PLATAFORMA DE GESTÃO INTEGRADA DA DOENÇA MÓDULO IRC. Manual de Utilizador. Perfil Administrativo da ARS

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P

LATAFORMA DE

G

ESTÃO

I

NTEGRADA DA

D

OENÇA

–

M

ÓDULO

IRC

Manual de Utilizador

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Í

NDICE

1. INTRODUÇÃO 3

2. ALTERAÇÕES MAIS RECENTES 5

3. ENQUADRAMENTO LEGAL 6

4. DICIONÁRIO DE CONCEITOS 8

5. PERFIL ADMINISTRATIVO DA ARS 9

5.1. AVISOS 9 5.2. TAREFAS 10 6. TRANSFERÊNCIAS 12 6.1. TIPOS DE TRANSFERÊNCIAS 12 6.1.1. DEFINITIVA 12 6.1.2. TEMPORÁRIA 12 6.2. DOENTES ABRANGIDOS 12

6.3. PROCEDIMENTO DE GESTÃO DAS TRANSFERÊNCIAS –ATENDER REQUISIÇÕES 13

6.3.1. AUTORIZAR 17

6.3.2. AUTORIZAR COM ALTERAÇÃO DA DATA 19

6.3.3. AUTORIZAR COM ALTERAÇÃO DA UNIDADE 22

6.3.4. RECUSAR, PELO MOTIVO A INDICAR 24

6.4. PROCEDIMENTO DE GESTÃO DAS TRANSFERÊNCIAS –VISUALIZAR REQUISIÇÕES 27

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7.1. TIPOS DE TRANSPORTES 36

7.1.1. TRANSPORTE PONTUAL 36

7.1.2. TRANSPORTE PARA O PROGRAMA DE DIÁLISE 36

7.1.3. TRANSPORTE PARA SESSÃO EXTRAORDINÁRIA 38

7.1.4. TRANSPORTE URGENTE 39

7.2. DOENTES ABRANGIDOS 40

7.3. PROCEDIMENTO DE GESTÃO DOS TRANSPORTES –ATENDER REQUISIÇÕES 41

7.3.1. AUTORIZAR 45

7.3.2. AUTORIZAR COM ALTERAÇÕES 48

7.3.3. RECUSAR, PELO MOTIVO A INDICAR 53

7.4. PROCEDIMENTO DE GESTÃO DOS TRANSPORTES –VISUALIZAR REQUISIÇÕES 56

7.4.1. IMPRIMIR A REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE 59

7.4.2. ESCLARECER AS DÚVIDAS 61

7.4.3. IMPRIMIR RELATÓRIO MÉDICO 62

7.5. ORIENTAÇÕES A SEGUIR 63

7.6. SITUAÇÕES PROBLEMA 64

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1. I

NTRODUÇÃO

A Plataforma de Gestão Integrada da Doença – Módulo Insuficiência Renal Crónica, adiante designada por Plataforma, entrou em funcionamento em Dezembro de 2008, tendo sido, nessa altura, disponibilizada aos utilizadores das diferentes entidades. Ao longo dos meses de desenvolvimento, os utilizadores foram identificando oportunidades de melhoria que foram sendo introduzidas em produção.

A Plataforma encontra-se disponível no endereço http://gid.min-saude.pt/.

Para além da informação restrita, apenas disponível para utilizadores credenciados, e com acessos diferenciados por níveis de informação, a Plataforma reúne um conjunto de informação passível de ser consultada por qualquer cidadão.

Os formulários de acesso público pretendem dar, à população em geral, um conjunto mínimo de informação genérica caracterizando a doença, identificando os prestadores, permitindo conhecer um pouco melhor a insuficiência renal crónica.

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O acesso à Plataforma feito através do portal público, clicando em “Entrar”:

O acesso é restringido pela categoria profissional e função exercida pelo utilizador, no entanto, de uma forma genérica, os macro menus disponíveis para os utilizadores deste perfil são os seguintes:

I. Gestão do Doente II. Relatórios

III. Mudar password

Visa o presente manual servir de apoio ao funcionamento da Plataforma GID, por parte dos utilizadores das Administrações Regionais de Saúde (ARS) e Unidades Locais de Saúde (ULS).

Os print screen utilizados neste documento foram extraídos de uma Plataforma de Testes, pelo que os dados visualizados dizem respeito a registos efectuados no âmbito dos testes efectuados.

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2. A

LTERAÇÕES MAIS RECENTES

Esta secção do manual pretende vir a enunciar, em futuras versões do mesmo documento, as alterações introduzidas, de forma a facilitar a actualização da informação nas ARS e ULS.

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3. E

NQUADRAMENTO

L

EGAL

Ao longo dos anos, foram publicados diversos diplomas legais que enquadram os procedimentos inerentes à prestação de cuidados de diálise a insuficientes renais crónicos nas instituições públicas e privadas. Por um lado, foram clarificados os procedimentos inerentes ao seu acompanhamento em pré-diálise, início do tratamento dialítico, sua continuidade e possível transplante. Por outro, foram também explicitadas as responsabilidades financeiras dos cuidados prestados, bem como dos transportes e outros consumos associados ao tratamento.

Para o presente documento, importa salientar os diplomas que influenciam a gestão administrativa dos utentes, nomeadamente no que se refere ao seu circuito no sistema de saúde. Esta gestão está sob a responsabilidade das ARS, no âmbito das suas competências, e das ULS, uma vez que estas têm por objecto principal prestar cuidados de saúde primários, diferenciados e continuados à população, bem como assegurar as actividades de saúde pública e os meios necessários ao exercício das competências da autoridade de saúde na área geográfica por ela abrangida.

O Despacho nº 17/86, de 29/04/1986, publicado em DR nº 120, II série, de 26/05/1986, refere, no seu ponto 2, que os Serviços de Nefrologia dos Hospitais Públicos devem informar as ARS, da área de residência do utente, da necessidade da transferência dos utentes para um centro de diálise convencionado, para efeitos de apoio social e assunção dos respectivos encargos. Adicionalmente, encarrega o Hospital de elaborar um relatório clínico consubstanciado para ser entregue no centro de diálise, bem como facultar uma cópia do relatório clínico ao médico de família do utente. Cabe, posteriormente, à ARS, emitir o termo de responsabilidade que habilitará o utente a recorrer à unidade de diálise convencionada, compatibilizando os seguintes critérios:

i. Turno disponível mais adequado à manutenção da actividade profissional normal; ii. Maior proximidade da sua residência;

iii. Maior facilidade de transporte.

O Despacho nº 4325/2008, de 18 de Janeiro de 2008, publicado em DR nº 35, 2ª série, de 19 de Fevereiro de 2008, introduz na IRC uma nova modalidade de pagamento, o preço compreensivo, que se configura como “um preço global por semana e por doente

hemodialisado, abrangendo todos os encargos relativos directamente às sessões de diálise e, bem assim, ao respectivo acompanhamento médico dos doentes, seu controlo e avaliação, aos

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exames, análises e medicamentos necessários ao tratamento da insuficiência renal crónica e suas intercorrências passíveis de serem corrigidas nas entidades convencionadas de diálise”.

A CN Nº 3/2008, de 08/04/2008, referente às condições e procedimentos de pagamento das prestações de saúde aos beneficiários do SNS que devam ser cobradas pelas Unidades de Saúde no âmbito do Contrato-Programa (Acordo Modificativo de 2008), integra os tratamentos ambulatórios de hemodiálise na produção hospitalar, passando estes a ser um encargo do Hospital e não da ARS.

A CN Nº 10/2009, de 09/11/2009, da ACSS, descreve o fluxo de informação de que se deve pautar o processo de entrega de facturas, conferência e sua liquidação entre as unidades de diálise e as ARS/ ULS. Introduz também uma alteração relativa à contabilização do período de tempo a ser facturado pelas unidades de diálise. Ainda que o clausulado tipo, anexo ao Despacho n.º 4325/2008, de 18 de Janeiro, estabeleça um valor compreensivo global por doente para um determinado período de tempo - a semana, para efeitos de facturação, a CN Nº 10/2009, define que deve ser utilizado como referência de unidade o “dia”, sendo para este efeito considerada a desagregação do referido valor, a que corresponderá um preço diário de 78,277 Euros. O arredondamento apenas deve acontecer no final da factura, e não diariamente. De salientar, ainda, que a publicação da CN Nº 1/2010, de 29/01/2010, da ACSS, determina que, até à definição do novo regime de relações financeiras entre o Serviço Nacional de Saúde e os subsistemas públicos de saúde da ADSE, SAD GNR e PSP, e ADM se suspende a “facturação de todas as prestações de saúde realizadas a partir de 1 de Janeiro de

2010, ou cuja assistência termine depois dessa data.”

De acordo com as CI Nº 4/2006, de 14/12/2006, Nº 5/206, de 21/12/2006, Nº 8/2008, de 12/12/2008 e Nº 18/2009/CD/GJ, de 17/11/2009, foram extintos os protocolos com os subsistemas PT-ACS, CTT – Correios de Portugal SA, Serviços de Assistência Médico-Social do Sindicato dos Bancários Sul e Ilhas, Sindicato Nacional dos Quadros e Técnicos Bancários, respectivamente, passando estes a estar integrados no SNS, tendo os utentes direito a usufruir

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4. D

ICIONÁRIO DE

C

ONCEITOS

De forma a facilitar a interpretação de alguns conceitos, elencam-se, por ordem alfabética, os que se considera poderem suscitar mais dúvidas:

Data fim – Corresponde ao dia em que o utente regressa à unidade de origem, data a partir da qual a unidade de destino deixa de poder facturar o utente e data a partir da qual a unidade de origem volta a poder facturar o utente.

Data início – Corresponde à data a partir da qual o utente inicia os seus tratamentos na nova unidade, passando a ser facturado nessa unidade a partir desse dia.

Número de processo GID – Número sequencial atribuído aos utentes no momento do seu registo na Plataforma. Não existe qualquer relação com outros sistemas de informação, pelo que a sua utilização é exclusiva da Plataforma. Pode ser utilizado para facilitar a pesquisa de informação na Plataforma, uma vez que faz parte do conjunto de filtros disponibilizados em diversos formulários.

Programa de Diálise - é o programa de tratamento que o nefrologista define para o utente. Os programas de diálise diferem no número de dias de tratamento e duração de cada sessão de diálise.

TF – Identificação prévia ao número de uma requisição. Significa que se trata de uma requisição de transferência.

TP – Identificação prévia ao número de uma requisição. Significa que se trata de uma requisição de transporte.

Transporte urgente – Considera-se o transporte não previsto. Surge em situações de urgência, em que a unidade necessita de transportar imediatamente o utente para outra instituição de saúde para receber cuidados.

Unidade de Destino – Corresponde à nova unidade onde o utente vai iniciar os seus tratamentos de diálise, temporária ou definitivamente.

Unidade de Origem – Corresponde à unidade onde o utente realiza os seus tratamentos habitualmente.

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5. P

ERFIL

A

DMINISTRATIVO DA

ARS

Administrativo da ARS é o perfil atribuído aos profissionais que gerem os procedimentos inerentes ao tratamento de substituição da função renal dos doentes da sua área de influência, nomeadamente colocação dos doentes em unidades convencionadas, gestão de transporte, e conferência de facturação. A designação do perfil de acesso não está relacionada com a categoria profissional do utilizador.

5.1. A

VISOS

Depois de introduzidas as credenciais de acesso, são automaticamente disponibilizados ao utilizador os avisos. Os avisos são alertas que auxiliam o utilizador, informando-o do número de requisições que foram efectuadas nas últimas horas e ainda não foram atendidas, bem como o tipo de requisição (transferência ou transporte).

Para além do automatismo estabelecido, o utilizador pode, em qualquer momento, visualizar os avisos:

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III. Clicar em “Visualizar Avisos”.

IV. De imediato, surgirão os avisos activos.

5.2. T

AREFAS

De forma genérica, as suas tarefas passam por:

 Visualizar a lista de requisições efectuadas pelas Unidades de Diálise;

 Atender requisições de transferência e transporte, autorizando, efectuando as alterações consideradas necessárias, ou recusando e indicando o motivo de recusa;  Gerir os relatórios produzidos pela Plataforma;

 Aceder aos mapas de apoio à facturação, que facilitarão a posterior conferência de facturas.

As ARS/ ULS comprometem-se a dar resposta às requisições das unidades de diálise num prazo não superior a 24h, exceptuando-se o fim-de-semana.

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As dúvidas que surgirem no decorrer da utilização da Plataforma devem ser sanadas com a maior brevidade possível, para que o fluxo de informação não seja interrompido, gerando outros constrangimentos no terreno, nomeadamente a impossibilidade de as unidades de diálise procederem aos registos obrigatórios e dos quais depende a facturação.

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6. T

RANSFERÊNCIAS

6.1. T

IPOS DE

T

RANSFERÊNCIAS

6.1.1. Definitiva

A transferência definitiva de unidade é utilizada quando, por qualquer razão, o utente pretende mudar de unidade de diálise. Esta situação pode acontecer por inúmeras razões, nomeadamente quando o utente é transferido, pela primeira vez, do Hospital para a unidade extra-hospitalar de diálise ou por mudança de residência.

A transferência definitiva de unidade é requisitada pela unidade em que o utente se encontra activo, ou seja, onde efectua, nesse momento, os seus tratamentos de diálise. Nas situações em que os Hospitais do SNS transferem os utentes para unidades extra-hospitalares antes de fazerem o seu primeiro tratamento de substituição da função renal, cabe ao hospital efectuar esse pedido.

6.1.2. Temporária

A requisição de transferência temporária deve ser efectuada quando o utente se ausenta, por qualquer motivo, e por período não superior a seis meses, da unidade onde habitualmente faz os seus tratamentos de diálise.

Esta situação acontece por diversas razões, nomeadamente em férias, ou quando o utente alterna a sua residência em casa de familiares por determinado período de tempo. À semelhança das transferências definitivas, também a requisição de transferência temporária deve ser efectuada pela unidade em que o utente se encontra em tratamento. Assim, a unidade de diálise identifica a unidade de preferência do utente bem como o período em que o utente se vai ausentar, identificando a data início e a data fim desse período.

6.2. D

OENTES

A

BRANGIDOS

De acordo com o explicitado no ponto 3 do presente documento, estão sob a responsabilidade da ARS/ ULS, para transferência para unidade convencionada, os utentes beneficiários do SNS bem como dos subsistemas ADM, ADSE, Ministério da Justiça, SAD PSP e SAD GNR.

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6.3. P

ROCEDIMENTO DE

G

ESTÃO DAS

T

RANSFERÊNCIAS

–

A

TENDER

R

EQUISIÇÕES

Para atender uma requisição, deve:

I. Seleccionar o menu “Gestão do Doente”

II. Seleccionar o separador “Atender Requisições”.

III. Utilizar os filtros de pesquisa para facilitar a selecção do utente.

O preenchimento dos filtros não é obrigatório, no entanto, pode constituir um grande auxílio para encontrar a requisição que se procura. Pode ainda utilizar vários filtros em simultâneo, o que restringirá o número de requisições apresentadas. Os filtros disponíveis são:

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 Nº Proc. GID – introduzir o número do processo GID, que pode ser fornecido pela unidade prestadora;

 Nº Requisição – introduzir o número da requisição, que pode ser fornecido pela unidade prestadora;

 Data início ou Data fim – introduzir a data de início ou data fim da transferência, sempre que conhecida;

 Nº SNS – introduzir o número de utente.

IV. Clicar em “Pesquisar”:

V. Aguardar que a lista de requisições seja carregada pela Plataforma.

VI. Visualizar o conjunto de requisições pendentes e que correspondem à selecção imposta pelos filtros, caso tenham sido utilizados:

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Pode visualizar o tipo de requisição (transferência - TF ou transporte -TP), o número da requisição, a data em que foi realizada, a unidade de diálise que requisitou, o utilizador que registou a requisição e o nome do utente.

Do lado esquerdo do ecrã, junto à numeração da requisição, surge uma sinalética que indica o seguinte:

A requisição encontra-se pendente há menos de 24h.

A requisição encontra-se pendente há mais de 24h, ou seja, a ARS/ ULS está em falta para com a unidade de diálise, uma vez que existe o compromisso de responder a todas as solicitações num prazo não superior a 24h.

A requisição não pode ser atendida por nenhuma ARS/ ULS ainda que seja visualizada por todas. Estas requisições foram efectuadas sem que os utentes tivessem os seus dados demográficos correctamente preenchidos, não tendo a Plataforma informação que permita direccionar correctamente para a entidade responsável pelo seu atendimento. Serão, oportunamente, removidas da Plataforma.

VII. Seleccionar a requisição que pretende atender, clicando no botão disponível do lado direito:

VIII. Confirmar os dados apresentados, nomeadamente no que se refere ao nome, número de utente, nome e número de subsistema (nos casos aplicáveis), bem como os dados inerentes ao pedido efectuado.

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IX. Analisar o pedido, contactando as entidades necessárias para garantir que o utente pode iniciar diálise na data indicada, na unidade solicitada. Está disponível a seguinte informação:

 Nome;

 Morada / Código Postal;  Nº SNS;

 Subsistema;  Nº Subsistema;

 Informação Adicional Relevante – se o utente possuir análises de virologia positivas (VIH/SIDA ou Hepatite), essa nota aparecerá neste campo, indicando que a ARS/ ULS tem que garantir que a unidade de destino tem infra-estruturas preparadas para receber este utente;

 Tipo de transferência – definitiva ou temporária;

 Novo Hospital de referência – caso a transferência ocorra porque o utente vai, temporária ou definitivamente, residir para outra morada, deve ser inserido qual o novo hospital de referência a que o utente acederá em caso de complicações;

 Unidade de preferência do utente;  Morada do doente;

 Nova – deve estar identificada a nova morada caso o utente mude de residência, temporária ou definitivamente;

 Mantém – item predefinido, uma vez que, na maior parte das situações, não há lugar a alteração da residência.

 Data de início;

 Requisitar Transporte? (Ver) – indica se a unidade de diálise efectuou uma requisição de transporte associada à requisição de transferência. Sempre que regista uma transferência, a unidade de diálise tem a possibilidade de associar, de imediato, uma requisição de transporte, ainda que o seu registo, na ARS/ ULS, surja em separado. Se clicar em “Ver”, terá oportunidade de visualizar a requisição de transporte associada.

X. Tomar uma decisão relativamente ao passo seguinte: autorizar, proceder a algumas alterações ou recusar o pedido. É disponibilizado um conjunto de informação que a unidade de diálise pôde registar para justificar o pedido que efectuou.

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6.3.1. Autorizar

I. Depois de validar toda a informação e de garantir que a unidade referida poderá receber o utente na data mencionada, então deverá prosseguir com a autorização. II. Seleccionar a opção “Autorizar”.

I. Se, por alguma razão pretende não atender esta requisição, neste momento, então clique em “Voltar” para regressar ao menu anterior.

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III. Confirmar que pretende concluir o registo, clicando em “OK” na mensagem.

IV. Depois de registada a requisição, surge a mensagem de registo efectuado com sucesso.

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6.3.2. Autorizar com alteração da data

I. Depois de analisar a requisição e contactar com as entidades envolvidas, conclui que o utente não pode iniciar o seu tratamento na data indicada.

II. Seleccionar a opção “Autorizar com alteração da data(s)”.

III. Ao seleccionar esta opção, fica disponível um campo de observações que pode ser utilizado para justificar a alteração efectuada.

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V. Depois de aberto o calendário, indique a data a partir da qual o utente vai, de facto, iniciar o seu tratamento de substituição da função renal.

VI. Se, por alguma razão pretende não atender esta requisição, neste momento, então clique em “Voltar” para regressar ao menu anterior.

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VII. Clicar em “Registar” para concluir o registo.

VIII. Confirmar que pretende concluir o registo, clicando em “OK” na mensagem.

IX. Depois de registada a requisição, surge a mensagem de registo efectuado com sucesso.

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6.3.3. Autorizar com alteração da unidade

I. Depois de analisar a requisição, verifica que, por alguma razão, o utente não poderá realizar os seus tratamentos na unidade indicada.

II. Contactar com outras unidades, até conseguir uma unidade com vaga para o utente na data indicada. O utente deve também ser informado desta alteração.

III. Seleccionar a opção “Autorizar com alteração de unidade”.

IV. Seleccionar a nova unidade de destino, na qual o utente vai fazer o seu tratamento de diálise.

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6.3.4. Recusar, pelo motivo a indicar

I. Depois de analisar a requisição, verifica que, por alguma razão, esta requisição não pode ser autorizada.

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III. Identificar o motivo pelo qual está a recusar o pedido de transferência solicitado.

IV. Se, por alguma razão pretende não atender esta requisição, neste momento, então clique em “Voltar” para regressar ao menu anterior.

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V. Clicar em “Registar” para concluir o registo.

VI. Confirmar que pretende concluir o registo, clicando em “OK” na mensagem.

VII. Depois de registada a requisição, surge a mensagem de registo efectuado com sucesso.

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6.4. P

ROCEDIMENTO DE

G

ESTÃO DAS

T

RANSFERÊNCIAS

–

V

ISUALIZAR

R

EQUISIÇÕES

Para visualizar o estado das requisições da sua área, deve: I. Seleccionar o menu “Gestão do Doente”

II. Seleccionar o separador “Visualizar Requisições”.

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 ACES – limita a visualização às requisições de utentes que residem na área de influência de determinado ACES;

 Unidade de saúde – seleccionar a unidade que efectuou o pedido;

 Nº Requisição – introduzir o número da requisição, que pode ser fornecida pela unidade prestadora;

IV. Clicar em pesquisar.

VI. Visualizar o conjunto de requisições pendentes e que correspondem à selecção imposta pelos filtros, caso tenham sido utilizados.

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A requisição encontra-se pendente há mais de 24h, ou seja, a ARS/ ULS está em falta para com o compromisso de responder a todas as solicitações num prazo não superior a 24h.

A requisição foi autorizada sem qualquer alteração. A requisição foi autorizada com alterações.

A requisição foi recusada, tendo sido identificado o motivo de recusa.

Acesso directo à impressão da requisição autorizada. Serão impressos os campos preenchidos pela unidade de diálise e os campos alterados pela ARS/ ULS. A possibilidade de impressão apenas está disponível para as requisições autorizadas.

VII. Seleccionar a requisição a que pretende aceder, clicando no botão disponível do lado direito:

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6.4.1. Esclarecer as dúvidas

I. Visualizar os dados preenchidos na requisição.

II. Clicar em “Voltar”, para regressar ao menu anterior.

6.4.2. Imprimir Termo de Responsabilidade

O termo de responsabilidade apenas está disponível para todas as requisições de transferência autorizadas ou autorizadas com alterações, no entanto, apenas deve ser impresso, assinado e enviado para as unidades convencionadas de diálise. Os cuidados de diálise prestados em unidades de diálise hospitalares não são responsabilidade financeira das ARS/ ULS.

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II. Validar a informação constante no documento automaticamente gerado.

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Pode optar por utilizar uma folha de papel timbrado, uma vez que o canto superior esquerdo se encontra em branco.

IV. Entregar o documento para assinatura do elemento responsável por autorizar despesa nessa entidade.

V. Enviar o documento, já assinado, à unidade de diálise convencionada.

VI. No canto superior direito do documento impresso encontra-se um campo em branco com a designação “Número”. Este espaço pode ser utilizado para atribuição de uma numeração interna, caso seja considerado pertinente.

6.4.3. Imprimir Relatório Médico

O relatório médico disponibilizado para impressão corresponde a um conjunto mínimo de dados disponíveis na Plataforma que podem ser encaminhados ao médico de família, para dar cumprimento ao Despacho nº 17/86, que solicita que a ARS faculte uma cópia do relatório clínico ao médico de clínica geral para informação clínica.

I. Clicar em “Relatório Médico”.

II. Validar a informação constante no documento automaticamente gerado, nomeadamente os dados do utente.

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II. A responsabilidade de atender as requisições é da ARS/ ULS em cuja área de influência se encontra a residência do utente. Nas regiões em que o processo de atendimento de requisições foi descentralizado para os ACES, salienta-se que o ACES é responsável por atender as requisições dos utentes residentes na sua área de influência, independentemente de estarem ou não inscritos nesse ACES.

6.6. S

ITUAÇÕES

P

ROBLEMA

 Visualizar a requisição pendente mas não ter nenhum campo para autorizar:

Muito provavelmente poderá estar no separador errado. O menu “Gestão do doente” possui dois separadores: “atender requisições” e “visualizar requisições”. Por omissão, a Plataforma abre no separador “visualizar requisições” e regressa a este separador após cada autorização. Assim, depois de visualizado o panorama geral das requisições (autorizadas, pendentes e recusadas), devem seleccionar o separador “atender requisições” para poderem prosseguir com o atendimento das restantes requisições.

 Recusar uma requisição por engano:

Deverá entrar em contacto com o serviço de helpdesk, enviando um email com os dados do doente e da requisição que recusou por engano, indicando que pretende que lhe seja novamente atribuído o estado de “pendente”.

 Aparecer uma requisição na ARS/ULS que não pertence à área de influência dessa entidade (também aplicável ao filtro dos ACES, sempre que apareça em determinado ACES uma requisição que deveria ser visível noutro ACES):

Não recuse esta requisição. Entre em contacto com o serviço de helpdesk, identificando o número da requisição que está erradamente alocada à entidade onde exerce funções. Caso possua essa informação, deve ainda indicar qual a entidade a que a requisição devia aparecer para visualização.

 Ter mais do que uma requisição de transferência para o mesmo doente.

Sempre que um utente apresentar mais do que uma requisição, deve considerar como válido o último pedido efectuado. Todas as requisições têm que ter resposta, pelo que deverá começar por recusar as requisições repetidas que não serão consideradas para o efeito, utilizando o motivo “Requisição repetida. Foi atendida a requisição nº (indicar o número da requisição mais

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recente que irá, no fim atender)”. Depois de recusadas as requisições repetidas, atenda a requisição mais recente.

 Ter uma requisição autorizada, mas que não foi autorizada por ninguém

Os utentes beneficiários de subsistemas não públicos de saúde ou ao abrigo do cartão europeu de seguro de doença não estão sob a responsabilidade das ARS/ ULS no que se refere à sua colocação em unidades de diálise. Ainda assim, considerou-se pertinente que a ARS/ ULS conhecesse o fluxo de doentes na sua região. Desta forma, é possível visualizar as transferências efectuadas para utentes beneficiários de subsistemas não públicos de saúde ou ao abrigo do cartão europeu de seguro de doença, aparecendo automaticamente autorizadas.

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7. T

RANSPORTES

7.1. T

IPOS DE

T

RANSPORTES

7.1.1. Transporte Pontual

A requisição para transporte esporádico é efectivada sempre que o motivo associado a esse transporte é um dos seguintes:

 Análises/ exames;

 Construção / manutenção de acessos vasculares;  Consulta Centro de Saúde;

 Consulta Hospitalar;  Internamento programado;

 Outro motivo – devendo a unidade identificar o motivo na janela de observações. Cada requisição de transporte serve apenas para uma deslocação e não pode ser reutilizada.

7.1.2. Transporte para o Programa de Diálise

Por programa de diálise entende-se o programa de tratamento que o nefrologista define para o utente. Os programas de diálise diferem no número de dias e período temporal em que o utente tem que realizar as sessões de diálise. Depois de estipulado o programa de diálise, é também atribuído, a cada utente, um horário para cumprimento desse programa. Programa de diálise

A unidade de diálise deve proceder ao pedido de transporte indicando o motivo sessões de diálise. Depois de seleccionado esse motivo, surgem campos adicionais para registo do programa de diálise:

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7.1.3. Transporte para Sessão Extraordinária

Adicionalmente, e de forma esporádica, pode existir a necessidade de o utente realizar uma sessão de diálise extraordinários, ou seja, não prevista no programa definido. Os pedidos de transporte são também diferenciados, consoante se trata de uma requisição de transporte para o programa de diálise ou para uma sessão extraordinária.

Assim, deve a unidade de diálise proceder ao preenchimento de uma requisição de transporte, identificando o motivo “sessões de diálise”, mas não preenchendo o programa de diálise. Devem ser preenchidos os campos: data do transporte; atendimento, no qual se explicita o horário da sessão extraordinária; observações, no qual pode indicar que se trata de uma requisição para uma sessão extraordinária.

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Visualizando o motivo “sessões de diálise”, mas não estando disponível o programa de diálise, deve a ARS/ ULS assumir de imediato que estamos perante uma requisição de transporte para uma sessão de diálise extraordinária.

Adicionalmente, pela visualização dos restantes campos, que a unidade de diálise possa ter preenchido, a ARS/ ULS toma conhecimento da restante informação necessária à gestão do transporte.

7.1.4. Transporte Urgente

Por transporte urgente considera-se o transporte não previsto. Surge em situações de urgência, em que a unidade necessita de transportar imediatamente o utente para outra instituição de saúde para receber cuidados. Nestas situações, está a unidade de diálise a dar conhecimento à ARS/ ULS da necessidade de efectuar um transporte urgente. A unidade de diálise identifica a unidade de saúde de destino bem como o motivo que lhe deu origem. Uma vez que estes transportes podem ser efectuados fora do horário normal de trabalho, ficam

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A unidade de diálise pode preencher, na requisição de transporte urgente, para além dos campos habituais, a justificação da urgência e outras observações:

Do lado da ARS, a mesma informação fica disponível para visualização.

7.2. D

OENTES

A

BRANGIDOS

De acordo com o explicitado no ponto 3 do presente documento, estão sob a responsabilidade da ARS/ ULS, para gestão dos transportes associados, os utentes beneficiários do SNS, devendo os utentes dos subsistemas públicos e não públicos de saúde continuar a articular-se directamente com o subsistema.

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7.3. P

ROCEDIMENTO DE

G

ESTÃO DOS

T

RANSPORTES

–

A

TENDER

R

EQUISIÇÕES

Para atender uma requisição, deve:

I. Seleccionar o menu “Gestão do Doente”.

II. Seleccionar o separador “Atender Requisições”.

O preenchimento dos filtros não é obrigatório, no entanto, pode constituir um grande auxílio para encontrar a requisição que se procura. Pode ainda utilizar vários filtros em simultâneo, o que restringirá o número de requisições apresentadas. Os filtros disponíveis são:

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IV. Clicar em “Pesquisar”.

VI. Visualizar o conjunto de requisições pendentes e que correspondem à selecção imposta pelos filtros, caso tenham sido utilizados:

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VII. Seleccionar a requisição que pretende atender, clicando no botão disponível do lado direito:

VIII. Confirmar os dados apresentados, nomeadamente no que se refere ao nome, número de utente, nome e número de subsistema (nos casos aplicáveis), bem como os dados inerentes ao pedido efectuado.

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IX. Analisar o pedido, contactando as entidades necessárias para garantir que o utente será transportado, na(s) data(s) indicadas para a unidade solicitada. Está disponível a seguinte informação:

 Nome;

 Morada / Código Postal;  Nº SNS;

 Subsistema;  Nº Subsistema;  Contacto telefónico;

 Data do transporte – corresponde à data do transporte, ou à data a partir da qual se inicia a série de transporte (aplicável apenas ao pedido de transporte para as sessões de diálise);

 Unidade de saúde de Destino – é a unidade para a qual o utente vai ser transportado;  Meio de transporte – com a indicação de qual o meio de transporte seleccionado pela

unidade requisitante;

 Hora de atendimento – corresponde à hora a que o utente tem que estar na unidade identificada;

 Transporte Urgente

 Sim – a utilizar sempre que o utente necessita de ser transportado de forma urgente, sem qualquer previsão prévia;

 Justifique – campo de registo obrigatório, para justificar a selecção da opção transporte urgente.

(46)

 Motivo – a unidade requisitante identifica o motivo do transporte:

 Análises/ exames;

 Construção / manutenção de acessos vasculares;

 Consulta Centro de Saúde;

 Consulta Hospitalar;

 Internamento programado;

 Outro motivo;

 Sessões de diálise – sempre que esta for a opção seleccionada pela unidade requisitante, surge a identificação do programa de diálise, os dias e horas em que o utente irá fazer o cumprir o seu plano de tratamento.

 Observações – campo em que a unidade pode redigir considerações que considera que a ARS/ ULS deve conhecer;

 Co-pagamento do transporte – opção que poderá ser seleccionada quando o utente optar por uma unidade que onera a despesa da ARS/ ULS ao nível dos transportes. Sempre que um utente quiser escolher uma unidade de diálise diferente da que lhe foi atribuída pela ARS, por proximidade à sua residência, o utente poderá, se a ARS/ ULS assim o entender, assumir o excedente;

 Origem do transporte – para que a entidade transportadora saiba onde o utente inicia a sua viagem:

 Domicílio;

 Unidade de diálise;

 Outro – sempre que esta for a opção seleccionada, a unidade de diálise identifica a nova morada.

 Entidade Transportadora – campo para redacção da ARS, caso entenda ser pertinente.

X. Tomar uma decisão relativamente ao passo seguinte: autorizar, proceder a algumas alterações ou recusar o pedido. É disponibilizado um conjunto de informação que a

(47)

II. Seleccionar a opção “Autorizar”.

III. Se, por alguma razão pretende não atender esta requisição, neste momento, então clique em “Voltar” para regressar ao menu anterior.

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V. Confirmar que pretende concluir o registo, clicando em “OK” na mensagem.

VI. Depois de registada a requisição, surge a mensagem de registo efectuado com sucesso.

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7.3.2. Autorizar com alterações

I. Depois de analisar a requisição e contactar com as entidades envolvidas, conclui que não é possível autorizar a requisição, de acordo com todos os pedidos efectuados, havendo necessidade de proceder a algumas alterações.

II. Seleccionar a opção “Autorizar com alterações”.

III. Ao seleccionar esta opção, ficam disponíveis para edição alguns dos campos registados:

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(51)

NOTA: A alteração do meio de transporte deve ser efectuada com bom senso e com respeito pela requisição efectuada pela unidade. Por exemplo, se a requisição de transporte identificar a necessidade de o utente ser transportado em ambulância deitado, não deve a ARS/ ULS proceder à alteração desse meio de transporte para táxi. No caso de ser requisitado táxi, a ARS/ ULS estará numa posição de atribuir a esse utente uma ambulância (sentado), uma vez que não existe interferência no conforto do utente.

 Atendimento – o horário de atendimento pode ser alterado pela ARS/ ULS, caso esta tenha obtido informação adicional relativamente a este transporte.

(52)

 Motivo - o motivo que gerou o pedido de transporte pode ser alterado pela ARS/ ULS, caso esta tenha obtido informação adicional relativamente a este transporte.

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(54)

(55)

III. Identificar o motivo pelo qual está a recusar o pedido de transporte solicitado.

IV. Se, por alguma razão pretende não atender esta requisição, neste momento, então clique em “Voltar” para regressar ao menu anterior.

(56)

V. Clicar em “Registar” para concluir o registo.

(57)

7.4. P

ROCEDIMENTO DE

G

ESTÃO DOS

T

RANSPORTES

–

V

ISUALIZAR

R

EQUISIÇÕES

Para visualizar o estado das requisições da sua área, deve: I. Seleccionar o menu “Gestão do Doente”.

II. Seleccionar o separador “Visualizar Requisições”.

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O preenchimento dos filtros não é obrigatório, no entanto, pode constituir um grande auxílio para encontrar a requisição que se procura. A sua utilização pode ser múltipla, o que restringirá o número de requisições apresentadas. Os filtros disponíveis são:

 Tipo de requisição – devendo ser identificado se quer pesquisar uma requisição de transferência ou transporte;

 Nome – podendo introduzir uma parte do nome do utente;

 ACES – limita a visualização às requisições de utentes que residem na área de influência de determinado ACES;

 Unidade de saúde – seleccionar a unidade que efectuou o pedido;

(59)

VI. Visualizar o conjunto de requisições pendentes e que correspondem à selecção imposta pelos filtros, caso tenham sido utilizados.

A requisição foi autorizada sem qualquer alteração. A requisição foi autorizada com alterações.

A requisição foi recusada, tendo sido identificado o motivo de recusa.

Acesso directo à impressão da requisição autorizada. Serão impressos os campos preenchidos pela unidade de diálise e os campos alterados pela ARS/ ULS. A possibilidade de impressão apenas está disponível para as requisições autorizadas.

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VII. Seleccionar a requisição a que pretende aceder, clicando no botão disponível do lado direito:

7.4.1. Imprimir a Requisição de Transporte

A impressão da requisição de transporte está disponível para todas as requisições de transporte autorizadas ou autorizadas com alterações. Uma vez que se encontra disponível na aplicação, este documento apenas deve ser impresso se necessário.

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II. Confirmar a ordem de impressão.

III. Prosseguir com os procedimentos normais de impressão do computador.

(62)

7.4.2. Esclarecer as dúvidas

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7.4.3. Imprimir Relatório Médico

O relatório médico disponibilizado para impressão corresponde a um conjunto mínimo de dados disponíveis na Plataforma que podem ser encaminhados ao médico de família, para dar cumprimento ao Despacho nº 17/86, que solicita que a ARS faculte uma cópia do relatório clínico ao médico de clínica geral para informação clínica.

I. Clicar em “Relatório Médico”.

II. Validar a informação constante no documento automaticamente gerado, nomeadamente os dados do utente.

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atender as requisições dos utentes residentes na sua área de influência, independentemente de estarem ou não inscritos nesse ACES.

É entendimento da ACSS, salvo melhor opinião, que:

 Cada requisição é válida para um transporte, quando o motivo associado for diferente de sessões de diálise.

 As requisições de transporte efectuadas com o motivo “sessões de diálise” são válidas até à existência de uma alteração do programa de diálise. Esta questão encontra-se melhor explicitada no próximo ponto.

7.6. S

ITUAÇÕES

P

ROBLEMA

 Ter mais do que uma requisição de transporte para o mesmo doente.

Sempre que um utente apresentar mais do que uma requisição, deve considerar como válido o último pedido efectuado. Todas as requisições têm que ter resposta, pelo que deverá começar por recusar as requisições repetidas que não serão consideradas para o efeito, utilizando o motivo “Requisição repetida. Foi atendida a requisição nº (indicar o número da requisição mais recente que irá, no fim atender)”. Depois de recusadas as requisições repetidas, atenda a requisição mais recente.

 Requisição automaticamente autorizada:

Quando uma requisição já aparece automaticamente autorizada, significa que se refere a um pedido de transporte urgente. Nesse caso, está a unidade de diálise a dar conhecimento à ARS/ ULS da necessidade de efectuar um transporte urgente. A unidade de diálise identifica a unidade de saúde de destino bem como o motivo que lhe deu origem. Uma vez que estes transportes podem ser efectuados fora do horário normal de trabalho, ficam automaticamente autorizados pela Plataforma. À ARS/ ULS caberá a análise do pedido efectuado, uma vez que este transporte lhe será facturado. Situações indevidas de requisição de transporte urgente deverão ser comunicadas à respectiva unidade requisitante.

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8. C

ONCLUSÃO

O presente documento pretende esclarecer os utilizadores locais sobre os procedimentos inerentes à gestão administrativa dos utentes.

Naturalmente, poderão, em qualquer momento, surgir dúvidas cuja resposta não se encontre disponível neste documento. Para um esclarecimento imediato, devem os utilizadores entrar em contacto com o serviço de helpdesk, disponível através dos seguintes contactos:

LIGHT BRAIN IT - APOIO HELPDESK Tel: 218 888 187

Fax: 213 174 746