recém-criado National Archives.
A era da administração científica, nesse processo, foi de suma importância, uma vez que forneceu os subsídios necessários para a racionalização e modernização da administração pública, por meio da aplicação de seus princípios de economia e eficiência, para solucionar os problemas relacionados aos arquivos.
Desta forma, o conceito e a prática de gestão de documentos passaram a ser de grande interesse para o governo americano. Tornou-se um tema muito discutido e por isso, foi objeto de criação de muitas comissões e iniciativas que objetivavam apresentar soluções para os problemas encontrados nos arquivos.
O conceito de gestão de documentos na visão norte-americana se baseia no conceito de ciclo de vida dos documentos de arquivo, que compreende três fases: criação, utilização e manutenção e destinação final. Durante todo este ciclo, os documentos arquivísticos irão obter o tratamento adequado para seu uso e posterior conservação no caso de serem recolhidos para a guarda permanente.
O tratamento arquivístico, por meio da adoção dos princípios fornecidos pela gestão de documentos, trouxe inúmeros benefícios às entidades produtoras de documentos. A partir dela, tornou-se possível aos arquivos, desempenhar a função de apoio à tomada de decisões administrativas, reduzir a massa documental acumulada, ganhar espaço físico, fornecer acesso fácil e rápido aos documentos, economizar recursos financeiros, dentre outros.
A Revolução das Tecnologias de Informação e Comunicação, que ocorreu no final do século XX, exerceu um papel essencial para a sociedade como um todo e também para os arquivos. Esta possibilitou a disseminação do formato digital para registrar os atos e fatos de pessoas e organizações no desempenho de suas funções e ainda, foi de grande importância para os programas de gestão de documentos. Os benefícios trazidos por este formato são muitos, dentre eles se destacam, por exemplo, a rapidez na tramitação, na recuperação, no acesso aos documentos e ainda, a redução de espaço físico, uma vez que o armazenamento passou a ser realizado em sistemas informatizados.
Entretanto, por mais que o documento digital tenha trazido inúmeros benefícios, também trouxe novos desafios no que concerne ao tratamento e organização dos arquivos, fazendo com que os profissionais e estudiosos da Arquivística se mobilizassem para encontrar soluções capazes de garantir a autenticidade, o acesso e preservação destes documentos ao longo do tempo. Atualmente, ainda existem muitos desafios relacionados ao documento arquivístico digital. Um dos mais importantes, diz respeito à obsolescência tecnológica e a degradação das mídias que dificultam sua preservação e acesso em longo prazo.
Outro desafio de grande impacto na Arquivologia é a incerteza por parte dos profissionais da área quanto à validade de aplicação da teoria tradicional arquivística no tratamento de documentos arquivísticos digitais. Por isso, muitos estudos e iniciativas foram realizados ao longo do tempo, objetivando melhorar as práticas de gestão e preservação no ambiente eletrônico.
Os trabalhos desenvolvidos pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, especialmente pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE, nesse sentido, merecem grande destaque, já que desenvolvem importantes iniciativas no que diz respeito à gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais, com o objetivo de melhorar as condições dos arquivos no país. Uma iniciativa importante desenvolvida pela CTDE é o e-ARQ BRASIL – Modelo de Requisitos Para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, que tem por objetivo fornecer as entidades produtoras/recebedoras de documentos arquivísticos digitais, os requisitos técnicos necessários para garantir a autenticidade e a confiabilidade deles, assim como posterior acesso, sempre que for solicitado.
A literatura arquivística concernente aos documentos digitais é vasta, porém ainda são poucos os trabalhos sobre a gestão e preservação de documentos digitais com uma abordagem da Arquivologia. Por isto, este trabalho é relevante, uma vez que demonstra, sob a visão arquivística, as funções que os sistemas informatizados devem apresentar, bem como o que eles devem garantir para que pessoas e entidades que produzam documentos nato-digitais no desempenho de suas funções, possam geri-los e preservá-los de forma adequada.
Este trabalho tem por objetivo investigar a importância dos conceitos e métodos arquivísticos para a compreensão e identificação dos documentos digitais, bem como para o desenvolvimento de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos que atendam satisfatoriamente às necessidades de registro, tramitação e classificação. Além disso, procuramos verificar também a aderência do sistema UPO aos requisitos do e-ARQ BRASIL (2011), modelo que especificou as exigências que um sistema deve ter para garantir as
assegurar que estes permaneçam preservados e acessíveis. No caso do sistema UPO, como é um sistema de protocolo, isto é, registra e controla a tramitação de processos e documentos, a sua aderência será verificada nos requisitos referentes à organização, gerenciamento de dossiês e volumes e pesquisa e localização, já que a característica mais importante que um sistema de protocolo deve controlar é a relação orgânica, por meio da atribuição do registro e da classificação.
Para a elaboração deste trabalho, foi necessário realizar pesquisa bibliográfica, que além dos clássicos da literatura arquivística relacionados à gestão de documentos, também incluiu as resoluções e publicações técnicas do CONARQ e grande parte do que foi produzido pelo projeto InterPARES, que incorporou os conceitos e métodos da Diplomática para identificar os documentos arquivísticos digitais. Além disso, foi realizada a análise do sistema UPO por meio dos requisitos do e-ARQ BRASIL, a fim de verificar se este sistema atende de forma satisfatória as necessidades de registro, tramitação e classificação. Este trabalho tem como foco principal o momento de elaboração e feitura do documento arquivístico e desta forma, não será analisado o arquivo da instituição C.
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Neste capítulo serão abordados os principais conceitos já consagrados pela Arquivísticacom o objetivo de fornecer o embasamento necessário para um maior aprofundamento das questões que serão tratadas neste trabalho. Em virtude disso, os seguintes termos serão conceituados: arquivo, informação, documento, documento arquivístico, documento digital e documento arquivístico digital.
2.1 ARQUIVO
O termo arquivo, na Arquivologia, é polissêmico e esta propriedade é capaz de causar alguns equívocos concernentes a sua interpretação, inclusive para arquivistas experientes.
Segundo afirma Schellenberg (2006, p.35), os problemas relativos às significações assumidas pelos termos nesta área ocorrem porque
a arquivística, ainda que relativamente nova, não carece de substância científica ou de erudição e fugindo à regra, tentou evitar uma terminologia especializada. Mas, pelo simples uso de termos comuns, os arquivistas muitas vezes caem na obscuridade em sua literatura técnica.
O emprego do termo “arquivo” é capaz de exemplificar esta obscuridade, uma vez que é utilizado para definir dois elementos de enorme e igual importância para esta área. Assumindo seu primeiro significado como relativo à instituição que produz e recebe documentos no curso de suas atividades, em decorrência de suas funções, temos, por exemplo, as definições apresentadas pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional – DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.27) “2) Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos; 3) Instalações onde funcionam arquivos; 4) Móvel destinado á guarde de documentos”.
Outra definição semelhante é apresentada pelo Dicionário Caldas Aulete1, arquivo como o “3. Lugar, entidade, instituição etc. onde se guardam esses documentos e elementos de informação; 4. Móvel próprio para se guardar documentos, de forma a conservá-los e permitir fácil localização e acesso”.
1
A segunda significação que o termo arquivo pode assumir, diz respeito a considerá-lo como um fundo arquivístico.
Conjuntos documentais produzidos/recebidos/acumulados pelas entidades públicas ou privadas no exercício de suas funções, conjuntos de documentossobre os quais a arquivística vai aplicar sua teoria, metodologia e práxis para chegar a seus objetivos (BELLOTTO, 2002, p.5).
É importante ressaltar que este conjunto documental pode apresentar suportes de naturezas diversas.
Arquivo é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973, p.13).
Deve-se ainda ressaltar que o produtor de um arquivo pode ser uma pessoa física ou jurídica, atuar no âmbito público ou privado, ser uma família ou entidade coletiva, que produzem e/ou acumulem documentos com a finalidade de cumprir as funções que lhes cabem.
Isto pode ser evidenciado pelo DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.27), quando afirma que o arquivo é o “conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte”.
Segundo Jenkinson (1937, p.13 apud SCHELLENBERG, 2006, p.36), arquivos são documentos
produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua própria informação.
A função do arquivo não se limita a fornecer apoio às atividades administrativas. Os conjuntos documentais podem assumir valores para além dos motivos de sua criação, como apresentado por Brenneke (1953, p.97 apud SCHELLENBERG, 2006, p.37), arquivo é “o conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado”.
Ainda neste sentido, segundo Casanova (1928, p.9 apud SCHELLENBERG, 2006, p.37), arquivo é a “acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa”.
2.2 INFORMAÇÃO E DOCUMENTO
Os termos “informação” e “documento” são o objeto de estudo e trabalho de todas as áreas vinculadas a Ciência da Informação, assim como também apresentam enorme importância para áreas afins.
As definições referentes a estes dois termos, a partir das inovações tecnológicas, passaram a ser demasiadamente próximas, muitas vezes, até mesmo equivalentes.
A informação, segundo o projeto InterPARES 2 (INTERPARES, 2007), “é um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo ou espaço”.
De acordo com o DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.107), a informação é o “elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento”.
Para Le Coadic (1996, p.5), a informação é
um conhecimento inscrito (gravado) sob a forma escrita (impressa ou numérica), oral ou audiovisual. A informação comporta um elemento de sentido. É um significado transmitido a um ser consciente por meio de uma mensagem inscrita em um suporte espacial-temporal: impresso, sinal elétrico, onda sonora, etc.
O documento, por sua vez, como afirma o DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.73), é a “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”.
Bellotto (2006, p.35) define documento como
qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana.
Ainda neste sentido, Heredia (1991, p.122 apud RONDINELLI, 2011, p.49) afirma que
documento em um sentido muito amplo e genérico é todo registro de informação independentemente de seu suporte físico. Abarca tudo o que pode transmitir o conhecimento humano: livros, revistas, fotografias, filmes, microfilmes [...], mapas [...], fitas gravadas, discos, partituras [...], selos, medalhas, quadros [...] e de maneira geral tudo o que tenha um caráter representativo nas três dimensões e que esteja submetido à intervenção de uma inteligência ordenadora.
Assim, a partir destas definições, é possível afirmar que o documento é o registro de informações, de naturezas diversas, fixadas ou registradas em um suporte qualquer e que pretende expressar ou comunicar algum dado, fato ou acontecimento.
Segundo o Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa (2001, p.1069 apud RONDINELLI, 2011, p.31), documento é
[...] qualquer escrito usado para esclarecer determinada coisa; qualquer objeto de valor documental (fotografias, peças, papéis, filmes, construções etc.) que elucide, instrua, prove ou comprove cientificamente algum fato, acontecimento, dito etc...
Esta definição, por sua vez, apresenta o documento a partir de outra concepção, demonstrando seu caráter probatório, uma vez que a matéria nele registrada pode servir de testemunho referente a algum fato ocorrido.
2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Os documentos arquivísticos são aqueles
produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais, administrativos ou legais. Tratam, sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte (BELLOTTO, 2006, p.37). Uma definição semelhante foi apresentada por Schellenberg (2006, p.41), em que afirma que os documentos arquivísticos são
todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.
A partir destas definições, é possível estabelecer e destacar as diferenças existentes entre um documento de arquivo e um documento produzido por outra área do conhecimento, como por exemplo, a Biblioteconomia. A respeito dessas diferenças, torna-se necessário fazer algumas observações sobre os documentos arquivísticos.
Os documentos arquivísticos, segundo Duranti (1994, p.51) possuem cinco características ou propriedades que garantem a preservação e a veracidade do registro dos atos e fatos que lhes deram origem.
A primeira característica é a imparcialidade. A imparcialidade, para Duranti (1994, p.51) refere-se ao motivo de criação do documento arquivístico. Ou seja, o documento de arquivo é produzido com o seguinte objetivo:
(desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram que não são escritos “na intenção ou para a informação da posteridade”, nem com a expectativa de serem expostos ou com o receio do olhar do público. Assim, os documentos fornecem “provas originais porque constituem uma parte real do corpus dos fatos, do caso”. Porque trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem, eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns interesses não gostariam de ver revelados. Proteger os documentos contra a manipulação ilegítima ou a destruição é portanto o primeiro dever dos arquivistas.
Isto significa dizer que, os documentos arquivísticos, somente são criados para cumprir atividades e refletir fielmente os atos e fatos que lhes originaram, o que não permite que outras intencionalidades sejam expressas nestes documentos, mesmo que as pessoas que lidam diretamente com a produção deles tenham opiniões contrárias ao que eles expressam.
A segunda característica é a autenticidade, que de acordo com Duranti (1994, p.51), está vinculada ao continuum da criação, manutenção e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação, e “são definitivamente separados para preservação, tacitamente julgados dignos de serem conservados” por seu criador ou legítimo sucessor como “testemunhos escritos de suas atividades no passado”. Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.
Desta forma, os documentos arquivísticos devem ser custodiados, por meio de procedimentos seguros, que sejam capazes de protegê-los contra eventuais adulterações ou corrupções em sua forma ou conteúdo.
A terceira característica é a naturalidade, que, como afirma Duranti (1994, p.52), diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são “coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração”. O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada.
Isto significa que, o documento de arquivo é produzido de maneira involuntária, natural, “no sentido de necessário para o funcionamentodo sistema jurídico, pois é criado no
decurso de uma atividade”. É o resíduo material da ação que lhe dá origem ou a “própria ação autodocumentada” MENNE-HARITZ (1998 apud RODRIGUES, 2010, p.177).
A quarta característica é o inter-relacionamento. De acordo com Duranti (1994, p.52), cada documento está intimamente relacionado “com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) seu significado depende dessas relações”. As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único documento não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória.
Neste sentido, o documento arquivístico só pode ser entendido dentro do seu contexto de produção, uma vez que apresenta relação direta com os outros documentos que fazem parte do mesmo conjunto e com a atividade que lhes deu origem e esta atividade, por sua vez, está relacionada diretamente com a função finalística da entidade produtora. Desta forma, pode-se dizer que os documentos de arquivo, ao serem produzidos, preservam relação orgânica entre si e com a entidade que lhes originou.
A quinta característica é a unicidade. Para Duranti (1994, p.52), esta característica “provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”. Assim, mesmo que existam diversas cópias de um documento arquivístico, cada cópia exerce um papel diferente na estrutura a qual está relacionada. Cada cópia de um mesmo documento, que esteja alocada, por exemplo, em diversos setores de um mesmo órgão, será considerada como resultado da atividade que este setor desempenha para o órgão em questão.
É importante ressaltar outras observações acerca dos documentos arquivísticos, como por exemplo, seu caráter probatório, isto é, comprovar e/ou testemunhar atos e fatos, como Camargo e Machado (2000, apud RODRIGUES, 2010, p.175) afirma
[...]a origem do arquivo obedece a imperativos de ordem prática, corresponde à necessidade de constituir e conservar registros das ações e de fatos, a título de prova e de informação. [...] Esse é o sentido original e primário da acumulação de documentos em toda e qualquer entidade, pública ou privada. Produzidos no decorrer de ações administrativas e conservados a título de prova, os documentos são capazes de refletir, como um espelho fiel, o próprio curso dos atos que lhes deram origem. Atos e registros são elementos inseparáveis.
Outra observação se refere ao fato de que os documentos arquivísticos podem apresentar qualquer forma e estar registrados em qualquer suporte. Neste sentido, a CTDE (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004, p.3) afirma que o documento de arquivo é
Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Tais elementos são: a) Suporte: base física do documento; b) Forma: textual, iconográfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, carimbo e outros. E, por último, é importante ressaltar os valores primário e secundário dos documentos de arquivo, pois eles estão diretamente relacionados com a decisão por parte das entidades produtoras em preservar ou não, estes documentos, em longo prazo. Como Schellenberg (2006, p.180) afirma
os valores inerentes aos documentos públicos modernos são de duas categorias: valores primários, para a própria entidade onde se originam os documentos, e valores secundários, para outras entidades e utilizadores privados. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi criado – administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos são, é lógico, de primeira importância. Mas os documentos oficiais são preservados em arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores são de interesse para outros que não os utilizadores iniciais.
Isto significa dizer que, aos documentos arquivísticos podem ser atribuídos valores que diferem dos motivos de sua criação. Nenhum documento de arquivo é produzido para ser histórico, mas ao se proceder a avaliação do conjunto documental produzido por uma entidade, é possível que seja identificada a existência do valor probatório e então, torne-se necessário preservá-los permanentemente.
2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
As definições referentes ao documento digital e o documento eletrônico são muito similares, fazendo com que, muitas vezes, sejam considerados sinônimos.
O documento digital, de acordo com o DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.75), é o “documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional”.
Definição semelhante foi assumida no Glossário da CTDE (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.13), em que o documento digital é a “Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional”.
O Glossário do Projeto InterPARES 3 (2012b) define o documento digital das seguintes formas: “Um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é
salvo, e que é tratado e gerenciado como um documento” e “Informação registrada codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional”.
Já o documento eletrônico é definido pelo DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.75) como o “Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais”.
No Glossário da CTDE (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.13), documento eletrônico é a “Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico”.
Como afirma Rondinelli (2011, p.226), isto significa dizer que “todo documento digital é eletrônico mas nem todo documento eletrônico é digital. Um exemplo seria uma fita cassete cujo som, embora necessite de um equipamento eletrônico para ser ouvido, não se apresenta codificado em bits”.
Já o documento arquivístico digital é definido no Glossário da CTDE como um “documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.13).
Seguindo esta ideia, Rondinelli (2011, p.227), afirma que o documento arquivístico digital
é um documento, isto é, “uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada), com uma sintática estável [...]”, “[...] produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades [...]”, “[...] codificado em dígitos binários e interpretável por um sistema computacional”, em suporte magnético, ótico ou outro.
É importante ressaltar que, de acordo com a Diplomática, para que um documento digital possa ser reconhecido como documento arquivístico, ele também precisa apresentar os mesmos elementos formais
“1) forma fixa; 2) conteúdo estável; 3) relações explícitas com outros documentos arquivísticos dentro ou fora do sistema digital; 4) contexto administrativo identificável; 5) autor, destinatário, e escritor; e 6) ação na qual o documento participa ou que o documento apóia em termos de procedimentos ou como parte do processo de tomada de decisão” (DURANTI, 2005, p.7).
Afirmar que o documento arquivístico digital deve apresentar forma fixa e conteúdo estável, significa dizer que ele
tem que manter a mesma apresentação que tinha quando “salvo” pela primeira vez. Está-se, pois, falando da estabilidade do documento arquivístico digital a qual se encontra presente no conceito de documento
arquivístico de maneira implícita e explícita, conforme se considere sua conotação arquivística ou diplomática (RONDINELLI, 2011, p.227).
Quanto às relações explícitas com outros documentos arquivísticos dentro ou fora do sistema digital, é necessário enfatizar que o documento arquivístico digital também tem que ser enxergado dentro de seu contexto de produção, em que ele esteja ligado diretamente às atividades que lhes deu origem e com os outros documentos do fundo da entidade produtora.
Com relação ao contexto administrativo identificável, como afirma Rondinelli (2011, p.228), “trata-se de uma hierarquia de estruturas fora do documento arquivístico na qual se dá sua produção e gestão”, ou seja, evidenciar alguns elementos pertinentes à proveniência dos documentos arquivísticos.
No que concerne ao autor, destinatário e escritor, são as pessoas previamente identificadas no processo de produção do documento arquivístico.
E, por fim, no que diz respeito à ação, “esta se refere ao fato do documento arquivístico participar ou simplesmente apoiar uma ação, significando que sua produção pode ser obrigatória ou facultativa” (RONDINELLI, 2011, p.228).
Todas as definições aqui apresentadas explicitam as peculiaridades de cada um destes elementos, demonstrando, desta forma, que eles devem ser vistos de maneira diferente e, portanto, o tratamento aplicado a cada um, também deve se adequar as especificidades levantadas. Além disso, o entendimento acerca dos conceitos arquivísticos é extremamente necessário para a implementação da gestão de documentos em órgãos e entidades produtoras.
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Este capítulo tem como objetivo principal apresentar o conceito de gestão de documentos, os instrumentos resultantes deste processo e demonstrar a grande transformação que este processo trouxe para a Arquivologia, no sentido de priorizar os procedimentos de criação e eliminação de documentos. Enfatizamos ainda, que os princípios e métodos fornecidos pela gestão de documentos são a base para gerir não somente os documentos arquivísticos tradicionais, mas também os digitais.
Os documentos são produzidos pelas administrações, públicas ou privadas, no desempenho de suas atividades. Quando se passou a perceber a importância destes documentos devido ao seu caráter, muitas vezes probatório e/ou testemunhal, várias iniciativas surgiram principalmente após a Revolução Francesa, com o objetivo de protegê-los dos riscos que as condições de armazenamento ocasionavam.
A partir da segunda metade do século XIX, o foco da preocupação do governo americano era estabelecer métodos para gerir a documentação produzida com economia e eficiência, visando principalmente, a eliminação racional dos documentos que já não eram úteis, e que, por sua vez, somente atrasavam o cumprimento dos procedimentos necessários às rotinas das administrações públicas.
Na primeira metade do século XX, os problemas referentes à produção, conservação e eliminação de documentos estavam se agravando e em 1934, o Parlamento americano votou a National Archives Act, que de acordo com Llansó I Sanjuan (1993, p.69, tradução nossa),
este texto marca a entrada dos Arquivos Nacionais no campo da gestão de documentos. A lei previa “a concentração e a preservação no edifício dos Arquivos Nacionais de todos os arquivos inativos do Governo dos Estados Unidos de um valor administrativo ou de interesse histórico”, ao mesmo tempo que outorgava os poderes correspondentes ao Arquivista dos Estados Unidos. Estes poderes consistiam em inspecionar os arquivos do Governo Federal, requerer a transferência dos documentos –records-, definir as categorias de documentos para transferir, estabelecer os regulamentos que as regeriam e fazer recomendações ao Congresso para a destruição de documentos.
Mesmo após a votação desta lei, a produção documental continuou crescendo em toda a administração federal e com a entrada dos Estados Unidos na Segunda Guerra Mundial, a situação se tornou ainda mais crítica, uma vez que não havia espaço suficiente para armazenar os documentos produzidos em virtude das novas demandas trazidas por esta guerra.
Algumas comissões foram criadas com o objetivo de solucionar todos estes problemas, porém as ações mais significativas vieram “das Comissões Hoover (1947 e 1953,
respectivamente) e do Federal Records Act, de 1950, que determinava que os organismos governamentais deveriam dispor de um records management program”. (INDOLFO, 2007, p.32).
De acordo com Indolfo (2007, p.32), as Comissões Hoover
estabeleceram as práticas para a consolidação da área, no período de 1950-1960, introduzindo ações voltadas para o controle da produção documental, a racionalização das eliminações e a conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda intermediária, bem como a difusão de manuais de procedimentos.
Entretanto, o conceito de gestão de documentos, tradução do termo inglês records managementjá vinha, desde 1940, sendo elaborado pelos Estados Unidos. De acordo com Indolfo (2007, p.30-31), a ótica deste conceito “inicialmente, era nitidamente mais administrativa e econômica do que arquivística, uma vez que se tratava, essencialmente, de otimizar o funcionamento da administração, limitando a quantidade de documentos produzidos e o prazo de guarda”.
Segundo Jardim (1987, p.35), a legislação americana estabelecia como records management
O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação e centros de arquivamento intermediários ou outras instalações para armazenagem.
De acordo com Bernardes (1998, p.11), a gestão de documentos é o
conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.
Para Lawrence Burnet (apud JARDIM, 1987, p.35), a gestão de documentos é
o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Para o DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.100), gestão de documentos é o “Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado de administração de documentos”.
Atualmente, a legislação americana2 define records managemente desta forma:
o termo “gestão de documentos” significa o planejamento, controle, direção, organização, treinamento, promoção e outras atividades gerenciais referentes à criação de documentos arquivísticos, manutenção e uso dos documentos arquivísticos e destinação dos documentos arquivísticos de forma a obter documentação adequada e apropriada das políticas e transações do Governo Federal e a administração efetiva e econômica das operações das agências. O Art. 3º da Lei 8.159 de 1991 define gestão de documentos como
o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Todas estas definições enfatizam a importância da gestão de documentos para a eficiência administrativa e, para que este objetivo seja alcançado, esta deve exercer pleno controle sobre o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. Segundo Indolfo (2007, p.31),
O norte-americano Philip C. Brooks é identificado como o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo vital dos documentos, conceito que se materializou na criação de programas de gestão de documentos e na implantação de arquivos intermediários, pois segundo Duranti (1994) ele reconhecia a necessidade dos arquivistas desviarem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida, contribuindo desta forma, para a implementação de melhores procedimentos de guarda e a formulação de políticas necessárias a uma gestão responsável de documentos.
Como aponta Rhoads (1989, p.3, tradução nossa),
Um sistema completo de gestão de documentos lida com tudo o que acontece com um documento ao longo de seu “ciclo de vida”, a partir do seu “nascimento”, ao longo de toda a sua “vida produtiva” como um meio de executar as funções da organização até sua “morte” ou eliminação quando servir a tudo o que poderia servir utilmente, ou em “reencarnação”, como arquivos, se precisa ser preservado de forma permanente. Estas atividades são divididas em três fases, que podem ser definidas como: 1) a criação do documento; 2) utilização e manutenção do documento; e 3) eliminação do documento.
É necessário destacar que um programa de gestão de documentos, deve preferencialmente, para alcançar toda a eficiência desejada em suas fases de desenvolvimento, realizar alguns processos previamente.
Inicialmente, é necessário prévio e profundo estudo acerca do histórico e do regimento da entidade que irá estabelecer o programa de gestão de documentos, com a finalidade de
2
United States. United States Code. Title 44, Chapter 29, §2901. Disponível em: http://www.archives.gov/about/laws/records-management.html. Acesso em 05 jul. 2016.
entender toda sua estrutura organizacional, seu contexto jurídico-administrativo, assim como sua missão e seus objetivos. Realizar também, uma análise acerca do fundo arquivístico desta entidade, buscando, com isso, identificar os tipos de documentos que são produzidos e o contexto de produção que os originou.
Proceder à classificação de documentos que, para Schellenberg (2006, p.83), é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem às necessidades das operações correntes.
De acordo com Gonçalves (1998, p.12),
O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. Podemos entender que a classificação é, antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou não em estruturas específicas, como departamentos, divisões etc.). [...] A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente. Esse esquema é chamado “plano de classificação”.
A avaliação de documentos, por sua vez, é o
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. [...] A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos (BERNARDES, 1998, p.16).
O instrumento de gestão de documentos resultante da avaliação é a tabela de temporalidade, que assim como o plano de classificação, deve ser aprovado pela autoridade competente.
Dito isso, voltaremos às fases de um programa de gestão de documentos. A primeira fase, de acordo com Rhoads (1989, p.4, tradução nossa),
É especialmente necessário porque se administrada de maneira efetiva: 1) evitará a criação de documentos desnecessários, diminuindo assim o volume dos que devem ser manipulados, controlados, armazenados e eliminados; 2) aumentará a utilidade e o valor dos documentos necessários; e 3) garantirá uma utilização adequada da micrografia e a automatização durante todo o ciclo de vida do documento.
Esta fase engloba a “concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos” (JARDIM, 1987, p.36).
A segunda fase,
Mencionada às vezes com o nome de utilização e manutenção de documentos, compreende o controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização. Esta atividade abarca medidas destinadas a assegurar: 1) a pronta disponibilidade da informação e dos documentos necessários; 2) a utilização rentável da informação e dos documentos atuais; e 3) a seleção de suprimentos, equipamentos e locais para o armazenamento de documentos (RHOADS, 1989, p.5, tradução nossa”.
Esta fase engloba a
criação e melhoramento dos sistemas de arquivo e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos (JARDIM, 1987, p.36).
A terceira fase, eliminação de documentos, como aponta Rhoads (1989, p.8, tradução nossa),
É difícil, porque requer uma série de decisões acerca da conservação de documentos como documentação permanente que seja testemunho da história de um país e sobre o período de conservação de outros documentos por razões administrativas e jurídicas. Neste processo são envolvidos tanto os arquivistas como os gestores de documentos. Os países utilizam diferentes procedimentos para adotar essas decisões, mas todo programa eficaz de eliminação de documentos deverá prever de uma forma ou de outra as seguintes atividades: 1) identificação e descrição de documentos por séries ou classes; 2) determinação destas séries ou classes para sua conservação ou eliminação; 3) avaliação para determinar que documentos devem ser conservados permanentemente nos arquivos; 4) eliminação periódica dos documentos que não são permanentes; e 5) transferência dos documentos permanentes aos arquivos nacionais.
Esta fase, como aponta Jardim (1987, p.36), engloba “a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas”.
Rhoads (1989) ressalta ainda que é necessário que a administração nacional de arquivos, preferencialmente, estabeleça e dirija o sistema de gestão de documentos para que este seja eficiente. Entretanto, é necessário também que diversos organismos produtores de documentos de arquivo estejam envolvidos neste processo.
Este autor também destaca que os administradores destes organismos precisam entender os propósitos da gestão de documentos e tratá-la como prioridade. Além disso, é necessário que haja um profissional responsável em implementar a gestão de documentos dentro do organismo, se relacionar com os arquivos centrais do Estado e com as autoridades encarregadas pela gestão de documentos e ainda, treinar profissionais para desenvolverem atividades dentro dos arquivos (RHOADS, 1989).
Com tudo isso, torna-se necessário enfatizar que a gestão de documentos engloba todo e qualquer documento de arquivo, independentemente do suporte, tipo, gênero, formato, ou ainda o local e momento de produção. Neste sentido, todos os documentos devem ser geridos de forma que haja a manutenção do controle sobre seu ciclo de vida.
Além disso, é preciso destacar que as entidades produtoras de documentos que atuam no âmbito privado, devem também implementar a gestão de documentos e agir de forma a respeitar a legislação arquivística nacional.
No Brasil, o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão diretamente ligado ao Arquivo Nacional, é responsável por coordenar programas de gestão de documentos no âmbito público e também fornecer diretrizes para o âmbito privado, desde que este, produza documentos de caráter público.
Cabe ressaltar que, no Brasil, a visão mais difundida acerca do processo de gestão de documentos apoia-se sobre a teoria das três idades, que como afirma Bellotto (2002, p.26),
é a sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo. Este ciclo compreende três idades que, desde o ponto de vista da administração, seriam a dos documentos ativos, a dos semi-ativos e a dos inativos. Mas a denominação mais difundida é a que corresponde aos usos desses documentos: correntes, ou de gestão, ou setoriais; intermediários ou semicorrentes; e permanentes ou históricos (ou de idade histórica).
A primeira idade, também conhecida como idade corrente,
corresponde à produção do documento, sua tramitação, a finalização de seu objetivo, conforme o caso, e sua primeira guarda. O conteúdo desse documento, o chamado valor primário, coincide com as razões de sua criação. Os documentos, nessa idade, estão nos arquivos administrativos, ativos, correntes ou de gestão. [...] As funções ou tarefas arquivísticas dessa fase são o apoio à produção e à tramitação, a classificação, o servir à consulta administrativa (que é frequente), a primeira guarda, a conexão do documento com seus prazos de destinação, estabelecidos pelas tabelas de temporalidade (BELLOTTO, 2002, p.26).
A segunda idade, também conhecida como idade intermediária,
indica o fim do seu valor primário máximo, sua vigência; é quando já terminaram os direitos produzidos por sua criação. Os documentos passam, então, a semi-ativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor
primário, mas por razões mais jurídicas que administrativas. É uma retenção temporária esta, a que se dá nos arquivos intermediários, por razões de precaução e para guardar os prazos indicados pelas tabelas de retenção (BELLOTTO, 2002, p.26).
A terceira idade, também conhecida como idade permanente,
os documentos passam à retenção permanente. As funções arquivísticas são o registro, a adaptação da classificação (o arranjo), depois das eliminações ditadas pelas tabelas de temporalidade, descrição e difusão. Esses documentos não servem mais a administração, e sim à pesquisa. Esta pode ser feita por historiadores, jornalistas, juristas, profissionais em geral e pelos cidadãos, com fins culturais ou pessoais (BELLOTTO, 2002, p.27).
O CONARQ, ao longo dos anos, criou diversas resoluções com o objetivo de instruir os membros do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, no desenvolvimento dos processos indispensáveis ao estabelecimento de programas de gestão de documentos eficientes.
A Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 1995), por exemplo, enfatiza a necessidade de realização da classificação em arquivos correntes, ou seja, aqueles cujos documentos servem diretamente às atividades administrativas das entidades. Além disso, ressalta a necessidade da adoção do plano/código de classificação funcional para a racionalização do fluxo documental, bem como para a organização, arquivamento, recuperação e destinação final de documentos de forma eficiente e segura.
A Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014), estabelece que órgãos e entidades que atuem no âmbito público, para eliminarem documentos, devem formar uma Comissão Permanente de Avaliação – CPAD que deverá ser constituída e autorizada por instituição arquivística pública em sua esfera de competência.
Devem, além disso, avaliar os documentos sob sua custódia, elaborar tabela de temporalidade, selecionar os documentos que deverão ser destinados à guarda permanente e os que deverão ser eliminados, elaborar uma Listagem de Eliminação de Documentos que também deverá ser aprovada e autorizada pela autoridade em sua esfera de competência, elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos para que interessados possam recorrer a esta decisão e por fim, eliminar os documentos e registrar informações referentes a este processo em um Termo de Eliminação de Documento.
3.1 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS
O aumento da produção de documentos arquivísticos trouxe novos desafios às entidades no que concerne ao seu tratamento. Os procedimentos da gestão de documentos, neste sentido, foram fundamentais, uma vez que fornecem os subsídios necessários à organização e manutenção dos arquivos.
A modernização das administrações a partir do surgimento e difusão das tecnologias da informação e comunicação acabou resultando na produção de documentos arquivísticos no ambiente eletrônico, devido principalmente, a fatores como a facilidade de processamento, transmissão, armazenamento e acesso.
Porém, a fragilidade dos suportes digitais trouxe algumas preocupações aos arquivistas, a mais importante diz respeito a produzir e manter os documentos arquivísticos digitais de forma a assegurar sua confiabilidade, sua autenticidade, sua preservação e o acesso em longo prazo. Em decorrência disso, foram produzidos muitos estudos e iniciativas que visam à proteção destes documentos.
Segundo Rocha e Silva (2007, p.115),
O International Research on the Preservation of Authentic Records in Electronic Systems (Projeto InterPARES) define em seu glossário que um documento confiável é aquele que se apresenta completo e cujo conteúdo é verdadeiro, ou seja, corresponde ao fato ou ação registrada. Para garantir a confiabilidade do documento arquivístico digital é necessário controlar os procedimentos de criação: quem pode criar e como criar. Um documento autêntico é aquele que não sofreu qualquer tipo de alteração ou corrupção. Assim, se a confiabilidade está relacionada ao momento da criação, a autenticidade diz respeito à estabilidade do seu conteúdo ao longo do tempo e para garantir essa característica é necessário controlar os procedimentos de transmissão e de preservação.
Neste sentido, é preciso destacar que somente os procedimentos controlados da gestão ou administração de documentos são capazes de garantir que as características fundamentais dos documentos arquivísticos digitais sejam asseguradas.
Vários órgãos e entidades, ao longo do tempo, devido à natureza peculiar dos documentos arquivísticos digitais e a grande relevância destes registros para a constituição do patrimônio sociocultural, demonstraram imensa preocupação a aspectos como a preservação e o acesso em longo prazo.
Uma das iniciativas mais relevantes foi realizada no âmbito do Projeto InterPARES, em um documento chamado “Diretrizes do Produtor – A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos (2002 – 2007)”, no qual o objetivo principal é
fornecer orientação às entidades produtoras no que concerne ao tratamento, gestão e preservação dos seus documentos arquivísticos digitais.
Dentre as orientações principais deste documento, destacam-se principalmente a importância na escolha de hardwares e softwares adequados e também a necessidade de atualizá-los regularmente, objetivando a prevenção contra a rápida obsolescência tecnológica; a importância da preservação da integridade dos documentos arquivísticos digitais para assegurar a autenticidade destes documentos; a necessidade de agrupar os documentos arquivísticos digitais de forma lógica, conforme o plano de classificação; e a necessidade de realizar a autenticação dos materiais digitais, por meio da criptografia, por exemplo, o que também ajuda a protegê-los contra alterações não autorizadas.
O CONARQ, em 2003, elaborou um documento chamado Carta Para A Preservação Do Patrimônio Arquivístico Digital, com base no documento da UNESCO, Carta Para a Preservação do Patrimônio Digital, em que manifestou a extrema importância de entidades públicas ou privadas, adotarem políticas e ações que tenham por objetivo salvaguardar este patrimônio. Dentre as medidas mais importantes destacam-se o planejamento e a concepção de sistemas eletrônicos em conformidade com a legislação arquivística e o estabelecimento de métodos seguros para a proteção dos documentos digitais.
O CONARQ também elaborou resoluções para instruir as entidades públicas ou privadas no que concerne à gestão e proteção dos documentos arquivísticos digitais. A Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004b), estabelece que a gestão de documentos deve se aplicar também em documentos arquivísticos, uma vez que este procedimento independe de forma ou suporte. Destaca, além disso, que assim como os documentos tradicionais, os documentos digitais devem sofrer o mesmo controle e manutenção sobre o seu ciclo de vida.
A Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006), estabelece diretrizes para entidades produtoras transferirem seus documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas, dentre as mais significativas estão a realização prévia da gestão de documentos e a garantia, por meio de procedimentos seguros, da integridade, confiabilidade, autenticidade, preservação e acessibilidade dos documentos. Já a instituição arquivística pública que irá receber esses documentos, deve ter política de preservação digital com sustentação legal, dispor de todos os recursos necessários, garantir a atualização e manutenção de toda a tecnologia utilizada para preservar os documentos arquivísticos digitais recebidos e ainda, garantir sua presunção de autenticidade.
A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2007), dispõe sobre a adoção do e-ARQ BRASIL – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, que os instruirá na implantação da gestão de documentos arquivísticos tradicionais e digitais.
A Resolução nº 32, de 17 de maio de 2010, (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010), dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, que já havia sido aprovada em sua Resolução nº 25, de 2007 e informa que este modelo será publicado e disponibilizado no sítio do CONARQ.
A Resolução nº 36, de 19 de dezembro de 2012 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012b), dispõe sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, uma vez que o correio eletrônico assumiu uma função importante para os órgãos e entidades do SINAR, a transmissão e recebimento de mensagens no desempenho de suas atividades.
A Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012), aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais, pretendendo instruir e instrumentalizar as entidades produtoras no que concerne a manter a autenticidade destes documentos sob sua custódia.
No e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.21), também estão reunidas diretrizes importantes para a implantação de programas de gestão de documentos para documentos tanto tradicionais, como digitais, abarcando desde o momento da produção até a destinação final. Alguns pontos merecem grande atenção para que este programa seja eficiente, dentre eles, se destacam:
contemplar o ciclo de vida dos documentos; garantir a acessibilidade dos documentos; manter os documentos em ambiente seguro; reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação; implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário; garantir as seguintes qualidades do documento arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
Todas estas diretrizes são o reflexo de algumas iniciativas que têm por objetivo minimizar a dificuldade de lidar com a nova realidade trazida pela produção e manutenção de documentos arquivísticos nato-digitais. Estas diretrizes fornecem o arcabouço
teóriconecessário para a criação de sistemas de gestão, bem como para o aperfeiçoamento daqueles já existentes e utilizados pelos órgãos e entidades em exercício.
3.2 SISTEMA DE ARQUIVOS E SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Um sistema de arquivos, de acordo com o DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.156), é o “conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns”.
Logo, sistema de arquivos é um sistema que tem por objetivo funcionar de modo padronizado no que se refere a normas e procedimentos técnicos, objetivando o controle e a manutenção sobre o ciclo de vida dos documentos sob sua custódia, contribuindo assim, para a preservação das propriedades dos documentos arquivísticos como a autenticidade e a confiabilidade, por exemplo.
De acordo com o Projeto InterPARES 3, um sistema de arquivos “compreende os documentos arquivísticos do produtor, seu sistema de gestão e de preservação e que é controlado pelo próprio produtor” (INTERPARES, 2012a).
O sistema de arquivos, neste sentido, está sendo visto sob a ótica da entidade produtora,em que o produtor implementa ao fundo arquivístico que custodia, o programa de gestão e preservação de documentos que melhor atende às suas necessidades, visando proteger, do mesmo modo, as propriedades dos documentos arquivísticos, bem como o acesso em longo prazo.
Percebe-se, portanto, que um sistema de arquivos, de uma forma ou outra, tem por finalidade alcançar o mesmo objetivo. Implementar procedimentos controlados sobre os documentos arquivísticos, como a classificação e a avaliação, desde a produção até a destinação final, garantindo que os documentos sejam autênticos, confiáveis e fiéis às ações que registram, assim como acessíveis quando necessário.
Já o sistema de informação, segundo o Glossário da CTDE (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.21), é o “conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação”.
Definição semelhante foi apresentada pelo e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.10), em que sistema de informação é o
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.
Um sistema de informação é, portanto, um conjunto de medidas que tem por objetivo a facilitação das atividades rotineiras de um órgão ou entidade, contribuindo para a melhoria de seu desempenho como um todo.
3.3 SISTEMA DE REGISTRO
O sistema de registro, conhecido no Brasil também como sistema de protocolo, é um dos mais antigos sistemas existentes e sua criação remonta a Roma Antiga, quando, como aponta Schellenberg (2006, p.97),
Os magistrados começaram a fazer notas particulares chamadas comentarii dos assuntos de que tratavam diariamente. Essas notas logo se ampliaram, transformando-se em diários da Justiça ou comentarii diurni, nos quais se faziam lançamentos, em ordem cronológica, de todos os documentos recebidos ou expedidos, inclusive minutas de atos judiciais, provas submetidas pelos litigantes e outros documentos. Esses diários, cujos lançamentos eram aceitos como prova legal, passaram a ter um caráter oficial no fim da República Romana e tornaram-se parte do acervo dos arquivos públicos. Sob a administração dos diversos imperadores que se seguiram, vários órgãos do governo mantiveram registros semelhantes aos diários de justiça. Os atos oficiais do imperador, por exemplo, registravam-se nos comentarii principis.
O sistema de registro primitivo, segundo Schellenberg (2006, p.98),
consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. A característica essencial do sistema, da qual se deriva o nome é registro. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes números consecutivos. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries, e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos; nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada série.
Já num sistema de registro mais aperfeiçoado,
os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Essas unidades administrativas são registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento (SCHELLENBERG, 2006, p.98).
A difusão do sistema de registro, na Época Moderna, de forma regular e codificada, de acordo com Llansó I Sanjuan (1993, p.159),
ocorreu no século XVIII, importado da Alemanha, onde apareceu no século XVI. Ele não nasceu como um instrumento de descrição –havia outros-, mas para testemunhar a presença de um documento no arquivo; isto é, para ter prova e memória juridicamente válida de que um documento existe, que foi produzido, recebido ou expedido. A estas características tradicionais se adiciona agora, a eficácia probatória: o registro do protocolo. Já na Roma Antiga se utilizava a forma de registrar os documentos administrativos como garantia de autenticidade. Este método foi retomado, difundido e aperfeiçoado até se generalizar a partir do século XVIII.
Para Llansó I Sanjuan (1993), o registro de protocolo consiste em dar ao documento, nas operações de entrada ou saída de um órgão ou entidade, uma numeração única que os distingue dos demais documentos, de acordo com a ordem cronológica de recebimento ou expedição. Este autor afirma ainda que a classificação é essencial para a eficiência deste sistema.
Com relação à entrada e a saída de documentos em um sistema de registro, Llansó I Sanjuan (1993, p.159), afirma que
O registro de saída prevê que se anote no documento o número de registro, a classificação do documento, a referência do documento ao que se responde e a data de saída. Sobre o registro de protocolo serão adicionados outros dados, como o destinatário, o emissor e o assunto. O registro de entrada consiste em estampar sobre o documento um selo com uma caixa onde se recolha o número de protocolo segundo a ordem de recebimento, a classificação que o documento terá no arquivo da instituição que produziu o documento e a data do registro. No registro de protocolo se anotarão outros dados, como o emissor, o destinatário, a data do documento, a classificação do serviço que o produziu, a referência do documento precedente e o assunto.
Segundo Schellenberg (2006, p.110), os problemas das atividades de um serviço de registro, no que concerne ao uso corrente ou à destinação dos documentos,
reduz-se a um problema de classificação – agrupar os documentos individuais em unidades de arquivamento e agrupar essas unidades em relação a atividades e assuntos. Se os itens nas unidades de arquivamento estiverem agrupados de maneira acertada, as unidades podem ser avaliadas individualmente, como os livros, na prateleira de uma biblioteca, pelos seus títulos. Se as unidades de arquivamento, por sua vez, estiverem agrupadas acertadamente, podem ser avaliadas, como classes de livros de uma biblioteca, de acordo com o esquema de classificação pelo qual estão organizadas.
Um sistema de registro, portanto, é extremamente importante para o desempenho das atividades de um arquivo, uma vez que facilita a gestão de documentos, ajudando a garantir a organicidade dos documentos arquivísticos.
