(NOVO FORMATO VIA SISTEMA) 1. O que é?
Os Encontros de Negócios são eventos que acontecem nos municípios paulistas, realizados pelas Regionais do CIESP em conjunto com a Diretoria de Produtos, Serviços e Negócios do CIESP sede. É importante salientar que a preferência quanto ao local de realização dos eventos são cidades sob jurisdição da Regional do CIESP local.
O objetivo é promover contatos com possibilidades de desenvolver negócios entre as empresas da região, valorizando o produto local. São realizados em parceria com as Prefeituras Municipais, Associações Comerciais e Industriais do município e outros parceiros designados pela Diretoria Regional do CIESP (Sebrae, Sindicatos, etc.), que auxiliam na divulgação e podem ceder o espaço físico e material (mesas, cadeiras, coffee break, etc.). 1.1 Benefícios para a empresa:
• Networking;
• Visibilidade para a empresa;
• Grande possibilidade de incrementar negócios e conhecer novos fornecedores; • Receber o livro do evento (book), com as informações da empresas participantes. 1.2 Benefícios para o CIESP
• Melhora a representatividade; • Divulgação da marca;
• Fortalece o CIESP junto ao Poder Público local; • Possibilidade de aumentar o quadro associativo.
2. INOVAÇÃO COM TECNOLOGIA
A Diretoria de Produtos, Serviços e Negócios adquiriu um software para desenvolver este novo formato de Encontros de Negócios, visando o aprimoramento e padronização na operacionalização das reuniões no dia do evento. Desta forma podemos desenvolver em duas modalidades destacando os líderes de mesa.
2.1 Líderes de mesa:
• Grandes e Médias empresas:
São convidadas pelo CIESP para serem um atrativo para valorização do evento, consequentemente trazendo mais inscrições. Terão a inserção do “logo” no convite eletrônico, prisma com o nome e logomarca da empresa na mesa e citação do nome na abertura.
• Pequenas empresas:
São empresas que pagarão (patrocínio) para ter mais destaque no evento, com direito de inserção do “logo” no convite eletrônico, prisma com o nome e logomarca da empresa na mesa e citação do nome na abertura.
3. O ENCONTRO
3.1. PROCEDIMENTO
• Enviar ofício para a Prefeitura, Associações e outros possíveis parceiros; • Apresentar aos parceiros o Encontro de Negócios do CIESP;
• Identificar possíveis parceiros (enviar ofício com prazo para resposta); • Solicitar cessão de espaço para Prefeitura, Associações ou outros parceiros; • Definir o local do Evento
3.2 FORMATO NO DIA DO EVENTO
• Apresentação imprescindível dos serviços oferecidos pelo CIESP Local, inclusive vídeo como exemplo: “Você Sabia”;
• Pronunciamento das autoridades e parceiros;
• A Diretoria de Produtos, Serviços e Negócios fará explicação sobre a mecânica do evento a partir desse momento;
• Início das Reuniões;
3.3 DETALHAMENTOS DOS REQUISITOS NECESSÁRIOS
O espaço reservado às reuniões deve alocar até 13 mesas para a realização das mesmas.
• Tamanho das mesas:
As mesas devem comportar até 13 pessoas, conforme tamanho do evento.
Obs: O evento só poderá ser realizado a partir de 30 inscrições confirmadas e pagas, pois, temos que nos preocupar em atender os objetivos dos parceiros/patrocinadores.
3.4 Reuniões:
São distribuídas uniformemente por (n° de participantes x n° de mesas), onde cada empresário se apresenta em até 01 minuto em cada mesa, de modo que consiga se apresentar para todos os participantes sem repetição entre eles.
Cada sessão de reunião terá sua duração de acordo com o número de participantes na mesa, podendo levar de 10 a 15 minutos (a ser definido no dia do evento).
3.5 Orientação das reuniões:
No espaço do evento teremos a projeção do mapa de distribuição de reuniões. Nº de Participantes
presentes no dia do evento Nº de Mesas Nº de Cadeiras
30 a 49
7
49
50 a 70
11
70
71 a 90
11
90
91 a 110
11
110
111 a 121
11
121
122 a 142
13
142
143 a 169
13
169
3.6 Inscrição:
Para estar no evento podem ser inscritas mais de 01 pessoa por CNPJ, portanto, para que não haja repetição de apresentação da mesma empresa nas reuniões, torna-se necessária a participação de apenas 01 pessoa por CNPJ.
Caso a empresa queira inscrever mais de uma pessoa, embora ela não possa participar das reuniões, poderá fazê-la com pagamento de 50% do valor de inscrição para fazer face às despesas envolvidas no evento.
3.7 Distribuição de crachás:
Para participar das reuniões será entregue apenas 01 crachá por CNPJ, evitando duplicidade de apresentação da mesma empresa nas reuniões.
3.8 Entrega das etiquetas de reuniões:
Somente será entregue as etiquetas das reuniões aos portadores de crachás recebidos anteriormente (recepção).
3.9 Book:
Deverá ser disponibilizada uma via em cada mesa no dia do evento para consulta dos participantes. Após o evento, deverá ser encaminhado eletronicamente via e-mail a todos participantes pagantes.
3.10 Coffee Break:
O horário para servir o coffee break poderá ser feito conforme as opções abaixo: • Início do evento;
• Término do evento.
3.11 Material de divulgação das empresas participantes:
Deverá ter no espaço uma mesa grande para acondicionamento de cartões, folders e etc. das empresas participantes.
4. INSCRIÇÕES 4.1 Valores
Para que não haja evasão de inscrições e o evento seja realizado com um número mínimo necessário de empresas, bem como a necessidade da geração de receita para as
Regionais do CIESP, a partir de 2017 o CIESP cobrará inscrição das empresas interessadas no evento, como segue:
4.2 Pagamentos
O recebimento das inscrições ficará a cargo da Regional do CIESP responsável pelo evento.
4.3 Receita de inscrições
O valor total de inscrições ficará 100% à Regional do CIESP responsável pelo evento, para cobrir todas as despesas.
4.4 Uso do Sistema (Software)
A execução da distribuição de reuniões, utilizando o software adquirido pela Sede será de responsabilidade dos Técnicos da Diretoria de Produtos, Serviços e Negócios, portanto a Regional do CIESP realizadora assumirá as despesas com transporte, hotel e refeições. A Regional do CIESP não terá custo de utilização do sistema (software).
5. PARTICIPANTES
5.1. O que é empresa participante?
Qualquer indústria, comércio ou empresa de serviços interessadas em novas oportunidades de negócios com os demais participantes.
5.2 Líderes de mesa
São empresas participantes do evento que ficarão fixas nas mesas. 5.3 Dicas para orientar os participantes
• Chegar com antecedência ao evento;
• Fazer o maior número de contatos possíveis; • Apresentar a empresa de maneira clara e objetiva;
• Levar material para apresentar a empresa como folhetos, fotos ou resumo; • Levar grande quantidade de cartão de visita.
5.4 Demanda
São os produtos ou serviços que as empresas estão dispostas a comprar. 5.5 Oferta
6 RESPONSABILIDADES DA REGIONAL DO CIESP LOCAL PRÉ-EVENTO: • Prospecção e captação de parceiros;
• Divulgação geral do evento para atrair o público;
• Impressão do material de divulgação – Banner, faixa, folheto, etc.;
• Imprimir e disponibilizar o book das empresas nas mesas no dia do evento (1 por mesa);
• Imprimir a ficha de avaliação para os participantes, conforme modelo enviado pela Diretoria de Produtos, Serviços e Negócios.
• Encaminhar para a Diretoria de Produtos, Serviços e Negócios, em até 02 dias úteis antes do evento, o arquivo em Excel para a confecção do Book Completo:
Nome da Empresa; Site
Nome do participante Cargo que ocupa; E-mail;
Telefone;
Endereço completo, incluindo o CEP; Demanda;
Oferta;
6.1 Sugestão de Materiais Opcionais – a critério da Regional • Blocos de anotações
• Caneta • Pasta/Sacola 6.2 Estrutura necessária
• Mesa para Autoridades (abertura)
• 02 recepcionistas (podem ser funcionários da Diretoria Local);
• Mesa de som com operador, caixas de som com pedestal, 02 microfones sem fio; • Crachás (serão levados no dia do evento pela Diretoria de Produtos, Serviços e
Negócios);
• Banner do CIESP Local;
• Banner CIESP de Parceiros/Líderes de mesa (a critério da Diretoria Regional);
• Mesas para as reuniões de negócios (7, 11 ou 13 mesas conforme número de participantes no evento);
• Coffee break;
• Fotógrafo (para registrar o evento); • Balcão/Mesa recepção do evento;
• Decoração e acabamento para o evento (a critério da Diretoria Regional);
• Data show ou Telão para projeção da distribuição de reuniões, com entrada USB ou VGA
• Limpeza.
IMPORTANTE: Lembramos que as despesas, preferencialmente, devem ser custeadas pelos parceiros.
7 RESPONSABILIDADES DA REGIONAL DO CIESP LOCAL NO DIA DO EVENTO:
• Apresentação imprescindível dos serviços oferecidos pelo CIESP Local, inclusive vídeo como exemplo: “Você Sabia”;
• Script de quem irá falar no evento (deve constar a Caixa Econômica Federal); • Imprimir as avaliações e entregar para os participantes;
• Imprimir as etiquetas com o nome do participante e o nome da empresa (não colar nos crachás até a chegada de quem irá participar efetivamente);
• Disponibilizar 02 pessoas na recepção para entrega dos crachás com as etiquetas; • Colocar a lista de presença em ordem alfabética de empresa;
• Montagem das mesas, telão e som;
• Colocar o Banner “Sejam Bem Vindos” referente a contrapartida da CAIXA (conforme modelo enviado pela Sede);
• Colocar o Banner do Caixa “Zika Virús” na entrada do evento; • Disponibilizar uma via do book nas mesas de reuniões; • Outros;
O que registrar e fotografar?
• Banner “Sejam Bem Vindos” (da Caixa Econômica Federal), não jogue fora, esse banner poderá ser usado nos próximos Encontros de Negócios;
• Recepção; • Crachás; • Público;
• Fala do Gerente da Caixa Econômica Federal (caso a Caixa seja a patrocinadora); • Faixa do Zika Vírus na entrada do local do evento (caso a Caixa seja a patrocinadora)
– Devolver a Faixa para a Sede;
8 RESPONSABILIDADES DA REGIONAL DO CIESP LOCAL APÓS O EVENTO:
É necessário que a Regional do CIESP local encaminhe para a Sede - Diretoria de Produtos, Serviços e Negócios, a prestação de contas com os seguintes itens:
• Cópias das notas fiscais e/ou recibos do banner “Sejam Bem Vindos”, da nossa patrocinadora Caixa Econômica Federal.
• Cópias das matérias/reportagens e anúncios de revistas, jornais e outros, quando houver;
• Script dos pronunciamentos do evento (principalmente a fala da Caixa Econômica Federal);
• Tabulação das avaliações; • Lista de presença;
• Fotos do evento (Pode ser enviado em alguma dessas opções CD, DVD, Pen Drive ou Google Drive);
9 RESPONSABILIDADES DA DIRETORIA DE PRODUTOS, SERVIÇOS E NEGÓCIOS – SEDE
- Definir o calendário dos Encontros (em conjunto com as Regionais); - Realizar a visita técnica para verificação do Local do evento;
- Realizar e Apoiar a organização do Encontro de Negócios do início ao fim; - Desenvolvimento de toda arte gráfica, para divulgação do evento tais como:
• E-mail marketing/Anúncios em revistas/jornais (somente a arte); • Banners/Outdoor – (somente a arte);
• Folheto, quando houver – (somente a arte);
• Cartaz ou Faixa, quando houver – (somente a arte); • Crachá (será entregue pela Sede).
- Desenvolvimento do Book Completo e enviar a Regional do CIESP; - Identificação das mesas de reuniões (prismas);
- Gerenciamento das reuniões via sistema;
10 CARTA MODELO DE SOLICITAÇÃO DE APOIO xxxx, xx de xxxx de 2017.
À
Prefeitura Municipal xxxxxxxxx
Secretaria de Promoção e Desenvolvimento Social
Ilmo. Sr. xxxxxxxxxxxxxx Diretor
_______________________________________________________________________ Prezado Senhor,
O CIESP xxxxxxx promove em sua cidade, em parceria com a Diretoria de Produtos, Serviços e Negócios de São Paulo, o ENCONTRO DE NEGÓCIOS.
Este evento tem a finalidade de reunir os empresários da região para desenvolver novos contatos e negócios, valorizando o produto local e dando visibilidade às entidades de apoio da cidade, tais como as associações da indústria e do comércio. A ideia também é dar à Prefeitura Municipal espaço de destaque na abertura do Encontro, como participante da iniciativa.
Com o objetivo de trabalharmos em parceria, o Ciesp xxxxxx solicita o apoio dessa Prefeitura na divulgação e realização do evento. Para engrandecer o trabalho, que contribui para a dinâmica de negócios da região, convidamos os Secretários Municipais envolvidos com a administração de negócios para participarem do Encontro.
O CIESP xxxxxxx realizará significativa divulgação deste ENCONTRO DE NEGÓCIOS. Para alcançar um número maior de pessoas, contamos com o envio completo do cadastro de empresas do município.
Estamos à disposição da administração municipal para eventuais dúvidas. Atenciosamente,
