INSTITUTO POLITÉCNICO DA GUARDA
ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA E GESTÃO
R EL ATÓRIO DE
E S TÁ GI O
T ÂN IA D EN IS E P IN T O COSTA
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DA LICENCIATURA EM SECRETARIADO E ASSESSORIA DE DIRECÇÃO
Ficha de Identificação
Nome: Tânia Denise Pinto da Costa
Número: 8759
Curso: Secretariado e Assessoria de Direcção
Estabelecimento de Ensino: Instituto Politécnico da Guarda
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Orientadora de Estágio: Profª Isa Margarida Vitória Severino
Local do Estágio
Nome da Empresa: PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda.
Morada: Rua Alfredo Reguengo, 258 Meadela 4900-578 Viana do Castelo
Telefone: 258806170
Fax: 258806179
Endereço Electrónico: [email protected]
Orientador na Empresa: Pedro Matos e Célia Cerqueira
Duração do Estágio: Três meses
Plano do Estágio
No início do estágio, a minha orientadora na PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda, Célia Cerqueira, sugeriu-me que indicasse algumas das actividades que iria desenvolver no departamento ao longo dos três meses de trabalho.
Assim, fiz uma pesquisa acerca das tarefas inerentes ao profissional de secretariado, procurando integrá-las naquele gabinete de contabilidade.
Desta forma, as actividades estabelecidas foram:
Redacção de cartas administrativas e outros documentos relacionados; Separação e classificação de documentos;
Atendimento telefónico; Atendimento ao público; Envio de faxes;
Cópias de documentos; Digitalização de documentos.
Além destas tarefas, foram surgindo novas actividades, algumas que me foram propostas, e outras que partiram da minha iniciativa, as quais contribuíram para aumentar o meu desempenho.
Resumo
Este relatório visa a obtenção da licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direcção. Nele descrevo todas as actividades desempenhadas durante o estágio curricular que decorreu entre 01 de Junho a 29 de Outubro de 2010, na PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda.
Assim, dividi o relatório em dois capítulos. No primeiro capítulo faço uma breve apresentação da empresa, referindo o seu ramo de actuação e a sua estrutura organizacional; no segundo capítulo faço referência às actividades desenvolvidas, como o atendimento telefónico, separação de documentos, de entre outras.
AGRADECIMENTOS
Em primeiro lugar quero agradecer à minha família e namorado todo o apoio demonstrado, não só nesta última fase, como ao longo de todo o meu percurso académico.
Também às minhas colegas de Secretariado e Assessoria de Direcção (SAD), em especial à Sara Mendes, Amandina Lourenço e Cátia Cerqueira, agradeço os momentos de convívio e de colaboração. Aos meus restantes amigos manifesto o meu reconhecimento, pois ainda que estando longe, contribuíram sempre com o pensamento positivo.
Agradeço ainda às colegas de estágio pelo suporte dado nas situações mais difíceis. Expresso o meu apreço a todos os professores que leccionaram o curso de Secretariado e Assessoria de Direcção (SAD) pela preocupação e profissionalismo evidenciados. Manifesto ainda o meu agradecimento à minha orientadora de estágio, Prof. Isa Severino, e expresso o meu reconhecimento pela disponibilidade, apoio e compreensão manifestados e pelo mérito da sua orientação.
Índice Geral
Ficha de Identificação i Plano do Estágio ii Resumo iii Agradecimentos iv Índice Geral v Índice de Figuras viÍndice de Siglas vii
Introdução 1
Capítulo I – PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda. 2
1. Identificação da Empresa 3
1.1. Apresentação da Empresa 4
Capítulo II – Actividades Desenvolvidas 7
1. Separação e Arquivo Documentos 8
1.1. Verificação de Pagamentos e Colocação de Vistos 10
1.2. Atendimento ao Público 11
1.3. Depósitos no Banco 12
1.4. Arquivo de Cheques 12
1.5. Contabilização de Serviços Prestados / Vendas – Mapas de Apuros 13 1.6. Fotocópias / Digitalização de Documentos / Envio de Faxes 13
1.7. Documentos do Portal das Finanças e da Segurança Social 13
1.7.1. Declarações de IRS 13
1.7.2. Informação Empresarial Simplificada 14 1.7.3. Inscrição na Segurança Social Directa 14
1.8. Comunicação Administrativa 14
1.8.1. Actas 14
1.8.2. Contratos de Trabalho / Cessação de Contratos de Trabalho 15
1.8.3. Cartas Diversas 15
1.9. Deslocação a Instituições 15
2. Acompanhamento de clientes 16
2.1. Correcção de Ortografia e Gramática 17 2.2. Manutenção da Correspondência Electrónica 17
2.3. Iniciativas Desenvolvidas 18 2.3.1. Arquivo 18 2.3.2. Listagens de Clientes 21 Conclusão 23 Bibliografia 25 Índice de Anexos 26 Anexos 27
Índice de Figuras
Figura 1 Organograma da PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda 5
Figura 2 Logótipo da Empresa 6
Figura 3 Lombada das Capas dos Clientes 10
Figura 4 Separador dos Documentos 10
Figura 5 Logótipo da Empresa Green Pai Energy 17
Figura 6 Caixa de Correio Electrónico 18
Figura 7 Arquivo Desorganizado 19
Figura 8 Arquivo Organizado 20
Índice de Siglas
ESTG Escola Superior de Tecnologia e Gestão
IES Informação Empresarial Simplificada
IPG Instituto Politécnico da Guarda
IRS Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Singulares
IVA Imposto Sobre o Valor Acrescentado
NIB Número de Identificação Bancária
NIF Número de Identificação Fiscal
NIPC Número de Identificação de Pessoas Colectivas
NISS Número de Identificação da Segurança Social
SAD Secretariado e Assessoria de Direcção
Introdução
A fim de obter a licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direcção (SAD), é necessário realizar um estágio curricular numa empresa à escolha dos estudantes.
O estágio tem uma importância crucial na formação profissional, na medida em que permite o primeiro contacto com a realidade laboral, enfrentar os desafios inerentes ao início de carreira e constitui uma oportunidade de aplicar os conhecimentos apreendidos durante o percurso académico.
Optei por estagiar num gabinete de contabilidade, denominado PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda, sedeado em Viana do Castelo, onde permaneci de 1 de Junho a 29 de Outubro de 2010.
A minha escolha recaiu precisamente na área de contabilidade por considerar que deveria aperfeiçoar e consolidar os meus conhecimentos neste domínio.
Uma vez que a minha formação é mais relacionada com a área administrativa, fiquei, desde logo, encarregue de executar todas as tarefas que estivessem mais ligadas a esta área. Assim, foi-me proposta a realização de cartas, actas, arrumo do arquivo, de entre outras funções, como irei demonstrar ao longo do relatório.
Para dar uma ideia mais precisa do meu estágio, do tipo de empresa em que estive envolvida assim como das tarefas que desempenhei, dividi o relatório em dois capítulos. No primeiro capítulo faço uma breve apresentação da empresa, explicitando o seu objectivo, a sua missão e a sua estrutura organizacional. No segundo capítulo descrevo as tarefas que realizei durante o estágio, assim como as iniciativas que desenvolvi, de modo a melhorar o trabalho no escritório. Por último, na conclusão, faço uma breve reflexão sobre esta experiência, relacionando-a com as minhas expectativas iniciais.
1.
Identificação da Empresa
Designação do Organismo: PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda. Morada: Rua Alfredo Reguengo, 258 Meadela
4900-578 Viana do Castelo
Contactos: Telefone: 258806170 Fax: 258806179
Correio electrónico: [email protected] Natureza Jurídica: Sociedade por Quotas
Capital Social: 6 000€
Sócios: Pedro Matos, Paulo Matos e João Silva
Data de Constituição da Sociedade: 30 de Outubro 2001 Matrícula: 505785080
NIPC (Número de Identificação de Pessoas Colectivas): 505785080 Actividades: Actividades de Contabilidade e Auditoria, Consultoria Fiscal Nº empregados: Quatro
Horário de Funcionamento: Segunda a Sexta-feira
Manhã: 08.30h/12.30h Tarde: 14.00h/18.00h
1.1.
Apresentação da Empresa
A PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda. dedica-se ao ramo da contabilidade. É uma empresa que foi constituída em 2001 pelo Técnico Oficial de Contas (TOC) Pedro Matos, a fim de realizar trabalhos contabilísticos, prestar serviços a empresas e clientes individuais.
Já existia uma empresa criada por Pedro Matos, designada Ancorconta, localizada em Vila Praia de Âncora. Assim, e de modo a difundir o seu trabalho, este TOC decidiu alargar horizontes e apostar num outro escritório, num outro local.
A PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda. foi constituída a 30 de Outubro de 2001, através de uma sociedade por quotas com o capital social de 6 000€, incidindo a sua actividade nas áreas de contabilidade, auditoria e consultoria fiscal.
Esta empresa de contabilidade tem como objectivo contribuir para uma melhoria constante do serviço ao cliente, através de funcionários competentes e motivados, utilizando tecnologia e métodos inovadores, de forma a ajudar os clientes a alcançar os seus objectivos.
Os principais valores que imperam na PJMConta são a qualidade nos serviços prestados; a integridade, na medida em que executa uma gestão responsável da contabilidade de cada cliente; o relevo dado aos funcionários e, especialmente aos clientes porque contribuem para o sucesso da empresa, assim como para a promoção de relações que visam o envolvimento do trabalho em equipa.
A PJMConta iniciou a sua actividade com apenas dois departamentos e dois funcionários, a TOC Salomé Cerqueira e o informático Paulo Jorge, sendo que a TOC Sofia Marinho (vinculada à empresa Ancorconta) sempre se desdobrou para realizar trabalhos nos dois escritórios.
Hoje em dia, esta empresa conta com três departamentos distintos – Departamento de Contabilidade, Departamento de Pessoal/Segurança Social e Departamento de Informática – e mais duas funcionária, a TOC Célia Cerqueira e a TOC Griselda
Gonçalves. Esta última está ligada à PJMConta, mas realiza a maior parte dos seus trabalhos no escritório de cada cliente.
Deste modo, apenas três funcionários integram o organograma da empresa (juntamente com o gerente), como podemos observar na figura 1.
Figura 1: Organograma da PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda. Fonte: Própria
Gerência
O TOC Pedro Matos é o superior hierárquico. Compete-lhe traçar objectivos, orientar e controlar as diversas áreas da empresa. É ele quem toma as decisões de maior relevo e responsabilidade. Gerência Pedro Matos Departamento de Informática Paulo Jorge Departamento de Contabilidade Célia Cerqueira e Salomé Cerqueira Departamento de Pessoal/ Segurança Social Célia Cerqueira Secretária Estagiária Tânia Costa
Departamento de Pessoal / Segurança Social
No Departamento de Pessoal/Segurança Social, encontra-se a TOC Célia Cerqueira, responsável pelo processamento de salários, marcação das férias, pela resolução de situações referentes à Segurança Social e realização de parte da contabilidade.
Departamento de Contabilidade
No Departamento de Contabilidade, a TOC Salomé Cerqueira trata da contabilidade dos clientes. Lança documentos, balanços, razões contabilísticos, faz demonstrações de resultados e afins.
Neste departamento, colabora outra funcionária, a TOC Sofia Marinho, que não figura no organograma porque está vinculada a uma outra empresa, dedicada ao mesmo ramo de actividade, mas num outro local. No entanto, esta TOC desloca-se regularmente à PJMConta para desempenhar funções e prestar auxílio.
O Departamento de Contabilidade conta ainda com o apoio de uma outra TOC, Griselda Gonçalves, a chamada “funcionária móvel”, isto porque trata da contabilidade de muitas empresas mas fá-lo in loco, quer isto dizer que se desloca às empresas e exerce lá o seu trabalho.
Departamento de Informática
O funcionário responsável por este gabinete é o técnico especializado Paulo Jorge que concede apoio, de forma a resolver os problemas informáticos.
Abaixo apresento o logótipo da empresa (fig.2), criado por este mesmo técnico.
Fig.2 – Logótipo da Empresa Fonte: Própria
No decorrer do meu estágio curricular, foram várias as tarefas que fui desempenhando. Umas mais ligadas à minha área de formação, outras nem tanto, mas todas contribuíram para a minha aprendizagem.
Como a empresa na qual estagiei se dedica, prioritariamente, à contabilidade, as minhas primeiras tarefas não estavam todas pré - estabelecidas. Nem sempre as minhas colegas de trabalho sabiam as tarefas que me podiam atribuir, uma vez que os conhecimentos de contabilidade que adquiri assentavam essencialmente numa base teórica, não tendo tido oportunidade de aplicá-los.
Mas como referi na introdução, era precisamente este o meu objectivo – aprofundar os meus conhecimentos na área da Contabilidade. Comecei pelas tarefas mais fáceis, fui estando atenta ao trabalho das minhas colegas e, assim, assumindo novas responsabilidades no dia-a-dia.
1. Separação e Arquivo de Documentos
Esta foi uma das primeiras tarefas, e a que realizei com mais frequência, durante os três meses. Para que a contabilidade estivesse sempre em dia, e para facilitar o trabalho das técnicas de contabilidade, os clientes entregavam mensalmente os seus documentos no escritório. Cabia-me recebê-los e prosseguir com o seu tratamento até estes serem lançados. Assim, separava-os cronologicamente, ou seja, do mais recente para o mais antigo. De seguida, e adoptando uma regra da empresa, arquivava cada documento em diários ou separadores definidos pela instituição, como passo a indicar.
Diário Dois – Caixa
Na caixa, colocava todos os recibos ou vendas a dinheiro (despesas com o almoço, combustível, portagens, entre outros);
Diário Três – Vendas e Serviços Prestados
Neste separador, aglomerava todas as vendas, facturas e notas de crédito que a empresa emitia aos clientes/empresas;
Diário Quatro – Fornecedores
Aqui incluía as facturas, notas de crédito ou de débito que os fornecedores emitiam para a empresa.
Diário Cinco – Bancos
Como o próprio nome indica, neste diário arquivava todos os documentos que saíam dos bancos, assim como seguros do carro, notas de lançamento, extractos bancários, de entre outros.
Quando aparecia uma factura com o duplicado, o original ficava arquivado no Diário Caixa ou Diário Bancos, dependendo da forma de pagamento, e o duplicado ficava guardado no Diário Fornecedores.
Sempre que havia uma factura onde não constava o meio de pagamento, verificava o valor e, quando se tratava de uma baixa quantia, arquivava no Diário Caixa, sendo que montantes mais elevados eram remetidos para o Diário dos Bancos.
No caso de documentos referentes a estabelecimentos comerciais (pastelarias, cafés), utilizava apenas três diários.
Diário Compras – aglomerava todas as compras/despesas com produtos
para o estabelecimento;
Diário Vendas – arquivava as vendas produzidas ao longo de todo o
mês;
Diário Caixa – apresentava todas as despesas extra, como por exemplo,
as relativas a água, gás, electricidade e afins.
Todos estes documentos eram arquivados em capas. A cada cliente era atribuída uma ou mais capas e, na lombada de cada uma, constava o nome e nº de cliente (atribuído aquando da vinculação do mesmo à empresa), o mês em que iniciava e terminava a capa e o ano referente (fig.3).
Fig.3 – Lombada das Capas dos Clientes Fonte: Própria
Quantos aos separadores que se encontravam no seu interior, apenas havia uma folha branca com o mês, o ano e o diário correspondente (fig.4).
Fig.4 – Separador dos Documentos Fonte: Própria
1.1. Verificação de Pagamentos e Colocação de Vistos
Uma vez entregue o extracto do banco, era responsável por reunir todas as facturas pagas pelos bancos e assinalá-las/numerá-las no extracto do banco correspondente, colocando-lhes um visto.
Por exemplo, numa factura de electricidade, paga pelo banco, com o valor de 55€ colocava um visto com o número um. De seguida, procurava esses 55€ no extracto
bancário e voltava a repetir o número um. Em suma, procurava no extracto bancário todos os valores referentes a facturas do cliente, e colocava um visto de forma a assimilar todos os valores que saíam do banco. Desta forma, tornava mais fácil o trabalho das minhas colegas para futuro lançamento das contas.
Uma empresa deve manter um registo próprio e independente de todas as transacções bancárias que realiza. Assim, uma empresa anota todos os cheques que emite, todos os pagamentos que realiza e todos os recebimentos de dinheiro que acontecem. Isso tudo é anotado com os dados de valor, data da transacção e origem da transacção (quem foi o cliente, quem foi o fornecedor/credor, etc.).
No fim de um período, a empresa emite um extracto bancário. Nesse extracto, supostamente, constam as mesmas transacções que a empresa anotou de forma independente.
O trabalho de reconciliação bancária consiste em marcar essas mesmas transacções que estão presentes, quer no extracto bancário quer no extracto que nós, enquanto empresa, redigimos.
1.2. Atendimento ao Público
O atendimento telefónico é muito importante no seio de qualquer instituição, visto que viabiliza a primeira imagem que os clientes têm da empresa. Sendo uma das funções desempenhadas pelo profissional de secretariado, não podia deixar de exercer esta tarefa e, desta forma, estabelecer contacto com os clientes.
Assim, algumas vezes, ao longo do estágio, fiquei responsável pelo atendimento telefónico. Deixava o telefone tocar no máximo três vezes e dizia: “PJMConta bom dia/boa tarde, fala a Tânia Costa”. Posto isto, ouvia atentamente o cliente e, como habitualmente queriam falar com uma das minhas colegas, pois já estavam a par dos assuntos, reencaminhava a chamada para uma delas.
Quando ficava sozinha no escritório, atendia o telefone e anotava num papel o nome do cliente e a sua questão para, posteriormente, facultar a informação às colegas de trabalho.
Quando os clientes me solicitavam alguma informação ou esclarecimento de dúvidas, explicava de forma clara, calma e objectiva.
Por exemplo, quando a taxa do IVA subiu 1% a partir do dia 01 de Julho 2010, foram vários os clientes que ligaram para o escritório para se certificarem se o acréscimo se ia efectivamente executar ou não. Como eu estava dentro do assunto, informei-os dessa medida, referindo que o IVA ia sofrer um aumento a partir daquela data.
Para além do atendimento telefónico, utilizei o telefone para fazer encomendas, pois era responsável por encomendar os garrafões de água, os copos, as capas e pastas arquivadoras, entre outro material.
Assim, ligava para os nossos fornecedores, fazia a encomenda e, aquando da entrega, confirmava a mercadoria e assinava a factura.
1.3. Depósitos no Banco
As idas ao banco também foram muito frequentes ao longo destes três meses. Os clientes tinham sempre vários pagamentos para fazer, de modo que era eu que ia ao banco para depositar os cheques deixados no escritório.
Antes de me dirigir ao banco, colocava o Número de Identificação Bancária (NIB) da conta, no verso do cheque, para a qual o dinheiro ia ser transferido e somava os cheques, caso fosse mais do que um. Além deste procedimento, tirava sempre uma cópia de cada cheque, que servia de prova, caso surgisse algum problema.
1.4. Arquivo de cheques
Após ter sido efectuado o pagamento, as cópias dos cheques eram arquivadas em capas próprias. Para tal, organizava-as em pastas numeradas de 1-50, de 50-100 e de 100-150, as quais se referiam a todos os cheques entregues por cada cliente ao longo dos anos que está vinculado à nossa empresa.
A cada cliente correspondia um número. Assim, todos os cheques emitidos por um dado cliente ficavam depositados na respectiva divisão.
1.5. Contabilização de Serviços Prestados / Vendas - Mapa de Apuros
Para além de arquivar todas as vendas de cada empresa, competia-me fazer a soma de todos os serviços prestados por cada uma, ou seja, reunia todas as vendas e somava-as, para, de seguida, fazer o mapa de apuro de vendas. O mapa consistia em apresentar, todos os dias de cada mês, o valor conseguido pelo exercício da actividade de cada uma das empresas (anexo 1).1.6. Fotocópias / Digitalização de documentos / Envio de Faxes
O contacto com a fotocopiadora também foi constante. Todos os documentos de extrema relevância, ou documentos que podiam sempre servir como prova, eram fotocopiados e devidamente organizados por mim.
Quando tinha de entregar documentos na Segurança Social, ou outra instituição, tinha de fazer um duplicado para ficar na posse da PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda.
Se precisasse de enviar um documento que apenas estivesse no nosso escritório, digitalizava-o, pois era uma maneira muito fácil e imediata de enviar ficheiros a quem os solicitasse.
Quando era necessário um extracto bancário, ou uma factura que estivesse em falta, ligava para a empresa e pedia que enviassem, por fax, o referido documento. Por outro lado, caso a Ancorconta solicitasse algum documento que se encontrasse no nosso escritório, enviava-o por fax.
Utilizei também o fax para proceder à anulação de uma factura (anexo 2).
1.7. Documentos do Portal das Finanças e da Segurança Social
1.7.1. Declarações de IRS
Para que todos os clientes fossem portadores da declaração de Imposto Sobre o Rendimento de Pessoas Singulares (IRS), acedi ao Portal das Finanças para a obter.
Para isso, colocava o número de identificação fiscal (NIF) número do cliente, seguido da senha atribuída e entrava no portal. De seguida, clicava na opção que permitia obter declarações e seleccionava a declaração do ano que pretendia imprimir.
Após fazer a impressão da declaração, guardava o documento na pasta pessoal do cliente em questão.
1.7.2. Informação Empresarial Simplificada
A Informação Empresarial simplificada (IES) consiste numa nova forma de entrega, por via electrónica, liberta de obrigações de natureza contabilística, fiscal e estatística. Mais uma vez, entrei no portal das finanças e tirei o IES dos clientes, guardando-o nas respectivas pastas. Quando um dos clientes solicitava o seu IES, acedia à sua pasta e entregava-o em mão.
1.7.3. Inscrição na Segurança Social Directa
Todos os dias deparava-me com clientes que entravam no escritório cheios de dúvidas e angústias porque não sabiam como fazer prova de que os seus filhos necessitavam de receber o abono ou que ainda estavam a estudar. Assim, para entender como se executava esse processo, acedi ao Portal da Segurança Social. Como forma de fazer prova escolar para receber abono de família, fiz a inscrição de alguns clientes no Portal da Segurança Social Directa e preenchi, com a ajuda destes, todos os campos solicitados, dado que as informações pedidas eram pessoais.
Como o afluxo ao escritório era constante, e as minhas colegas já não conseguiam responsabilizar-se por este assunto, fiquei responsável por apoiar todos os clientes que pretendiam regularizar esta situação.
1.8. Comunicação Administrativa
1.8.1. Actas
A acta é um relato oficial de decisões tomadas em assembleias, reuniões ou conselhos. O documento é elaborado pelo secretário que, no decurso da reunião, vai tomando
apontamentos com vista à elaboração de um texto prévio. Este texto, depois de aprovado pela Assembleia Geral, no final da reunião, é que corresponde à acta propriamente dita.
No decorrer do estágio fui responsável por elaborar a acta de uma reunião que, depois de lida e aprovada, foi lavrada no livro específico para esse efeito (anexo 3).
1.8.2. Contratos de Trabalho / Cessação de Contrato de Trabalho
A redacção dos contratos de trabalho de cada cliente era da minha responsabilidade. Quando os clientes pediam um contrato de trabalho ou documento afim, redigia os contratos de trabalho que iriam ser celebrados (anexo 4) e, quando era o caso, cartas de cessação de contrato de trabalho (anexo 5).
Ao mesmo tempo, tive oportunidade de redigir rescisões de contratos da nossa empresa para com outras (anexo 6). E, por outro lado, preenchi também propostas de novos contratos de prestação de serviços (anexo 7).
1.8.3. Cartas Diversas
Fui ainda responsável por elaborar cartas dirigidas à Câmara Municipal, com pedido de certidões que comprovassem que a situação da empresa estava regularizada (anexo 8). Redigi cartas a cancelar contratos de arrendamento (anexo 9), a solicitar livro de reclamações (anexo 10), envio de cheques (anexo 11), de entre outros.
Esta foi uma óptima maneira de consolidar os conhecimentos que apreendi ao longo do curso, mais especificamente na disciplina de Português Empresarial II.
1.9. Deslocação a Instituições
Durante os três meses de estágio, dirigi-me algumas vezes à Repartição das Finanças para fazer pagamentos. Chegava à instituição, tirava a senha correspondente à secção pretendida e aguardava a minha vez.
Nos estabelecimentos da Segurança Social, o procedimento era o mesmo. Desloquei-me a estas secções para entregar certidões de não dívida (anexo 12), declarações de
alteração de actividade (anexo 13), requerimentos de redução temporária do pagamento de contribuições (anexo 14), de entre outros documentos.
2.
Acompanhamento de Clientes
Enquanto estagiei na PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda. tive oportunidade de, juntamente com o meu orientador, acompanhar um cliente até à cidade de Braga porque este ambicionava criar a sua empresa “na hora” (anexos 15 e 16). Para isso, dirigimo-nos à Loja da Empresa1, em Braga, para avançar o mais rápido possível, de forma a satisfazer o objectivo do cliente. Este tinha de fornecer informações sobre o tipo de natureza jurídica escolhido, se queria uma sociedade por quotas e qual o valor das quotas de cada sócio. Tinha ainda que indicar o ramo de actividade a que se candidatava. No caso específico deste cliente, tratava-se de uma empresa de Consultadoria e Auditoria.
Depois de ter facultado essas primeiras informações e preenchido todos os documentos, sucedeu-se a escolha do nome para a sua empresa. Assim, o cliente fez a selecção de alguns nomes para posterior avaliação. A técnica da Loja da Empresa pesquisou, de forma a verificar se já existiam nomes iguais ou parecidos, para que não se voltassem a repetir no mercado.
No final do mês de Junho voltámos a Braga para se consolidar a constituição da empresa. O cliente efectuou todos os pagamentos exigidos, assinou a aprovação do nome, do logótipo (fig.5) e validou todos os restantes documentos com as assinaturas dos respectivos sócios.
Actualmente, a empresa encontra-se a funcionar e chama-se Green Pai Energy, Auditoria Energética (anexo 17).
1
As Lojas da Empresa são espaços de atendimento integrado destinado aos empreendedores que desejam criar, alterar, transformar ou extinguir a sua empresa., integrando a iniciativa dos Novos Modelos de Atendimento da Administração Pública. Nestes espaços é possível aos empresários usufruírem do serviço da “Criação da Empresa na Hora” ou “Pedido de Certidão Permanente”, bem como outros serviços tais como prestação de informação sobre legislação inerente à actividade económica e sobre passos a dar para criação de negócio próprio, entre outros serviços associados ao ciclo de vida das empresas.
Figura 5 - Logótipo da Empresa Green Pai Energy Fonte: http://www.green-pai-energy.com/, em 11/10/10
2.1.
Correcção de Ortografia e Gramática
Também fez parte das minhas funções fazer correcções gramaticais e ortográficas. Havia um cliente proveniente da Índia, mas já a viver em Portugal há algum tempo, que sentia certas dificuldades a nível das competências da expressão escrita em língua portuguesa, nomeadamente na redacção de cartas.
Desta feita, o cliente mandava por correio electrónico, ou entregava em mão, documentos que ele produzia mas que necessitavam de certas rectificações. Fui responsável por fazer essas revisões. Assim, pontualmente, corrigia textos e excertos para ele apresentar na sua empresa ou até para entregar em determinadas instituições. Considero que esta foi uma actividade enriquecedora porque estava sempre em contacto com comunicações administrativas e, por outro lado, desenvolvia e melhorava as minhas competências em língua portuguesa.
2.2. Manutenção da Correspondência Electrónica
Muita da correspondência recebida pela empresa era feita através do correio electrónico (fig.6).
Todos os dias a PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda. recebia mensagens electrónicas às quais tinha de responder e/ou reencaminhar.
No final de cada duas/três semanas, eu fazia uma manutenção à caixa de correio electrónico.
Todas as mensagens que ainda necessitavam de resposta, permaneciam intactas; as que já tinham obtido resolução e que já não eram necessárias, eram extintas e as mais importantes continuavam em caixa durante mais tempo até serem impressas e arquivadas na capa das correspondências.
Figura 6 - Caixa de Correio Electrónico Fonte: Fonte Própria
2.3.
Iniciativas Desenvolvidas
2.3.1. Arquivo
No decorrer do estágio constatei que na realidade não é complicado uma pessoa se adaptar a uma empresa. Enquanto principiantes temos de obedecer a regras, seguir normas e respeitar sempre o trabalho dos outros. No entanto, e à medida que o tempo passa, podemos expor as nossas ideias e enunciar as nossas próprias metas.
A verdade é que quando cheguei à empresa na qual estagiei, deparei-me com um arquivo muito desorganizado.
O sistema de arquivo era feito segundo a ordem de entrada do cliente na empresa, ou seja, a título de exemplo, o Sr. Joaquim era o número cinco, a Joana o número treze e assim sucessivamente. No momento em que precisei de consultar documentos de alguns
clientes, notei que os documentos relativos ao Sr. Joaquim estavam perto dos do cliente número cem, a Joana ao lado do cliente número cinquenta, e os restantes igualmente desordenados (fig.7)
Fig. 7 – Arquivo Desorganizado Fonte: Própria
Segundo o que aprendi em Técnicas de Organização e Arquivo, é essencial que haja um arquivo limpo e arrumado. Se assim for, torna-se mais fácil encontrar aquilo que se pretende e, sem dúvida, dá uma imagem mais eficiente da empresa.
Como não podia deixar de ser, tive de intervir e, perante as minhas colegas, expressei a minha intenção de melhorar aquela situação. Elas mostraram-se muito receptivas pois, na verdade, já tinham reparado que o arquivo precisava de ser organizado, uma vez que até elas sentiam dificuldade em aceder às informações.
Assim, dediquei alguns dias a organizar o arquivo do escritório. Para além de organizar todas as capas e colocá-las por ordem numérica, acabei por expurgar pastas antigas que já não faziam falta. No arquivo principal permaneceram só as pastas referentes ao ano corrente (2010), bem como as pastas de documentos oficiais de cada cliente (fig.8 e 9)
Fig. 8 – Arquivo Organizado Fonte: Própria
Fig. 9– Capas de Documentos Oficiais Organizadas Fonte: Própria
As restantes foram alojadas numa sala para, mais tarde, serem entregues aos clientes aos quais pertenciam.
Em relação às condições do local de arquivo, era um local amplo, seco e bem conservado, apesar de não dispor de luz solar nem ventilação suficiente. Ainda que não reunisse as circunstâncias perfeitas, é de referir que todos os documentos se encontravam em bom estado, sem qualquer vestígio de degradação.
2.3.2. Listagens
Devido à frequente ida ao Portal das Finanças e a outros portais do mesmo género, todas as minhas colegas dispunham de uma lista com os números de contribuinte de cada cliente e com as respectivas palavras passe.
No entanto, essa listagem já se encontrava desactualizada, rasurada, com palavras passe inválidas e até mesmo com clientes que já não estavam ligados à empresa.
Dessa forma, decidi fazer uma síntese de todos os actuais clientes, dos respectivos códigos de acesso e ordená-los, de forma a facilitar a sua consulta, quando necessário. Assim, não só actualizei todas as palavras passe das Finanças, como ainda acrescentei as senhas da Segurança Social e os números de acesso correspondentes.
Em suma, digitei uma nova lista, mais adequada à pesquisa de informação e muito mais agradável e facilitadora à vista de todos.
Havia também uma capa com senhas das Finanças que os clientes entregavam no escritório. Uma vez mais, esses documentos estavam desajustados. Prontifiquei-me, de imediato, a colocar uns separadores com as letras do abecedário e organizar essas senhas por ordem alfabética, de modo a que, quando procurássemos algum código, o encontrássemos imediatamente.
Ainda aquando da organização do arquivo, digitei também umas listagens para contabilizar as capas retiradas do arquivo principal. Redigi duas listagens nas quais constavam as capas que já tinham dado saída do escritório e aquelas que ainda iam sair (anexos 18 e 19).
Na minha opinião, o facto de actualizar e ordenar adequadamente as pastas, fez com que o trabalho se tornasse mais rápido e conseguíssemos economizar muito tempo.
Conclusão
O estágio que realizei na PJMConta, Contabilidade e Informática, Lda. foi muito proveitoso e constituiu um meio de me ir adaptando à realidade laboral. Consegui aprender a gerir melhor o tempo, enquanto desempenhava tarefas distintas, assim como a cumprir prazos na entrega de documentação.
Durante esta etapa foi possível desenvolver o meu sentido de responsabilidade, na medida em que tinha sob minha alçada documentos de grande importância. Ampliei ainda um melhor método de organização, visto que ocupei uma parte considerável do meu tempo a separar e organizar documentos. Tendo verificado que o arquivo constituía uma lacuna no escritório, procedi à sua organização. Fiquei muito satisfeita por ter tomado esta iniciativa, pois foi muito bem aceite.
A comunicação empresarial que redigi foi também um marco neste estágio, na medida em que pude participar nas mais variadas situações e fui capaz de expor os objectivos em cartas escritas por mim.
Nestas actividades referenciadas, organização de arquivo e comunicação empresarial, quero salientar o contributo prestado pelas disciplinas Técnicas de Arquivo e Organização e de Português Empresarial II e III, as quais me facultaram informações relevantes para o exercício destas tarefas.
No decorrer do estágio, foi possível perceber a importância do trabalho em equipa. Nesta empresa, além de estar em contacto permanente com clientes, convivi bastante com as colegas de trabalho. Deste modo, entendi a importância do trabalho em conjunto pois, a partir do momento em que as pessoas trabalham por um objectivo comum, concorrem para o sucesso da empresa.
Considero que parte dos meus objectivos foram cumpridos, uma vez que me foi possível pôr em prática muitas das competências adquiridas ao longo do meu percurso académico, desenvolver e testar os meus conhecimentos.
No entanto, nem tudo foi ao encontro das minhas expectativas iniciais, pois não consegui aprofundar os meus conhecimentos na área da contabilidade.
Com efeito, devido ao volume de trabalho que chegava todos os dias ao escritório, as minhas colegas não me puderam transmitir procedimentos nem conhecimentos mais complexos na área de contabilidade. Sendo assim, saí do meu estágio sem cumprir um dos meus objectivos, embora tenha conseguido aperfeiçoar mais no que se referia à administração da empresa.
Assim, e depois de tirar todas as ilações, posso concluir que o estágio constituiu um passo muito importante no concluir da minha formação académica. Para além de ter conseguido pôr em prática aquilo que aprendi, consegui superar algumas incertezas e o medo de fazer algo errado.
Saliento ainda a importância do curso de SAD na formação dos futuros profissionais de secretariado, dado que é um curso bastante enriquecedor que nos permite abranger um leque de áreas diversas, contribuindo para o nosso desenvolvimento intelectual, facilitando-nos a integração no mundo laboral.
Bibliografia
http://www.green-pai-energy.com/, acedido em 11.10.10.
Índice de Anexos
Anexo 1 – Mapa de Apuro de Vendas Anexo 2 – Anulação de Factura Anexo 3 – Acta
Anexo 4 - Contrato de Trabalho a Termo Certo Anexo 5 – Cessação de Contrato de Trabalho
Anexo 6 – Rescisão de Contrato de Prestação de Serviços Anexo 7 - Proposta de Contrato de Prestação de Serviços
Anexo 8 - Pedido de Certidão à Câmara Municipal de Viana do Castelo Anexo 9 – Carta com Pedido de Cancelamento de Arrendamento Anexo 10 - Comunicação de Pedido do Livro de Reclamações Anexo 11 – Carta de Envio de Cheque
Anexo 12 – Certidão de Não - Dívida
Anexo 13 – Declaração de Alteração de Actividade
Anexo 14 – Requerimento de Redução Temporária do Pagamento de Contribuições Anexo 15 – Folheto Portal da Empresa
Anexo 16 – Pequena pesquisa acerca da Loja da Empresa Anexo 17 – Folheto Green Pai Energy
Anexo 18 - Listagem de Capas Entregues Anexo 19 - Listagem de Capas A Entregar
Capítulo I
Capítulo II
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4
Contrato de Trabalho a Termo
Certo
Anexo 5
Cessação de Contrato de
Trabalho
Anexo 6
Rescisão de Contrato de
Prestação de Serviços
Anexo 7
Proposta de Contrato de
Prestação de Serviços
Anexo 8
Pedido de Certidão à Câmara
Municipal de Viana do Castelo
Anexo 9
Carta com Pedido de
Cancelamento de
Arrendamento
Anexo 10
Anexo 11
Anexo 12
Anexo 13
Declaração de Alteração de
Actividade
Anexo 14
Requerimento de Redução
Temporária do Pagamento de
Contribuições
Anexo 15
Anexo 16
Pequena pesquisa acerca da Loja
da Empresa
Anexo 17
Anexo 18
Anexo 19
NOME: Silvia Ribeiro Cubio
SEDE: VIANA DO CASTELO
Mês: Julho
DIA Isento 6% 13% 21% TPA
1 96,95 € 34,05 2 179,90 € 27,55 3 63,60 € 4 - € 5 276,00 € 41,3 6 166,40 € 64,3 7 125,35 € 10 8 100,35 € 9 176,30 € 21 10 162,45 € 11 27,90 € 7,00 € 12 128,90 € 13 175,65 € 28,85 € 14 267,95 € 98,35 € 15 149,10 € 46,50 € 16 416,75 € 54,75 € 17 271,56 € 24,00 € 18 - € - € 19 264,95 € 60,30 € 20 308,20 € 80,35 € 21 243,50 € 23,70 € 22 156,70 € 7,50 € 5,00 € 23 179,95 € 7,50 € 24 341,45 € 4,50 € 156,95 € 25 - € - € 26 107,10 € 33,60 € 27 200,60 € 62,65 € 28 149,25 € 40,95 € 29 138,20 € 43,25 € 30 89,25 € 33,80 € 31 121,20 € 11,25 € TOTAL 0,00 5 085,46 12,00 1 016,95 € RESUMO IVA TOTAL TAXA 0% - € TAXA 6% - € TAXA 13% 585,05 € 5 085,46 € TAXA 21% 9,92 € 2,08 € 12,00 € BASE TRIB. 4 500,41 €
NOME: Silvia Ribeiro Cubio
SEDE: VIANA DO CASTELO
Mês: Junho
DIA Isento 5% 12% 20% TPA
1 182,10 € 35,40 € 2 117,10 € 3 91,85 € 1,00 € 4 255,85 € 42,60 € 5 81,85 € 16,70 € 6 - € 7 79,25 € 5,00 € 8 213,95 € 9,50 € 9 313,50 € 16,00 € 10 106,20 € 22,60 € 11 204,25 € 54,90 € 12 131,25 € 3,50 € 13 - € 14 112,40 € 11,75 € 15 204,80 € 22,00 € 16 160,60 € 2,50 € 8,50 € 17 135,80 € 24,00 € 18 285,00 € 1,00 € 41,50 € 19 141,55 € 1,00 € 12,00 € 20 - € 21 177,55 € 10,00 € 22 297,35 € 4,50 € 57,00 € 23 175,80 € 1,50 € 15,65 € 24 287,60 € 69,55 € 25 216,90 € 92,20 € 26 18,90 € 27 - € 28 150,40 € 25,50 € 29 193,65 € 66,05 € 30 162,05 € 15,00 € 31 - € TOTAL 0,00 4 497,50 15,00 673,40 € RESUMO IVA TOTAL TAXA 0% - € TAXA 5% - € TAXA 12% 481,88 € 4 497,50 € TAXA 20% 2,50 € 15,00 € TOTAL 4 512,50 € 4 015,63 € 12,50 € BASE TRIB.
NOME: Silvia Ribeiro Cubio
SEDE: VIANA DO CASTELO
Mês: Agosto
DIA Isento 6% 13% 21% TPA
1 - € 2 190,70 € 6,00 € 132,10 € 3 196,50 € 50,50 € 4 132,50 € 57,60 € 5 182,65 € 5,00 € 83,30 € 6 - € 7 368,40 € 7,00 € 14,80 € 8 125,70 € 17,00 € 18,50 € 9 108,50 € 42,40 € 10 283,10 € 5,50 € 104,20 € 11 347,70 € 5,50 € 63,00 € 12 202,70 € 1,50 € 56,90 € 13 280,50 € 144,60 € 14 200,20 € 12,50 € 79,90 € 15 65,40 € 39,40 € 16 181,80 € 1,00 € 39,90 € 17 77,90 € 45,90 € 18 236,85 € 69,40 € 19 344,70 € 12,00 € 74,80 € 20 469,50 € 2,50 € 247,30 € 21 351,20 € 177,90 € 22 525,70 € 308,90 € 23 170,60 € 106,30 € 24 82,00 € 35,20 € 25 165,05 € 3,50 € 146,10 € 26 - € 27 125,80 € 86,80 € 28 29 30 31 TOTAL 0,00 5 415,65 79,00 2 225,70 € RESUMO IVA TOTAL TAXA 0% - € TAXA 6% - € TAXA 13% 623,04 € 5 415,65 € 13,71 € 79,00 € 65,29 € BASE TRIB. 4 792,61 €
F O L H A P AR A TR AN S M I S S Ã O P OR F A X
PARA: DE:
Responsável pela empresa do Sr. Armandino
Célia Cerqueira
EMPRESA: DATA:
PJMConta 16 de Junho de 2010
NÚMERO DE FAX: N.º TOTAL DE PÁGS. INCLUINDO A FOLHA DE ROSTO:
258 857499 1
NÚMERO DE TELEFONE: NOSSO NÚMERO DE REFERÊNCIA:
ASSUNTO: VOSSO NÚMERO DE REFERÊNCIA:
Inicio de Actividade
URGENTE APRECIAR P.F. COMENTAR P.F. RESPONDER P.F . FAZER CIRC UL AR P.F
Bom Dia!!
Conforme indicação do Sr. Armandino pede-se para se proceder à anulação da Factura n.º 79, uma vez que IVA está mal calculado.
Primeiro Outorgante: TRANSCHAFEENSE – TRANSPORTES, LDA, pessoa colectiva nº 505
767 627, com sede no Lugar da Estrada Nova – Chafé – Viana do Castelo adiante designada por empregadora;
Segundo Outorgante – JOAO MANUEL PIRES RIBEIRO, casado, motorista, portador do
bilhete de identificação nº 10402968, contribuinte nº 196759315, residente na Rua Henrique Lopes, nº 66-1º Frt dto, 4700-716 Meadela, adiante designado por trabalhador;
Entre os outorgantes acima identificados é celebrado o presente contrato de trabalho que se rege pelas seguintes cláusulas:
Primeira
A empregadora admite ao seu serviço o trabalhador com a categoria de Motorista Profissional, cabendo-lhe o desempenho de todas as funções dessa categoria, tal como vem definido no C.C.T.V. com todo o zelo e empenho.
1º- O trabalhador expressamente aceita prestar o seu trabalho no transporte internacional bem como em qualquer serviço de condução que lhe seja atribuído pela empregadora independentemente do tipo de serviço que tenha vindo a realizar com maior frequência.
2º - O trabalhador poderá exercer tarefas fora do âmbito da sua categoria profissional quando solicitado pela empregadora.
3º - O local de trabalho será nas instalações da empregadora sita na sede acima indicada.
Segunda
1º O trabalhador, no exercício das suas funções, para as quais se encontra devidamente licenciado, obriga-se a dar cumprimento a todas as normas do código da estrada, bem como às normas inerentes ao horário de trabalho dos transportes rodoviários previstas em todos os diplomas em vigor; assumindo total responsabilidade, por sua culpa ou negligência, o seu não cumprimento.
2º Declara o trabalhador que se encontra conhecedor do modo de operar com qualquer aparelho de controlo de horário de trabalho a que se refere o regulamento (CEE) 3821/85 do Conselho.
3º O trabalhador compromete-se a velar pela conservação e boa utilização de todos os bens relacionados com o seu trabalho que lhe forem confiados pela empresa, bem como a documentação com eles relacionada encontrando-se absolutamente vedado ao trabalhador a utilização desses meios fora de uma utilização profissional.
A retribuição mensal é de 551,30€ (quinhentos e cinquenta e um euros e trinta cêntimos) de retribuição base, acrescida ao premio TIR no valor de 125,00€ (cento e vinte e cinco euros) e do valor previsto no nº 7 da cláusula 74º do C.C.T.V., no montante de 310,20€ (Trezentos e dez euros e vinte cêntimos), ocorrendo o vencimento no fim de cada mês.
Quarta
O presente contrato é celebrado por 6 meses, tendo a sua vigência início em 07/09/2009 e termo em 06/03/2010. O contrato caduca no termo do prazo estipulado desde que o 1º outorgante ou o 2º outorgante comunique, respectivamente, 15 ou 8 dias antes do prazo expirar, por escrito, a vontade de o não renovar.
1) Na falta desta comunicação o contrato renovar-se-á por iguais e sucessivos períodos até ao máximo de duas renovações, devendo também nestes casos para fazer caducar o contrato, existir a comunicação referida no parágrafo anterior.
2) A admissão do trabalhador efectuada ao abrigo deste contrato deve-se a acréscimo temporário da actividade da empresa, conforme o artigo 129º, n.º 2, f) da lei 99/2003 de 27 de Agosto.
Quinta
Durante os primeiros 30 dias de vigência deste contrato, qualquer das partes o pode rescindir sem aviso prévio nem invocação de justa causa, não havendo lugar a qualquer indemnização.
Sexta
O instrumento de regulamentação colectiva de trabalho para o presente contrato é: CCTV.
Sétima
O 2º outorgante, terá, face ao estabelecido naquele instrumento, um horário semanal de 40 horas.
Oitava
Este contrato será regulado, ainda, nos casos omissos, pelo texto legal supra-referido, sendo escolhido o tribunal da comarca da sede do 1º outorgante para a resolução de qualquer litígio emergente do mesmo.
O presente contrato é assinado palas duas partes, feito em duplicado, ficando cada uma com um exemplar.
Viana do Castelo, 21 de Junho de 2010.
O 1º outorgante: ______________________________________________
O 2º outorgante: ______________________________________________
ACORDO DE CESSAÇÃO DE CONTRATO DE TRABALHO NOS TERMOS DOS ARTº 349 DO CÓDIGO DO TRABALHO APROVADO PELA LEI 7/2009 DE 12/02
PRIMEIRO DECLARANTE: JOÃO MANUEL PIRES RIBEIRO, casado, motorista, portador do bilhete de identificação nº 10402968, contribuinte nº 196759315, residente na Rua Henrique Lopes, nº 66-1º Frt dto, 4700-716 Meadela, na qualidade de trabalhador.
SEGUNDO DECLARANTE: TRANSCHAFEENSE – TRANSPORTES, LDA, pessoa colectiva nº 505 767 627, com sede no Lugar da Estrada Nova – Chafé – Viana do Castelo, na qualidade de entidade patronal.
Declaram os signatários, na qualidade em que intervêm, que por este meio fazem cessar o contrato de trabalho existente entre o primeiro e o segundo declarante, com efeitos a partir do dia de hoje, cessação essa que fica a dever-se à extinção do posto de trabalho que o trabalhador ocupava. A referida extinção é realizada por motivos de mercado, nomeadamente pela redução da actividade da entidade patronal, provocada pela diminuição da procura de bens e pela impossibilidade superveniente de colocar esses bens no mercado, o que torna impossível a manutenção do número de trabalhadores da entidade patronal, acarretando necessariamente uma redução de efectivos.
Mais declara o trabalhador que, com o recebimento da quantia de €, (extenso) que inclui todos os créditos vencidos à data da cessação do contrato e exigíveis em virtude dessa cessação, se considera integralmente compensado pela cessação do seu contrato de trabalho, nada mais tendo a reclamar da entidade patronal, ora segundo declarante.
Tal quantia foi paga nesta data ao primeiro declarante pelo segundo declarante, pelo que aquele dá, desde já, integral quitação.
Mais declara o trabalhador que recebeu nesta data do segundo declarante o impresso Modelo RP 5044 - DGSS devidamente preenchido.
Feito em duplicado em Viana do Castelo em 10/06/2010.
O trabalhador,
Exmo. Srs.
Ibercarpi – Carpintaria, Lda
Assunto: Rescisão do Contrato de Prestação de Serviços
PJMCONTA – CONTABILIDADE E INFORMÁTICA, LDA., sito em Rua Alfredo Reguengo, n.º258, 4900-578, do concelho de Viana do Castelo contribuinte n.º 505785080, tendo como Técnico Oficial de Contas, Pedro Damião Ferreira de Matos, inscrito na Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas (CTOC) sob o n.º 3372, vem por este meio rescindir unilateralmente o contrato de prestação de serviços de contabilidade e assessoria fiscal para com a vossa empresa.
Constitui justa causa para a rescisão do referido contrato, a falta de pagamento das avenças acordadas entre as partes.
Neste contexto, e nos termos do artigo 54º do Estatuto da CTOC e 12º do Código Deontológico, desvinculamo-nos do cumprimento de quaisquer obrigações contabilísticas e fiscais, a partir do próximo dia 30/06/2010, incluindo o encerramento do exercício de 2009.
Atentamente,
________________________________ (A Gerência)
PRIMEIRO OUTORGANTE: - ... (Nome). Técnico
Oficial de Contas, inscrito na Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas sob o n.º ..., com escritório, sito em ... (rua ou lugar), da freguesia de
..., concelho de ..., contribuinte com o n.º fiscal ... que intervém no presente contrato na qualidade de prestador dos serviços. --E
SEGUNDO OUTORGANTE: ... (Nome do cliente), com
sede em ...(rua ou lugar), da freguesia de
..., do concelho de ..., entidade detentora do cartão de pessoa colectiva n.º (ou número de contribuinte) ... que intervém no presente contrato na qualidade de tomador dos serviços.
Entre os outorgantes supra identificados e, nas respectivas qualidades, é de boa fé e livre vontade, firmado e reduzido a escrito, o presente contrato de prestação de serviços, que se rege pelas seguintes cláusulas:
PRIMEIRA
O primeiro outorgante compromete-se a executar a contabilidade do segundo, assumindo a correspondente responsabilidade técnica pelas áreas contabilística e fiscal.
SEGUNDA
O segundo outorgante entregará até ao dia dez do mês seguinte a que respeitarem, ou no dia
imediato à sua recepção, no caso de documentos cuja contestação ou prova sejam sujeitos a prazos, na sede do primeiro ou onde este indicar, todos os documentos de suporte contabilístico ou de natureza fiscal, conexos com a assunção da responsabilidade assumida pelo primeiro outorgante.
TERCEIRA
O incumprimento pelo segundo outorgante dos prazos estabelecidos no presente contrato, desonera o primeiro de todas as responsabilidades daí emergentes, nomeadamente as relativas ao
cumprimento dos prazos de natureza declarativa.
QUARTA
A falta de pagamento das contribuições ou impostos nos prazos estabelecidos na lei, é da exclusiva responsabilidade do segundo outorgante, desde que os documentos para o efeito elaborados lhe sejam entregues ou seja dado conhecimento até ao termo do prazo, dos respectivos montantes a pagar.
QUINTA
Estando elaborados os documentos declarativos e deles dado conhecimento ao segundo outorgante nos termos e condições previstas na cláusula quarta, no caso do segundo outorgante não juntar os correspondentes meios de pagamento, serão os documentos enviados aos respectivos serviços, sendo aquele o único responsável pelo pagamento das coimas aplicáveis, bem como da
responsabilidade criminal daí adveniente.
SEXTA
O presente contrato inicia-se em ..., é válido pelo prazo de um ano, renovável, podendo ser rescindido, nos termos legais, devendo a rescisão verificar-se através de carta registada com aviso de recepção, na qual se invoquem os seus motivos.
de rescisão, devendo esta ser precedida de aviso com a antecedência mínima de sessenta dias.
OITAVA
O valor acordado entre os contratantes é de ...$00 (valor anual acordado) anuais, a que acresce o IVA à taxa em vigor se aplicável, sendo pago em duodécimos de ... (Valor acordado a dividir por 12 ou 14), até ao dia dez do mês seguinte a que respeita.
NONA
O pagamento dos honorários acordados para além do prazo estabelecido na cláusula oitava, confere ao primeiro outorgante o direito a debitar juros, à taxa legal, acrescidos de cinco pontos percentuais, desde o termo do prazo estabelecido naquela cláusula e o efectivo pagamento.
DÉCIMA
No termo do presente contrato, ou de suas eventuais renovações, os outorgantes renegociarão entre si o respectivo montante anual, constituindo a falta de acordo motivo justificativo para a sua rescisão.
DÉCIMA PRIMEIRA
Quaisquer trabalhos não previstos no presente contrato, serão objecto de acordo por pontual entre os outorgantes.
DÉCIMA SEGUNDA
Com vista ao cumprimento das responsabilidades emergentes da execução da contabilidade, nomeadamente as constantes do Estatuto dos Técnicos Oficiais de Contas. Código, normas emanadas da Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas. Comissão de Normalização Contabilística ou outras entidades enquadráveis, subentende-se que todas as informações prestadas pelo segundo outorgante, bem como os documentos entregues, são a expressão fiel e verdadeira do património da Segunda outorgante, desonerando-se consequentemente de quaisquer responsabilidades o primeiro outorgante, sempre que assim não aconteça.
Feito em duplicado em ... (localidade), ao (ou aos) dia (ou dias) do mês de ... do ano de ... sendo pago, nos termos da lei o imposto do selo que se mostrar devido.
O Primeiro Outorgante: O Segundo Outorgante:
NOTA:
No caso de sociedades de profissionais ou empresas de contabilidade, quem outorga e contrato é quem tem poderes para as obrigar, devendo no entanto, com vista a dar-se cumprimento ao n.º 2 do art.º 7.º do Estatuto, identificar o Técnico Oficial de Contas que assume a responsabilidade pela contabilidade.
Contribuinte n.º: 505785080 Rua Alfredo Reguengo, n.º 258 4900 – 578 Viana do Castelo
Ex.mo Sr. Presidente da Câmara Municipal de Viana do Castelo Rua Cândido dos Reis
4900-532 Viana do Castelo
Assunto: Pedido de Certidão
Ex.mo Sr.
PJMConta – Contabilidade e Informática, Lda, contribuinte n.º 505 785 080, com sede na Rua Cidade do Recife, n.º 41 – Viana do Castelo, vem por este meio, solicitar a V. Ex., que se digne mandar emitir uma certidão em como a sociedade acima referida tem a sua situaçãoregularizada perante esta autarquia.
A referida certidão destina-se a ser entregue na Segurança Social.
Sem outro assunto, com os melhores cumprimentos.
Viana do Castelo, 22 de Agosto de 2010.
Ex. Mo Sr.
José António Gonçalves Lousinha Lugar de Vilela - Meixedo
4900 Viana do Castelo
Viana do Castelo, 3 de Junho de 2010
Assunto: Cancelamento do Contrato de Arrendamento
Serve a presente, para informar V. Exa. que pretendemos o cancelamento do contrato de arrendamento da loja sita na Rua Cidade do Recife, n.º 41,lote 5/6 - sub-cave, 4900-379 Viana do Castelo.
Sem outro assunto de momento e agradecendo a atenção prestada, apresento os meus respeitosos cumprimentos.
A gerência
_____________________
Rua Alfredo Reguengo, n.º 258 Meadela 4900-578 Viana do Castelo Exmo. Sr.(s) IMPRENSA NACIONAL DA CASA DA MOEDA PORTO Telefone: 223395820 Fax: 223395823
Assunto: Pedido do Livro de Reclamações
Solicito o envio, à cobrança, de um livro de reclamações para a seguinte morada:
PJMCONTA – Contabilidade e Informática, Lda Rua Alfredo Reguengo, n.º 258 Meadela 4900-578 Viana do Castelo
Solicito ainda que o recibo seja emitido em nome de PJMCONTA – Contabilidade e Informática, Lda, contribuinte n.º: 505785080.
Sem outro assunto de momento, subscrevo-me com os melhores cumprimentos.
Viana do Castelo, 21 de Setembro de 2010
A Gerência,
4900 – 578 Viana do Castelo
Amaral & Fernandes., Lda Rua da Vinha- Edifício Lousinha Areosa 4900-036 Viana do Castelo
Venho por este meio, enviar o cheque n.º 6300000064 para pagamento da factura n.º1268, referente ao mês de Agosto de 2010.
Sem outro assunto de momento, subscrevo-me com os melhores cumprimentos.
Informação recolhida em http://www.portaldaempresa.pt/CVE/pt, em 28/10/10. Criação da Empresa na Hora
Em pouco menos de uma hora é possível constituir uma sociedade unipessoal por quotas, uma sociedade por quotas ou uma sociedade anónima. Todos os procedimentos são executados num só balcão e desde que os sócios se façam acompanhar de todo os documentos necessários, a sociedade é criada de imediato num dos postos da “Empresa na Hora”, disponíveis por todo o país.
1º-Escolher uma Firma Pré-aprovada
Os interessados em constituir uma empresa devem em primeiro lugar consultar a lista de firmas pré-aprovadas na Internet, no site “Empresa na Hora” ou directamente num dos balcões de atendimento do projecto quando iniciar o processo de criação da sua sociedade.
Porém, as firmas escolhidas só são atribuídas presencialmente num balcão de atendimento no início do processo de criação da empresa.
Ao “nome” da firma pré-aprovada é possível aditar uma expressão relativa à actividade que a sociedade desenvolverá. Se a empresa se denominar, por exemplo, “1234” e o empresário decidir dedicar-se à construção civil, a firma poderia ser “1234 – Construção Civil”, acrescida do aditamento legal Lda., S.A. ou Unipessoal, consoante o caso.
2-Optar por um Pacto Social
Antes de iniciar o processo de constituição de empresa é necessário escolher um pacto social pré-aprovado. Na “Empresa na Hora” ou directamente nos balcões de atendimento é possível conhecer os pactos.
Nestes sistemas é apenas possível constituir sociedades unipessoais por quotas, sociedades por quotas e sociedades anónimas.
3-Ir ao Balcão de Atendimento
Para iniciar o processo de constituição de uma empresa os sócios devem dirigir-se a um Balcão de Atendimento. Em “Empresa na Hora” está disponível para consulta uma lista com os contactos de todos os balcões existentes em Portugal.
As pessoas que formarão a empresa devem levar consigo obrigatoriamente alguns documentos. Aos sócios que forem pessoas singulares exige-se:
Cartão de Contribuinte (substituído pelo Cartão de Cidadão);
Documento de identificação (Cartão de Cidadão, Bilhete de Identidade, Passaporte ou Carta de Condução) ou autorização de residência.
Nota: A Carta de Condução e a autorização de residência só são aceites quando o capital da
entidade não for superior a € 15.000,00.
Já aos sócios que forem pessoas colectivas pede-se:
Cartão da empresa ou de pessoa colectiva ou código de acesso aos referidos cartões;
Certidão de Registo Comercial actualizada;
Acta da Assembleia-Geral que confere poderes para a constituição de sociedade.
Os sócios devem também estar preparados para pagar € 360. Este valor, pago no momento da constituição, pode ser liquidado em numerário, por cheque ou Multibanco. Apenas para as sociedades que desenvolvem actividade no sector tecnológico ou da investigação o custo do serviço é de € 300. Estes custos abrangem o montante da taxa de publicação do registo na Internet.
4-Elaborar o Pacto Social e o Registo Comercial
No balcão de atendimento serão executados o pacto de sociedade e o registo comercial. Logo de seguida os sócios recebem uma certidão de registo comercial, o cartão de pessoa colectiva, o número de segurança social, do pacto e uma certidão do registo comercial.
5-Entregar Declaração de Início de Actividade
Para efeitos fiscais, a Declaração de Início de Actividade pode ser logo entregue no balcão de atendimento, sendo que tem que estar assinada pelo Técnico Oficial de Contas. Caso contrário, os sócios têm 15 dias para o fazer.
Informação recolhida em http://www.portaldaempresa.pt/CVE/pt, em 28/10/10. Depois de a empresa estar constituída, os sócios estão obrigados a depositar, numa instituição bancária, o valor do capital social em nome da sociedade, num período de cinco dias úteis.
Junho a Setembro 2008 Outubro a Dezembro 2008
Janeiro a Abril 2009 Maio a Agosto 2009 Setembro a Dezembro 2009
Josefina Vieira Julho a Dezembro 2008
Janeiro a Setembro 2009
Anabela Magalhães Janeiro a Dezembro 2008
Janeiro a Setembro 2009
Mª Ivone Carvalho Janeiro a Maio 2009
Junho a Outubro 2009 Novembro a Dezembro 2009
Vitor Ribeiro Setembro a Dezembro 2009
Adelino Pita Alves Outubro 2007 a Junho 2008
Julho 2008 a Maio 2009 Mª Alzira Correia Brito Janeiro 2008 a Dezembro 2009
Gosto Singular Janeiro a Junho 2009
Julho a Setembro 2009 Outubro a Dezembro 2009
Gonçalves Martins Janeiro a Março 2008
Abril a Junho 2008 Julho a Setembro 2008 Outubro a Dezembro 2008
Elos da Montanha Janeiro a Maio 2008
Junho a Setembro 2008 Outubro a Dezembro 2008
Janeiro a Junho 2009 Julho a Setembro 2009 Outubro a Dezembro 2009
Clube Celtas do Minho Janeiro 2008 a Julho 2009
Viana Bus Janeiro a Junho 2008
Julho a Outubro 2008 Novembro a Fevereiro 2009
Março a Junho 2009
Natural Farm Ice Cream Março a Novembro 2007
FAPM Maio a Dezembro 2008
Fernando Monteiro Janeiro a Março 2008
Abril a Junho 2008 Julho 2008 Agosto 2008 Setembro a Outubro 2008 Novembro a Dezembro 2008 Janeiro a Fevereiro 2009 Março a abril 2009 Maio a Junho 2009 Julho a Setembro 2009
