Alcides Vaz da Silva1 Luiz Gustavo Galves Mählmann2 Newton Muller3
RESUMO
Este artigo apresenta o projeto de desenvolvimento de um Sistema de Informação Web, que visa automatizar o processo de controle do protocolo geral da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul – FAPERGS. Este sistema também possibilita a emissão de relatórios para a análise de tempo e etapas. O sistema será utilizado e acessado na rede interna da Fundação, através de um navegador Web, onde os colaboradores cadastrados no sistema poderão cadastrar, alterar, excluir processos, emitir etiquetas, guias e relatórios, conforme os seus perfis de usuário. As tecnologias utilizadas para o desenvolvimento deste sistema são: Linguagens Web HTML, PHP e JavaScript, Servidor Web Apache e Banco de Dados PostgreSQL.
Palavras-chaves: Sistema de Informação, UML, automação de processo, Web, PHP, PostgreSQL
1 - INTRODUÇÃO
Este artigo apresenta o projeto de desenvolvimento de um software, que visa automatizar o processo de controle do protocolo geral da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul – FAPERGS.
Este software será utilizado e acessado na rede interna da Fundação, através de um navegador Web, por todos os colaboradores cadastrados no sistema.
1.1 MOTIVAÇÃO
Foi constatada a necessidade de melhoria no processo de controle e gerenciamento do protocolo geral da FAPERGS (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul).
No processo atual o protocolo é individualizado por setor, isto é, sem uma padronização definida pela Instituição. Cada setor tem o seu local de armazenamento, sendo o mesmo realizado de forma manual, através de planilhas Excel ou em livros de protocolo. Também é utilizado normalmente no final da tramitação do processo, o sistema SPI (Sistema
1
Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, < alcidesvsilva@gmail.com > 2
Professor do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <mahlmann@gmail.com> 3
de Protocolo Integrado), que roda através de um emulador TelNet, que não atende as necessidades básicas do controle de protocolo.
O desenvolvimento do sistema de protocolo informatizado se justifica devido à necessidade de imprimir agilidade e consolidar cada vez mais o processo de integração dos setores da Fundação, visando aprimorar o planejamento de suas ações e o cumprimento de metas estabelecidas.
1.2 OBJETIVOS DO TRABALHO
Prover um sistema centralizado de controle do protocolo geral da FAPERGS, totalmente automatizado, que permita a localização instantânea dos documentos e processos, possibilitando o acompanhamento do trâmite dos mesmos, e a eliminação do controle manual dos documentos que ainda hoje é feito através de planilhas e livros.
As tecnologias utilizadas para o desenvolvimento deste sistema estão de acordo com a plataforma tecnológica utilizada pela Fundação, sendo desenvolvido utilizando-se os seguintes recursos: linguagem PHP (CONVERSE, 2001), linguagem HTML (GRAHAM, 1998), linguagem JavaScript (DAMIANI, 2001), banco de dados PostgreSQL (GESCHWINDE, 2002) e servidor apache (MARCELO, 2003), o que o torna portável para qualquer plataforma de software, tais como: Unix, Linux, Free BSD e Windows. O sistema poderá ser acessado por qualquer computador disponível na rede interna da Fundação, através de um navegador Web.
2 - REFERENCIAL TEÓRICO
A metodologia definida para o desenvolvimento deste trabalho envolve conhecimentos já adquiridos e a base teórica do projeto. Portanto, tendo em vista a técnica de programação empregada, foi utilizada a linguagem UML com seus diagramas específicos, ou seja, Diagramas de Casos de Uso (FURLAN, 1998), Diagramas de Seqüência (FURLAN, 1998).
Como o sistema foi projetado para o ambiente Web, também faz-se necessário a utilização de outras ferramentas para demonstrar o fluxo de navegação do sistema, onde foi utilizado um diagrama de navegação (BUGAY, 2000).
Para modelar e descrever o banco de dados relacional foi utilizado uma modelagem E-R (CHEN, 1990) que demonstra os relacionamentos das tabelas que compõe o banco.
3 - ANÁLISE DE REQUISITOS
Após a análise das entrevistas realizadas, dos documentos e sistemas existentes, descreveremos uma síntese do processo de protocolo atual da Fundação.
O fluxo demonstrado no fluxograma horizontal de colunas (ver figura 1), permite visualizar o processo manual de protocolo realizado pela FAPERGS.
Figura 1: Processo manual do protocolo de documentos
3.1 DOCUMENTOS EXISTENTES
A planilha mostrada na figura 2, é utilizada pelo Setor de Protocolo para o controle de documentos e processos que dão entrada na Instituição, ou que estão tramitando pelo setor.
Antes do encaminhamento dos documentos para outro setor, os campos da planilha são preenchidos da seguinte maneira: O campo PROTOC é preenchido com o número de protocolo, o campo DATA recebe a data do protocolo, o campo REQUERENTE é preenchido com o nome do requerente ou interessado, o campo PROCESSO não é preenchido pelo Setor de Protocolo, o campo ASSUNTO recebe uma identificação sobre o tipo de documento, o campo DESTINO é preenchido com a identificação do setor para o qual o documento ou processo será encaminhado, o campo REC é destinado à rubrica do recebedor responsável no setor de destino.
Figura 2: Planilha Controle de Documentos e Processos
3.2 SISTEMAS EXISTENTES
O software SPI (Sistema de Protocolo Integrado) é subutilizado no processo automatizado, sendo utilizado somente no final da tramitação do processo.
O SPI (figura 3), apresenta as seguintes características:
• Interface de difícil utilização;
• Menu de navegação através de inserção de códigos; • Poucos recursos visuais;
• Possibilidade de consultar situação de processo; • Impossibilidade de geração de relatórios;
• Processos encaminhados e recebidos através de guias ou de livros de protocolo; • Alto custo com a utilização e manutenção mensal.
Figura 3: Tela de Inclusão de Processo do Sistema de Protocolo analisado
3.3 PROBLEMAS EXISTENTES
Após a análise das entrevistas, formulários, planilhas e sistemas existentes, ficaram evidenciados as seguintes dificuldades:
• O processo é basicamente realizado de forma manual, e a parte automatizada é ineficiente.
• Utilização de planilhas Excel, o que torna difícil a administração e controle do protocolo;
• Dificuldade da obtenção de respostas imediatas, tais como: o Localização de um determinado processo;
o Processos por setor; o Processos por período;
• Falta de agilidade no processo de protocolo; • Falta de segurança dos dados;
• Inexistência de relatórios;
• Custo mensal alto com a utilização e manutenção do sistema SPI;
4 - SOLUÇÃO PROPOSTA
Considerando as dificuldades apresentadas pelo modelo atual e as necessidades, concluiu-se que o sistema deve possuir as seguintes características mínimas:
• Exigência de autenticação de usuário: Criação de login, com a implantação de níveis de acesso para usuários como:
o Administrador: terá total controle sobre o Sistema, podendo gerenciar todos os tipos de cadastros e operações.
o Coordenador: poderá cadastrar processos, administrar os cadastros de pessoas físicas, jurídicas e outros servidores, gerar relatórios.
o Operador: poderá encaminhar processos, dar despachos, receber processos, fazer consultas, imprimir guias e recibos.
• Cadastramento de todos os documentos que tramitam na FAPERGS, com a adequada identificação do tipo de documento: Criação de uma listagem padrão, contendo todos os tipos de documentos, o que facilita e agiliza o cadastro dos mesmos.
• Controle do andamento (o que foi feito) por etapas, com a visualização da movimentação do processo: Manter um histórico da tramitação do documento ou processo, para visualização e consulta do mesmo.
• Criação de um mecanismo de controle eletrônico do envio e recebimento dos processos: Possibilitar a eliminação do uso de anotações manuais em planilhas e livros de protocolos, através da utilização de um sistema de envio e recebimento eletrônico, do tipo caixa de entrada e caixa de saída.
• Relatório por período e setor: Possibilitar a extração de relatórios de processos de um determinado período de tempo, e também de determinado setor.
• Relatório por tipo de processo indicando média de tempo por etapa: Possibilitar o acompanhamento do tempo médio gasto com determinado tipo de processo em relação às etapas, ou seja, o tempo que permaneceu no mesmo setor.
• Relatório por processo comparando tempo por etapa X tempo médio da etapa: Permitir o acompanhamento e descoberta de gargalos em determinadas etapas do processo, possibilitando a correção da demanda X mão de obra.
4.1 DIAGRAMAS
A fim de ilustrar a solução proposta foi apresentado o seguinte diagrama de casos de uso (ver figura 4).
Figura 4 – Diagrama de Casos de Uso
Através do diagrama de seqüência representam-se as interações do usuário com o sistema, neste caso, (figura 5) a inclusão de processo.
Figura 5 – Diagrama de Seqüência - Inclusão Processo
O diagrama E-R demonstra os relacionamentos das tabelas no banco de dados (figura 6).
Figura 6 – Diagrama E-R
5 - SOLUÇÃO DESENVOLVIDA
A estrutura da página inicial do Sistema é definida da seguinte maneira: o cabeçalho contém o logotipo da Fundação, no lado esquerdo a área de login, e na página interna uma área de operações (figura 7).
Figura 7 – Tela Inicial do Sistema
A estrutura das páginas de cadastro, consulta e listagem do Sistema (figura 8 e 9) são definidas da seguinte maneira: a esquerda um menu de opções que variam de acordo com o perfil de usuário logado, acima um cabeçalho com o logotipo, e na página interna uma área de operações e conteúdo que será utilizado.
Figura 9 – Tela de Listagem e Pesquisa de Processo
6 - CONCLUSÃO
Entre os inúmeros benefícios proporcionados pela utilização do sistema podemos elencar, entre outros, uma maior agilidade no processo como um todo, uma maior integração e padronização entre os setores, notável melhora na qualidade do serviço de controle de processos, e a eliminação da utilização de anotações manuais, racionalizando desta forma o processo de protocolo.
7 - BIBLIOGRAFIA
BUGAY, Edson Luiz Ulbricht; Hipermídia – Bookstore; 2000.
CHEN, Peter; Modelagem de Dados. A Abordagem Entidade-Relacionamento para Projeto Lógico. São Paulo: McGraw-Hill: 1990. 80p.
CONVERSE, Tim; PHP 4 a Bíblia – Campus. 2001. 696p.
DAMIANI, Edgard B; Guia de Consulta Rápida, JavaScript. São Paulo: Novatec. 2001. 144p.
FURLAN, José Davi; Modelagem de Objetos através da UML – Makron Books. 1998. 225p.
GESCHWINDE, Ewald; SCHÖNIG, Hans-Jürgen; PHP and PostgreSQL – Advanced Web Programming. Indianápolis-USA: Sams Publishing, 2002. 772p.
GRAHAM, Ian S; HTML, a referência completa para HTML 3.2 e extensões HTML; tradução Elisa M. Ferreira. Rio de Janeiro:Campus, 1998. 640p.
MARCELO, Antonio; Apache - Guia Rápido do Administrador de Redes – Brasport; 2003.
