NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
4. Legislação Arquivística
CONARQ
Fonte: \\www.conarq.arquivonacional.gov.br
O Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ) é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacio-nal do Ministério da Justiça, que tem por fiNacio-nalida- finalida-de finalida-definir a política nacional finalida-de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Na-cional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
A Constituição Federal de 1988 e, particular-mente, a Lei nº 8�159, de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públi-cos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto
nº 4�073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou
os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995; 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de ar-quivos deverão ser emanadas do Conselho
Nacio-nal de Arquivos – CONARQ.
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
foi criado pelo Art� 26 da Lei nº 8�159/91 e regula-mentado pelo Decreto nº 4�073, de 3 de janeiro de 2002 e tem como competências:
01� Estabelecer diretrizes para o funcionamento
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR,
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos�
02� Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao
in-tercâmbio e à integração sistêmica das ativida-des arquivísticas�
03� Propor ao Ministro de Estado da Justiça
normas legais necessárias ao aperfeiçoamen-to e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados�
04� Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o
fun-cionamento e o acesso aos arquivos públicos�
05� Estimular programas de gestão e de preser-vação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e muni-cipal, produzidos ou recebidos em decorrência
das funções executiva, legislativa e judiciária�
06� Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e
priorida-des da política nacional de arquivos públicos e privados�
07� Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios�
08� Estimular a integração e modernização dos
arquivos públicos e privados; identificar os
arquivos privados de interesse público e social, nos termos do Art� 12 da Lei no 8�159, de 1991� 09� Propor ao Presidente da República, por
in-termédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados�
10� Estimular a capacitação técnica dos recursos
humanos que desenvolvam atividades de
arquivo nas instituições integrantes do SINAR� 11� Recomendar providências para a apuração e
a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados�
12� Promover a elaboração do cadastro nacional
de arquivos públicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos�
13� Manter intercâmbio com outros conselhos e
instituições, cujas finalidades sejam
relacio-nadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações�
14� Articular-se com outros órgãos do Poder
Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tec-nologia, informação e informática�
O funcionamento do CONARQ é regulamenta-do pelo seu regimento interno aprovaregulamenta-do pela Porta-ria nº 2.588, de 24 de novembro de 2011.
O CONARQ é constituído por dezessete mem-bros conselheiros: o Diretor-Geral do Arquivo Na-cional, que o presidirá, representantes dos poderes Executivo Federal, Judiciário Federal, Legislativo Federal, do Arquivo Nacional, dos arquivos públi-cos estaduais e do Distrito Federal, dos arquivos pú-blicos municipais, das instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia, de associações de arquivistas e de instituições que congreguem pro-fissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais. Cada Conselheiro tem um suplente.
Sua composição espelha, portanto, a convergên-cia de interesses do Estado e da Sociedade, de modo a compatibilizar as questões inerentes à responsabi-lidade funcional e social do Poder Público perante a gestão e preservação do patrimônio arquivístico pú-blico e privado brasileiro e o direito dos cidadãos de acesso às informações.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Para melhor funcionamento do CONARQ e
maior agilidade na operacionalização do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR, foi prevista a
cria-ção de Câmaras Técnicas e Câmaras Setoriais e
Co-missões Especiais, com a incumbência de elaborar
estudos e normas necessárias à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR.
Ao Arquivo Nacional cabe dar suporte técnico e administrativo ao CONARQ.
As Câmaras Técnicas, constituídas pelo Plená-rio, são de caráter permanente e visam a elaborar estudos e normas necessárias à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR.
→ Desde a implantação do CONARQ foram criadas as seguintes câmaras técnicas:
˃ Câmara Técnica de Avaliação de Docu-mentos�
˃ Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos�
˃ Câmara Técnica de Classificação de Docu-mentos�
˃ Câmara Técnica de Documentos Audiovi-suais, Iconográficos e Sonoros�
˃ Câmara Técnica de Documentos Eletrôni-cos�
˃ Câmara Técnica de Normalização da Des-crição Arquivística�
˃ Câmara Técnica de Paleografia e Diplomá-tica�
˃ Câmara Técnica de Preservação de Docu-mentos�
Câmaras Setoriais
A Portaria nº 2.588, de 24 de novembro de 2011, do Ministério da Justiça que aprova o recente Regi-mento Interno do CONARQ, institui no Capítulo IV Da Organização e do Funcionamento, as Câ-maras Setoriais, de caráter permanente visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que se repercutirem na estrutura e organi-zação de segmentos específicos de arquivos, intera-gindo com as câmaras técnicas.
Câmara Setorial de Arquivos de Instituições de Saúde; Câmara Setorial sobre Arquivos de Empre-sas Privatizadas ou em Processo de Privatização; Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário; Câ-mara Setorial sobre Arquivos Municipais; CâCâ-mara Setorial sobre Arquivos de Arquitetura, Engenha-ria e Urbanismo; Câmara SetoEngenha-rial sobre Arquivos Privados.
SINAR
A História do SINAR
Fonte: \\www.conarq.arquivonacional.gov.br
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82�308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos -SINAR.
A implementação do Sistema foi bastante preju-dicada já que sua área de abrangência ficou restrita
aos arquivos intermediários e permanentes, tendo
em vista os limites impostos na criação, pelo Gover-no Federal, em 1975, do Sistema de Serviços Gerais
- SISG, ao qual se vinculariam os arquivos correntes da Administração Pública Federal.
A postura equivocada de limitar a atuação do SI-NAR confrontava-se radicalmente com o princípio da organicidade dos documentos de arquivo, que preconiza a complementaridade entre as três idades que compõem o ciclo vital dos documentos.
Embora formalmente criado, o Sistema nunca chegou a ser implantado uma vez que trazia em seu bojo dispositivos conflitantes e que não atendiam às necessidades e à realidade de nossos arquivos�
Mesmo assim, esse decreto teve o mérito de des-pertar a atenção de vários governos estaduais para a importância dos arquivos na administração pública, motivando-os a criarem seus sistemas estaduais de arquivos. Foi o caso dos governos do Rio Grande do Norte, do Pará, de Sergipe e do Espírito Santo.
Com a “recriação” do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR, pela Lei n° 8�159, de 08 de janeiro de 1991 e pelos decretos nº 1�173, de 29 de junho de 1994 e 1�461, de 25 de abril de 1995,
consolidados e revogados pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, o SINAR desenvolverá suas atividades de forma integrada com esses sistemas e estimulará os demais Estados bem como os mu-nicípios, que ainda não dispõem desse moderno instrumento de administração, a criarem também seus sistemas de arquivo.
O Art� 26 da Lei nº 8�159/91, não só criou o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ como institui também o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, cuja competência, organização e funcio-namento estão regulamentados pelo Decreto nº 4�073, de 3 de janeiro de 2002�
De acordo com esse dispositivo legal, o SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. → Integram o SINAR, que tem como órgão
cen-tral o CONARQ:
˃ O Arquivo Nacional�
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
˃ Os arquivos do Poder Legislativo Federal�
˃ Os arquivos do Poder Judiciário Federal�
˃ Os arquivos estaduais dos Poderes Executi-vo, Legislativo e Judiciário�
˃ Os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos Poderes Execu-tivo e LegislaExecu-tivo�
Os arquivos referidos acima, exceto o Arquivo Nacional, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais�
As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central. → Compete aos integrantes do SINAR:
01� Promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretri-zes e normas emanadas do órgão central� 02� Disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e
normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; implementar a raciona-lização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental� 03� Garantir a guarda e o acesso aos documentos
de valor permanente; apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR� 04� Prestar informações sobre suas atividades ao
CONARQ; apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais neces-sários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados�
05� Promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação�
06� Propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social�
07� Comunicar ao CONARQ, para as devidas pro-vidências, atos lesivos ao patrimônio arquivís-tico nacional�
08� Colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no de-senvolvimento de atividades censitárias referen-tes a arquivos; possibilitar a participação de espe-cialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ� 09� Proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem
aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização�
Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.
Arquivo Nacional
O Arquivo Nacional, criado em 1838, é o órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal�
Subordinado ao Ministério da Justiça - MJ desde a publicação do Decreto nº 7�430, de 17 de janeiro
de 2011, no Diário Oficial da União nº 12, de 18 de
janeiro de 2011.
Tem por finalidade:
→ Implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio do-cumental do País,
→ Garantir pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos,
→ Incentivar a produção de conhecimento cientí-fico e cultural�
O que são documentos de arquivo?
São documentos produzidos, recebidos e manti-dos por órgãos e entidades da administração públi-ca federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
O que é gestão de documentos?
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, independentemente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Para que uma política de gestão de documentos?
Porque é dever do Poder Público a gestão docu-mental e a proteção especial aos documentos de ar-quivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como ele-mentos de prova e informação.
Quem integra o SIGA?
→ O Arquivo Nacional, como órgão central do
SI-GA�
→ As unidades responsáveis pela coordenação
das atividades de gestão de documentos de ar-quivo nos Ministérios e órgãos equivalentes,
como órgãos setoriais�
→ As unidades vinculadas aos Ministérios e ór-gãos equivalentes, como órór-gãos seccionais�
Órgãos equivalentes a Ministério, isto é,
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Atualmente, são órgãos equivalentes:
Advocacia-Geral da União - AGU, Casa Civil da Presidência da República, Controladoria-Geral da União - CGU, Gabinete de Segurança Institucional da Presidên-cia da República - GSI-PR, Secretaria de Assuntos Estratégicos da Presidência da República - SAE/PR, Secretaria de Aviação Civil - SAC, Secretaria de Co-municação Social da Presidência da República - SE-COM-PR, Secretaria de Direitos Humanos - SDH, Secretaria de Políticas de Promoção da Igualdade Racial - SEPPIR, Secretaria de Políticas para as Mu-lheres - SPM, Secretaria de Portos - SP, Secretaria de Relações Institucionais da Presidência da República - SRI/PR, Secretaria-Geral da Presidência da Repú-blica - SGPR.
Qual é a função do Arquivo Nacional como ór-gão central do SIGA?
→ Acompanhar e orientar, junto aos órgãos
se-toriais do SIGA, a aplicação das normas
rela-cionadas à gestão de documentos de arquivo
aprovadas pelo Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República�
→ Orientar a implementação, a coordenação e o
controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos
ór-gãos setoriais�
→ Promover a disseminação de normas técnicas
e informações de interesse para o aperfeiçoa-mento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA�
→ Promover e manter intercâmbio de coopera-ção técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais�
→ Estimular e promover a capacitação, o aper-feiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de
do-cumentos de arquivo�
Qual é a função dos órgãos setoriais no SIGA?
→ Implantar, coordenar e controlar as ativida-des de gestão de documentos de arquivo, em
seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República�
→ Implementar e acompanhar rotinas de traba-lho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação
e de seus seccionais, visando à padronização
dos procedimentos técnicos relativos às ati-vidades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, em-préstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso às in-formações neles contidas�
→ Coordenar a elaboração de código de classifi-cação de documentos de arquivo, com base nas
funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais� → Coordenar a aplicação do código de
classifica-ção e da tabela de temporalidade e destinaclassifica-ção de documentos de arquivo relativos às ativi-dades-meio, instituída para a Administração Pública Federal, no seu âmbito de atuação e de
seus seccionais�
→ Elaborar, por intermédio da Comissão Perma-nente de Avaliação de Documentos e de que tra-ta o art� 18 do Decreto n° 4�073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo
Nacional, a tabela de temporalidade e desti-nação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim�
→ Promover e manter intercâmbio de coopera-ção técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais�
→ Proporcionar aos servidores que atuam na
área de gestão de documentos de arquivo a
ca-pacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem, garantindo constante atualiza-ção�
Devo me registrar no Cadastro Nacional dos Integrantes do SIGA?
Devem se cadastrar os servidores federais e os empregados de empresas públicas da esfera federal ou de economia mista, que atuem na área de gestão de documentos, ainda que ocupe somente um cargo comissionado ou por prazo determinado. Não estão incluídos nesse grupo os funcionários terceirizados, estagiários ou servidores e empregados de empresas públicas da esfera estadual, distrital ou municipal.
O Que é o SIGA?
Documentos de Arquivo - SIGA, da Administra-ção Pública Federal, pelo qual se organizam, sob a forma de sistema, as atividades de gestão de docu-mentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.
O Sistema de Gestão de Documentos de
Arqui-vo – SIGA, da Administração Pública Federal, tem
por finalidade garantir ao cidadão e aos órgãos
e entidades da Administração Pública Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documen-tos de arquivo e às informações neles contidas,
resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais; integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo de-senvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo; racionalizar a produção
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
da documentação arquivística pública; racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; preservar o patrimônio documental arquivístico da Adminis-tração Pública Federal; articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na ges-tão da informação pública federal.
Para efeitos de acompanhar, coordenar, contro-lar, orientar e promover a gestão de documentos de arquivo, o SIGA tem o Arquivo Nacional como
órgão central, e uma Comissão de Coordenação, presidida pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacio-nal e integrada por representantes do Arquivo Na-cional, dos Ministérios e dos órgãos equivalentes,
cabendo aos Ministérios e aos órgãos equivalentes a criação de Subcomissões de Coordenação do SI-GA que reúnam representantes dos órgãos seccio-nais de seu âmbito de atuação, com vistas a identi-ficar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação. As normas emanadas e deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA serão aprovadas pela Minis-tra-Chefe da Casa Civil da Presidência da República. É instituído por este Decreto um sistema de in-formações a fim de proceder à operacionalização do SIGA, visando à integração dos serviços arquivísti-cos dos órgãos e entidades da Administração Públi-ca Federal.
A reunião de instalação da Comissão de Coor-denação do SIGA foi realizada no dia 28 de janeiro de 2004, às 9h30, no auditório da Secretaria de Im-prensa e Divulgação da Presidência da República, localizado no subsolo do Palácio do Planalto, com a participação dos presidentes ou coordenadores das
Subcomissões de Coordenação do SIGA, criadas
no âmbito dos Ministérios e órgãos equivalentes.
Objetivos
01� Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades
da administração pública federal, de forma
ágil e segura, o acesso aos documentos de
arquivo e às informações neles contidas,
res-guardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais�
02� Integrar e coordenar as atividades de gestão
de documentos de arquivo
desenvolvi-das pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram�
03� Disseminar normas relativas à gestão de
do-cumentos de arquivo�
04� Racionalizar a produção da documentação
arquivística pública�
05� Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivísti-ca públiarquivísti-ca�
06� Preservar o patrimônio documental
arqui-vístico da administração pública federal�
07� Articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informa-ção pública federal�
Histórico
Década de 1980
Programa de Modernização do Arquivo
Nacio-nal: desenvolvimento de ações e programas de
assis-tência técnica, publicação de manuais, treinamento de recursos humanos, promoção de seminários e cursos, recolhimento de documentos públicos fede-rais, implantação do Registro Geral de Entrada de Acervos Arquivísticos no Arquivo Nacional. Essas ações permitiram delinear uma política arquivística para o governo federal.
Década de 1990
Concepção do Sistema Federal de Arquivos do Poder Executivo – SIFAR.
Anos 2000 e 2001
Aperfeiçoamento do SIFAR, que passou a ser denominado Sistema de Gestão de Documentos de Informações – SGDI, do Poder Executivo Federal�
Instituição do SIGA
→ 12 de dezembro de 2003
O Decreto nº 4�915 cria o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da Administra-ção Pública Federal, organizando, sob a forma de
sistema, as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da Admi-nistração Pública Federal.
A Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12�527,
de 18 de novembro de 2011) estabelece que as in-formações de interesse coletivo ou geral devem ser divulgadas pelos órgãos públicos, espontâ-nea e proativamente, independentemente de so-licitações.
Com esse objetivo o Arquivo Nacional apresenta nesta seção, um conjunto significativo de dados de interesse público, de forma organizada, de modo a oferecer ao cidadão um padrão claro e uniforme de acesso, que facilite a localização e a obtenção das in-formações.
Aqui estão disponíveis, entre outros, dados sobre o funcionamento, a base jurídica e a própria história da Instituição, além daqueles referentes a diárias e passa-gens, licitações, relatórios de gestão, despesas, progra-mas e ações, reforçando a missão do Arquivo Nacional de fornecer amplo acesso às informações, incluindo aquelas que se relacionam à transparência pública.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Neste sentido, destacam-se ainda a criação do
SI-C-AN que se destina a atender aos pedidos de infor-mações sobre o acervo produzido pela Instituição de 1985 até o presente, e o fácil acesso à Ouvidoria, que recebe reclamações, denúncias e sugestões visando aperfeiçoar a qualidade dos serviços prestados pelo Arquivo Nacional.
A Instituição também apresenta um amplo con-junto de informações reunidas no item Perguntas Frequentes que, de modo objetivo, visa a esclarecer as dúvidas e questões encaminhadas habitualmente às áreas técnicas e ao Gabinete da Direção-Geral.
Atento à importância das diversas ferramentas de acesso à informação e, ao mesmo tempo, à neces-sidade de um contínuo aperfeiçoamento deste por-tal, o Arquivo Nacional busca contribuir, com esta seção, para a modernização dos serviços arquivísti-cos governamentais.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos Disponível em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov. br>Adaptado.
→ O que é e-ARQ Brasil?
Estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivísti-ca e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. Pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais, estabelecer re-quisitos mínimos para um Sistema Informatizado
de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD
– independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado.
O objeto do e-ARQ Brasil é o documento arqui-vístico digital. Este documento não trata de proces-sos de digitalização, isto é, de procedimentos técni-cos de conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado, como o escâner.
O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de docu-mentos desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferirá cre-dibilidade à produção e à manutenção de documen-tos arquivísticos.
→ O que é SIGAD?
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arqui-vística de documentos, processado por computa-dor. O sucesso do SIGAD dependerá fundamental-mente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. A produção
de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos ar-quivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e que possam preservar suas características é funda-mental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no ge-renciamento dos documentos digitais.
Diferença entre Sistema de Informação, Gestão Arquivística de Documentos, Sistema de Gestão Ar-quivística de Documentos, Gerenciamento Eletrôni-co de Documentos (GED) e Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).
Sistema de Informação: conjunto organizado de
políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, proces-sam, armazenam e proporcionam acesso à informa-ção, proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.
Gestão Arquivística de Documentos: conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamen-to dos documenarquivamen-tos em fase corrente e intermediá-ria, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente.
Sistema de Gestão Arquivística de Documen-tos: conjunto de procedimentos e operações
técni-cas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): conjunto de tecnologias utilizadas para
or-ganização da informação não-estruturada de um ór-gão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armaze-namento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, pla-nilhas, etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho
(wor-kflow), processamento de formulários, indexação,
gestão de documentos, repositórios, entre outras.
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD): é um conjunto de
pro-cedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, pro-cessado por computador. O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais.
→ Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD:
01� Captura, armazenamento, indexação e recupe-ração de todos os tipos de documentos arqui-vísticos�
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
02� Captura, armazenamento, indexação e recu-peração de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa�
03� Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos�
04� Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, tal e tecnológico), integração entre documen-tos digitais e convencionais�
05� Foco na manutenção da autenticidade dos do-cumentos�
06� Avaliação e seleção dos documentos para reco-lhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente�
07� Aplicação de tabela de temporalidade e desti-nação de documentos�
08� Transferência e o recolhimento dos documen-tos por meio de uma função de exportação� 09� Gestão de preservação dos documentos�
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos /
CONARQ
Níveis dos requisitos:
Neste documento os requisitos foram classifica-dos em obrigatórios, altamente desejáveis e faculta-tivos, de acordo com o grau maior ou menor de exi-gência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções.
No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considera-dos da seguinte forma:
São obrigatórios quando indicados pela frase: “O SI-GAD tem que...”;
Altamente desejáveis quando indicados pela frase: “O SIGAD deve...”;
Facultativos quando indicados pela frase: “O SI-GAD pode...”.
Cada requisito numerado é classificado como: (O) = Obrigatório = “O SIGAD tem que ...”; (AD) = Altamente Desejável = “O SIGAD deve ...”; (F) = Facultativo = “O SIGAD pode ...”.
TEM = significa que o requisito é imprescindível. DEVE = significa que podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um de-terminado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada antes de esco-lher uma proposta diferente.
PODE = significa que o requisito é opcional.
Tanto para os requisitos considerados altamente
desejáveis como para os requisitos facultativos, de-ve ser observado que uma implementação que não inclui um determinado item altamente desejável ou facultativo deve estar preparada para interoperar com uma outra implementação que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida. De forma inversa, uma implementação que inclui um item al-tamente desejável ou facultativo deve estar prepara-da para interoperar com uma outra implementação que não inclui o item.
1.1.1 Um SIGAD tem que incluir e ser compatí-vel com o plano de classificação do órgão ou entida-de.
O plano de classificação dos integrantes do SI-NAR deve estar de acordo com a legislação e ser aprovado pela instituição arquivística na específica esfera de competência. Obrigatório.
1.1.2 Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado.
Por exemplo, quando se adotar o método deci-mal para codificação, cada classe poderá ter até no máximo dez subordinações e assim sucessivamente. Obrigatório.
1.1.3 Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que se fizer necessário. Obrigatório.
1.1.4 Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metada-do. Obrigatório.
1.1.5 Um SIGAD tem que registrar a mudança de nome de uma classe já existente no respectivo meta-dado. Obrigatório.
1.1.6 Um SIGAD tem que permitir o desloca-mento de uma classe inteira, incluindo as subclas-ses, grupo, subgrupos e os documentos ali classifica-dos, para um outro ponto do plano de classificação. Nesse caso, é necessário fazer o registro do deslo-camento nos metadados do plano de classificação. Obrigatório.
1.1.7 Um SIGAD deve permitir que usuários au-torizados tornem inativa uma classe onde não serão mais classificados documentos. Altamente Desejá-vel.
1.1.8 Um SIGAD tem que permitir que um usuá-rio autorizado apague uma classe inativa. Só pode ser apagada uma classe que não tenha documentos ali classificados. Obrigatório.
1.1.9 Um SIGAD tem que impedir a eliminação de uma classe que tenha documentos ali classifi-cados. Essa eliminação poderá ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali classifi-cados tenham sido recolhidos ou eliminados, e seus
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA metadados apagados, ou que esses documentos
te-nham sido reclassificados. Obrigatório.
1.1.10 Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às classes, conforme estabelecido no padrão de metadados, e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados. Obrigatório.
1.1.11 Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuição de identifica-dores a classes do plano de classificação, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicação:
. atribuição de um código numérico ou alfanu-mérico;
. atribuição de um termo que identifique cada classe. Obrigatório.
1.1.12 Um SIGAD deve prever um atributo asso-ciado às classes para registrar a permissão de uso da-quela classe para classificar um documento. Em al-gumas classes não é permitido incluir documentos, nesses casos os documentos devem ser classificados apenas nos níveis subordinados.
Por exemplo, no código de classificação previsto na Resolução do CONARQ nº 14:
Não é permitido classificar documentos no gru-po 021 (ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO). Os documentos de recrutamento e seleção devem ser classificados nos subgrupos 021.1 (ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO: CAN-DIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS) e 021.2 (ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO: EXAMES DE SE-LEÇÃO). Altamente Desejável.
1.1.13 Um SIGAD tem que utilizar o termo com-pleto para identificar uma classe. Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente àquela classe. Por exemplo:
MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL PER-MANENTE: COMPRA
MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL DE CONSUMO: COMPRA. Obrigatório.
1.1.14 Um SIGAD tem que assegurar que os ter-mos completos, que identificam cada classe, sejam únicos no plano de classificação. Obrigatório.
1.1.15 Um SIGAD pode prever a pesquisa e na-vegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface gráfica. Facultativo.
1.1.16 Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar total ou parcialmente um plano de classifi-cação. Altamente Desejável.
1.1.17 Um SIGAD tem que prover funcionali-dades para elaboração de relatórios para apoiar a
gestão do plano de classificação, incluindo a capa-cidade de:
. gerar relatório completo do plano de classifica-ção;
. gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de um ponto determinado na hierarquia;
. gerar relatório dos documentos ou dossiês/pro-cessos classificados em uma ou mais classes do pla-no de classificação;
. gerar relatório de documentos classificados por unidade administrativa. Obrigatório.
1.1.18 Um SIGAD deve possibilitar consulta ao plano de classificação a partir de qualquer atributo ou combinação de atributos e gerar relatório com os resultados obtidos. Altamente Desejável.
1.2 Classificação e metadados das unidades de arquivamento
Os requisitos desta seção referem-se à formação e classificação e reclassificação das unidades de ar-quivamento (dossiês/processos e pastas) e à associa-ção de metadados.
1.2.1 Um SIGAD tem que permitir a classificação das unidades de arquivamento somente nas classes autorizadas. Obrigatório.
1.2.2 Um SIGAD tem que permitir a classificação de um número ilimitado de unidades de arquiva-mento dentro de uma classe. Obrigatório.
1.2.3 Um SIGAD tem que utilizar o termo com-pleto da classe para identificar uma unidade de ar-quivamento, tal como especificado no item 1.1.13. Obrigatório.
1.2.4 Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às unidades de arquivamento e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos me-tadados somente a usuários autorizados. Obrigató-rio.
1.2.5 Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de arquivamento conforme estabeleci-do no padrão de metadaestabeleci-dos. Obrigatório.
1.2.6 Um SIGAD tem que permitir que uma no-va unidade de arquino-vamento herde da classe em que foi classificada, determinados metadados pré-defi-nidos.
Exemplos desta herança são: temporalidade pre-vista e restrição de acesso. Obrigatório.
1.2.7 Um SIGAD deve relacionar os metadados herdados de forma que uma alteração no metadado de uma classe seja automaticamente incorporada à unidade de arquivamento que herdou esse metada-do. Altamente Desejável.
1.2.8 Um SIGAD pode permitir a alteração con-junta de um determinado metadado em um grupo
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
de unidades de arquivamento previamente selecio-nado. Facultativo.
1.2.9 Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento e seus respectivos volu-mes e/ou documentos sejam reclassificados por um usuário autorizado, e tem que permitir que todos os documentos já inseridos permaneçam na(s) unida-de(s) de arquivamento e volume(s) que estão sendo transferidos, mantendo a relação entre os documen-tos, volumes e unidades de arquivamento. Obriga-tório.
1.2.10 Quando uma unidade de arquivamen-to ou documenarquivamen-to é reclassificado, um SIGAD deve manter registro de suas posições anteriores à reclas-sificação, de forma a manter um histórico. Altamen-te Desejável.
1.2.11 Quando uma unidade de arquivamen-to ou documenarquivamen-to é reclassificado, um SIGAD deve permitir que o administrador introduza as razões para a reclassificação. Altamente Desejável.
1.2.12 Um SIGAD pode permitir que os usuários criem referências cruzadas para unidades de arqui-vamento afins. Facultativo.
1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos
Os requisitos desta seção referem-se ao geren-ciamento dos documentos arquivísticos no que diz respeito a controles de abertura e encerramento de dossiês/processos e seus respectivos volumes e in-clusão de novos documentos nesses dossiês/proces-sos e respectivos volumes ou em pastas virtuais.
1.3.1 Um SIGAD tem que registrar nos metada-dos a data de abertura e de encerramento do metada-dossiê/ processo. Essa data pode se constituir em parâmetro para aplicação dos prazos de guarda e destinação do dossiê/processo. Obrigatório.
1.3.2 Um SIGAD tem que permitir que um dos-siê/processo seja encerrado através de procedimen-tos regulamentares e somente por usuários autori-zados. Obrigatório.
1.3.3 Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autori-zados. Obrigatório.
1.3.4 Um SIGAD tem que impedir o acréscimo de novos documentos a dossiês/processos já encer-rados. Dossiês/processos encerrados deverão ser reabertos para receber novos documentos. Obriga-tório.
1.3.5 Um SIGAD deve ser capaz de registrar múl-tiplas entradas para um documento digital (objeto digital) em mais de um dossiê/processo ou pasta, sem duplicação física desse documento. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossiê ou processo, o SIGAD deverá criar um re-gistro para cada referência desse documento. Cada
registro estará vinculado ao mesmo objeto digital. Altamente Desejável.
1.3.6 Um SIGAD tem que impedir a eliminação de uma unidade de arquivamento digital ou de qual-quer parte de seu conteúdo em todas as ocasiões, a não ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos; A eli-minação será devidamente registrada em trilha de auditoria. Obrigatório.
1.3.7 Um SIGAD tem que garantir a integridade da relação hierárquica entre classe, dossiê/processo, volume e documento e entre classe, pasta e docu-mento em todos os modocu-mentos, independentemente de atividades de manutenção, ações do usuário ou falha de componentes do sistema. Em hipótese al-guma poderá ocorrer uma situação em que qualquer ação do usuário ou falha do sistema dê origem a uma inconsistência na base de dados do SIGAD. Obriga-tório.
1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos
A formação e manutenção de processos no setor público apresentam regras específicas, que os dife-renciam dos dossiês, e que apóiam a manutenção de sua autenticidade. O detalhamento dessas regras está previsto em normas e legislação específica, que deverão ser respeitadas pelo órgão ou entidade, de acordo com a sua esfera e âmbito. Esta seção inclui requisitos específicos para a gestão dos processos, que são aplicáveis se o SIGAD capturar esse tipo de documento.
1.4.1 Um SIGAD tem que prever a formação/ autuação de processos, por usuário autorizado con-forme estabelecido em legislação específica. Obriga-tório.
1.4.2 Um SIGAD deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa de existência de processo re-lativo à mesma ação/interessado. Altamente Dese-jável.
1.4.3 Um SIGAD tem que prever que os docu-mentos integrantes do processo digital recebam numeração sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma nu-meração. Obrigatório.
1.4.4 Um SIGAD tem que controlar a renume-ração dos documentos integrantes de um processo digital. Este requisito tem por objetivo impedir a exclusão não autorizada de documentos de um pro-cesso. Casos especiais que autorizem a renumeração devem obedecer à legislação específica na devida es-fera e âmbito de competência. Obrigatório.
1.4.5 Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislação espe-cífica na devida esfera e no âmbito de competência.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA A juntada pode ser por anexação ou por
apen-sação. Este procedimento deverá ser registrado nos metadados do processo. Obrigatório.
1.4.6 Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensação de processos segundo a legisla-ção específica na devida esfera e no âmbito de com-petência.
Esse procedimento deverá ser registrado nos me-tadados do processo. Obrigatório.
1.4.7 Um SIGAD tem que prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um processo, segundo norma específica na devi-da esfera e no âmbito de competência.
Esse procedimento deverá ser registrado nos me-tadados do processo. Obrigatório.
1.4.8 Um SIGAD tem que prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um processo segundo norma específica na devida esfera e no âmbito de competência.
Esse procedimento deverá ser registrado nos me-tadados do processo. Obrigatório.
1.4.9 Um SIGAD tem que prever o ence rramen-to33 dos processos incluindo seus volumes e seus metadados. Obrigatório.
1.4.10 Um SIGAD tem que prever o desarqui-vamento para reativação dos processos por usuário autorizado obedecendo procedimentos legais e ad-ministrativos.
Para manter a integridade do processo somente o último volume receberá novos documentos ou pe-ças. Obrigatório.
1.5 Volumes: abertura, encerramento e metada-dos
Em alguns casos os dossiês/processos são com-partimentados em volumes ou partes, de acordo com normas e instruções estabelecidas. Essa divi-são não está baseada no conteúdo intelectual dos dossiês/processos, mas em outros critérios, como a dimensão, o número de documentos, períodos de tempo etc. Essa prática tem como objetivo facilitar o gerenciamento físico dos dossiês/processos.
Os requisitos desta seção referem-se à utilização de volumes para subdividir dossiês/processos.
1.5.1 Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar vo-lumes para subdividir dossiês/processos, fazendo distinção entre dossiês/processos e volumes. Alta-mente Desejável.
1.5.2 Um SIGAD deve permitir a associação de metadados aos volumes e deve restringir a inclusão e a alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados. Altamente Desejável.
1.5.3 Um SIGAD tem que permitir que um
volume herde automaticamente do dossiê/processo ao qual pertence, determinados metadados pré-de-finidos, como por exemplo, procedência, classes e temporalidade. Obrigatório.
1.5.4 Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes a qualquer dossiê/processo que não esteja encerrado. Obrigatório.
1.5.5 Um SIGAD deve permitir o registro de me-tadados correspondentes as datas de abertura e de encerramento de volumes. Altamente Desejável.
1.5.6 Um SIGAD tem que assegurar que um vo-lume somente conterá documentos. Não é permiti-do que um volume contenha outro volume ou um outro dossiê/processo. Obrigatório.
1.5.7 Um SIGAD tem que permitir que um vo-lume seja encerrado através de procedimentos re-gulamentares e somente por usuários autorizados. Obrigatório.
1.5.8 Um SIGAD tem que assegurar que, ao abrir um novo volume, o volume precedente seja automa-ticamente encerrado. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto, todos os ou-tros volumes existentes nesse dossiê/processo têm que estar fechados. Obrigatório.
1.5.9 Um SIGAD tem que impedir a reabertura de um volume já encerrado para acréscimo de docu-mentos. Obrigatório.
1.6 Gerenciamento de documento e processos/ dossiês arquivísticos convencionais, híbridos
O arquivo de uma organização pode conter do-cumentos ou dossiês/processos digitais e conven-cionais. Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossiês/processos convencionais, que devem ser classificados com base no mesmo plano de classifi-cação usado para os digitais e deve ainda possibilitar a gestão de documentos ou dossiês/processos híbri-dos. Os documentos ou dossiês/processos híbridos são formados por uma parte digital e uma parte con-vencional.
1.6.1 Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossiês/processos convencionais e gerenciá-los da mesma forma que os digitais. Obrigatório.
1.6.2 Um SIGAD tem que ser capaz de gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de dossiês/processos híbridos, associando-as com o mesmo número identificador atribuído pelo siste-ma e título, além de indicar que se trata de um docu-mento arquivístico híbrido. Obrigatório.
1.6.3 Um SIGAD tem que permitir que um con-junto específico de metadados seja configurado para os documentos ou dossiês/processos convencionais e tem que incluir informações sobre o local de arqui-vamento. Obrigatório.
