Com esse guia, nós vamos te ajudar a organizar a gestão das viagens da
sua empresa.
Economizar é a prioridade e sabemos que é possível ter até 40% de
economia se a empresa nunca teve nenhum tipo de controle em suas
viagens, com organização e gerenciamento.
Atualmente, o budget de viagens corporativas é o 3º maior investimento
dentro das empresas e o Brasil é o 7º país que mais investe em viagens
corporativas e com tanto volume, nossas dicas certamente serão eficientes
para você mostrar resultados na sua empresa.
1. Qual o tamanho da sua empresa?
2. Qual o objetivo da sua empresa?
3. Qual o nível de organização da sua empresa?
Essas perguntas são primordiais para a gestão de viagens!
Por quê?
Quanto maior a empresa e a utilização de viagens, mais você vai
conseguir economizar;
O objetivo da sua empresa é economizar? disciplinar pessoas? Ou
organizar fluxos? Isso ajudará a começar a planejar as melhorias;
Quanto mais organizada for, mais fácil será de montar fluxos e políticas
que vão contribuir para o processo como um todo.
Arrumando a casa
Com seus objetivos definidos, é necessário agora, fazer um apanhado de
informações, a primeira é:
Onde estão os maiores gastos com viagens?
Dentro desses itens, qual
empresa
,
departamento
,
centro de custo
ou
ainda
funcionário
tem o maior gasto
- o que chamamos de
saving lost
-
no fluxo geral da empresa?
35%
10%
15%
5%
10%
25%
Começando as mudanças
Agora com tudo relacionado, existem ações que vão ajudar na sua organização e economia!
Acordos Comerciais:
Aproveite o volume de utilização com seus fornecedores e abuse das negociações que podem ser imensamente satisfatórias para sua empresa.
Aéreo - Você pode falar com uma cia aérea ou com a aliança que é o grupo de
cias que podem oferecer melhores condições ao seu negócio.
1) Trecho específico: Se o maior fluxo da sua empresa é do trecho São Paulo x Rio
de Janeiro x São Paulo, você poderá ter vantagens sobre esse trecho;
2) Volume geral da empresa: Existe uma grande quantidade de viagens sendo feita
pela sua empresa, então, você precisa de um acordo especial.
Tanto em um caso, quanto em outro, você pode
obter vantagens fazendo acordo com a aliança,
pois dentro dela, você pode usufruir de um acordo
mesmo não tendo um grande volume para as
outras cias que estão dentro desse grupo.
Começando as mudanças
Hotel
O acordo neste caso, poderá ser feito direto no hotel ou agência de acordo com a frequência de suas viagens ou ainda com os canais on-line que você pode eleger:
• Channel Manager : Controla distribuição das OTA (agências de viagens on-line).
• Operadoras: São agências de viagens que vendem ao consumidor final ou distribuem
em rede de agências de viagens.
• Redes hoteleiras: São redes de hotéis que possuem suas próprias bandeiras.
• GDS: São sistemas que intermediam agências de viagens, cias aéreas, hotéis,
locadoras de veículos, operadoras, etc.
Locação de carro
Também de acordo com o volume de utilização os fornecedores oferecem boas condições financeiras e grandes vantagens em se fidelizar a eles.
Traslado e outros serviços
1) Frota interna: Controle a frota interna da sua empresa, por exemplo:
todos os dias saem 5 pessoas com destino ao mesmo aeroporto, ao invés de um carro para cada colaborador, deixe agendado um horário em comum para otimizar esse serviço;
2) Controle de fornecedores grandes ou particulares: Mantenha o cadastro
de todas as empresas atualizado e tenha o histórico de serviços prestados para projeções de custos e credibilidade.
Fazendo ajustes
Cada empresa tem uma necessidade, e por conta disso, é necessário que você monte o que o mercado chama de políticas de viagens, para organizar o processo de compra.
Exemplos:
Política de antecedência - Programando as viagens corporativas, você verá que há
garantia de ótimas oportunidades em obter melhores tarifas.
Separamos pra você uma amostra de como se comportaram as tarifas de mercado de janeiro a agosto de 2014 no trecho São Paulo (Congonhas) x Rio de Janeiro (Santos Drumont).
*ATP - Average Ticket Price - preço médio do bilhete nos pares de cidade. Fonte: Ferramenta de Business Intelligence Lemontech.
Verifique que o termômetro
mostra que se você comprou
uma passagem com um dia de
antecedência,
você
pagou
R$693,03
, se comprou com 14
dias, você pagou
R$382,08
.
Tome cuidado!
Se a sua empresa não seguir uma cultura de cumprimento de prazos, não
adianta ter uma política de antecedência, se o viajante alterar de última
hora que foi contratado, ou der no show, isso aumentará o índice de
remarcações de passagens e com isso, multas e taxas serão superiores as
vantagens adquiridas.
Dias da semana – Além da antecedência, tente marcar seus compromissos
em dias que as passagens aéreas são mais baratas, veja esse outro
exemplo:
Até agosto desse ano, a média
mostra que
terças
e
quartas
são os
melhores dias para viajar a trabalho!
*ATP - Average Ticket Price - preço médio do bilhete nos pares de cidade. Fonte: Ferramenta de Business Intelligence Lemontech.
Montando Fluxos
Para manter um padrão e automatizar o seu processo, monte fluxos que além de disciplinar os colaboradores da sua empresa, facilitará, que outra pessoa execute os procedimentos na sua ausência, dando continuidade ao trabalho.
Hierarquia – Vamos te mostrar um modelo de fluxo básico de viagem desde a
necessidade a conclusão.
Viajante
Solicitante
Aprovador
Agência
Indica a necessidade de viajar; Autoriza e emite o pedido, agilizando o processo e garantindo a melhor tarifa.
A empresa pode utilizar uma agência para auxiliar no orçamento e emissão da viagem. Executa o pedido,
pesquisa melhores opções e reserva.
Obs.: Os fluxos podem ser diferentes de acordo com a característica e necessidade de cada empresa.
Montando Fluxos
Categoria – Você pode especificar quais as classes (econômica, executiva e
primeira) de aéreo, ou montar um limite de valor de diária de hotel, de acordo com o perfil de cada viajante.
Exemplo:
Caso os envolvidos não obedeçam esse fluxo estipulado, poderá ser exigido uma justificativa ou um bloqueio daquela solicitação, isso é importante para que você entenda e acompanhe como está processo.
Presidente
Diretor
Demais cargos
Classe Limite de Diária Classe Limite de Diária Classe Limite de Diária
Primeira classe R$1.000,00 Executiva R$500,00 Econômica R$200,00 Executiva Econômica Econômica
Controlando os gastos
É de extrema importância que você controle todos os gastos das viagens da empresa, sabendo quanto você tem disponível, quanto você efetivamente gastou e qual a verba restante para o próximo período (geralmente mensal ou anual).
Exemplo:
Acumulativo: Todo mês o centro de custo tem um budget de 1.000,00 para viagens,
este valor pode ser acumulativo, ou seja, se você gastou R$900,00, no mês seguinte, seu budget será de R$1100,00.
Imprevisto: Se no meio do caminho houve um imprevisto, pode ser feito uma
inclusão de um valor a parte para compensar o que está faltando, ou seja, se você gastou R$1.100,00 você pode adicionar ou transferir de outro centro de custo mais
Conciliando seus pagamentos
Para controles financeiros, a empresa geralmente possui um cartão virtual destinado para pagamentos de viagens, após isso você recebe a fatura e necessita comparar o previsto com o realizado, tanto de débito quanto de crédito.
Para evitar duplicidades, valores inconsistentes é necessário um processo de conciliação de faturas.
Hoje em dia existem dentro de algumas ferramentas de On-line Booking Tools, formas de fazer essa conciliação em poucos minutos.
A Lemontech conta com esse módulo que com certeza ajudará a sua empresa a economizar tempo operacional, te deixando livre para pensar outras estratégias.
Fatura do cartão Banco de dados
Informações Financeiro
Gerando relatórios
Melhor do que organizar todos os seus processos é mensurar a eficiência disso tudo. Agora chegou a hora de ver o que está dando certo e o que pode e precisa ser melhorado.
A maior vantagem de fazer análises gerenciais é conseguir ter cenários de oportunidades para aplicar novas estratégias.
A seguir podemos ver alguns tipos de relatórios e análises que contribuem para a mensuração de seus resultados:
1)
Volume geral de produtos – aéreo e hotel Volume geral de transações
Volume aéreo por mês
Indicadores de performance
Aéreo – Participação cia nacional e internacional Market Share – Top 5 rotas
Análise de antecedência x oportunidades Saving lost
Comparativo anual
Bilhetes utilizados x não utilizados Top viajantes
Ferramenta OBT
Para facilitar a sua vida, existem ferramentas de On-line Booking Tool que ajudam, e muito, a gerenciar todo o processo de gestão das suas viagens.
A Lemontech, é uma delas, com nosso sistema você consegue configurar todas as políticas que a sua empresa necessita, o sistema te envia alertas, gera relatórios e envia para seu e-mail automaticamente.
Para mensurar seus processos, temos a plataforma de Business Intelligence, onde você pode gerar mais de 2.700 relatórios que ajudarão nas suas tomadas de decisão.
Conciliar suas faturas em poucos minutos é outra vantagem do sistema, além do Expense Management que vai controlar todos os adiantamentos e prestação de contas dos colaboradores da empresa.
Tudo isso em uma ferramenta, rápida, fácil e completa.
Quer saber mais sobre como melhorar a gestão de viagens da sua empresa? Mande um e-mail pra gente. Teremos muito prazer em ajuda-lo!
