Manual de Processos
Portal de Cotações Online
2012
Portal de Cotações Online
Sobre o manual
Este manual visa descrever os principais processos do sistema Portal de
Cotações Online, um software desenvolvido em ASP.NET, criado para
possibilitar:
Realização de cotações através de um portal na web, onde fornecedores podem acessar e efetuar lances para as cotações que estão disponíveis a qualquer momento;
Acompanhamento das cotações em tempo real pela empresa, mostrando qual fornecedor efetuou a proposta mais vantajosa até o momento da consulta.
Histórico do Portal de Cotações Online
A busca persistente de alternativas que promovam maior transparência e agilidade aos processos de aquisição de bens e serviços foi o norteador das ações para a criação do website de cotação eletrônica do GRUPO CRELUZ. Tem como objetivo os principais conceitos envolvendo a gestão de compra, seus controles e melhores práticas, permitindo ao colaborador a aplicação dos conhecimentos de forma a capacitá-los a enfrentar os desafios propostos na atividade de gestão de compras, cumprindo seu papel de adoção das melhores práticas de controles e gestão contribuição para os resultados da organização.
A Cotação Eletrônica de Preços permite a aquisição de bens por intermédio de processo eletrônico na Internet. Com essa facilidade, caberá aos colaboradores responsáveis pelas compras efetuarem o cadastramento do pedido de cotação com a indicação dos bens a serem adquiridos, que o sistema se incumbirá de fazer o encaminhamento dos pedidos, a todos os fornecedores cadastrados e homologados na empresa.
No período estabelecido para recebimento de propostas, no Portal de Compras,
http://cotacao.creluz.com.br website da CRELUZ-D, os fornecedores poderão encaminhar suas
estabelecido, automaticamente, o sistema efetuará o encerramento da sessão, as propostas serão importadas e posterior será feita a analise pelo comprador e emitido o pedido de compra.
A cotação eletrônica se caracteriza como uma sessão pública virtual, que transcorrerá sem interferência dos colaboradores responsáveis pelas compras. A sessão pública poderá ser aberta, diariamente ou semanalmente, no início ou final do expediente com a divulgação dos Pedidos de Cotação, os quais permanecerão abertos por um determinado tempo, encerrando no horário estabelecido para fechamento.
Além de propiciar maior agilidade, produtividade e transparência ao processo de compra, com a implantação deste sistema estima-se que trará os seguintes benefícios: alinhar os resultados obtidos pela área de compras ao plano estratégico da empresa; melhorar o relacionamento e os resultados das compras com as demais áreas da empresa, buscando melhoria contínua de desempenho; facilitar o alcance dos objetivos propostos através da aplicação de técnicas de negociação e avaliação, seleção e definição de fornecedores parceiros; reduzir custos e prazos envolvidos na entrega de produtos/materiais pela aplicação de planos de valorização e reconhecimento de fornecedores com base em indicadores de desempenho; potencializar melhoria na gestão de compras com demais áreas da empresa; estimular a capacitação e aplicação das melhores práticas em uso no mercado na área de compras.
Regras da Cotação Eletrônica
1. Poderão participar da cotação eletrônica os fornecedores que estiverem homologados na CRELUZ-D em caráter de convite ou sessão pública.
1.1 Cotação eletrônica por convite: poderão participar da cotação os fornecedores selecionados que possuem os produtos/materiais específicos de acordo com a necessidade da CRELUZ-D;
1.2 Cotação eletrônica por sessão pública: poderão participar todos os fornecedores homologados na CRELUZ-D.
2. A CRELUZ-D reserva-se o direito de adquirir ou não os produtos/materiais previstos, não gerando obrigatoriedade de compra ou qualquer direito da empresa participante, podendo revogar a presente cotação de preços a qualquer momento.
3. A proposta financeira deverá ser inserida no website e a mesma ter validade mínima de oito dias.
4. O julgamento será realizado tomando como critério:
4.1 Menor preço; 4.2 Frete CIF/FOB; 4.3 Diferencial de alíquota; 4.4 Impostos e taxas; 4.5 Prazo de entrega; 4.6 Condição de pagamento.
5. Havendo empate, será aceito o 1º lance. Não serão aceitos preços abusivos e incompatíveis com os preços praticados no mercado.
6. Poderá a critério da CRELUZ-D ser celebrado contrato para fornecimento do produto/material e atendimento das condições previstas, ficando obrigada a empresa participante em firmá-lo se assim for exigido.
7. Qualquer duvida deverão ser dirigidas para o setor de compras da CRELUZ-D através dos e-mails compras@creluz.com.br ou compras1@creluz.com.br e/ou pelo telefone (55) 3754-1800.
8. A empresa que participar da concorrência declara aceitar as condições estabelecidas pela CRELUZ-D.
1 Usuários Fornecedor e Representante
Ao cadastrar um fornecedor no ERP, as informações são encaminhadas ao Portal, através de um Webservice. Este, por sua vez, gera um usuário e envia uma mensagem contendo os dados de acesso ao email cadastrado. Esta é a única maneira de cadastrar um fornecedor no Portal.
Caso o fornecedor já tenha sido cadastrado por outra empresa, um email é enviado, informando que agora ele poderá participar das cotações da nova empresa.
CNPJ.
Atualmente, usuários do tipo Representante possuem as mesmas permissões que o Fornecedor, ambos serão tratados como Fornecedor nas seções seguintes.
1.1 Meus dados
A tela Meus dados exibe os clientes para os quais o fornecedor está liberado e dados cadastrais do fornecedor. Além disso, apresenta opções para alteração de senha e gerenciamento de logins.
O Portal trabalha com apenas uma empresa por vez. A empresa é definida através da URL de acesso ao site – no momento em que você é redirecionado ao site da empresa para o sistema, envia-se uma instrução com o CNPJ da empresa que deve ser utilizada. Contudo, para trocar de empresa não é necessário que o fornecedor seja redirecionado novamente – basta clicar em Selecionar, link que está ao lado de cada cliente listado.
Opções da tela
Gerenciar logins:
Através desta opção, é possível gerenciar os usuários do sistema. Usuários do tipo Fornecedor só podem inserir usuários dos tipos Fornecedor e Representante. A inativação de usuários é feita através desta tela.
Novo login: Insere um novo usuário no sistema. Não é possível modificar o CNPJ
do fornecedor ao qual ele pertence.
Editar login: Edição dos dados do usuário. Não é possível modificar o usuário e o
CNPJ do fornecedor ao qual ele pertence.
Alterar senha: Trata-se de um formulário simples para alteração de senha do
usuário (Figura 6).
Cotações pendentes
São as cotações da empresa corrente que estão agendadas ou em
andamento. Quando o usuário logado é do tipo Fornecedor, são exibidas as cotações que são públicas ou que o fornecedor participa.
Cotações encerradas
São as cotações encerradas da empresa, ou seja, cotações que atingiram a data final ou foram canceladas no ERP. Se o usuário for do tipo Fornecedor, são mostradas as cotações que o fornecedor participou ou que eram públicas.
Detalhes da cotação
A tela de detalhes da cotação está disponível apenas para os fornecedores. Nela, é possível ver informações dos lances efetuados.
possível que o fornecedor possa ver o menor lance de cada item.
1.2 Lançar preços
Esta página também está disponível apenas para fornecedores. Ela é basicamente a mesma tela que a de detalhes, mas possui campos para informar o valor unitário e o percentual de IPI. Para confirmar um lance, defina os valores desejados nos campos Meu lance e % IPI. Após esta ação, basta pressionar o botão OK do respectivo item e as definições serão atualizadas.
A página executa uma atualização automática de tempo em tempo para verificar o menor lance. Se o usuário corrente estiver vencendo, o valor será exibido com um fundo verde. Contudo, se outro fornecedor submeteu um lance menor do que o primeiro, o fundo ficará vermelho – ele permanecerá assim até a próxima atualização (manual) página.
É possível, também, alterar definições gerais da cotação, como o frete, prazo de entrega e condição de pagamento. Para isto, clique no link Alterar, que se encontra no cabeçalho da página. O site lhe redirecionará para um formulário onde é possível editar estes dados. Ao submeter, ocorrerá novamente um redirecionamento, mas desta vez para a página de lançamento de preços da cotação que está sendo editada. Neste momento, as definições devem estar atualizadas.
