1.
INTRODUÇÃO
A paz de Deus.
O serviço de e-mail (correio eletrônico) da Congregação Cristã no Brasil (CCB) possibilita a comunicação entre os servos dos diversos departamentos da Administração e Ministério da Obra de Deus, através do envio e recebimento de mensagens eletrônicas, utilizando a internet.
Para melhorar a comunicação entre as diversas áreas, a Congregação Cristã no Brasil disponibiliza acesso a ferramenta padrão de correio eletrônico (e-mail). Este aplicativo é de uso exclusivo em atividades da Obra de Deus. A ferramenta dispõe ainda de outras funcionalidades colaborativas, assim, ficou denominada como Plataforma de Comunicação.
O domínio de e-mail @congregacao.org.br é mantido em ambiente seguro pela Congregação Cristã no Brasil, permitindo maior integridade nas informações, além de definição de critérios de segurança, garantindo maior controle e tranquilidade aos usuários.
Este documento tem como objetivo definir normas corretas de utilização de e-mail institucional da Congregação Cristã no Brasil. Dessa forma, os coordenadores e administradores do processo para criação de contas de e-mails, ficam responsáveis por seguir o fluxo definido, ou seja, receber a solicitação para inscrição de um novo usuário, verificar se o mesmo foi deliberado pelo ministério (através de Documento de Liberação), solicitar preenchimento do formulário de Termo de Aceite (assinado pelo usuário), apresentar ao usuário o material explicativo para utilização das diversas funcionalidades e acompanhar a utilização destes recursos.
2.
QUEM PODE UTILIZAR O SERVIÇO DE E-MAIL
Todos os usuários de e-mail (colaborador voluntário, contratado, CLT, administrador e ministério), da Congregação Cristã no Brasil que estiverem devidamente autorizados pelo ministério de anciães. Assim, de forma descentralizada, os responsáveis pela administração da ferramenta podem registrar um usuário no serviço de e-mail.
3.
FUNCIONAMENTO DO SERVIÇO DE E-MAIL DA CCB
Todo usuário do serviço de e-mail da Congregação Cristã no Brasil possui uma conta de e-mail no domínio @congregacao.org.br, contudo, será permitido o recebimento e envio de e-mails externos (fornecedores, particulares, etc) e o redirecionamento automático de outra conta em outro domínio. Caso os usuários necessitem, devem procurar o responsável pelo cadastramento e controle da ferramenta em sua administração. A Figura 1, que segue, ilustra este procedimento, usando como exemplo
o usuário “exemplo” ([email protected] e [email protected]).
Envio
E-mail [email protected] direcionado
automaticamente para [email protected]
Figura 1: Funcionamento do envio de e-mail
Interno: Envio de e-mail para
Externo: Envio de e-mail para
[email protected] Domínio @congregacao.org.br [email protected] .br Domínio @gmail.com [email protected]
4.
NORMAS E REGRAS DE UTILIZAÇÃO
A seguir são descritas normas e regras para a utilização do e-mail da Congregação Cristã no Brasil, que devem ser obedecidas por todos os usuários detentores de uma conta. · Posse do E-mail: todo usuário de conta de e-mail da Congregação Cristã no Brasil é responsável por sua correta utilização, bem como a segurança e sigilo de sua senha, além de seu acesso à conta. Deve ser lembrado, que toda conta de e-mail é pessoal e intransferível.
· Finalidade do E-mail: os usuários de conta de e-mail da Congregação Cristã no Brasil devem fazer uso de sua conta exclusivamente em assuntos de interesses e finalidades pertinentes à mesma.
· Práticas Aceitáveis e/ou indevidas:
ü O usuário de e-mail no domínio da Congregação Cristã no Brasil não poderá utilizar os serviços de correio eletrônico para ofensas e agressões a outros usuários, estando sujeito à suspensão dos serviços, quando comprovados tais atos;
ü Tente escrever mensagens curtas e claras. Lembrando sempre que o assunto é o título do e-mail, ou seja, lendo o assunto o destinatário deve ser capaz de saber, por alto, o conteúdo do e-mail;
ü Evite enviar anexos desnecessários, pois na ferramenta existe a possibilidade de postar um determinado arquivo, compartilhar com os interessados e só enviar um e-mail de comunicação. Quando necessário anexar um ou mais arquivos, as iniciais “ccb” devem preceder dos mesmos, por exemplo, um arquivo “declaração de IR.doc” deve ser alterado para “ccbdeclaração de
IR.doc” antes de anexá-lo à mensagem de e-mail;
ü Não utilize nas mensagens com cores ou desenhos, ou seja, com enfeites, a menos que eles sejam realmente necessários;
ü Escreva normalmente com letras maiúsculas e minúsculas. NÃO GRITE;
ü Desconfie sempre de qualquer mensagem de origem desconhecida, a mesma deverá ser apagada ou redirecionada como spam. Nunca execute arquivos ou link enviados neste tipo de mensagem;
ü Evite criar novos tópicos para o mesmo assunto. Caso já tenha sido criado um tópico na lista que se trata do mesmo assunto sobre o qual você pretende
“debate” e dificultam a participação;
ü Quando necessário, procure enviar mensagem pessoais apenas ao interessado direto. Poupar dezenas de pessoas do trabalho de abrir e ler uma mensagem que não lhe diz respeito é muito gentil.
· Redirecionamento: todo usuário de e-mail poderá configurar o redirecionamento automático se suas mensagens para endereço de e-mail pessoal, caso seja de seu interesse. O redirecionamento automático deverá ser por cada usuário, com auxílio dos respectivos responsáveis por sua conta.
· Sigilo das informações: todas as informações trocadas através de correio eletrônico são sigilosas e nenhum usuário terá acesso a tal (exceto o próprio usuário do e-mail).
· Contas de grupos e lista de distribuição: as contas de grupos e listas de distribuição devem ser criadas obedecendo a definição do primeiro nome, conforme documento disponibilizado aos responsáveis, Grupo e Lista de Distribuição Padrão. Os subgrupos serão definidos pelo responsável das respectivas administrações junto ao solicitante. Assim, os usuários relacionados ao grupo, ou lista, serão vinculados de forma a facilitar envios e recebimentos de informações com relacionamento. Caso haja mudança de vínculo de usuários, o responsável deverá ser informado e as providências cabíveis serão tomadas.
· Cancelamento do uso do serviço de E-mail: todo e-mail no domínio da Congregação Cristã no Brasil recém-criado deverá ser acessado pela primeira vez em até 30 dias corridos. Caso o fato não aconteça, o e-mail poderá ser bloqueado e/ou excluído, sem aviso prévio. Após o primeiro acesso, todo e-mail que não for acessado num período contínuo de 3 meses também poderá ser excluído. Para esses casos, o responsável pela ferramenta de correio eletrônico receberá um e-mail de advertência e terá um prazo de 15 dias corridos para justificar o não acesso. Caso a justificativa não seja procedente, a exclusão da referida ocorrerá num prazo de 5 dias, possibilitando ao usuário fazer o backup do que for necessário. Este processo de exclusão também será utilizado em caso de utilização indevida do e-mail.
5.
CASOS OMISSOS
Casos omissos não abordados por este documento serão analisados pela Comissão de Informática da Congregação Cristã no Brasil.
6.
HISTÓRICO DE EVOLUÇÃO
Data Comentário Versão Responsável
Termo de Aceite
Declaro ter lido as Normas de Utilização de Correio Eletrônico por funcionários, colaboradores voluntários e contratados da Congregação Cristã no Brasil e atesto que:
ü Entendi e compreendi o que as Normas de Utilização de Correio Eletrônico definem;
ü Estou ciente de que em caso de violação nas Normas de Utilização de Correio Eletrônico de Correio Eletrônico estarei sujeito a ações disciplinares legais;
ü Estou ciente e aceito também que todas as informações, mensagens e arquivos anexados são de propriedade da Congregação Cristã no Brasil, que poderá registrá-la e dispor das mesmas à sua conveniência, sem prejuízo das demais condições previstas nas Normas de Utilização de Correio Eletrônico.
Identificação
( ) Funcionário ( ) Colaborador Voluntário ( ) Contratado
Nome:_____________________________________________________________ Administração:______________________Departamento:____________________ Regional:____________ Função, Cargo ou Ministério:_______________________ Nascimento:___/___/____ Batismo:___/___/_____ Apresentação:___/___/____ Telefone Fixo: ( )____________ Celular: ( )______________( )_____________ E-mail particular:____________________________________________________ E-mail domínio @congregacao.org.br:____________________________________ Data do Aceite:___/___/____ Assinatura:_________________________________
Responsável
Nome:__________________________________ Administração:______________ ( ) Ancião ( ) Presidente ( ) Outros___________________________________ Telefone Fixo: ( )____________ Celular: ( )______________( )_____________ Data da Liberação:___/___/____ Assinatura:_____________________________
Atenção
Este Termo de Aceite deverá ser impresso (somente a página do Termo de Aceite), devidamente preenchido e com as respectivas assinaturas e entregue ao responsável pela administração da ferramenta de correio eletrônico, que seguirá o procedimento padrão, conforme Manual de Administração de Correio Eletrônico e fluxo operacional definido.
