Metodologia de Planeamento de Projectos por Objectivos. Manual de Actividades

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Metodologia de Planeamento de Projectos por Objectivos

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Caso Prático 1

Módulo 1

INTRODUÇÃO

O Caso Prático que aqui apresentamos é para ser utilizado no decorrer da sessão presencial. O que pretendemos

é que tenha, desde já, contacto com um exemplo, REAL, dos

output

da utilização da MPPO na intervenção

organizacional.

Procure explorar cada um dos documentos

per si

e a relação que poderá existir entre eles.

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Árvore de Problemas

Produtividade aquém do possível Rentabilidade aquém do possível Desperdício de matéria prima Dificuldades em conhecer os desempenhos dos colaboradores Tempos improdutivos possível de diminuir Ambiente de trabalho possível de melhorar Vendas aquém do possível Numero de clientes possível de aumentar Numero de defeitos possível de diminuir Imagem da empresa possível de melhorar Dificuldade de combater sazonalidade do negócio Fornecimento de matéria-prima com defeito Percas de tempo desnecessárias Paragens de produção Acumulação de material no armazém Necessidades de retrabalhar o produto Produções (no arranque) possíveis de melhorar Fornecimento de acessórios não atempado Dificuldades na entrada de novos modelos Excesso de pequenas séries Entreajuda “entre” células” possível de melhorar Detecção de defeitos possível de antecipar Queda de componentes de peças ao chão Percas na qualidade do produto -na entrada em armazém (inverno) Falta de cuidado no arranjo das peças (retrabalho) Distribuição de funções possível de reequilibrar Satisfação/ motivação possível de aumentar Excesso de lixo no chão Condições do refeitório possíveis de melhorar Trabalho cansativo e sonolento Espaço do escritório possível de melhorar Trabalho de equipa possível de melhorar Métodos de trabalho possíveis de melhoria

1

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Quadro de Medidas

problemas medidas Nu m e ro de de fe it os p o s s ív el d e di m in u ir Fo rne c im e n to de ma té ri a -pri m a c o m d e fe it o D if ic u ld ad es e m c o nh ec er os d e s e m p en ho s d o s c o la bo ra do re s Re s is tên c ias n a en tr ad a d e no v o s m o de lo s E x ce s s o de peq uen as sé ri e s A c u m ul ação d e m a te ri a l no ar m a z é m D e te c ç ão de de fe it os po s s ív e l de an te c ip a r Q u ed a d e c o m p on en te s d e pe ç a s a o chão P e rc as n a q u a li d ad e d o p ro d ut o -na en tr ad a em arm a z é m ( in ve rn o ) F a lt a d e c u id ad o n o a rr a n jo d a s p e ça s ( re tr a b a lh o ) F o rn ec im e n to d e ac e s s ó ri o s n ão at em p a d o Di s tri bu ição d e f u nções po s s ív e l de ree q u ili brar Ex c e sso d e l ix o n o chã o C o nd iç õe s d o r e fe it ór io p o ss ív e is de mel h orar E s pa ç o do e s c ri tór io p o ss ív e l de m e lh o rar Mét o dos d e t ra b a lho p o ss ív e is de mel h or ia D if ic u ld ad e em o rç a m e n ta r n o v o s pr od u tos Nu m e ro de C li e n tes poss ív e l de au m e nt ar D if ic u ld ad e d e c o m b at e r sa zo na li da de do ne gó cio Im ag e m da e m pres a po s s ív e l de m e lh orar T rab al h o de equ ip a p o ss ív e l de m e lh o rar 1. Implementação de Método de Custeio de Produtos 2. Criação de células de trabalho 3. Implementação de Metodologias de controlo da Produção 4. Introdução de novos métodos de trabalho 5. Elaborar a Descrição de Funções 6. Implementação de um Sistema de Avaliação de Desempenho 7. Criação de um Sistema de Remuneração

8. Adaptar o trabalho para a posição erecta

9. Montar um sistema de peças penduradas

10. Colocar caixotes para o lixo (junto às mesas de costura)

11. Organizar as matérias-primas por cliente

12. Formação comportamental (cooper., trabalho equipa e res. à m) 13. Formação em “Sensibilização para a Qualidade”

14. Grupo de Trabalho estratégico

Muito importante para a resolução do problema Legenda: Importante para a resolução do problema

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Matriz de Planeamento de Projectos

Medidas/Actividades: _{Orçamento/Custos das Medidas:}

Resultados:

Objectivo: Finalidade:

Indicadores verificáveis: Meios/Fontes de verificação: Pressupostos: Hierarquia de OBJECTIVOS

1. Implementação de Método de Custeio de Produtos; 2. Criação de células de trabalho;

3. Implementação de Metodologias de controlo da Prod.; 4. Introdução de novos métodos de trabalho; 5. Elaborar a Descrição de Funções;

6. Implementação de um Sistema de Avaliação de Des.; 7. Criação de um Sistema de Remuneração; 8. Adaptar o trabalho para a posição erecta; 9. Montar um sistema de peças penduradas;

10.Colocar caixotes para o lixo (junto às mesas de costura); 11.Organizar as matérias-primas por cliente;

12.Formação comportamental (coop., tw e res. à mud.); 13.Formação em “Sensibilização para a Qualidade”; 14.Grupo de Trabalho estratégico.

1. 2. 3. 420 horas 4. 100 horas 5. 6. 200 horas 7. 60 horas 8. 60 horas 9. 10. 11. 12. 13. 14. 60 horas 1. 2. 3. Orçamento/Factura 4. Orçamento/Factura 5. 6. Orçamento/Factura 7. Orçamento/Factura 8. Orçamento/Factura 9. 10. 11. 12. 13. 14. Orçamento/Factura

1. Colaboração e Participação do Pessoal

3. 4.

6. 7. 8.

14.

2; 4 e 6 - Redução do desperdício de matéria-prima em 20% a partir de Dez 2004

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 12 e 13 - Aumento da produtividade em 10% a partir de Dez 2004

Criação de sistemas de recolha sistemática de informação de controlo da produção. Criação de fontes de recolha de informação sobre a Gestão de Recursos Humanos: - Questionário sobre a satisfação dos colaboradores (Diagnóstico de Clima Social); - Diagnóstico de Necessidades de Formação através de SAGD (Sistema de Avaliação e

Gestão do Desempenho);

- Sistema de Controlo das Remunerações.

Informação contabilística

(Criação de indicadores sistemáticos)

Informação contabilística

(Criação de indicadores sistemáticos) 15% a partir de Dez de 2004

Aumentar a rentabilidade da empresa Informação contabilística Aumentar as possibilidades de crescimento/resistências ao impacto da

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Caso Prático 2

Módulo 2 e 3

INTRODUÇÃO

Este Caso Prático é um exercício que visa treinar a construção de ÁRVORES DE PROBLEMAS e do QUADRO DE

MEDIDAS.

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O caso da ORGANIZAÇÃO Z

A organização "Z", vem vivendo desde há cerca de dois anos momentos conturbados.

O mal-estar dos trabalhadores tem-se acentuado progressivamente e a relação chefias/subordinados é de uma forma geral de grande tensão.

Do balanço realizado anualmente, ressaltam alguns indicadores que podem de certa forma ajudar-nos a perceber a actual situação. A organização "Z" registou no ano passado um número record de ausências ao serviço (400 dias de faltas), 60% das quais "justificadas" por doença. As outras 40% tiveram na sua origem situações tão diversificadas como: acidentes de trabalho, dias de greve, acompanhamento a filhos menores, partos e casamentos.

Refira-se entretanto que no departamento "H" o número de faltas para acompanhamento de filhos menores é elevadíssimo, quando curiosamente é o sector que menos mães integra!

O que se sabe é que o director do departamento em causa, trata os seus colaboradores com autoritarismo, mantendo em relação a eles um grande distanciamento. Diga-se aliás que este caso não é isolado, já que as chefias de um modo geral têm um comportamento semelhante, queixando-se eles próprios das poucas possibilidades que lhes têm sido dadas para melhorar as suas competências, que consideram insuficientes nomeadamente no plano interpessoal.

Sabe-se também que um número significativo de trabalhadores colaboram com outras entidades no sentido de poderem completar o salário que é de facto bastante baixo.

Paralelamente, entrevistas feitas a funcionários que abandonaram a instituição fazem sobressair como principais queixas:

• Dificuldades de integração no grupo de trabalho, especialmente nos primeiros tempos, já que por norma não há a preocupação de enquadrar as pessoas quando começam a trabalhar

• Dificuldades de situar o seu trabalho e perceber a utilidade do mesmo, por não possuírem uma visão integrada dos objectivos e das actividades da organização.

• Falta de atractividade das funções exercidas, porque pouco variadas. (80% dos trabalhadores inquiridos considerava-se com capacidades para fazer bastante mais e para assumir maiores responsabilidades).

• Dificuldade de responder eficaz e atempadamente às solicitações, quer internas quer do exterior, por desconhecimento dos assuntos ou devido à grande morosidade na passagem da informação pelos diferentes patamares da cadeia hierárquica.

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• Proliferação dos "boatos e ruídos de corredor" devido à deficiente comunicação formal.

• Departamentalização excessiva que leva a um isolamento dos serviços, que só percebem as suas necessidades e expectativas, ignorando os outros sectores.

• Sentimento de injustiça relativamente às classificações de serviço atribuídas, não sendo de uma forma geral a fundamentação apresentada pelas chefias muito convincente.

• Descontentamento pelo pouco apreço dispensado ao seu trabalho, por parte das chefias. A ausência sistemática de feedback era uma constante ("a não ser para criticar os erros").

• Incapacidade de tirar todo o partido dos equipamentos informáticos entretanto adquiridos e dos programas instalados, já que o processo de informatização não foi acompanhado pela formação devida.

• Inexistência de uma política de acção social e recreativa, nomeadamente falta de espaço de descompressão e de realizações extra-profissionais que envolvam os trabalhadores, ("como consequência os funcionários tendem a cumprir o horário de forma regulamentar. Nem mais um minuto!")

Os responsáveis desta organização face ao abaixamento significativo de rendimento comprovável pelo número crescente de reclamações dos utentes (maior demora nas respostas; mais tempo de espera nos serviços; informações frequentemente erradas) e pela clara insatisfação demonstrada pelos serviços prestados (70% de pessoas mostram-se descontentes, através da resposta a um inquérito que a organização passou aos seus clientes), decide avançar com um processo de diagnóstico. no sentido de identificar os principais problemas e posteriormente implementar as medidas correctivas necessárias.

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Relativamente a esta informação apresentada, estabelecemos a seguinte LISTA DE PROBLEMAS:

1. Mau ambiente de trabalho;

2. Elevado grau de absentismo;

3. Estilo de liderança desadequado;

4. Excesso de trabalho paralelo;

5. Funções pouco atractivas;

6. Falta de visão integrada dos objectivos;

7. Dificuldades na comunicação interna/externa;

8. Deficiente comunicação formal;

9. Departamentalização excessiva;

10. Falta de

feed-back

sobre o trabalho;

11. Sentimento de injustiça relativamente às classificações de serviço;

12. Dificuldades de integração dos novos colaboradores;

13. Incapacidade de aproveitamento dos sistemas informáticos;

14. Excesso de zelo no cumprimento do horário de saída;

15. Baixo rendimento (demora/informações erradas);

16. Clientes insatisfeitos.

Tem agora duas tarefas, a realizar em diferentes lições:

Módulo 2/Lição e) – Construa a ÁRVORE DE PROBLEMAS da ORGANIZAÇÃO Z.

Módulo 3/Lição b) – A partir da ÀRVORE DE PROBLEMAS feita na Lição 2.e, construa o respectivo

QUADRO DE MEDIDAS.

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SOLUÇÃO DO CASO PRÁTICO 2

O caso da ORGANIZAÇÃO Z

Clientes insatisfeitos Baixo rendimento (demora/inf.erradas) Dificuldades na comunicação interna/externa Excesso de zelo no cumprimento de horário de saída Elevado grau de absentismo Mau ambiente de trabalho Falta de visão integrada dos objectivos Incapacidade de aproveitamento dos sistemas informáticos Deficiente comunicação formal Departamentalização excessiva Excesso de trabalho paralelo Funções pouco atractivas Falta de feed-back sobre o trabalho Dificuldades de integração Estilo de liderança desadequado Sentimento de injustiça relativamente às classificações de serviço

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Caso Prático 3

Módulo 2

INTRODUÇÃO

Este Caso Prático é um exercício que visa treinar a construção de ÁRVORES DE OBJECTIVOS.

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ÁRVORE DE PROBLEMAS

Produtividade aquém do possível Rentabilidade aquém do possível Desperdício de matéria prima Dificuldades em conhecer os desempenhos dos colaboradores Tempos improdutivos possível de diminuir Ambiente de trabalho possível de melhorar Vendas aquém do possível Numero de clientes possível de aumentar Numero de defeitos possível de diminuir Imagem da empresa possível de melhorar Dificuldade de combater sazonalidade do negócio Fornecimento de matéria-prima com defeito Percas de tempo desnecessárias Paragens de produção Acumulação de material no armazém Necessidades de retrabalhar o produto Produções (no arranque) possíveis de melhorar Fornecimento de acessórios não atempado Dificuldades na entrada de novos modelos Excesso de pequenas séries Entreajuda “entre” células” possível de melhorar Detecção de defeitos possível de antecipar Queda de componentes de peças ao chão Percas na qualidade do produto -na entrada em armazém (inverno) Falta de cuidado no arranjo das peças (retrabalho) Distribuição de funções possível de reequilibrar Satisfação/ motivação possível de aumentar Excesso de lixo no chão Condições do refeitório possíveis de melhorar Trabalho cansativo e sonolento Espaço do escritório possível de melhorar Trabalho de equipa possível de melhorar Métodos de trabalho possíveis de melhoria

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9 10 11

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Árvore de Objectivos

Aumento da produtividade em x% Aumento da rentabilidade em x% Redução dos desperdício de matéria prima em x% Conhecimento dos desempenhos dos colaboradores em tempo real Diminuição dos tempos improdutivos Melhoria do ambiente de trabalho Aumento das vendas em x% Aumento do número de Clientes em x% Redução do número de defeitos Melhoria da imagem da empresa Redução das implicações da sazonalidade no negócio Redução dos fornecimentos de matéria-prima com defeito Redução das percas de tempo Redução das paragens de produção em x% Fluxo de material para o armazém equilibrado Redução das necessidades de retrabalhar o produto Aumento das produções (no arranque) de novos produtos Melhor adequação no fornecimento de acessórios Redução das resistências na entrada de novos modelos Redução das pequenas séries Melhoria da entreajuda “entre” células” Antecipação na detecção de defeitos Redução da queda de componentes de peças ao chão

Redução das percas de qualidade do produto - na entrada

em armazém

Melhoria dos cuidados no arranjo das peças

(retrabalho) Maior equilíbrio na distribuição de funções Aumento da satisfação/ motivação dos colaboradores Redução da quantidade de lixo no chão Melhoria das condições do refeitório

Redução das condi-ções de cansaço e sonolência do trabalho Melhoria das condições do espaço do escritório Melhoria do trabalho de equipa Melhoria dos métodos de trabalho

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Exercício 1

Módulo 1

“Os saberes técnico-científico têm não só a «prática» como

finalidade, como também partem desta, na medida em que é

a prática que despoleta a necessidade de explicação dos

fenómenos.”

Se conseguir interpretar este dilema é porque vai poder usar a sua competência técnica no mundo prático. Apresente a sua reflexão no espaço que se segue (Nota: se quiser, coloque a sua reflexão em debate no FÓRUM do curso):

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Exercício 2

Módulo 1

De seguida vamos apresentar uma série de situações em que tem que recolher informação no Levantamento de Problemas. Deve optar por uma das ferramentas apresentadas e justificando com pelo menos uma razão para a sua escolha.

(EG – Entrevistas em grupo; EI - Entrevista Individual; I – Inquéritos)

Situação

Ferramenta

A - A empresa em que está a intervir trabalha por células e a paragem de uma hora representa um prejuízo avultado. Quer recolher informação junto dos operários que fazem parte das

equipas.

EG B - Quer recolher informação junto dos responsáveis de

departamento da mesma empresa da situação anterior. E ou EG C - Quer recolher informação junto de uma série de lojas

espalhadas pelo país. I

D – Quer recolher informação junto das chefias de lojas. E ou EG ou I E – Que recolher informação junto de formadores que interviram

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Exercício 3

Módulo 2

Das definições que se seguem, segundo a Metodologia de Planeamento de

Projectos por Objectivos, diga se dizem respeito a “P” – PROBLEMAS; “O” –

OBJECTIVOS; “M” - MEDIDAS.

Definição

Segundo a MPPO trata-se de:

(resposta correcta)

Implementar Sistemas de Avaliação de Desempenho M

Descrição de Funções M

Melhoria da produtividade O

Vendas aquém do possível P

Aumento do absentismo P

Implementar Sistemas de Controlo da Produção M

Limpeza do escritório M

Implementar Sistemas de Informação à Gestão M

Faltas de matéria-prima P

Excesso de paragens técnicas P

Rendimento possível de aumentar P

Espírito de competição exagerado P

Formação em Liderança M

Desenvolvimento de competências em língua

inglesa M

Erros na introdução de dados contabilísticos P

Dificuldades de atendimento de clientes ingleses P

Aquisição de computadores M

Aquisição de prateleiras M

Elaborar procedimentos M

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