Astra LX Liberação de Laudos Guia para o processo de Liberação de Laudos no Programa AstraLX.

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Astra LX

Liberação de Laudos

Guia para o processo de Liberação de Laudos no Programa AstraLX.

Equipe Documentação Astra AstraLab 17/08/2011

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Sumário

Descrições Gerais ... 3

Impressão de Laudos ... 4

Selecionando requisições... 4

Controla Laudos ... 5

Log Impressão Automática ... 16

Apêndice 1 ... 17

Impressão Compacta ... 17

Apêndice 2 ... 18

Função Exportar ... 18

Apêndice 3 ... 19

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Laudos

Descrições Gerais

Esse manual tem como objetivo explicar os procedimentos que devem ser realizados no processo de Liberação de Laudos, para posterior Impressão, no Programa Astra LX.

O sistema utiliza a liberação de laudos a vídeo para os bioquímicos, possibilitando a visualização do laudo na tela, juntamente com dados clínicos, resultados anteriores e repetições dos exames, além de permitir a inserção de uma assinatura eletrônica, que pode ser feita pelo bioquímico, inclusive online.

A impressão dos laudos acontece em um momento posterior, seja em uma recepção de laboratório ou via internet. Deste modo se evita a necessidade de manter o arquivo de laudos, pois o mesmo só será impresso no momento em que o paciente retornar ao laboratório para retirá-lo, evitando desperdício de papel, caso o laudo seja retirado na internet; sem a necessidade de procurar o laudo em meio aos outros e ainda, o mesmo não seja retirado. O sistema baseia-se em “grupos de laudos” e, com esta tecnologia um único Laboratório poderá ter análises e laudos diferentes. Por exemplo: exame de hemograma para os laudos de rotina; exame de hemograma para laudos de urgência; cada um com análises, cabeçalhos e sistemas de impressão completamente diferentes. Atendendo às necessidades específicas de determinados clientes.

A sessão Laudos presente no menu principal do programa AstraLXestá dividida em 4 sessões: Impressão de Laudos, Laudos no Arquivo, Verificação e Configuração de Laudos. Veja a imagem a seguir:

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Impressão de Laudos

Clicando sobre a opção Impressão de Laudos presente na sessão Laudos o sistema abrirá uma tela com várias funcionalidades, como mostra a imagem abaixo:

Selecionando requisições

A sessão Estado da Requisição é um filtro que pode ser utilizado pelo usuário para indicar quais tipos de requisições ficarão disponíveis na listagem localizada na coluna direita da tela, baseando-se no estado da requisição (Amarela, Verde, Vermelha ou Preta; veja detalhes sobre o Esquema de Cores no Manual Astra - (100) Introdução e conceitos básicos.

O estado da requisição mais comumente usado nesta tela para filtrar é o verde, a fim de iniciar o controle e liberação de laudos já prontos. Ou amarela para liberar laudos parcialmente completados, neste caso, normalmente, a solicitação do paciente.

Para isto o usuário deve selecionar uma opção e logo em seguida pressionar o botão SELECIONAR localizado na barra inferior da tela; feito isso o sistema vai gerar do lado direito da tela uma listagem com todas as requisições que foram encontradas de acordo com o filtro selecionado.

NOTA: Junto com a seleção AMARELA – Parcialmente Completada é possível acionar a opção “Só exames prontos, não liberados c/retiro hoje” que permite selecionar somente as

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Segue abaixo as sessões destacadas com um exemplo de listagem de requisições prontas para impressão(verdes):

Controla Laudos

Após selecionar as requisições que o usuário pode liberar, deve pressionar o botão Controla Laudos, localizado na barra inferior da tela.

A função de liberação controlada permite ao usuário de visualizar os laudos no vídeo antes de liberar estes, possibilitando executar a impressão.

Em todas as sessões desta tela de Impressão de Laudos é possível clicar sobre a opção Controla Laudos, localizada na barra inferior da tela.

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Essa tela está dividida basicamente em três colunas.

Na coluna à esquerda da tela o sistema informa Dados Clínicos do paciente, Repetições que foram realizadas nesta requisição e Resultados Anteriores do paciente, como podemos notar em destaque na figura abaixo:

Na sessão dos Dados Clínicos o sistema informa os dados que foram preenchidos no momento do cadastro do paciente. Se nenhum campo tiver sido preenchido não aparecerá nenhuma notificação nesta tela.

Na sessão das Repetições o sistema informa qual exame foi repetido, o resultado obtido, a data e horário da repetição e qual usuário ou aparelho fez a repetição. Se não tiver sido realizada nenhuma repetição nos exames do paciente não aparecerá nenhuma notificação nesta tela.

Na sessão Resultados Anteriores o sistema informa a data, o exame e o resultado anterior do paciente. Se o paciente não possuir nenhum resultado anterior cadastrado no sistema, não aparecerá nenhuma notificação nesta tela.

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Na coluna central o usuário pode visualizar o laudo que está sendo liberado, exatamente como será impresso posteriormente.

Na coluna à direita da tela existem alguns campos e comandos que serão explicados detalhadamente a seguir.

Cadastro: Indica o dia do cadastro dessa requisição.

Entrega: Indica a data prevista no sistema para entrega deste laudo.

Modo de envio do laudo: Indica como o paciente declarou na hora do cadastro a forma que deseja receber o laudo (impresso, correios, via email, fax ou download).

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Observação Importante: A opção padrão é Impresso, por isso quando o paciente indicar outro tipo de recebimento a área de modo de envio será preenchida pela cor amarela, destacando na tela a opção, como veremos adiante.

Para cada opção o sistema mostra um símbolo na tela. Veja abaixo cada um desses símbolos:

Impresso Correios Email Fax Download

SMS: Função inutilizada

Exporta: Função detalhada no Apêndice 02

Email: Função detalhada no Apêndice 03

Fecha e Libera: Caso essa opção esteja marcada, assim que o usuário clicar sobre o botão Executar o sistema irá fechar esse laudo e liberá-lo automaticamente.

Imprime o laudo: Caso essa opção esteja marcada, assim que o usuário clicar sobre o botão Executar o laudo será impresso.

Executar: Clicando sobre esse botão o sistema executa as funções marcadas anteriormente; Fecha e Libera e/ou Imprime o laudo. Caso nenhuma dessas opções estejam marcadas o sistema seguirá adiante apresentando na tela o laudo do próximo paciente.

NOTA: Se deve usar o botão EXECUTA com Fecha e Libera e Imprime o Laudo no modo desmarcados quando não se deseja liberar o laudo, permitindo assim ao sistema de passar ao próximo laudo. É aconselhável aos bioquímicos trabalharem deste modo, em vez de fechar a tela para alterar um laudo, deixando para trás os demais que eventualmente já estão prontos. É possível utilizar os marcadores para marcar o laudo para o qual foi necessário “deixar para trás”, consulte o manual AstraLX - (300) Introdução, no capítulo marcadores.

Próximo: Pressionando esse botão o sistema apresenta na tela a próxima página do laudo; caso o mesmo possua mais de uma página.

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NOTA: Os botões próximo e executa possuem um retardo de 3 segundos para evitar erros na

liberação de laudos.

Anterior: Pressionando esse botão o sistema apresenta na tela a página anterior do laudo; caso o mesmo possua mais de uma página.

Observação: Para executar a liberação e/ou impressão de cada requisição o bioquímico deve

ver primeiro todas as páginas do laudo usando o botão Próximo. Quanto atingir a última página será possível, através do botão Executar, fechar e/ou liberar o laudo.

Zoom: Através da tecla do zoom o usuário pode regular o tamanho que deseja visualizar o laudo.É possível salvar o zoom preferencial através do menu, vista, salvar zoom atual como preferido.

Indicadores de Avanço: Os indicadores verdes presentes na lateral direita e na barra inferior da tela indicam o grau de avanço do trabalho realizado. Quando o campo é preenchido totalmente na lateral direita, indica que todas as páginas do laudo foram visualizadas. Quando o campo é preenchido totalmente na barra inferior, indica que todas as requisições foram fechadas e/ou liberadas.

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Opções de Impressão

Os dois indicadores gráficos presentes na tela inicial de Impressão de Laudos, na sessão Opções de Impressão / Seleção de Requisições, contém 2 gráficos sendo que o maior indica o que o bioquímico “pode” fazer (quais laudos podem ser liberados), e o menor quais atividades o usuário “deve” fazer (quais laudos devem ser liberados).

O Gráfico que aparece em um tamanho maior indica o processo de andamento de todas as requisições do laboratório, indicando ao bioquímico os laudos que ele pode poderá liberar, mesmo não sendo prometidos para o dia de hoje, mas que já estão prontos. No exemplo abaixo o bioquímico poderia fechar 05 requisições que já estão validadas (verdes) e/ou poderia liberar alguns dos 803 laudos parcialmente completados (amarelos).

Enquanto o gráfico menor indica ao bioquímico as atividades propostas que ele deve finalizar até o final do dia, ou seja, no fim de suas atividades diárias é necessário que esse gráfico esteja totalmente preenchido pela cor verde. Essa “meta” que o sistema propõe no gráfico baseia-se no dia de entrega dos laudos, para que dessa forma não ocorra atraso na entrega dos laudos.

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Observação Importante: a fatia vermelha do gráfico indica as requisições URGENTES

prometidas para o dia atual, cujos laudos ainda não foram liberados. Veja o capitulo Laudos a Liberar abaixo para maiores detalhes sobre os prazos de entrega dos laudos.

Ainda nesta tela inicial na sessão Seleção de Requisições observamos vários campos a serem preenchidos, segue abaixo a descrição de cada um deles:

Grupo de Laudos: É o seletor principal do grupo de laudos. Normalmente um Laboratório tem somente 1 grupo de laudo.

Filtro de dados: O sistema através dessa sessão permite ao usuário selecionar uma única requisição ou um grupo de requisições, baseando-se nos filtros disponíveis: Barcode, Sobrenome, Nome, Data, Código da Requisição. Após inserir os dados basta clicar no botão selecionar localizado na barra inferior da tela, assim o sistema realizará a busca. Esse filtro está diretamente ligado ao estado da requisição. Se por exemplo o usuário digitar o número de uma requisição, e a opção Amarela estiver selecionada como estado da requisição, o sistema só fará a busca entre as requisições que estão parcialmente liberadas.

No exemplo abaixo, na sessão Filtro de dados digitamos o número da requisição, selecionamos o estado da requisição (Amarela – parcialmente liberada) e em seguida pressionamos o botão Selecionar, na barra inferior da tela. Dessa forma o sistema realizou o filtro e na coluna à direita da tela o usuário pode visualizar o resultado da busca.

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Clicando sobre a opção Filtros de Seleção localizada na barra superior da tela, ainda na sessão Opções de Impressão, o sistema oferece duas funções de filtros que equivalem à mesma funcionalidade do ícone representado por um funil localizado na barra abaixo da listagem das requisições. Aconselhamos a todos os usuários darem preferência à utilização deste ícone quando forem realizar busca através de filtros.

Alguns exemplos de filtros Laudos com data de retiro hoje:

Laudos com data de retiro em datas específicas:

Para saber mais detalhes sobre a utilização deste filtro leia o Manual AstraLX - (300) Introdução.

Clicando sobre a o botão Outras Opções localizada na barra superior da tela, ainda na sessão Opções de Impressão, o sistema permitirá ao usuário configurar algumas opções da Impressão, veja a imagem a seguir:

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Segue abaixo a descrição de cada campo:

Impressoras: Como padrão o sistema propõe a impressão dos laudos de acordo com a definição em Computadores e Impressoras. Consulte o Manual AstraLX (860) Configuração de Computadores e Impressoras para maiores informações.

Se necessário imprimir os laudos através do sistema de liberação os mesmos serão direcionados para esta impressora.

Ordem de Impressão: O sistema permite ao usuário executar a impressão das requisições em base à ordem selecionada. Esta função só tem sentido caso queira imprimir os laudos, por exemplo, em ordem alfabética para fácil localização dos pacientes por nome.

Excluir da impressão os resultados marcados como já impressos: Se os resultados de uma impressão parcial (amarela) foram marcados como já impressos (padrão) é possível excluir os resultados anteriormente impressos da impressão.

Atribuir a data de impressão às requisições: Se selecionado serão atribuídas às requisições a data de impressão, que podem ser impressas nos laudos, tipo: Liberado em dd/mm/aaaa. Imprimir a lista das análises em execução: Para as requisições incompletas é possível imprimir uma lista mostrando as análises em execução (que ainda não estão prontas) na última página dos laudos.

Marcar os resultados como já impressos: Os resultados marcados como impressos podem ser excluídos da impressão dos laudos.

Cabeçalho para impressão compacta: Para saber detalhes sobre essa função leia o Apêndice 01.

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Laudos a Liberar

Clicando sobre a sessão Laudos a Liberar na barra superior da tela o usuário poderá visualizar a listagem com as requisições que ainda não foram liberadas, como mostra a imagem a seguir:

Segue adiante a descrição de cada campo da barra da listagem, usando como exemplo a imagem a seguir:

SH: Estado da Requisição

Requisição: Número da requisição

UR: Indica se a requisição foi marcada como urgente ou não. Se for urgente aparece o símbolo da ambulância.

Data de Retiro: Indica o dia marcado para retiro dos Laudos.

Dias Passados: Indica quantos dias já passaram desde a data programada para o retiro do laudo até o dia atual. Quando aparece número negativo, por exemplo -3, significa que ainda faltam 3 dias para a data de retiro do laudo.

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Sobrenome: Indica o sobrenome do paciente. Nome: Indica o nome do paciente.

A fazer: Indica o código de todas as análises da requisição que ainda não foram validadas.

Sessões de Impressão

Clicando sobre a opção Sessões de Impressão na barra superior da tela o usuário poderá visualizar a listagem com o rastro de impressão registrado no sistema.

Cada vez que se executa uma ação de “imprime tudo” ou “controla laudos” o sistema registra todas as informações sobre os eventos da sessão de impressão.

Serão registradas todas as ações primárias de impressão, além do código do usuário com data e hora, assim como as ações de impressão e/ou liberação escolhidas para cada requisição.

Log Impressão Automática

Mostra o rastro de impressão automática.

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Apêndice 1

Impressão Compacta

Essa função destina-se àqueles convênios (por exemplo SUS) para os quais é necessário enviar os laudos impressos em papel. Desta forma é possível economizar folhas. A impressão compacta contém os mesmos conteúdos dos exames normais, porém de forma compactada e sem salto de páginas entre grupos e exames (salta a página somente a cada novo pedido).

Observação: Se possível é aconselhável usar a verificação de laudos via WEB. É possível

fornecer, por exemplo, ao SUS, usuário e senha que permitem a inspeção de quaisquer laudos dos pacientes deste convênio, evitando deste modo a necessidade da impressão com economia de papel, impressora, toner e etc.

Segue abaixo os procedimentos para executar a impressão compacta:

1. Em Opções de Impressão na página Outras Opções, selecionar o Cabeçalho para Impressão Compacta.

2. O cabeçalho pode ser configurado em Configuração Administrativa através do ícone Notas Fiscais, selecionar um registro >0 aonde se pode criar uma Descrição e nas linhas abaixo Titolo Emitente se pode indicar a razão social que aparecerá nos cabeçalhos dos laudos compactos.

3. Selecionar as requisições desejadas na lista (pode usar filtros, por exemplo, para Convênio=SUS).

4. Pressionar o botão Executa Impressão Compacta, localizada na barra inferior da tela de Impressão de laudos, como evidenciado na figura a seguir:

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Apêndice 2

O sistema permite exportar os laudos para arquivos em diferentes formatos – pdf, rtf, html e texto.

Pressionando esse botão abrirá a tela a seguir:

O usuário deve primeiramente escolher o formato que deseja exportar o arquivo, em seguida escolher o dispositivo e a pasta que os arquivos serão salvos e por fim pressionar o botão Exporta Arquivo.

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Apêndice 3

Enviar laudo por email

Para enviar os laudos via email basta pressionar este botão:

Feito isso o sistema abrirá a tela a seguir:

Normalmente o email do paciente já fica disponível na tela, mas caso o campo esteja em branco basta digitar o email do usuário ou do posto de coleta, marcar a opção Enviar e pressionar o botão Enviar Email. Após realizar esses procedimentos o envio do email é imediato e no campo Mensagem é possível ver o OK do servidor de email destino do paciente, indicando que o email foi recebido no servidor de postagem eletrônica. Veja o exemplo da imagem abaixo:

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Sobre problemas com o e-mail

O envio do mesmo depende do servidor ou provedor de acesso, por exemplo, UOL. Se o servidor UOL estive off-line não é possível enviar e-mail e, neste caso, é necessário aguardar o servidor SMTP do UOL estar disponível.

NOTA: caso o e-mail não retorne a funcionar em algumas horas, se aconselha de tenta acessar sua conta de e-mail via a pagina web do provedor, pois às vezes sua conta de e-mail pode ter sido desabilitada, depois de muito tempo sem acessar a pagina web do provedor.

NOVO MECANISMO DE E-MAIL:

Entrei no servidor em liberação de laudos, apertei o botão e notei que estava tudo em branco, inseri tudo manualmente copiando dos parâmetros e-mail do sistema e cliquei em REMEMBER PROPERTIES, ficou ok. Se deve fazer em cada PC necessário esta operação.